Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

В статье расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде, какого вида электронные подписи нужно использовать для их подписания, где осуществляется их выпуск и как их получить.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей, которыми можно подписать цифровой документ:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП (ПЭП) представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым. При использовании ПЭП пользователь не может определить, меняли ли файл после подписания. Такая подпись имеет низкий уровень защиты и не подходит для подписания важных документов. Так, в 63-ФЗ прямо запрещено использовать ПЭП для работы с государственной тайной. Чаще ПЭП используется не для подписи документов, а для аутентификации.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем документообороте, КЭДО и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания. Чтобы её использовать для внешнего ЭДО с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также его доверенные лица.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью. Поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, для подписания документации используют УКЭП..

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно осуществлять подписание: заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Важно помнить, что для работы от имени ИП или организации на сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД). Документ создаётся в электронном виде. В МЧД руководитель или индивидуальный предприниматель прописывает полномочия для сотрудника, подписывает документ своей УКЭП и регистрирует доверенность в нужных реестрах. Подробнее о МЧД мы писали здесь .

Электронная подпись работника

Для подписания документации в КЭДО работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП работника. В число таких документов входят::

• ученический договор;
• трудовой договор;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• внесение изменений в договоры;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, доп. соглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.

Электронная подпись в кадровом документообороте упрощает и ускоряет процесс обмена подписания документов между работником и работодателем. Простую электронную подпись (ПЭП) можно использовать только для ряда кадровых документов в случаях, если работа с таким видом ЭП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Чаще всего подписание кадровых документов осуществляется с помощью неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП) электронной подписью (ЭП). Для подписи кадровой документации с помощью УНЭП между работодателем и сотрудниками, дополнительное соглашение не нужно. Порядок использования УНЭП может быть прописан в трудовом договоре.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие документы можно подписывать УНЭП и УКЭП в КЭДО.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭП для подписания кадровых документов.

Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на КЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать и подписывать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. Впоследствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2024 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. Цифровое подписание для них недопустимо. К ним относятся:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении сотрудника;
• документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

• индивидуальный трудовой спор — в течение трёх месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
• спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях. Использование данных документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Каждый из видов электронных подписей выдаётся по-разному. Рассмотрим, какой порядок выпуска каждой из них и что нужно подготовить, чтобы их получить.

Выпуск ПЭП

Обычно для создания ПЭП не требуется специальное программное обеспечение, особые навыки и много времени. Получить её можно в информационной системе с функциональностью регистрации и авторизации. Так как чаще всего это создание логина и пароля для аутентификации, а не инструмент для подписи документации, то пользователю не всегда нужно представлять какие-либо документы. Например, при регистрации ЛК на сайте онлайн-магазина предъявлять ничего не нужно. Пользователю может потребоваться указать номер телефона или адрес электронной почты. А вот в Почте России при оформлении услуги «Ускоренное получение отправлений», при которой используется ПЭП, понадобится паспорт.

Выпуск сертификата УНЭП

В отличие от порядка оформления простой подписи, получить УНЭП немного сложнее и требует больше времени. Выбор УНЭП для сотрудников может стать наиболее целесообразным, поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью неё. Для получения УНЭП можно обратиться в компании (удостоверяющие центры), которые занимаются выпуском электронных подписей разного уровня, например, Калуга Астрал. Средние и крупные компании, использующие КЭДО, могут массово оформить ЭП для своих работников и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Выпуск сертификата УКЭП для работников

Работник или доверенное лицо организации или ИП может получить сертификат УКЭП только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. На сайте ведомства можно скачать перечень действующих организаций, которые осуществляют этот вид деятельности. Услуга осуществляется на коммерческой основе. Для выпуска сертификата УКЭП нужно:

• предоставить оригинал паспорта, номера СНИЛС и ИНН;
• заполнить заявление на выдачу УКЭП и получить счёт на оплату;
• оплатить счёт и подписать договор с удостоверяющим центром на оказание услуги.

Выпуск сертификата УКЭП для директора организации или ИП

Директор и ИП подписывают договор на получение сертификата ЭП в ФНС. Чтобы получить услугу, нужно обратиться в любой удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС, ИНН физического лица или юридического лица. Также при себе нужно иметь сертифицированный защищённый носитель ключевой информации.