Что делать с ЭЦП при смене генерального директора

Согласно п. 3 ст. 40 Федеральному закону № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена. Впрочем, на практике ЭП управляющего часто пользуются другие сотрудники. Например, бухгалтер, сдающий отчётность.

Таким образом, существует два пути, в зависимости от ситуации.

1. Руководитель уволен и больше не числится в штате компании. В этом случае оформляется новая ЭЦП на нового директора. При этом ЭЦП уволенного директора не должна использоваться!
2. Руководитель смещён с должности, но остаётся в штате организации. На владельца ЭЦП (бывшего управляющего) выдаётся доверенность на право пользования подписью от имени компании до тех пор, пока новый сотрудник не получит свою ЭП.

Как поступить с ЭЦП при смене директора

Назначается протоколом (решением) новый директор.

Подготавливается документ для налоговой инспекции по форме № Р13014 (форма по КНД 1111520).
Дополнительно его необходимо заверить у нотариуса.

Изменения регистрируются в ИФНС от имени нового руководителя.

На основании новых данных ЕГРЮЛ директор получает электронную подпись на себя, как на должностное лицо организации.
Сделать это можно только в Удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц

Новый руководитель должен подъехать в УЦ лично с оригиналами документов.

Помните! Уведомить инспекцию о том, что произошла смена генерального директора, необходимо в течение 3 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ). Несмотря на то, что в должность гендиректор вступает с момента его утверждения, осуществлять юридически значимые действия руководитель может только после вписания его в ЕГРЮЛ. В противном случае генеральный директор не вправе действовать от имени организации. Недействительная сделка не влечёт юридических последствий. А её участники должны возвратить полученное в денежной либо натуральной форме (ст. 167 ГК РФ).

Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора

Банковские риски

В случае списания денежных средств со счёта организации (ООО) с помощью ЭЦП бывшего гендиректора убытки компания возместить не сможет. Согласно закону об электронной подписи и исходя из типовых договоров с банками, риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несёт клиент.

Участие в госзакупках

Если подписать госконтракт ЭП бывшего руководителя, то по факту получится подписание контракта неуполномоченным лицом. Компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Взаимодействие с налоговой

Декларации, подписанные неуполномоченным лицом, ИФНС может не признать. А отсюда последуют штрафы, пени, налоговые санкции.

Компрометация ЭП

Подпись должна быть отозвана и заблокирована в день снятия полномочий не только в интересах компании, но и для безопасности бывшего гендиректора. Совершенные с такой ЭП действия будут признаны мошенническими. И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию. Во избежание подобных проблем нельзя допускать использование ЭЦП уволенного сотрудника а следует вовремя оформить электронную подпись новому гендиректору.