Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания всех цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как «электронная цифровая подпись». В настоящее время законодательством закреплено название ЭП, которое расшифровывается как «электронная подпись».

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Электронная подпись работника

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

• ученический договор;
• трудовой договор;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• внесение изменений в договоры;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Простую электронную подпись для кадровых документов можно использовать в случаях, если работа с таким видом ЭЦП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие виды электронных подписей используются в КЭДО.

Кадровый электронный документооборот в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭЦП для кадровых документов.

Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2023 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. К ним относятся:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении сотрудника;
• документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭЦП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

• индивидуальный трудовой спор — в течение трех месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
• спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях.

Использование данных документов вне системы ЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным. Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр. При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.