5 правил тайм-менеджмента для бухгалтера

Сегодня быть бухгалтером — значит, подвергаться постоянному стрессу. Отчёты, дедлайны, огромное количество задач, работа допоздна…

3 Октября 2018 147
Поделиться:


Сегодня быть бухгалтером — значит, подвергаться постоянному стрессу. Отчёты, дедлайны, огромное количество задач, работа допоздна…

Прибавь туда курсы повышения квалификации и чтение профессиональной литературы и новостей, связанных с изменениями в законодательстве, — и получится, что работа бухгалтера не только не укладывается в стандартный 8-часовой рабочий день (сейчас где-то в мире ухмыльнулся один невыспавшийся бухгалтер), но и на своевременное выполнение важных рабочих задач.

В таких ситуациях на помощь приходит тайм-менеджмент — искусство управлять своим временем.

Тема тайм-менеджмента стала особенно популярна в последние 10 лет. И это не удивительно: для того, чтобы быть успешным в информационный век, нужно правильно расставлять приоритеты, планировать и соблюдать «гигиену мозга».

Мы подготовили для вас 5 советов, которые помогут вам сэкономить драгоценные часы или хотя бы минуты.

1. Начните с анализа



Прежде, чем начать реформу планирования, начните с анализа того, на что вы тратите своё время сейчас.

Для этого в течение нескольких недель записывайте всё, что вы сделали, и количество времени, которое вам для этого потребовалось. С точностью до десяти минут. Соответственно, если какие-то мелкие дела заняли у вас меньше времени, фиксировать их не стоит. Но можно выносить их на поля в виде кружочков, галочек и т.д.

Помните, что записи вы ведёте для себя. Значит, допускаются любые сокращения и профессиональные словечки.

Как это будет выглядеть? Например, вот так:

9:00 пришёл в офис, включил комп, налил кофе

9:15 просматривал почту, ответил на письмо

9:40 позвонил в налоговую (акт сверки)

9:50 болтал с Юлей

10:00 совещание

и т.д.

Сначала вы можете забывать фиксировать дела сразу, но не расстраивайтесь. Просто постарайтесь как можно точнее вспомнить, что вы делали и сколько времени это заняло. Вскоре алгоритм «сделал — записал» будет доведён до автоматизма.


Для чего это нужно?

Во-первых, для того, чтобы видеть, куда уходит ваше время. Причем часто для этого даже не обязательно потом перечитывать эти записи. Достаточно просто честно их вести, и в процессе вы, скорее всего, научитесь сами корректировать свои действия. У вас будет вырабатываться так называемое «чувство времени».

Во-вторых, это позволяет точно посчитать, сколько времени у вас занимает выполнение тех или иных задач. Например, вам может казаться, что в период подготовки квартальных и годовых отчётов на задачи, связанные с этой самой отчётностью, вы тратите 40% рабочего времени. А окажется, что только 20%, а еще 20% занимает болтовня коллеги.

Или, например, вы обнаружите на полях огромное количество кружочков и галочек — значит, вы очень много отвлекаетесь на мелкие дела, и стоит обратить на это внимание.

Делать такой анализ рекомендуется примерно каждый квартал.

2. Собственно — планируйте!



Не пренебрегайте списком задач. Планируйте не только рабочее, но и личное.

Способов здесь великое множество. И все в вашем распоряжении.

Бумажный блокнот? Гугл-таблица? Специальное мобильное приложение для планирования? Выберите свой носитель задач.

Структуировать свой план тоже можно по-разному.В любом случае, главное здесь — это…

3. Расставлять приоритеты



Вы и сами знаете, что задачи бывают разные. Срочные и не срочные, важные и не очень. От того, насколько хорошо вы умеете выполнять задачи в порядке их приоритетности, во многом зависит ваша личная эффективность.

Одним из самых известных методов управления временем является так называемая «матрица Эйзенхауэра».

Для справки: Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был президентом США с 1953 по 1961 гг. Уж у кого-кого, а у него дел было немало.

Эйзенхауэр разделяет задачи на категории в зависимости от их важности и срочности.

Срочные и важные— это жёсткие задачи, которые необходимо выполнить к конкретному времени. Это, например, совещание или подготовка накладных.

Важные, но не срочные — задачи, с которыми чаще всего возникают трудности, потому что их откладывают на потом. До тех пор, пока они не перейдут в категорию срочных и важных, конечно :)

Не важные, но срочные — задачи, которые не имеют большого значения, не так сложны, но требуют много времени. Список таких задач нужно пересмотреть, проверить — а нужно ли их вообще выполнять? — и по возможности делегировать их кому-то другому, если их выполнение всё-таки необходимо. В каждой организации и у каждого работника есть задачи такого характера.

Не важные и не срочные — самые непродуктивные дела. Откажитесь от выполнения чужой работы, не поддерживайте болтовню коллег, когда у вас есть свои дела.

Совет: начинайте день с самой неприятной для вас задачи. Она может быть как объемной, так и очень мелкой. Если откладывать её на час, на два, до вечера, вас будет угнетать сама перспектива выполнения малоприятной работы. Это может помешать вам концентрироваться на текущих задачах.


4. Пара слов о рабочем столе



Старая как свет истина: бардак на столе — бардак в голове.

В современных реалиях она приобретает ещё одно значение: порядок должен быть не только на физическом рабочем столе, но и на рабочем столе компьютера.

Не пренебрегайте этим правилом! Работа бухгалтера предполагает взаимодействие с многочисленными документами, и поиск этих документов может раздражать и отнимать невероятно много сил. Пожалейте себя — сведите эти поиски к минимуму.

5. Не теряйте времени!



Едете на работу? Стоите в пробке? Ждёте очереди?

Используйте это время! Почитайте профессиональную литературу, узнайте об изменениях в законодательстве и ключевых новостях. Например, в нашем паблике :)

***

На этом пока всё!

Если информация была для вас интересной — дайте знать, и мы опубликуем больше материала по этой теме.


Комментарии

Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено

Будьте в курсе новых публикаций

Подпишитесь на рассылку