Электронная подпись кадровых документов: ЭП для КЭДО все, что нужно знать пользователям
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)
Документооборот

Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

В статье расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде, какого вида электронные подписи нужно использовать для их подписания, где осуществляется их выпуск и как их получить.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей, которыми можно подписать цифровой документ:

  • простая электронная подпись (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП (ПЭП) представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым. При использовании ПЭП пользователь не может определить, меняли ли файл после подписания. Такая подпись имеет низкий уровень защиты и не подходит для подписания важных документов. Так, в 63-ФЗ прямо запрещено использовать ПЭП для работы с государственной тайной. Чаще ПЭП используется не для подписи документов, а для аутентификации.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем документообороте, КЭДО и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания. Чтобы её использовать для внешнего ЭДО с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также его доверенные лица.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью. Поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, для подписания документации используют УКЭП..

Важно! УКЭП первого лица организации подходит для действий и документации, выполняемых и подписываемых только от имени юрлица. Например, с такой подписью директор не сможет продать собственную квартиру. Для личных целей гражданину необходимо использовать УКЭП физического лица.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно осуществлять подписание: заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Важно помнить, что для работы от имени ИП или организации на сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД). Документ создаётся в электронном виде. В МЧД руководитель или индивидуальный предприниматель прописывает полномочия для сотрудника, подписывает документ своей УКЭП и регистрирует доверенность в нужных реестрах. Подробнее о МЧД мы писали здесь .

Создавать МЧД удобно с сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет быстро оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей УКЭП.

Электронная подпись работника

Для подписания документации в КЭДО работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП работника. В число таких документов входят::

  • ученический договор;
  • трудовой договор;
  • уведомление об изменении условий трудового договора;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
  • договор о материальной ответственности;
  • внесение изменений в договоры;
  • приказ о применении дисциплинарного взыскания;
  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
  • согласие на перевод;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, доп. соглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.

Электронная подпись в кадровом документообороте упрощает и ускоряет процесс обмена подписания документов между работником и работодателем. Простую электронную подпись (ПЭП) можно использовать только для ряда кадровых документов в случаях, если работа с таким видом ЭП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Чаще всего подписание кадровых документов осуществляется с помощью неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП) электронной подписью (ЭП). Для подписи кадровой документации с помощью УНЭП между работодателем и сотрудниками, дополнительное соглашение не нужно. Порядок использования УНЭП может быть прописан в трудовом договоре.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие документы можно подписывать УНЭП и УКЭП в КЭДО.

Работодатель Сотрудник
Тип документа для подписания УКЭП УНЭП УНЭП УКЭП ПЭП
Трудовой договор × ×
Доп.соглашения × ×
Договор материальной ответственности × ×
Ученический договор × ×
Договор на получение образования × ×
Приказ о дисциплинарном взыскании × ×
Уведомления об изменениях условий ТД × ×
Согласие на перевод (не подписывается работодателем) × × ×
Остальные кадровые документы

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭП для подписания кадровых документов.

Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на КЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать и подписывать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. Впоследствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Лёгкое подключение
iКЭДО за 2 дня

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2024 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. Цифровое подписание для них недопустимо. К ним относятся:

  • акт о несчастном случае на производстве;
  • приказ об увольнении сотрудника;
  • документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

  • индивидуальный трудовой спор — в течение трёх месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
  • спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях. Использование данных документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Важно! При расторжении трудового договора работодатель не имеет права оставить ЭП уволенного сотрудника себе, даже если сертификат подписи был оплачен компанией. Использовать электронную подпись может только её владелец. Это касается всех видов подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Каждый из видов электронных подписей выдаётся по-разному. Рассмотрим, какой порядок выпуска каждой из них и что нужно подготовить, чтобы их получить.

Выпуск ПЭП

Обычно для создания ПЭП не требуется специальное программное обеспечение, особые навыки и много времени. Получить её можно в информационной системе с функциональностью регистрации и авторизации. Так как чаще всего это создание логина и пароля для аутентификации, а не инструмент для подписи документации, то пользователю не всегда нужно представлять какие-либо документы. Например, при регистрации ЛК на сайте онлайн-магазина предъявлять ничего не нужно. Пользователю может потребоваться указать номер телефона или адрес электронной почты. А вот в Почте России при оформлении услуги «Ускоренное получение отправлений», при которой используется ПЭП, понадобится паспорт.

Выпуск сертификата УНЭП

В отличие от порядка оформления простой подписи, получить УНЭП немного сложнее и требует больше времени. Выбор УНЭП для сотрудников может стать наиболее целесообразным, поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью неё. Для получения УНЭП можно обратиться в компании (удостоверяющие центры), которые занимаются выпуском электронных подписей разного уровня, например, Калуга Астрал. Средние и крупные компании, использующие КЭДО, могут массово оформить ЭП для своих работников и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи интеграции по API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы получить интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте.

Выпуск сертификата УКЭП для работников

Работник или доверенное лицо организации или ИП может получить сертификат УКЭП только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. На сайте ведомства можно скачать перечень действующих организаций, которые осуществляют этот вид деятельности. Услуга осуществляется на коммерческой основе. Для выпуска сертификата УКЭП нужно:

  • предоставить оригинал паспорта, номера СНИЛС и ИНН;
  • заполнить заявление на выдачу УКЭП и получить счёт на оплату;
  • оплатить счёт и подписать договор с удостоверяющим центром на оказание услуги.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска УКЭП — Астрал Подпись и 1С-ЭТП . Квалифицированные сертификаты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют подписывать кадровую документацию.

Выпуск сертификата УКЭП для директора организации или ИП

Директор и ИП подписывают договор на получение сертификата ЭП в ФНС. Чтобы получить услугу, нужно обратиться в любой удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС, ИНН физического лица или юридического лица. Также при себе нужно иметь сертифицированный защищённый носитель ключевой информации.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском УКЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
{{FORM-FEEDBACK1 data-uname="3" data-color-brand="indigo" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
autohello-finger