Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки

В электронную транспортную накладную входит восемь файлов обмена — титулов. Они содержат различную информацию о грузоперевозке: сведения об участниках, о договоре, о состоянии груза, о его приёме к перевозке и передаче покупателю. То, какие титулы в ЭТрН заполняют и подписывают участники, зависит от сценария грузоперевозки. Ранее Минтранс подготовил общие рекомендации по корректному формированию электронных перевозочных документов (ЭПД) при различных сценариях перевозки. В статье рассмотрим сценарии, связанные с использованием ЭТрН.

Как происходит обмен ЭТрН

Электронный документооборот между участниками перевозки происходит с помощью ГИС ЭПД и операторов ИС ЭПД, получивших аккредитацию Минтранса. ГИС ЭПД — это государственная информационная система, в базе которой хранятся все электронные перевозочные документы. Доступ к данным в ГИС ЭПД имеют федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие контрольную и надзорную функции: МВД, Минтранс, ФНС, Минцифры, Ространснадзор и другие. Полный перечень ведомств указан в Постановлении Правительства РФ № 281 от 3 марта 2022 года.

Передачу данных (файлов обмена) в ГИС ЭПД и обмен данными между участниками перевозки обеспечивает оператор ИС ЭПД. Каждый участник перевозки может установить программу от одного из аккредитованных операторов ИС ЭПД и заполнять документы с её помощью либо интегрировать свою систему автоматизации с оператором ИС ЭПД по API.

ГК «Астрал» входит в реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД под номером 001 и предоставляет широкие возможности интеграции. Работать с нашим сервисом 1С-ЭПД могут пользователи всех конфигураций «1С» (в составе типового сервиса 1С-ЭДО или в виде расширения и мобильного приложения водителя и механика).

Как происходит формирование электронной транспортной накладной? Участник перевозки заполняет свой титул в программе, подписывает его и направляет документ оператору ИС ЭПД.

Оператор ИС ЭПД проверяет:

• соответствие электронного документа XML-формату, установленному Приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@,
• уникальность идентификатора,
• действительность УКЭП, которой подписан документ.

Когда пользователь подписывает титул ЭТрН, ИС ЭПД выполняет проверку валидности электронной подписи и проводит форматно-логический контроль заполнения документов. Если оператор обнаружит ошибки, он сообщит о них отправителю, чтобы пользователь мог сформировать новый титул или скорректировать действующий файл обмена. Если в титуле нет ошибок, оператор ИС ЭПД передаёт его ГИС ЭПД и другим участникам обмена. Правила обмена данными описаны в Постановлении Правительства РФ № 931 от 21 мая 2022 года.

Из каких титулов состоит ЭТрН

ЭТрН действующего формата 5.01 включает 8 титулов: 4 обязательных (для базового сценария перевозки) и 4 опциональных.

Титулы 1–4 обязательны при любом сценарии грузоперевозки. Опциональные титулы заполняются и подписываются в зависимости от сценария.

Сценарий 1. Простая перевозка груза

Грузоотправитель формирует титул 1 в своей учётной системе или в мобильном приложении, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ИС ЭПД, который передаёт файл контрагентам и загружает его в ГИС ЭПД.

Перевозчик получает файл обмена грузоотправителя, сверяет данные, а затем на основании титула 1 заполняет титул 2 и подписывает электронную транспортную накладную КЭП. При необходимости перевозчик может оставить комментарии о состоянии груза и упаковки.

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП (титул 3). При заполнении титула 3 также можно добавить замечания по поводу состояния груза, например, указать то, что товар был повреждён.

Перевозчик оставляет комментарии об условиях доставки груза (при необходимости), подписывает титул 4 своей КЭП и завершает документооборот.

При таком сценарии грузоперевозки заполняются только основные титулы транспортной накладной ЭТрН. При более сложных сценариях потребуется заполнить дополнительный титул.

Сценарий 2. Перевозка с участием одного экспедитора

Организацией грузоперевозки занимается экспедитор, заключивший договор с перевозчиком.

При реализации этого сценария потребуется заключить с экспедитором два договора:

• об организации перевозки груза. Его подписывают грузоотправитель и экспедитор. После потребуется оформить поручение экспедитору и экспедиторскую расписку;
• о перевозке. Его подписывают экспедитор и перевозчик. При заключении этого договора оформляют транспортную накладную.

Как заполнить ЭТрН, если в сделке участвует экспедитор? Возможны два варианта:

Экспедитор не принял груз во владение. В этом случае ЭТрН оформляется в соответствии со сценарием 1:

• титул грузоотправителя подписывает заказчик услуг по организации перевозки груза (клиент экспедитора);
• титул перевозчика подписывает фактический перевозчик;
• титул грузополучателя — фактический грузополучатель.

Экспедитор принял груз во владение. В этой ситуации титул 1 подписывает не грузоотправитель, а экспедитор. Он должен указать в титуле следующую информацию:

• в разделе 1: Экспедитор,
• в атрибуте «ГОЭксп»: значение «1»,
• в разделе 1а: Грузоотправитель (Заказчик экспедитора),
• в разделе 8 (ЛОП): Уполномоченное экспедитором лицо.

Остальные шаги совпадают с шагами из сценария 1.

Сценарий 3. Перевозка сборного груза со склада временного хранения

Грузы от разных заказчиков принимаются на складе временного хранения или ином складе. Склад формирует сборный груз и заказывает его перевозку экспедитором до конечного грузополучателя. Грузоотправителем является экспедитор, а заказчик перевозки сборного груза — склад, но заказчик каждого груза в составе сборного груза — первичный грузовладелец. При этом склад может привлечь к грузоперевозке третью сторону — ещё одного экспедитора.

Грузоотправитель формирует титул 1 в своей учётной системе. В сведениях об участниках перевозки грузоотправитель указывает следующие данные:

• в разделе 1: Экспедитор 2 с признаком «является экспедитором»,
• в разделе 1а: Экспедитор (склад),
• в разделе 8 (ЛОП): Экспедитор (склад) об условиях договора перевозки.

Дальнейший документооборот аналогичен документообороту при базовом сценарии. Перевозчик заполняет титул 2 информацией о фактических условиях перевозки груза. Грузополучатель заполняет титул 3 информацией о приёмке груза, о принятом грузе и об обстоятельствах приёмки.

Перевозчик заполняет титул 4 информацией о выдаче груза покупателю, подписывает своей КЭП и завершает документооборот.

Сценарий 4. Перевозка груза с перегрузкой груза без размещения в зоне длительного хранения

Груз перегружают из одного «магистрального» грузового автомобиля в несколько небольших автомобилей, которые затем доставляют груз конечным получателям, не размещая на складе для длительного хранения. Перевозка происходит с участием экспедитора. Грузоотправитель и экспедитор должны оформить поручение экспедитору и экспедиторскую расписку.

При таком сценарии грузоперевозки оформляются две ЭТрН. Первая — на перевозку груза «магистральным» ТС. Вторая — для доставки груза конечному грузополучателю на других автомобилях.

ЭТрН1

Грузоотправителем и грузополучателем в ЭТрН1 будет экспедитор, который организует грузоперевозку. Поэтому в данном сценарии перевозки экспедитор должен принять груз во владение, а в ЭТрН1 в титуле 1 его указывают грузоотправителем. При этом у грузоотправителя нужно указать признак «Является экспедитором». Также необходимо внести данные о заказчике перевозки груза по договору.

Итак, экспедитор формирует титул 1 и указывает следующую информацию об участниках перевозки:

• в разделе 1: Экспедитор с признаком «является экспедитором»,
• в разделе 1а: Заказчик услуг Экспедитора,
• в разделе 8 (ЛОП): Экспедитор,
• в разделе 2: Экспедитор,
• в разделе 6: Перевозчик 1.

Перевозчик 1, который предоставляет «магистральное» ТС, заполняет титул 2 ЭТрН1, где указывает сведения о принятии груза к перевозке.

Грузополучатель, он же экспедитор, по факту прибытия груза на склад для кросс-докинга заполняет титул 3 информацией о приёме груза и обстоятельствах приёмки.

Перевозчик 1 со своей стороны заполняет титул 4 сведениями о выдаче груза грузополучателю, подписывает его, и на этом оборот ЭТрН1 завершается.

ЭТрН2

Для того, чтобы доставить груз конечному грузополучателю на других автомобилях, экспедитор нанимает другого перевозчика и оформляет новую ЭТрН2.

Документооборот ЭТрН2 происходит по сценарию 1 «Простая перевозка груза». Разница только в том, что в титуле 1 экспедитор указывается в качестве грузоотправителя. При этом у грузоотправителя необходимо указать признак «Является экспедитором».

Список участников перевозки будет выглядеть так:

• в разделе 1: Экспедитор с признаком «является экспедитором»,
• в разделе 1а: Заказчик услуг Экспедитора,
• в разделе 8 (ЛОП): Экспедитор,
• в разделе 2: Конечный грузополучатель,
• в разделе 6: Перевозчик 2.

Документооборот завершает перевозчик 2

Сценарий 5. Перевозка груза с заменой водителя или транспортного средства

Требуется перевезти груз и оформить доставку с помощью ЭТрН. До завершения перевозки нужно осуществить замену водителя или транспортного средства.

Грузоотправитель формирует титул 1 в своей учётной системе или в мобильном приложении, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ИС ЭПД, который передаёт файл контрагентам пользователя и загружает данные в ГИС ЭПД.

Перевозчик получает файл обмена грузоотправителя, сверяет данные, а затем на основании титула 1 заполняет титул 2 и подписывает электронную транспортную накладную КЭП. Информация об этом направляется через оператора в ГИС ЭПД, грузоотправителю и грузополучателю.

Чтобы заменить водителя или автомобиль, перевозчик формирует титул 8 и указывает в нём данные нового работника или транспортного средства. Участник подписывает титул 8 с помощью КЭП и отправляет его оператору, который передаёт документ остальным участникам и ГИС ЭПД.

Грузоотправитель заполняет в транспортной накладной титул 3, направляет на согласование перевозчику, а после этого — грузополучателю.

После выгрузки товара перевозчик заполняет титул 4 сведениями о выдаче груза и завершает документооборот.

Сценарий 6. Перевозка скоропортящегося груза

Перевозка происходит без посредника-экспедитора на основе договора, заключённого между грузоотправителем и перевозчиком.

Этот сценарий почти полностью совпадает с базовым сценарием перевозки. Отличие в том, как грузоотправитель заполняет титул 1.

В сведениях об участниках перевозки он указывает:

• в разделе 1: Грузоотправитель,
• в разделе 8 (ЛОП): Грузоотправитель.

А в сведениях о грузе и сопроводительных документах на него указывается температурный режим и данные, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ.

Сценарий 7. Частичная приёмка и переадресация на нового грузополучателя

В процессе перевозки груза, оформленной ЭТрН, грузоотправителю поступает уведомление о частичной приёмке груза грузополучателем с указанием причин. На основании такого уведомления грузоотправитель оформляет перевозку оставшейся части груза новому грузополучателю, то есть переадресовку.

Грузоотправитель формирует титул 1 в своей учётной системе, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ИС ЭПД, который передаёт файл контрагентам и загружает его в ГИС ЭПД.

Перевозчик получает файл обмена грузоотправителя, сверяет данные, а затем на основании титула 1 заполняет титул 2 и подписывает электронную транспортную накладную КЭП.

Грузополучатель заполняет титул 3, указывая частичную приёмку и её причины. Этот документ направляется перевозчику и грузоотправителю. Перевозчик заполняет и подписывает титул 4 с информацией о частичной доставке груза.

Затем перевозчик и грузоотправитель договариваются о том, куда нужно доставить непринятую часть груза. Переговоры происходят по электронной почте или офлайн, фиксировать их в системе ЭДО пока не нужно. После решения этого вопроса перевозчик формирует титул 7, в котором указывает новый адрес доставки и данные нового грузополучателя. Перевозчик подписывает файл и через оператора ИС ЭПД направляет его контрагенту.

Грузополучатель заполняет титул 3 с данными о приёмке груза, а перевозчик — титул 4 информацией о выгрузке. Оператор ИС ЭПД направляет сведения в ГИС ЭПД, и документооборот завершается.

Сценарий 8. Отказ грузополучателя в приёме груза, переадресация новому грузополучателю

Заказчик перевозки — иностранное лицо. В доставке товара участвует экспедитор. В процессе перевозки нескольких наименований груза, оформленных одной ЭТрН, поступает уведомление от грузополучателя о невозможности принять груз. В этом случае перевозчик должен вернуть груз грузоотправителю, оформив переадресовку.

Экспедитор создаёт титул 1 ЭТрН в своей учётной системе, подписывает файл квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ИС ЭПД. В документе должны быть указаны следующие сведения об участниках перевозки:

• в разделе 1: Экспедитор, в атрибуте «ГОЭксп» значение «1»,
• раздел 1а: Заказчик — иностранное лицо,
• в разделе 8 (ЛОП): Уполномоченный экспедитора.

Перевозчик на основании титула 1 заполняет титул 2 и подписывает электронную транспортную накладную своей КЭП.

Получатель заполняет титул 3, где сообщает об отказе принять груз и указывает причину отказа.

Перевозчик заполняет титул 4 и передаёт транспортную накладную ЭТрН оператору ИС ЭПД, который снова проверяет все данные и отправляет сведения в ГИС ЭПД.

Затем электронную транспортную накладную получает экспедитор, который становится грузополучателем, так как груз возвращается к нему. Стороны договариваются о том, куда нужно доставить непринятый товар. Фиксировать переговоры в системе ЭДО не нужно.

После перевозчик заполняет в накладной ЭТрН титул 7 о переадресовке, подписывает ЭТрН электронной подписью и отправляет оператору ИС ЭПД, который передаёт данные контрагентам и ГИС ЭПД.

Экспедитор подтверждает приём груза от перевозчика и заполняет титул 3 данными об обстоятельствах приёмки. Перевозчик заполняет титул 4 информацией о выдаче груза. На этом электронный документооборот завершается.

Сценарий 9. Самовывоз товара со склада продавца

Перевозка груза от продавца к покупателю осуществляется перевозчиком по договору перевозки, заключённому между покупателем и перевозчиком. Так как грузоотправителем является то лицо, которое заключило договор перевозки, покупатель будет выступать и в качестве грузоотправителя, и в качестве грузополучателя.

Формирует ЭТрН и заполняет титул 1 в этом случае тот, кто занимается погрузкой товаров в автомобиль — продавец. Информация об участниках перевозки будет содержать следующие сведения:

• в разделе 1: Покупатель,
• в разделе 8 (ЛОП): Продавец.

Перевозчик заполняет титул 2 информацией о погрузке.

Титул 3 заполняет покупатель. Он указывает информацию о приёмке груза.

Затем перевозчик заполняет титул 4 данными о выдаче груза грузополучателю, и документооборот завершается.

Сценарий 10. Перевозка груза, подлежащего учёту в иных информационных системах

Перевозка груза от грузоотправителя к грузополучателю происходит без посредника-экспедитора. Помимо ГИС ЭПД, информация о грузе должна быть передана в другую ИС — например, в систему маркировки.

Документооборот ЭТрН в этом случае ничем не отличается от базового сценария перевозки. Разница только в том, что грузоотправитель в титуле 1, помимо прочей информации о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, самом грузе и сопроводительных документах на него, указывает атрибут «УчГосСист» = «1» и заполняет атрибуты «НаимГосСист», «ИдНомУчетЕд», «УчетЕд» (при необходимости), «ИнаяИнф» (при необходимости) данными о системе, в которую следует передать информацию.

Сценарий 11. Внутренние перевозки между складами с привлечением стороннего перевозчика

В этом случае ЭТрН необходима, поскольку возникают договорные отношения с перевозчиком. Если груз между складами перевозят своими силами, без привлечения стороннего перевозчика, то ЭТрН не нужна. Нюанс такой перевозки в том, что грузоотправитель и грузополучатель — это одно и то же юрлицо.

Грузоотправитель заполняет титул 1 ЭТрН, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ИС ЭПД.

Перевозчик получает и подписывает электронную транспортную накладную с помощью КЭП, заполняя при этом титул 2 с использованием УИД.

Грузоотправитель, получив груз на другом складе, заполняет титул 3 сведениями о приёмке груза. Перевозчик заполняет титул 4 о выдаче груза грузополучателю и завершает документооборот.