Подписывать первичные документы в ЭДО
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Как подписывать первичные документы в ЭДО
Документооборот

Как подписывать первичные документы в ЭДО

Что такое первичные бухгалтерские документы

Порядок работы с первичными документами бухгалтерского учёта регулируется ст. 9 402-ФЗ РФ. Их формируют и хранят в учётной системе электронного документооборота (ЭДО) или в бумажном виде. Они фиксируют каждый факт хозяйственной жизни и не имеют обязательного формата.

Формат

Небюджетные организации используют любые удобные формы первичных документов. Их определяет руководитель и бухгалтер. Обязательными остаётся только документация:

Компании пересылают файлы друг другу в любой форме, по взаимной договорённости. В бумажных документах меняют размер строк и граф на своё усмотрение. Для востребованных документов налоговый орган утвердил и рекомендует применять акт приёмки-сдачи работ и товарной накладной ТОРГ-12. Электронные документы хранятся и пересылаются в онлайн-формате который поддерживает используемая система ЭДО — xlsx, pdf, doc и другие.

Если для какого-то факта хозяйственной жизни не предусмотрен типовой бланк, компания разрабатывает его самостоятельно, учитывая наличие обязательных реквизитов. В документе указывают:

  • наименование;

  • дату составления;

  • название организации, от имени которой составлен документ;

  • содержание факта операции хозяйственной жизни;

  • денежную или натуральную величину измерения факта хозяйственной жизни;

  • должности, подписи, фамилии и инициалы или иные реквизиты необходимые для идентификации лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление.

Зачем вести первичные учётные документы

Ведение «первички» необходимо для отчётности в ФНС. Данные из документов заносятся в регистры бухгалтерского учёта и хранятся в течение пяти лет. Они подтверждают фактические расходы организации и гарантируют правильность ведения налоговой базы. Фиксируют условия и оплаты по сделкам, подтверждают получение товаров или услуг. Налоговая служба запрашивает первичные документы во время проверки организации или её партнёров. Также хранимую информацию используют при судебных разбирательствах.

Законодательство разрешает создавать и хранить первичные учётные документы в электронном виде. Электронные документы, составленные и оформленные по всем правилам, считаются равноценными бумажным и принимаются сотрудниками ФНС.

Для своевременного и удобного оформления первичных документов бухгалтерского учёта рекомендуем использовать сервис Доки или 1С-ЭДО. Позволяет вести взаимодействие со всеми контрагентами.

Плюсы вести «первичку» в электронном виде

С 1 января 2021 года бухгалтерская отчётность предоставляется в налоговую только в электронном виде. Ведение первичных документов в системе ЭДО исключает многократное экспортирование данных и упрощает передачу информации в ФНС. Ведение электронного документооборота позволяет:

  • сэкономить пространство рабочего места и затраты на канцелярию;

  • передавать данные в одно мгновение, сводя к нулю расстояние между контрагентами;

  • оперативно выполнять те или иные действия нескольким сотрудникам, благодаря централизованному поступлению информации в единую базу хранения документов;

  • удобный поиск необходимой информации;

  • сокращать количество ошибок, связанных с обработкой документов;

  • автоматически формировать архив;

  • отслеживать действия исполнителей/пользователей.

Как начать вести первичные электронные документы

Необходимо внести положение о возможности составления первичных документов в электронном виде в учётную политику организации, например: «Акционерное Общество “Ларец чудес” вправе принимать от поставщиков и выставлять покупателям счёт-фактуры и первичные документы в электронном виде на основании Федерального закона РФ N 402-ФЗ от 06.12.2011».

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н требует обмен электронными счёт-фактурами только через оператора ЭДО. Иные юридически значимые документы можно отправлять контрагентам напрямую.

Чем подписать

Надлежит приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) и прописать её использование в учётной политике компании. Получить её можно только в удостоверяющих центрах аккредитованных ФСБ РФ. Именно КЭП придаёт электронным документам юридическую силу. А также:

  • подтверждает авторство;

  • обеспечивает высокую степень защиты документа;

  • гарантирует его целостность и неизменность после подписания.

В зависимости от выбранного тарифа, КЭП позволяет принимать участие в электронных торгах, вести обмен электронных документов внутри компании или с коммерческими и государственными организациями. Для её использования необходима дополнительная установка средств криптографической защиты информации.

При использовании другого вида подписи необходимо заключить дополнительные соглашения с контрагентами.

В УЦ ГК «Астрал» можно получить подпись в течение часа или продлить сертификат КЭП удалённо.

Ответственность за нарушения правил оформления

Отсутствие первичных бухгалтерских документов учёта регулирует ст. 120 НК РФ. Если они не оформлены, компания выплачивает штраф:

  • 10000 руб. — при отсутствии документов при проверке;

  • 30000 руб. — при нарушениях более одного налогового периода;

  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб — если нарушение привело к занижению налоговой базы.

ФНС не принимает расходы в целях налогообложения прибыли, если документ, подтверждающий затраты организации составлен с нарушениями или не оформлен. Документально подтверждённые затраты считаются необоснованными. С компании взыщут сумму заниженного налога и пени, опираясь на ст. 252 НК РФ. Также предъявляется неуплата или неполная уплата налога по ст. 122 НК РФ. Штраф составит:

  • 20% — от неуплаченной суммы налога;

  • 40% — от неуплаченной суммы, если ведомство докажет, что уклонение от уплаты умышленное.

Налоговая не может оштрафовать организацию за одно и то же нарушение по ст. 120 НК РФ и ст. 122 НК РФ.

Изъятие электронных первичных документов

Изъять документы могут не только ФНС, но и ФАС России, Федеральное казначейство, таможенные органы, Счётная палата РФ и др. На основании ч. 8 ст. 9 402-ФЗ РФ, электронные документы конфискуют по аналогии с бумажными, до или после заведения уголовного дела. Сначала составляется протокол, постановление и акт об изъятии оригиналов. Далее с документов снимаются копии, которые остаются у организации, подлежащей проверке. Если данное действие нельзя сделать сразу, то копии снимают в течение пяти дней после изъятия.

С разрешения и в присутствии сотрудников контролирующих органов должностное лицо вправе дооформить изымаемые документы. Та «первичка», которая не имеет отношения к проверке — изъятию не подлежит.

Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger