Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид

В обязанности работодателя, помимо прочего, входит обеспечение сотрудников безопасными условиями труда. Для этого в организации создаётся служба охраны труда и проводятся специальные мероприятия — обучение, инструктажи, проверки и тому подобное.

Кроме того, работодателю необходимо подготовить комплект документов, регламентирующих охрану труда, а также регулирующих правила техники безопасности. В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде и как организовать электронный документооборот в сфере охраны.

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законодательством не предусмотрено установленного перечня документов по охране труда (ОТ). Работодатель вправе самостоятельно определить состав комплекта документов по ОТ, которые будут разработаны и утверждены.

Однако с учётом практического опыта в пакет документов по охране труда, которые рекомендуется подготовить, необходимо включить:

• положение об охране труда;
• документы по системе управления охраной труда;
• разработанную программу обучения по охране труда;
• инструкции по ОТ для всех должностей и специальностей, которые указаны в штатном расписании, и распорядительные документы к ним;
• приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу средств индивидуальной защиты, пожарную безопасность и тому подобное;
• журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
• журналы регистрации инструктажей, в том числе первичных, целевых повторных и внеплановых, а также протоколы проверки знаний сотрудников.

Цифровизация кадрового делопроизводства

С 22 ноября 2021 года действуют поправки в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ. Изменения установили определение ЭДО в сфере трудовых отношений, тем самым создав полноценную законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровую документацию можно оформлять, заверять, применять и хранить в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда, которые мы рассмотрим позже.

Нормы ТК РФ об ЭДО в кадровом делопроизводстве также не распространяются на трудовые книжки.

Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми, их ведение регламентируется поправками о КЭДО. Кроме того, с 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, утверждающий право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).

Большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы (например, о назначении ответственных лиц / создании комиссий) и т.д.

Однако в поправках об ЭДО есть исключения, запрещающие ведение в электронном виде без дублирования на бумаге некоторых документов по ОТ. Например, электронный инструктаж по охране труда должен обязательно иметь бумажную версию.

Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придётся отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдёт какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда, тоже необходимо вести на бумаге, поскольку этого требует ТК РФ. Оформлять журналы по инструктажам в электронном виде без бумажной копии нельзя.

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

Применение ЭДО в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. При бумажном документообороте процесс ознакомления сотрудников с результатами специальной оценки условий труда требует огромных трудозатрат от специалистов по ОТ.

Кроме того, массу времени отнимает проверка своевременного проведения инструктажей по охране труда. Вместо этого специалисты могли бы чаще заниматься профилактикой травматизма, проводить встречи с персоналом, посещать объекты работ с повышенной опасностью.

Внедрение электронного документооборота в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Как вести электронный документооборот в области охраны труда

Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат потребует нескольких вещей:

1. Оформление электронной подписи

Для юридически значимого документооборота подойдёт только усиленная квалифицированная ЭП. Электронная подпись в охране труда используется лишь для подписания документа после ознакомления, поэтому для этих целей подойдёт усиленная неквалифицированная ЭП.

2. Подготовка документации о переходе на кадровый ЭДО.

Нужно разработать и подписать регламент об ЭДО. Он будет содержать определения и термины, правила работы с электронными документами и доступа к системе электронного документооборота. Подготовьте график документооборота в учётной политике — это поможет в разработке собственной схемы работы с документами.

3. Уведомление сотрудников.

Работники должны дать своё согласие на ведение своих кадровых документов в электронном виде.

Чтобы успешно перевести кадровое делопроизводство вашей компании в цифровой формат и начать электронный документооборот в сфере охраны, подключите облачный сервис iКЭДО. Это поможет пройти все этапы перехода на кадровый ЭДО и перевести все процессы в электронный формат максимально быстро.