Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

1С-Отчетность

Отчетность в контролирующие органы из программ «1С-Предприятие»

Астрал Отчет 5.0

Передача отчетности в контролирующие органы

Отчетность, бухучет и налоги

Первичные учетные бухгалтерские документы в электронном виде

Александра Кадынцева

02.07.2025

94 313

Индивидуальные предприниматели и организации должны документировать свои имущественные и финансовые операции. Для этого в отчетности используются первичные документы. Рассказываем, какие документы относятся к «первичке» и какие особенности имеет их ведение в электронном виде.

Первичные учетные документы — это накладные, акты, графики и другие отчеты, которые подтверждают факт совершения хозяйственных операций и служат основанием для отражения этих операций в бухгалтерском или кадровом учете. Такие документы оформляются в момент ведения хозяйственной деятельности или сразу же после ее окончания.

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учета, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счет на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счету. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчетности. Электронный расчет можно подтвердить выпиской с банковского счета.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета конкретной компании.

Каждый первичный документ должен содержать:

наименование;
дату составления;
наименование составившего его экономического субъекта;
описание факта хозяйственной жизни;
размер натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц, в которых он измеряется;
наименование должности лица, совершившего сделку или операцию, а также лица, отвечающего за ее оформление;
подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также фамилий и инициалов этих лиц либо иные реквизиты, которые могут быть использованы для установления личности.

Первичные документы – основа для бухгалтерской и налоговой отчетности, поэтому заполняться они должны корректно.

Обменивайтесь первичными документами с контрагентами в Доки

Сервис позволяет отправлять и получать документы, такие как счета, накладные, акты и другие виды отчетности, в электронном виде — быстро и в соответствии с требованиями законодательства

Подробнее

Для начала разберем разницу между формой и форматом. Форма – это содержание документа, отвечающее требованиям, которые установленные законодательно. Формат – это своего рода «физическое воплощение» договора или отчета, например, бумажный или цифровой. В случае с первичными документами в электронном виде под форматом понимается расширение или структура файла, в котором они представлены, например, XML, JPG, TIFF, PNG, PDF.

ЭДО

Формализованные и неформализованные документы в ЭДО

Александра Кадынцева

25.06.2025

589

Что касается видов «первички», то, как правило, к ней относятся:

Договор. Необходим для представления интересов сторон сделки, урегулирования ее деталей, действий в случае форс-мажорных обстоятельств. Он подписывается всеми сторонами сделки. Помимо основного текста, может иметь дополнительные соглашения, если они требуются для более детального описания условий.
Платежные поручения, чеки, банковские выписки. Они содержат специальные коды в назначении платежа и реквизиты, установленные требованиями ФНС.
Товарные накладные. Они подтверждают отпуск товаров или готовой продукции. Обычно заполняются в двух экземплярах: один для продавца, второй для покупателя.
Счет-фактура. Служит для подачи НДС к вычету и используется всеми плательщиками НДС. Также как товарная накладная, оформляется в двух экземплярах. Каждый заверяется подписью и печатью поставщика.
Универсальный передаточный документ. Он сопровождает груз при передаче его от поставщика к покупателю.
Акт выполненных работ (услуг) служит для подтверждения факта завершения работ или оказания услуг, а также подтверждает условия выполнения заключенного договора.

Первичные документы формируют базу для сдачи отчетности в налоговую. С сервисами 1С-Отчетность и Астрал Отчет 5.0 подготовка отчетов занимает минимальное количество времени. Они содержат все актуальные формы отчетных документов и позволяют отчитываться в ФНС и другие ведомства точно в срок.

Электронная первичка в бюджетной сфере

Бюджетные организации перешли на использование электронных первичных документов в 2023 году. С каждым годом количество форм увеличивается.

С 2025 года в бюджетной сфере обязательное использование 13 форм первички. Без них нельзя оформить списание материальных запасов, принять расходы подотчетной организации, передать кассу и выполнить другие операции.

Некоторые формы, которые нужно применять с 2025 года:

Дополнительные формы инвентаризационных описей. Применяются при смене ответственного, списании активов, выявлении недостач.
Новый порядок работы с кассой и денежными документами. Включает описи БСО (ф. 0510465), остатков на счетах (ф. 0510464), кассовой наличности (ф. 0510467).
Обязательные акты для списания и приема НФА. Это акт о списании (ф. 0510454) и акт приемки (ф. 0510452).
Новый порядок учета подотчетных сумм. Отчет о расходах (ф. 0504520) стал обязательным.
Накладная на отпуск материальных ценностей (ф. 0510458).

В общей сложности Министерство финансов разработало около 50 электронных форм первичных документов, а также регистров. Некоторые из них были утверждены ранее, но обновлены и стали обязательными для использования. Формы и регистры утверждены Приказом № 61н.

ЭДО

Электронный кадровый документооборот в 2025 году

Андрей Снаговский

13.11.2024

8 542

Ведение документации в цифровом виде с каждым годом все больше становится само собой разумеющимся явлением, практически не оставляя альтернатив ведения отчетности «по старинке», то есть в бумажном формате. Рассмотрим плюсы и минусы внедрения ЭДО в жизнь бюджетных организаций, индивидуальных предпринимателей и частных компаний.

Преимущества ведения первичной документации в электронном виде	Недостатки электронной «первички»
Экономия времени за счет готовых бланков и шаблонов.	Необходимость в приобретении программ ЭДО, создания электронной базы.
Сокращение затрат на печать и хранение бумажных бланков.	Необходимость перевода некоторых отчетов из печатного в цифровой формат.
Легкий и простой поиск нужного отчета, договора, счета-фактуры и т.д.	Необходимость в обучении персонала работе с программами электронного документооборота
Процесс подготовки и сдачи отчетности, ведения документооборота максимально прозрачен. Проверить любой документ можно удаленно, не находясь в офисе компании.	Если у контрагента нет ЭДО, придется для него вести часть документации на бумаге.
Стандартизация работы всех отделов, ведения бизнес-процессов, ускорение обработки, согласования и подписи договоров, отчетов и т.д.

Из таблицы очевидно, что минусы касаются только момента внедрения ЭДО, когда компании нужно перейти с бумажного в электронный формат работы. Учитывая, что ЭДО активно используется многими компаниями и ведомствами уже несколько лет, все больше организаций переходят на этот стандарт работы и пользуются его преимуществами.

Оценить все возможности электронного документооборота позволит сервис Доки. С его помощью можно не только быстро и просто передавать первичные документы по ЭДО, но и контролировать путь их согласования, а также вести работу в многопользовательском режиме.

Для этого нужно сделать всего несколько действий.

Оценить текущее состояние документооборота. Нужно посмотреть, как ведется работа с бумажными бланками, оценить ее скорость, эффективность и объем.

Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выпустить доверенности. Сотрудникам, которые согласовывают и утверждают документы, необходимо выпустить КЭП.

Подключиться к оператору ЭДО, выбрав подходящий тариф. Простого подключения к сервису обмена недостаточно. Желательно выбрать оптимальный формат перехода на ЭДО, тариф, чтобы не переплачивать за неиспользуемые функции и в то же время использовать все возможности цифрового документооборота, которые оператор готов предложить вашей организации.

Создать регламент работы с ЭДО. Чтобы компания могла официально вести документооборот через сервис обмена, необходимо подготовить приказ о переходе на ЭДО и соответствующее положение.

Подготовить инструктаж. Сотрудников, вовлеченных в документооборот, нужно обучить новому формату работы.

Отправить контрагентам приглашение к электронному обмену. Чтобы обменивать с ним договорами или счетами-фактурами, нужно пригласить поставщиков и клиентов к ведению ЭДО.

500 документов на 1 год

3 500 ₽

Стоимость одного документа 7 ₽

Коротко порядок подписания «первички» при использовании ЭДО может быть таким:

Организация формирует в бухгалтерской программе файл, заверенный электронной подписью, и отправляет его через оператора ЭДО, услугами которого она пользуется.

Каждый контрагент заверяет полученный договор или другой документ своей ЭП.

После того как последняя сторона подпишет и вернет его, программа поставит соответствующую отметку.

Дата, когда в документе была поставлена последняя подпись, считается датой его составления.

ЭДО

Как подписывать первичные документы в ЭДО

Сергей Феоктистов

31.05.2021

6 603

Получить электронную подпись для заверения цифровых документов можно с помощью сервиса Астрал Подпись.

Оформление первичной документации – прямая обязанность каждой организации. За отсутствие (незаполнение) «первички» грозит штраф до 10 тыс. рублей при однократном нарушении. При повторном нарушении размер штрафа возрастает до 20 тыс. руб. Заплатить 30 тыс. рублей компания будет обязана за нарушение в нескольких налоговых периодах. Если нарушение привело к снижению налоговой базы, тогда придется платить 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее 40 тыс. рублей.

Помимо этого, согласно статье 126 НК РФ за непредставление первички в рамках налоговой проверки также полагается штраф. Он составит 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1). За аналогичное нарушение во встречной проверке — 10 000 рублей (п. 2).

Как исправить ошибку в электронной «первичке»

Помимо отсутствия «первички», допускаются ошибки в оформлении договоров, актов или счетов-фактур. Если это случилось, договор или счет с ошибкой можно исправить:

Вместо неверного электронного документа нужно составить новый (исправленный) электронный документ.
В нем должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учетной политике.

Кто имеет возможность запросить первичные документы, кроме налоговой?

Помимо налоговых органов, «первичку» могут запросить и другие организации, например, ФАС РФ, Федеральное казначейство, таможенная служба.

Каков срок хранения электронных первичных документов?

Согласно законодательству, минимальный срок хранения бумажных и цифровых бухгалтерских и финансовых документов составляет пять лет. Это правило утверждено ст. 29 ФЗ-402.

Можно ли отправить в ЭДО старые первичные документы?

По ЭДО можно отправлять любые документы, в том числе и за прошлый период.

Но учитывайте, что при отправке фиксируется текущее время. Поэтому они будут считаться направленными и подписанными текущей датой.

Какие документы нельзя перевести в электронный вид?

По ст. 22.1-22.3 ТК РФ нельзя перевести в цифровой формат акт о расследовании несчастного случая, приказ (распоряжение) об увольнении работника, а также акты или приказы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Александра Кадынцева

2 июля 2025

94313

Читайте по теме

Отчетность, бухучет и налоги

Анализ бухгалтерского баланса предприятия

Александра Кадынцева

25.06.2025

180 939

Отчетность, бухучет и налоги

Как заполнить декларацию УСН доходы минус расходы

Александра Кадынцева