Обязательный ЭДО: каким компаниям необходим электронный документооборот
Внимание! В связи с объединением ПФР и ФСС с 01.01.2023 вместо СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 необходимо сдавать новую форму ЕФС-1. Подробнее
Отдел продаж:
+7 (861)213-91-60
krasnodar@astral.ru
Отдел продаж:
16 января 2023
755
0
Обязательный ЭДО
Документооборот

Обязательный ЭДО

Идея сделать ЭДО обязательным обсуждается со времени появления первых законопроектов, регулирующих электронный документооборот. Для некоторых сфер деятельности – к примеру, для кадрового учёта – обмен электронными документами по-прежнему остаётся только опцией, альтернативой бумажному документообороту. Мониторинг товарного обмена, напротив, законодательно запрещён и технически невозможен без использования ЭДО.

Разберёмся в том, для каких отраслей ЭДО стал обязательным, и подберём подходящие им решения.

Зачем нужен обязательный ЭДО

Главная причина введения обязательного ЭДО – желание государства повысить качество и эффективность документооборота, а также упростить сообщение между органами власти и предпринимателями. Значение электронного документооборота возросло во время пандемии, когда многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на удалёнку и могли взаимодействовать с ними только дистанционно.

В 2020 году ФНС представила Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, в которой описала основные направления развития ЭДО в России.

По мнению специалистов ФНС, переход на электронный документооборот даст компаниям следующие преимущества:

  • повысится скорость заключения и проведения сделок;
  • снизятся риски получения штрафов и пеней за просроченную отчётность;
  • документооборот станет отнимать у сотрудников меньше времени, и они смогут потратить его на другие рабочие задачи;
  • снизится влияние «‎человеческого фактора» – сократится количество ошибок, связанных с обработкой документов;
  • появится удобная система хранения и поиска электронных документов;
  • единая база ЭД исключит возможность дублирования документов и их повторную регистрацию;
  • определение ответственного исполнителя и контроль за его действиями станут возможными в любое время;
  • сократятся расходы на бумагу и принадлежности для печати;
  • не потребуется выделять помещение под архив для бумажных документов.

Какие документы используют в ЭДО

Распространение обязательного ЭДО в России и мире в основном происходит благодаря внедрению электронных документов в сферы финансовой и налоговой отчётности, а также их применению для госзакупок. Так, на момент написания Концепции развития ЭДО отечественные бухгалтеры уже работали с электронными счетами-фактурами, универсальными передаточными и корректировочными документами.

В 2020 году планировали разработать электронные форматы для таких документов, как:

  • договор с контрагентом, заказ-наряд, заявка на участие в торгах, оферта, акцепт;
  • акт сверки взаимных расчётов;
  • транспортная и расходная накладная;
  • ценовая спецификация;
  • заказ и его подтверждение;
  • счёт на оплату;
  • документы, оформляемые при возврате товара;
  • претензия;
  • КС-2;
  • КС-3.

В 2023 году многие из этих форм активно используются в электронном документообороте. В первую очередь это касается первичных документов бухучёта (акты КС-2, КС-3) и оформления грузоперевозок (товарно-транспортная накладная).

Обязательный ЭДО и маркировка товаров

Подключение ЭДО стало обязательным условием для работы с системами маркировки и мониторинга товаров. Участникам товарного оборота необходимо передавать сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС с помощью электронных, а не бумажных документов.

Пользователи «‎Честного ЗНАКа» обязаны отчитываться о заключении договоров купли-продажи с участием маркированных товаров с помощью электронных накладных: УПД и УКД. С 1 января 2022 года отправка документов через сайт мониторинговой системы запрещена для производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов. Отныне передавать сведения об обороте продукции необходимо с помощью операторов ЭДО. Информация о статусе электронных документов по-прежнему доступна в личном кабинете на платформе «‎Честный ЗНАК».

С 1 декабря 2023 года передавать сведения через операторов ЭДО обязаны государственные учреждения, заведения общественного питания, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Эксперты «‎Честного ЗНАКа» рассматривают два варианта работы с электронными документами. Те, кто применяет учётную систему 1С, могут воспользоваться предложениями по интеграции ЭДО с имеющимся у них программным обеспечением. Для тех, кто хочет работать с электронными накладными отдельно, есть возможность завести личный кабинет оператора документооборота.

«‎Калуга Астрал» – сертифицированный оператор ЭДО, программные решения которого соответствуют всем требованиям системы маркировки товаров. Модуль 1С-ЭДО, разработанный нашими специалистами, встроен в 1С, что позволяет не тратить время на освоение новой программы. Благодаря онлайн-сервису Астрал.ЭДО работать со всеми организациями можно в одном удобном личном кабинете. Для обмена документами с партнёрами, которые подключены к другим оператором ЭДО, мы предлагаем бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Обмен информацией с другими мониторинговыми системами также происходит в электронной форме. К примеру, для товароучёта в ЕГАИС необходимо предоставить электронную товарно-транспортную накладную. Бумажный вариант накладной сохраняется для бухгалтерского учёта. Ветеринарные сопроводительные документы с 1 июля 2018 года формируются через ФГИС «‎Меркурий» только в электронном виде.

Обязательный ЭДО в системе прослеживания импорта

С 8 июля 2021 года ЭДО обязателен для учёта импортной продукции. Все сведения о таком товарообороте передаются в Национальную систему прослеживаемости, оператором которой выступает ФНС России. Ввоз продукции контролируют страны-участники Евразийского экономического союза.

Полный перечень товаров, подлежащих учёту в НСП, и подробные правила отчётности приведены в материале нашего эксперта.

Представлять данные в систему прослеживаемости обязаны не только те, кто ввозит товар на территорию России, но и все остальные участники оборота, которые имеют дело с импортной продукцией. Через сервисы ЭДО предприниматели уведомляют налоговую службу об операциях с товарами и взаимодействуют с контрагентами.

С 1 января 2023 года операторы электронного документооборота должны ежедневно передавать в систему прослеживаемости счета-фактуры и УПД. Эта обязанность вводится вместо сдачи ежеквартальных отчётов об операциях с товарами.

ЭДО и грузоперевозки

В логистической сфере ЭДО пока не стал обязательным, однако такие проекты находятся в разработке. С 1 сентября 2022 года при поддержке крупнейших операторов документооборота в России заработала информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). На сегодняшний день ЭПД используют как альтернативу бумажным документам, но с 2024 года подключение к системе планируют сделать обязательным.

С 1 марта 2023 года координаторы системы расширят перечень документов, которые возможно оформить с её помощью. Разрабатываются электронные форматы путевого листа, договора фрахтования и заказа (заявки). Уже используемые системой форматы транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда будут доработаны с учётом предложений участников рынка.

Оператор ЭДО «‎Калуга Астрал» разработал систему обмена 1С-ЭПД для пользователей программы 1С. Подключение к сервису сделает обмен электронными документами с участниками грузоперевозки и взаимодействие с ГИС ЭПД быстрее и проще.

Обязательный ЭДО в бюджетных организациях

Обязанность бюджетных организаций перейти на ЭДО закреплена в Приказе от 15.04.2021 № 61н «‎Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учёта, применяемых при ведении бюджетного учёта…». Согласно этому распоряжению, электронный документооборот в муниципальных учреждениях должен осуществляться с 1 января 2023 года

В приказе утверждены унифицированные формы двух больших групп электронных документов. Одна из них – первичные учётные документы, к числу которых относятся:

  • ведомость группового начисления доходов;
  • акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств;
  • извещение о начислении доходов (уточнении начисления);
  • акт приёма-передачи объектов, полученных в личное пользование;
  • акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей;
  • акт о признании безнадёжной к взысканию задолженности по доходам;
  • решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счёта;
  • решение о проведении инвентаризации;
  • решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов;
  • решение о признании объектов нефинансовых активов;
  • решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы;
  • решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам;
  • решение о восстановлении кредиторской задолженности;
  • изменение решения о проведении инвентаризации;
  • акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств;
  • ведомость начисления доходов бюджета;
  • ведомость выпадающих доходов;
  • акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов;
  • накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
  • требование-накладная;
  • акт приёмки товаров, работ, услуг;
  • извещение о трансферте, передаваемом с условием;
  • заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма через подотчётное лицо;
  • акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств);
  • акт о списании транспортного средства;
  • накладная на отпуск материальных ценностей на сторону;
  • акт о списании материальных запасов;
  • акт о списании бланков строгой отчётности;
  • акт о результатах инвентаризации.

Другая группа документов – регистры бухгалтерского учёта, среди которых:

  • журнал операций по забалансовому счёту;
  • ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами;
  • карточка учёта имущества в личном пользовании;
  • карточка капитальных вложений;
  • карточка учёта права пользования нефинансовым активом;
  • инвентарная карточка учёта нефинансовых активов;
  • инвентарная карточка группового учёта нефинансовых активов.

Для ведения документооборота руководитель бюджетного учреждения, главный бухгалтер, кассир и председатель комиссии должны оформить квалифицированную электронную подпись. Остальным сотрудникам достаточно применения простой ЭП.

Как начать работать с ЭДО

Для того чтобы начать использование электронного документооборота, достаточно сделать несколько шагов.

  1. Выбрать оператора ЭДО, посредством которого вы будете представлять отчётность надзорным органам и отправлять документы контрагентам.
  2. Подключить онлайн-сервис оператора или установить его программное обеспечение.
  3. Оформить электронную подпись. Именно она придаёт электронным документам юридическую силу. Кроме того, ЭП нужна для авторизации в некоторых государственных информационных системах.
  4. Электронную подпись для юридического лица или ИП могут использовать только руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель. Такую подпись оформляют в удостоверяющем центре ФНС. Электронную подпись для сотрудника компании можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
  5. Внести изменения в учётную политику компании. Нужно зафиксировать список документов для ЭДО, перечень сотрудников, которые могут их подписывать, порядок хранения документов и способ их предоставления в ФНС.
  6. Отправить контрагентам приглашение для перехода на электронный документооборот.
  7. Начать отправлять и принимать документы. При необходимости проинформировать оператора документооборота о том, что ваши сведения нужно передавать в государственные информационные системы.
755
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger