Переход на КЭДО: как перейти на кадровый электронный документооборот (документы, программы)
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Переход на КЭДО

Переходите на КЭДО – оптимизируйте кадровые процессы, обеспечьте безопасность и доступность документов, сделайте ваш бизнес более конкурентоспособным уже сегодня!


Стоимость подключения



Как организовать переход на КЭДО

Содержание статьи

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) — удобная альтернатива традиционному, бумажному делопроизводству. С помощью этой технологии компания может значительно сократить расходы на печать и хранение бумажных форм. Расскажем, благодаря чему предприниматели получили возможность оформлять кадровые документы в электронном виде, а также о том, как организовать переход на КЭДО пошагово.

Когда начался переход на КЭДО

Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. У перехода на КЭДО несколько плюсов:

  • уменьшаются расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации;
  • ускоряются кадровые процессы;
  • сокращаются трудозатраты на оформление и поиск требуемой документации.

Электронный кадровый документооборот упоминался ещё в 2013 году: тогда в Трудовой кодекс РФ добавили главу 49.1, которая регулирует труд дистанционных работников. В этой главе описаны правила взаимодействия работодателя с сотрудниками на «удалёнке», в том числе порядок обмена документами в цифровом формате.

Эксперимент по переходу на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года и продлился до 15 ноября 2021 года. Участие в проекте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на КЭДО ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.

Пилотный проект охватывал различные типы кадровых документов, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

После эксперимента по переходу на КЭДО правительство внесло поправки в трудовое законодательство. Изменились те акты, которые регулируют вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Теперь предприниматели получили более подробную инструкцию по тому, как перейти на кадровый ЭДО.

Эффективное внедрение
iКЭДО
ООО «Первая онлайн бухгалтерия»

«Астрал i КЭДО для нашей компании — это оперативность,
экономия времени и средств»

Какие изменения произошли в кадровом делопроизводстве

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ. Он внёс в ТК РФ поправки, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.

Что изменилось:

  • в законодательстве появилось определение КЭДО;
  • утвердили список документов, которые после перехода на КЭДО остаются в бумажном виде: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда;
  • появились ограничения по использованию видов электронных подписей для ряда документов;
  • приказ о приёме на работу перестал быть обязательным документом;
  • обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда России.

Электронный кадровый документооборот в организации может осуществляться на базе единой цифровой платформы «Работа в России», либо информационной системы работодателя.

Требования по электронному взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений. Если компания решила перейти на КЭДО, она может использовать электронные документы (а не сканы бумажных документов) и при взаимодействии с сотрудниками на «удалёнке».

1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда № 578н. Он установил новые правила формирования кадровых электронных документов. Ранее создавать электронные бланки было можно в любом формате. Теперь все документы для КЭДО должны состоять из трёх обязательных файлов:

  • основная часть в формате PDF:
  • описание документа в формате XML;
  • электронная подпись в формате SGN.

При необходимости к документу прикрепляют машиночитаемую доверенность в формате XML.

Когда произойдёт обязательный переход на кадровый электронный документооборот

1 июня 2023 года в России начался эксперимент по переходу на электронные кадровые документы в органах исполнительной власти. Известно, что в этом проекте участвуют четыре ведомства, которые для работы с кадрами используют «Единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации».

Результаты эксперимента станут доступны летом 2024 года. Вероятно, в это время правительство примет решение о том, состоится ли обязательный переход на КЭДО в госструктурах. После этого переход на ЭДО в кадрах может произойти и в других сферах.

Пока что Минтруд не принуждает переходить на КЭДО частный бизнес: предприниматель вправе самостоятельно решить, нужен ли его компании электронный кадровый документооборот. Мы предполагаем, что переход на КЭДО не будет обязателен в 2024 году. Скорее всего, обязательное внедрение ЭДО для работы с кадрами произойдёт в 2025 году, когда будет доработана платформа «Работа в России» и приняты соответствующие нормативно-правовые акты. Однако ознакомиться с инструментами для перехода на КЭДО лучше заранее, до того как будет анонсирован обязательный переход на ЭДО при работе с кадрами.

Поможем с подключением
iКЭДО в компании

Как организовать переход на КЭДО

Как перейти на электронный кадровый документооборот? Порядок перехода на КЭДО включает несколько обязательных этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации..

В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
    • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
    • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
    • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке, в случае если компания решит перейти на кадровый ЭДО. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов

Дальнейший этап перехода на КЭДО — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволит быстро перейти от бумажного кадрового делопроизводства к электронному. С его помощью можно не только реализовать цифровую платформу для работы электронными кадровыми документами (личный кабинет для каждого сотрудника, общий доступ к документации, организация маршрутов согласования перед подписанием документов), но и обеспечить кадры электронными подписями, выпуск которых заказывается прямо в сервисе. Кроме того, Астрал i КЭДО можно интегрировать с собственной учётной системой.

Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление кадров

На заключительном этапе перехода необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о переходе на КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на КЭДО, которое получат сотрудники. Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.

Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.

Получать согласие на переход не требуется лишь от тех работников, которые в 2022 году трудоустроились впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.

Подключим iКЭДО
за 2 дня

Электронная подпись при переходе на кадровый ЭДО

В процессе перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) нужно будет обеспечить штат электронными подписями. Электронная подпись (ЭП) представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:

  • Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
  • Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником. Такой вид подписи кадры могут использовать для подписания большинства документов после перехода на КЭДО.
  • Усиленная квалифицированная. Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Такая подпись обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям организаций и сотрудникам кадровой службы, которые решили перейти на КЭДО.

Возможные проблемы при внедрении КЭДО

Процесс перехода на кадровый электронный документооборот может вызвать затруднения в связи с необходимостью обмена документами в электронном виде работодателя с кадрами, поскольку необходимо обеспечить штат электронными подписями. В особенности эта проблема актуальна, если на кадровый ЭДО решило перейти крупное предприятие, имеющее сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость УКЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП. УНЭП отличается не такой высокой стоимостью, поэтому такой вид ЭП можно выбрать для обеспечения большинства сотрудников.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения кадров. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО в кадрах, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям.
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

/upload/iblock/748/jvqy3z3j7lk7jgp344skhydjwm9mef3e/illyustratsiya.png
Комментарии для сайта Cackle
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="3" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
{{FORM-FEEDBACK1 data-uname="54" data-color-brand="aspidblue" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="54" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
autohello-finger