Как выбрать электронную подпись

Выбрать электронную подпись (ЭП или ЭЦП) — непростая задача для предпринимателя или руководителя, желающего внедрить в свою деятельность электронный документооборот (ЭДО). Законом предусмотрено несколько видов электронных подписей, каждый из которых имеет определённую область применения и отличается особенностями оформления и использования.

В статье расскажем, как выбрать и получить ЭП, а также разберём особенности её хранения.

Виды электронных подписей

Электронная подпись представляет собой цифровую информацию, сформированную при помощи уникальной комбинации символов. У неё то же назначение, что и у собственноручной подписи — подтверждать личность подписанта и обеспечивать документам юридическую значимость. Применение электронной подписи регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи». Согласно документу, существует три вида ЭЦП. Рассмотрим подробно каждый из них.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это знакомые каждому коды доступа из СМС и комбинации «логин – пароль», используемые для входа в личный кабинет большинства приложений и систем (например, Почта России, Сбербанк Онлайн, Госуслуги, интернет-магазины и т.д.). Данный вид подписи имеет привязку к конкретной информационной системе, средствами которой и создаётся. С помощью ПЭП физлицо может подтвердить, что электронное сообщение сформировано и отправлено именно им.

Помимо этого, простая электронная подпись позволяет отправлять запросы на выписки в Социальный фонд России (СФР) с портала «Госуслуги» и заверять документы в системе кадрового ЭДО, если это предусмотрено локальными нормативными актами компании (за исключением документов, в которых требуется подпись руководителя или кадрового специалиста).

Также можно использовать ПЭП в виде набора данных, сгенерированных пользователем в какой-либо программе или информационной системе для прикрепления к электронному документу. Так, например, в Microsoft Office можно подтвердить авторство. Однако ПЭП не даёт никаких гарантий, что с момента подписания документ оставался неизменным.

Простая подпись неприменима в системах, содержащих государственную тайну, а также в электронном документообороте с контрагентами и контролирующими органами.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) является усиленной: от простой подписи она отличается тем, что создаётся с использованием технологий криптографической защиты информации. Это позволяет не только идентифицировать личность владельца, но также подтверждает неизменность документа после его подписания.

Чтобы использовать НЭП, необходимо получить в удостоверяющем центре (УЦ) два ключа проверки электронной подписи: закрытый и открытый. Первый позволяет владельцу генерировать подпись с помощью специальной программы криптошифрования (например, КриптоПро CSP) каждый раз, когда необходимо заверить электронный документ. Закрытый ключ содержится на специальном ключевом носителе, представленном в виде USB-токена, либо в облачном хранилище. Доступ к закрытому ключу защищён паролем, известным только владельцу НЭП.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем участникам ЭДО. С его помощью получатели электронных документов могут проверить личность подписанта, поскольку открытый и закрытый ключи связаны между собой — это прописывается в сертификате электронной подписи, который также выдаётся в удостоверяющем центре и содержит информацию о владельце. Закон не предъявляет каких-либо требований к структуре сертификата НЭП, поэтому для данного вида подписи он не обязателен.

Область применения неквалифицированной электронной подписи значительно шире, нежели у простой. При наличии соответствующего приказа или ЛНА, её можно применять для внутреннего документооборота организации. Внешний ЭДО тоже возможен, если с контрагентами заключено предварительное соглашение, в котором прописаны условия, соблюдение которых приравнивает документы, заверенные НЭП, к документам с собственноручной подписью.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый юридический значимый вид ЭП. Как и НЭП, она создаётся с применением технологий криптошифрования на базе открытого и закрытого ключа, но отличается следующими особенностями:

• обязательно наличие сертификата, оформленного в соответствии с приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011;
• средства криптографической защиты для работы с КЭП должны быть сертифицированы ФСБ России;
• удостоверяющий центр, выпускающий КЭП, должен быть аккредитован Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Квалифицированная электронная подпись может применяться в любых информационных системах без дополнительных соглашений и регламентов, поскольку по закону имеет ту же юридическую силу, что собственноручная подпись. Наличие КЭП существенно расширяет возможности пользователя, с её помощью можно:

• сдавать отчётность в контролирующие органы;
• обмениваться формализованными документами с ФНС;
• участвовать в электронных торгах;
• работать с государственными информационными системами;
• заверять документы от лица руководителя или ИП, при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД);
• вести внешний ЭДО.

Где получить электронную подпись

Способ получения электронной подписи зависит от вида ЭП и статуса пользователя. В случае с неквалифицированной подписью доступно два варианта. Первый — получить НЭП в любом удостоверяющем центре. Для этого пользователю необходимо лично посетить УЦ с пакетом документов.

Второй вариант получения НЭП — через личный кабинет ФНС (только для физлиц). Это быстро и бесплатно, однако работать с такой подписью можно лишь на сайте налоговой. Даже при наличии соглашения, применять НЭП ФНС для ЭДО с контрагентами нельзя.

Квалифицированную электронную подпись для руководителя, предпринимателя или нотариуса можно получить только в УЦ налоговой службы или в организации, являющейся её доверенным лицом. Для оформления сертификата и выпуска ключей необходим пакет документов, сертифицированный USB-токен и личное присутствие получателя в отделении ведомства.

КЭП и НЭП также можно получить через Госуслуги в мобильном приложении «Госключ», но функционал таких подписей ограничен.

Физлица, в том числе сотрудники юрлиц и ИП, могут получить КЭП физического лица в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. Список таких УЦ доступен к ознакомлению на сайте министерства.

Что выбрать: ключ ЭЦП на USB-токене или облачную электронную подпись

Закрытый ключ электронной подписи может храниться либо на специальном ключевом носителе, либо в облачном хранилище, которое предоставляет УЦ, либо на ПК владельца. Первый вариант считается стандартным и включает в себя достаточно широкий выбор средств криптографической защиты — как самих носителей (USB-токенов), так и программ-криптопровайдеров. Подробно о хранении ключей ЭП на физических носителях мы писали в этом материале.

Облачная электронная подпись — новый вид ЭП, не имеющий привязки к физическому носителю. С её помощью можно подписывать электронные документы с любого устройства при наличии доступа в интернет. Ключи такой ЭП хранятся не у владельца, а на сервере УЦ, который выпустил подпись. Закон признаёт облачную ЭП юридически значимой, а УЦ имеют все полномочия для хранения ключей облачных КЭП и предоставлении владельцам данных о производимых операциях. Однако применение такой ЭП не регламентировано до конца, а вопрос о безопасности хранения облачных ключей до сих пор остаётся актуальным.

Когда пользователь делает выбор в пользу USB-токена, он берёт на себя полную ответственность за хранение закрытого ключа ЭП. Безопасность облачной электронной подписи зависит не столько от пользователя, сколько от защищённости серверов УЦ и надёжности механизмов аутентификации.

Также стоит отметить, что выпуск облачных ЭП имеет ограничения. Например, руководители организаций или ИП не могут получить облачную КЭП в ФНС. Налоговая может хранить только НЭП физлица, полученную через личный кабинет ФНС. Кроме того, работа с облачной подписью невозможна без подключения к сети Интернет.

Какую ЭЦП выбрать

Мы подготовили таблицу, с помощью которой можно наглядно сравнить характеристики различных видов электронной подписи и сделать выбор электронной подписи исходя из индивидуальных потребностей и возможностей:

Итоги

Чтобы выбрать ЭЦП, важно обратить внимание на несколько важных факторов.

1. ЭЦП бывает трёх видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Каждый вид имеет свою сферу применения и отличается особенностями выпуска и использования.


2. НЭП и КЭП создаются с применением средств криптозащиты на базе открытого и закрытого ключа.


3. Закрытый ключ электронной подписи содержит конфиденциальную информацию и доступен только владельцу. Его можно хранить на физическом носителе, либо в облачном хранилище УЦ.


4. УЦ, выпускающий КЭП, должен быть аккредитован Минцифры, а средства криптозащиты для работы с такой подписью должны иметь сертификацию ФСБ.


5. КЭП на руководителя юрлица, предпринимателя или нотариуса можно получить только в УЦ ФНС или у доверенных лиц налоговой.