Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
E-mail:
inform@astral.ru
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
inform@astral.ru

Для кадров

Ещё в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была внесена глава касательно дистанционных работников. В ней описывалась процедура взаимодействия работодателя с удалённым персоналом. Сюда входил и обмен документами в цифровом формате без необходимости личной коммуникации.

С 5 мая 2020 года стал действовать ФЗ № 122, посвящённый эксперименту по применению электронного документооборота в кадрах. Привыкшие действовать в удалённом формате за время пандемии организации продолжили внедрять этот подход. Те, кто успел начать переход на кадровый электронный документооборот ранее, испытали меньше всего трудностей.

Выгода безбумажного обмена документальными материалами неоспорима. В итоге экономятся ресурсы, драгоценное время, достигается прозрачность работы. Бизнес стремится к оцифровке процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство.

Текущее законодательство пока что не даёт возможности перевести в цифровой вид всю работу с персоналом. Однако даже путём перевода ознакомлений с документами в цифровом варианте можно добиться повышения эффективности всех процессов в рамках конкретной организации.

Порядок перехода

Организовать электронный кадровый документооборот в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема действий такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота на фирме. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
    • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
    • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
    • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

«Астрал.Онлайн» и «1С-ЭДО» помогут сделать переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. «Астрал.Онлайн» делает возможной работу с документами из любого места. Полноценно пользоваться «Астрал.Онлайн» можно с любого устройства без установки ПО.

Электронная подпись для кадрового ЭДО

Перед тем как перейти на кадровый электронный документооборот, нужно обзавестись электронной подписью. Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно ФЗ № 63, существует три разновидности ЭП:

  • Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
  • Неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником.
  • Квалифицированная. Имеет те же признаки, что и НЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Использовать ЭП можно лишь с помощью программ, установленных на ПК сотрудника. Подпись имеет полную юридическую силу.

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к информсистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Завершить процесс нужно подготовкой нормативной документации. В рамках данного этапа организации нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Следует издать положение об ЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. Не стоит забывать и о регламенте по применению ЭП: если возникнет судебный спор, цифровые материалы без подписи не будут расцениваться в роли доказательной базы.

Проблемы при внедрении

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат становится необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.

Суть экспериментального проекта

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве уже стартовал. В ближайшем будущем процесс станет повсеместным.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту продлится вплоть до 31 марта 2021 года. Принять в нём участие разрешено ИП и юрлицам вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса.

Пилотный проект охватывает различные типы бумаг, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления. К их числу относятся соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Проводимый Министерством труда эксперимент предусматривает необходимость создания специальной информсистемы либо доработки уже имеющейся. Пока операции могут производиться с помощью сервиса «Работа в России», который станет общедоступным с 1 октября 2020 года.

Допускается и смешанный вариант. В таком случае некоторый объём документов формируется и хранится в собственной информсистеме, остальная часть — в системе «Работа в России». Даже при использовании только своего ПО компаниям придётся наладить взаимодействие с государственной платформой.

Кадровый электронный документооборот уже составляет 1/5 всего документооборота фирм. В нём участвует 40 типов бумаг.

Чтобы участвовать в пилотном проекте, нужно подать заявление на участие до 1 декабря 2020 года. Мнения участников о пилотном проекте собирают в три этапа: до 1 августа 2020, до 1 декабря 2020, а также до 2 апреля 2021 года.

Положение об электронном кадровом документообороте регулирует вопросы реализации экспериментального проекта. В приложении № 3 приведён список подпадающих под эксперимент документов. Он открытый, что подразумевает возможность самостоятельно вносить в него корректировки.

Электронный кадровый документооборот позволит уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle