Обязательный ЭДО

Идея сделать ЭДО обязательным обсуждается со времени появления первых законопроектов, регулирующих электронный документооборот. Для некоторых сфер деятельности – к примеру, для кадрового учёта – обмен электронными документами по-прежнему остаётся только опцией, альтернативой бумажному документообороту. Мониторинг товарного обмена, напротив, законодательно запрещён и технически невозможен без использования ЭДО.

Разберёмся в том, для каких отраслей ЭДО стал обязательным, и подберём подходящие им решения.

Зачем нужен обязательный ЭДО

Главная причина введения обязательного ЭДО – желание государства повысить качество и эффективность документооборота, а также упростить сообщение между органами власти и предпринимателями. Значение электронного документооборота возросло во время пандемии, когда многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на удалёнку и могли взаимодействовать с ними только дистанционно.

По мнению специалистов ФНС, переход на электронный документооборот даст компаниям следующие преимущества:

• повысится скорость заключения и проведения сделок;
• снизятся риски получения штрафов и пеней за просроченную отчётность;
• документооборот станет отнимать у сотрудников меньше времени, и они смогут потратить его на другие рабочие задачи;
• снизится влияние «‎человеческого фактора» – сократится количество ошибок, связанных с обработкой документов;
• появится удобная система хранения и поиска электронных документов;
• единая база ЭД исключит возможность дублирования документов и их повторную регистрацию;
• определение ответственного исполнителя и контроль за его действиями станут возможными в любое время;
• сократятся расходы на бумагу и принадлежности для печати;
• не потребуется выделять помещение под архив для бумажных документов.

Какие документы используют в ЭДО

Распространение обязательного ЭДО в России и мире в основном происходит благодаря внедрению электронных документов в сферы финансовой и налоговой отчётности, а также их применению для госзакупок. Так, на момент написания Концепции развития ЭДО отечественные бухгалтеры уже работали с электронными счетами-фактурами, универсальными передаточными и корректировочными документами.

В 2020 году планировали разработать электронные форматы для таких документов, как:

• договор с контрагентом, заказ-наряд, заявка на участие в торгах, оферта, акцепт;
• акт сверки взаимных расчётов;
• транспортная и расходная накладная;
• ценовая спецификация;
• заказ и его подтверждение;
• счёт на оплату;
• документы, оформляемые при возврате товара;
• претензия;
• КС-2;
• КС-3.

В 2023 году многие из этих форм активно используются в электронном документообороте. В первую очередь это касается первичных документов бухучёта (акты КС-2, КС-3) и оформления грузоперевозок (товарно-транспортная накладная).

Обязательный ЭДО и маркировка товаров

Подключение ЭДО стало обязательным условием для работы с системами маркировки и мониторинга товаров. Участникам товарного оборота необходимо передавать сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС с помощью электронных, а не бумажных документов.

Пользователи «‎Честного ЗНАКа» обязаны отчитываться о заключении договоров купли-продажи с участием маркированных товаров с помощью электронных накладных: УПД и УКД. С 1 января 2022 года отправка документов через сайт мониторинговой системы запрещена для производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов. Отныне передавать сведения об обороте продукции необходимо с помощью операторов ЭДО. Информация о статусе электронных документов по-прежнему доступна в личном кабинете на платформе «‎Честный ЗНАК».

Эксперты «‎Честного ЗНАКа» рассматривают два варианта работы с электронными документами. Те, кто применяет учётную систему 1С, могут воспользоваться предложениями по интеграции ЭДО с имеющимся у них программным обеспечением. Для тех, кто хочет работать с электронными накладными отдельно, есть возможность завести личный кабинет оператора документооборота.

Обмен информацией с другими мониторинговыми системами также происходит в электронной форме. К примеру, для товароучёта в ЕГАИС необходимо предоставить электронную товарно-транспортную накладную. Бумажный вариант накладной сохраняется для бухгалтерского учёта. Ветеринарные сопроводительные документы с 1 июля 2018 года формируются через ФГИС «‎Меркурий» только в электронном виде.

Обязательный ЭДО в системе прослеживания импорта

С 8 июля 2021 года ЭДО обязателен для учёта импортной продукции. Все сведения о таком товарообороте передаются в Национальную систему прослеживаемости, оператором которой выступает ФНС России. Ввоз продукции контролируют страны-участники Евразийского экономического союза.

Представлять данные в систему прослеживаемости обязаны не только те, кто ввозит товар на территорию России, но и все остальные участники оборота, которые имеют дело с импортной продукцией. Через сервисы ЭДО предприниматели уведомляют налоговую службу об операциях с товарами и взаимодействуют с контрагентами.

С 1 января 2023 года операторы электронного документооборота должны ежедневно передавать в систему прослеживаемости счета-фактуры и УПД. Эта обязанность вводится вместо сдачи ежеквартальных отчётов об операциях с товарами.

ЭДО и грузоперевозки

В логистической сфере ЭДО пока не стал обязательным, однако такие проекты находятся в разработке. С 1 сентября 2022 года при поддержке крупнейших операторов документооборота в России заработала информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). На сегодняшний день ЭПД используют как альтернативу бумажным документам, но с 2024 года подключение к системе планируют сделать обязательным.

С 1 марта 2023 года координаторы системы расширят перечень документов, которые возможно оформить с её помощью. Разрабатываются электронные форматы путевого листа, договора фрахтования и заказа (заявки). Уже используемые системой форматы транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда будут доработаны с учётом предложений участников рынка.

Обязательный ЭДО в бюджетных организациях

Обязанность бюджетных организаций перейти на ЭДО закреплена в Приказе от 15.04.2021 № 61н «‎Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учёта, применяемых при ведении бюджетного учёта…». Согласно этому распоряжению, электронный документооборот в муниципальных учреждениях должен осуществляться с 1 января 2023 года

В приказе утверждены унифицированные формы двух больших групп электронных документов. Одна из них – первичные учётные документы, к числу которых относятся:

• ведомость группового начисления доходов;
• акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств;
• извещение о начислении доходов (уточнении начисления);
• акт приёма-передачи объектов, полученных в личное пользование;
• акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей;
• акт о признании безнадёжной к взысканию задолженности по доходам;
• решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счёта;
• решение о проведении инвентаризации;
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов;
• решение о признании объектов нефинансовых активов;
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы;
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам;
• решение о восстановлении кредиторской задолженности;
• изменение решения о проведении инвентаризации;
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств;
• ведомость начисления доходов бюджета;
• ведомость выпадающих доходов;
• акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов;
• накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
• требование-накладная;
• акт приёмки товаров, работ, услуг;
• извещение о трансферте, передаваемом с условием;
• заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма через подотчётное лицо;
• акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств);
• акт о списании транспортного средства;
• накладная на отпуск материальных ценностей на сторону;
• акт о списании материальных запасов;
• акт о списании бланков строгой отчётности;
• акт о результатах инвентаризации.

Другая группа документов – регистры бухгалтерского учёта, среди которых:

• журнал операций по забалансовому счёту;
• ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами;
• карточка учёта имущества в личном пользовании;
• карточка капитальных вложений;
• карточка учёта права пользования нефинансовым активом;
• инвентарная карточка учёта нефинансовых активов;
• инвентарная карточка группового учёта нефинансовых активов.

Для ведения документооборота руководитель бюджетного учреждения, главный бухгалтер, кассир и председатель комиссии должны оформить квалифицированную электронную подпись. Остальным сотрудникам достаточно применения простой ЭП.

Как начать работать с ЭДО

Для того чтобы начать использование электронного документооборота, достаточно сделать несколько шагов.

1. Выбрать оператора ЭДО, посредством которого вы будете представлять отчётность надзорным органам и отправлять документы контрагентам.
2. Подключить онлайн-сервис оператора или установить его программное обеспечение.
3. Оформить электронную подпись. Именно она придаёт электронным документам юридическую силу. Кроме того, ЭП нужна для авторизации в некоторых государственных информационных системах.
Электронную подпись для юридического лица или ИП могут использовать только руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель. Такую подпись оформляют в удостоверяющем центре ФНС. Электронную подпись для сотрудника компании можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
4. Внести изменения в учётную политику компании. Нужно зафиксировать список документов для ЭДО, перечень сотрудников, которые могут их подписывать, порядок хранения документов и способ их предоставления в ФНС.
5. Отправить контрагентам приглашение для перехода на электронный документооборот.
6. Начать отправлять и принимать документы. При необходимости проинформировать оператора документооборота о том, что ваши сведения нужно передавать в государственные информационные системы.