Единые требования к электронным кадровым документам

Власти разрешили работодателям перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. Минтруд установил требования электронным кадровым документам при переходе на ЭДО. Они начнут действовать с 1 марта 2023 года.

Когда узаконили переход на кадровый ЭДО

Ранее возможность вести кадровые документы в электронном виде не имела законодательной базы. Со вступлением в силу Федеральных законов № 407-ФЗ и № 377-ФЗ в Трудовом кодексе РФ появились нормы, регулирующие кадровый электронный документооборот.

Внедрение ЭДО в кадровое делопроизводство сейчас не является обязательным. Пока что работодатель может сам решить, в каком виде вести кадровую документацию.

Если работодатель решил перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, ему необходимо:

• разработать Положение о КЭДО — локальный нормативный акт, регулирующий регулирует порядок ведения кадрового ЭДО в организации. уведомить персонал о введении кадрового электронного документооборота и получить письменное согласие сотрудников (кроме новых работников, не имеющих трудового стажа и принятых на работу после 1 января 2022 года);
• обеспечить штат электронными подписями.

Применять КЭДО можно в отношении лишь тех сотрудников, которые дали согласие на ведение своих кадровых документов в электронном формате. Если работник отказался, документы нужно по-прежнему вести на бумаге. Перейти на КЭДО работник сможет в любой момент. Согласие не требуется лишь от тех сотрудников, кто устроился на работу, не имея трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года. По отношению к ним КЭДО применяется автоматически.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат

При внедрении КЭДО вести в электронном виде можно 99% кадровой документации. Исключение составляют лишь те документы, которые указаны в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ:

• приказ об увольнении (кроме увольнения сотрудников, принятых на дистанционную работу по 407-ФЗ),
• акт о несчастном случае,
• журналы инструктажей.

В случае оформления в электронном виде вышеперечисленные документы должны иметь бумажные копии.

Кроме того, кадровый электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек.

Единые требования к кадровым документам в электронном виде

В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе РФ появилось уточнение, согласно которому кадровая документация в электронном виде должна оформляться по единым форматам. Разработку форматов поручили Минтруду. Сейчас электронные кадровые документы можно оформлять без соблюдения требований о единых форматах. Но как только правила вступят в силу, все не соответствующие требованиям документы будут считаться недействительными. Более того, за нарушение правил оформления электронных кадровых документов будут штрафовать.

Единые требования к составу и форматам кадровой документации в электронном виде установлены Приказом Минтруда от 20 сентября 2022 № 578н. Соблюдать требования о форматах нужно будет с 1 марта 2023 года.

Из всех разработанных требований выделим базовые. Новыми правилами установлен перечень структурных элементов электронного документа:

• основная часть, содержащая текст договора, приказа или другого документа, — файл в формате PDF;
• приложения (если они есть в документе) — создаются в любом формате для текстовых, графических данных или иного вида информации;
• файлы электронной подписи, которой подписаны основная часть и приложения;
• машиночитаемая доверенность (при необходимости);
• описание электронного документа в формате XML.

Описание электронного документа содержит обязательные или необязательные для заполнения структурные элементы. Например, к обязательным относится элемент «employername» — полное название организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Элемент «created» (дата создания электронного документа) является необязательным.

Кроме того, существует группа условно необязательных элементов. Они используются отдельными категориями бизнеса. Например, «kpp» (КПП работодателя) заполняется только юридическими лицами.

Новыми правилами также предусмотрены цифровые коды кадровых документов. Они указываются в описании электронного документа.

Итоги

Разработка единых требований к оформлению кадровой документации в электронном виде — одна из многих мер по цифровизации документов, которая позволит избавиться от необходимости делопроизводства на бумаге. Поэтому обязательность перехода работодателей на КЭДО — лишь вопрос времени.