Электронная подпись кадровых документов: ЭЦП для КЭДО
Новые сроки представления уведомлений в ФНС. Подробнее
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
18 сентября 2023
11193
2
Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)
Документооборот

Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания всех цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как «электронная цифровая подпись». В настоящее время законодательством закреплено название ЭП, которое расшифровывается как «электронная подпись».

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

  • простая электронная подпись (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Электронная подпись работника

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

  • ученический договор;
  • трудовой договор;
  • уведомление об изменении условий трудового договора;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
  • договор о материальной ответственности;
  • внесение изменений в договоры;
  • приказ о применении дисциплинарного взыскания;
  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
  • согласие на перевод;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Простую электронную подпись для кадровых документов можно использовать в случаях, если работа с таким видом ЭЦП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие виды электронных подписей используются в КЭДО.

Работодатель Сотрудник
Тип документа УКЭП УНЭП УНЭП УКЭП ПЭП
Трудовой договор
Доп.соглашения
Договор
матответственности
Ученический договор
Договор на получения
образования
Приказ о дисциплинарном
взыскании
Уведомления об
изменениях условий ТД
Согласие на перевод × ×
Остальные кадровые
документы

Кадровый электронный документооборот в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭЦП для кадровых документов.

Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2023 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. К ним относятся:

  • акт о несчастном случае на производстве;
  • приказ об увольнении сотрудника;
  • документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭЦП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

  • индивидуальный трудовой спор — в течение трех месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
  • спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях.

Использование данных документов вне системы ЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным. Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр. При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи технологии API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы заказать интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте .
11193
2
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению

Астрал Докс

Сервис электронного документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Астрал i КЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger