Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru

Алина Маргутова

16 ноября 2020
96
Первичные документы в бухгалтерском учёте
Документооборот

Первичные документы в бухгалтерском учёте

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания.


При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.


Основные типы первичных документов


Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть виды документов, которые обязательны для всех налогоплательщиков. Они подтверждают разные этапы сделки.


На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.


На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.


Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:


  • товарную накладную;

  • товарный чек;

  • акт выполненных работ или оказанных услуг.


Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.


Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.


Формы первичных документов


Раньше первичку нужно было оформлять по формам, одинаковым для всех налогоплательщиков. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.


Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.


В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:


  • наименование документа;

  • дата составления;

  • наименование организации, от имени которой составлен документ;

  • содержание факта хозяйственной жизни;

  • измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;

  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;

  • личные подписи этих лиц с расшифровкой.


Для некоторых документов могут быть обязательными другие реквизиты, не предусмотренные в законе о бухучёте, например, для путевого листа.


Первичку можно оформлять в бумажном и в электронном виде. Главное — договориться с контрагентом об удобном для вас обоих варианте. Электронные документы нужно подписывать электронной подписью с обеих сторон. Если продавец подписал договор с помощью ЭП, а покупатель — от руки, такой договор не будет иметь силы.


Бывает, что нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента. Однако по требованиям российского законодательства первичка должна быть в рублях. В этом случае можно поступить следующим образом:


  • указать в документе отдельные графы для рублей и другой валюты;

  • оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — в соответствии с российским законодательством;

  • составить дополнительный документ, разъясняющий содержание документа, составленного в валюте.


Некоторые первичные документы можно составлять только по унифицированной форме. К ним относятся:



Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.


Ошибки в первичных документах


Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.


Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:


  • приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

  • расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

  • платёжные поручения и иные банковские документы;

  • БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.


Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.


Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.


Как это сделать:


  • Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

  • Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

  • Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.


Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.


Хранение первичных документов


Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.


Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.


Также можно перевести бумажные документы в электронный вид и заверить электронной подписью. При этом нужно учесть, что средства воспроизведения электронных документов и средства проверки подлинности электронной подписи должны быть действительны на протяжении всего срока хранения документов.


Большинство документов бухгалтерского и налогового учёта следует хранить в течение 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2021 году».


Утеря первичных документов


Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.


Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.


Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».


Штрафы за отсутствие первички


Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:


  • 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;

  • 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;

  • 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.


Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.


За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.


Алина Маргутова

16 ноября 2020
96
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С