Сегодня быть бухгалтером — значит, подвергаться постоянному стрессу. Отчёты, дедлайны, огромное количество задач, работа допоздна…
Прибавь туда курсы повышения квалификации и чтение профессиональной литературы и новостей, связанных с изменениями в законодательстве, — и получится, что работа бухгалтера не только не укладывается в стандартный 8-часовой рабочий день (сейчас где-то в мире ухмыльнулся один невыспавшийся бухгалтер), но и на своевременное выполнение важных рабочих задач.
В таких ситуациях на помощь приходит тайм-менеджмент — искусство управлять своим временем.
Тема тайм-менеджмента стала особенно популярна в последние 10 лет. И это не удивительно: для того, чтобы быть успешным в информационный век, нужно правильно расставлять приоритеты, планировать и соблюдать «гигиену мозга».
Мы подготовили для вас 5 советов, которые помогут вам сэкономить драгоценные часы или хотя бы минуты.
1. Начните с анализа
Прежде, чем начать реформу планирования, начните с анализа того, на что вы тратите своё время сейчас.
Для этого в течение нескольких недель записывайте всё, что вы сделали, и количество времени, которое вам для этого потребовалось. С точностью до десяти минут. Соответственно, если какие-то мелкие дела заняли у вас меньше времени, фиксировать их не стоит. Но можно выносить их на поля в виде кружочков, галочек и т.д.
Помните, что записи вы ведёте для себя. Значит, допускаются любые сокращения и профессиональные словечки.
Как это будет выглядеть? Например, вот так:
9:00 пришёл в офис, включил комп, налил кофе
9:15 просматривал почту, ответил на письмо
9:40 позвонил в налоговую (акт сверки)
9:50 болтал с Юлей
10:00 совещание
и т.д.
Сначала вы можете забывать фиксировать дела сразу, но не расстраивайтесь. Просто постарайтесь как можно точнее вспомнить, что вы делали и сколько времени это заняло. Вскоре алгоритм «сделал — записал» будет доведён до автоматизма.
Для чего это нужно?
Во-первых, для того, чтобы видеть, куда уходит ваше время. Причем часто для этого даже не обязательно потом перечитывать эти записи. Достаточно просто честно их вести, и в процессе вы, скорее всего, научитесь сами корректировать свои действия. У вас будет вырабатываться так называемое «чувство времени».
Во-вторых, это позволяет точно посчитать, сколько времени у вас занимает выполнение тех или иных задач. Например, вам может казаться, что в период подготовки квартальных и годовых отчётов на задачи, связанные с этой самой отчётностью, вы тратите 40% рабочего времени. А окажется, что только 20%, а еще 20% занимает болтовня коллеги.
Или, например, вы обнаружите на полях огромное количество кружочков и галочек — значит, вы очень много отвлекаетесь на мелкие дела, и стоит обратить на это внимание.
Делать такой анализ рекомендуется примерно каждый квартал.
2. Собственно — планируйте!
Не пренебрегайте списком задач. Планируйте не только рабочее, но и личное.
Способов здесь великое множество. И все в вашем распоряжении.
Бумажный блокнот? Гугл-таблица? Специальное мобильное приложение для планирования? Выберите свой носитель задач.
Структуировать свой план тоже можно по-разному.В любом случае, главное здесь — это…
3. Расставлять приоритеты
Вы и сами знаете, что задачи бывают разные. Срочные и не срочные, важные и не очень. От того, насколько хорошо вы умеете выполнять задачи в порядке их приоритетности, во многом зависит ваша личная эффективность.
Одним из самых известных методов управления временем является так называемая «матрица Эйзенхауэра».
Для справки: Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был президентом США с 1953 по 1961 гг. Уж у кого-кого, а у него дел было немало.
Эйзенхауэр разделяет задачи на категории в зависимости от их важности и срочности.
Срочные и важные— это жёсткие задачи, которые необходимо выполнить к конкретному времени. Это, например, совещание или подготовка накладных.Важные, но не срочные — задачи, с которыми чаще всего возникают трудности, потому что их откладывают на потом. До тех пор, пока они не перейдут в категорию срочных и важных, конечно :)
Не важные, но срочные — задачи, которые не имеют большого значения, не так сложны, но требуют много времени. Список таких задач нужно пересмотреть, проверить — а нужно ли их вообще выполнять? — и по возможности делегировать их кому-то другому, если их выполнение всё-таки необходимо. В каждой организации и у каждого работника есть задачи такого характера.
Не важные и не срочные — самые непродуктивные дела. Откажитесь от выполнения чужой работы, не поддерживайте болтовню коллег, когда у вас есть свои дела.
Совет: начинайте день с самой неприятной для вас задачи. Она может быть как объемной, так и очень мелкой. Если откладывать её на час, на два, до вечера, вас будет угнетать сама перспектива выполнения малоприятной работы. Это может помешать вам концентрироваться на текущих задачах.
4. Пара слов о рабочем столе
Старая как свет истина: бардак на столе — бардак в голове.В современных реалиях она приобретает ещё одно значение: порядок должен быть не только на физическом рабочем столе, но и на рабочем столе компьютера.
Не пренебрегайте этим правилом! Работа бухгалтера предполагает взаимодействие с многочисленными документами, и поиск этих документов может раздражать и отнимать невероятно много сил. Пожалейте себя — сведите эти поиски к минимуму.
5. Не теряйте времени!
Едете на работу? Стоите в пробке? Ждёте очереди?
Используйте это время! Почитайте профессиональную литературу, узнайте об изменениях в законодательстве и ключевых новостях. Например, в нашем паблике :)
***
На этом пока всё!
Если информация была для вас интересной — дайте знать, и мы опубликуем больше материала по этой теме.
