Первичные документы в бухгалтерском учёте: требования к формам и срокам хранения
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
29 марта 2023
22298
Первичные документы в бухгалтерском учёте
Документооборот

Первичные документы в бухгалтерском учёте

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания. В 2023 году действует новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта 27/2021 «Документы и документооборот», в котором собраны более детальные требования к составлению документов бухгалтерского учёта.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше все налогоплательщики были обязаны применять унифицированные документы первичного бухгалтерского учёта. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

ФСБУ 27/2021 предъявляет ряд требований к первичным документам бухгалтерского учёта:

  • Документы должны быть составлены на русском языке.
  • Если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь построчный перевод.
  • Если закон страны, где ведётся деятельность, требует составлять первичку на языке данной страны, то документ составляют на иностранном языке, а бухгалтерский регистр должен иметь построчный перевод.
  • Величина денежного измерения записывается в регистрах бухучёта в рублях.
  • Если стоимость объекта бухучёта выражена в валюте, то она записывается в регистрах бухучёта как в валюте, так и в рублях.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

  • наименование документа;

  • дата составления;

  • наименование организации, от имени которой составлен документ;

  • содержание факта хозяйственной жизни;

  • измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;

  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;

  • личные подписи этих лиц с расшифровкой.

ФСБУ 27/2021 уточняет требования к реквизитам первичного документа.

Реквизит «Дата составления первичного учётного документа» подразумевает — это дата подписания его лицом, совершившим сделку. Если дата совершения сделки и дата составления документа отличаются, то в этом поле нужно указать обе даты

Новый ФСБУ ввёл понятие оправдательного документа. Если в первичный учётный документ включены обязательные реквизиты на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательный документ), в первичку нужно включить информацию, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учёте возможно в бумажном и в электронном виде. Главное — договориться с контрагентом об удобном для вас обоих варианте. Электронные документы нужно подписывать электронной подписью с обеих сторон. Если продавец подписал договор с помощью ЭП, а покупатель — от руки, такой договор не будет иметь силы.

Бывает, что нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента. Однако по требованиям российского законодательства первичка должна быть в рублях. В этом случае можно поступить следующим образом:

  • указать в документе отдельные графы для рублей и другой валюты;

  • оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — в соответствии с российским законодательством;

  • составить дополнительный документ, разъясняющий содержание документа, составленного в валюте.

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Перевозочные документы, которые подтверждают факт перевозки груза автомобильным транспортом, также используются как первичные в бухгалтерском учёте. В 2022–2023 годах произошли существенные изменения в правилах их оформления.

В логистике постепенно внедряется электронный документооборот. В связи с этим ФНС разработала и утвердила форматы некоторых электронных перевозочных документов:

  • электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда — Приказом ФНС России от 9 декабря 2022 № ЕД-7-26/1065@;
  • электронного заказа и заявки — Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@;
  • электронного договора фрахтования — Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@;
  • электронного путевого листа — Приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.

Применять электронные документы в грузоперевозках пока необязательно, но есть один нюанс. Если контрагенты оформляют бумажные документы, они могут продолжать это делать, пока ЭДО не станет обязательным. Но если контрагенты уже начали оформлять перевозочные документы в электронном виде, они могут делать это только по установленным ФНС форматам, иначе их оштрафуют.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

  • Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
  • Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
  • Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
  • Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

  • приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

  • расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

  • платёжные поручения и иные банковские документы;

  • БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

  • Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

  • Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

  • Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

  • Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
  • В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
  • Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Срок хранения первичных документов бухгалтерского учёта обычно составляет 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии, хранятся 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2023 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

  • 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;

  • 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;

  • 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Электронная первичка в бюджетной сфере

С 1 января 2023 года все бюджетные организации обязаны применять приказ Минфина от 15 апреля 2021 года № 61н. Этот приказ утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учёта в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.

К таким документам относятся:

  • первичные учётные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и другие — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
  • регистры бухгалтерского учёта: журнал операций по забалансовому счёту, карточка учёта имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).

С 2024 года в электронный вид в обязательном порядке будут переведены ещё 6 форм «первички» и 2 формы регистров бухучёта. По своему усмотрению бюджетные организации могут начать применять их уже в 2023 году. Соответствующие изменения в приказ № 61н внесены приказом Минфина от 7 ноября 2022 года № 157н.

При этом организации бюджетной сферы не применяют ФСБУ 27/2021.

22298
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger