В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.
В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.
Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания всех цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.
ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как «электронная цифровая подпись». В настоящее время законодательством закреплено название ЭП, которое расшифровывается как «электронная подпись».
Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:
- простая электронная подпись (ПЭП);
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.
УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.
УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.
Электронная подпись работодателя
Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.
Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела
Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.
Электронная подпись работника
Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.
Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:
- ученический договор;
- трудовой договор;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- договор о материальной ответственности;
- внесение изменений в договоры;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
- согласие на перевод;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- заявление об увольнении и его отзыв.
Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.
Простую электронную подпись для кадровых документов можно использовать в случаях, если работа с таким видом ЭЦП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.
Какой вид подписи использовать для кадровых документов
Рассмотрим наглядно в таблице, какие виды электронных подписей используются в КЭДО.
Работодатель | Сотрудник | ||||
---|---|---|---|---|---|
Тип документа | УКЭП | УНЭП | УНЭП | УКЭП | ПЭП |
Трудовой договор | ✓ | ✓ | ✓ | ||
Доп.соглашения | ✓ | ✓ | ✓ | ||
Договор матответственности |
✓ | ✓ | ✓ | ||
Ученический договор | ✓ | ✓ | ✓ | ||
Договор на получения образования |
✓ | ✓ | ✓ | ||
Приказ о дисциплинарном взыскании |
✓ | ✓ | ✓ | ||
Уведомления об изменениях условий ТД |
✓ | ✓ | ✓ | ||
Согласие на перевод | × | × | ✓ | ✓ | |
Остальные кадровые документы |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Кадровый электронный документооборот в России
Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭЦП для кадровых документов.
Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.
В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.
В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.
Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.
Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.
В 2023 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.
Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью
Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. К ним относятся:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении сотрудника;
- документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.
Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭЦП для КЭДО к ним не применима.
Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:
- индивидуальный трудовой спор — в течение трех месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
- спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.
Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях.
Использование данных документов вне системы ЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.
Как оформить электронную подпись на сотрудников
Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным. Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр. При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.