Поможем перейти на обмен электронными кадровыми документами
Как перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Электронный кадровый документооборот упоминался ещё в 2013 году — в Трудовой кодекс РФ была внесена глава касательно дистанционных работников. В ней описывалась процедура взаимодействия работодателя с удалённым персоналом. Сюда входил и обмен документами в цифровом формате без необходимости личной коммуникации.
Развитие электронного документооборота в России, а также необходимость перевода сотрудников на дистанционную работу в период пандемии, подтолкнули к переходу на КЭДО в делопроизводстве.
По инициативе Минтруда РФ в 2020-2021 годах был проведён эксперимент по внедрению ЭДО в кадры. Затем в ТК РФ были внесены изменения, позволяющие организациям создать больше возможностей для удалённого трудоустройства соискателей, и перейти на электронный документооборот в кадрах.
Расскажем, какие изменения в трудовом законодательстве привели к возможности организовать кадровое делопроизводство в компании в электронном виде, а также о том, как организовать переход на КЭДО пошагово.
Пилотный проект по переходу на кадровый документооборот в электронном виде
Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.
Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.
Результатом проведения эксперимента по переходу на КЭДО стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Какие изменения произошли в кадровом делопроизводстве
21 ноября вступил в силу Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, позволяющих организациям перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.
Что изменилось:
- в законодательстве появилось определение КЭДО;
- утвердили список документов, которые остаются в бумажном виде: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда;
- появились ограничения по использованию видов электронных подписей для ряда документов;
- приказ о приёме на работу перестал быть обязательным документом;
- обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда России.
Организация КЭДО может осуществляться на базе единой цифровой платформы «Работа в России», либо информационной системы работодателя.
Требования по электронному взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений.
Переход на КЭДО не является обязательным — организация вправе самостоятельно определиться в необходимости перехода на электронный кадровый документооборот. Тем не менее Минтруд РФ планирует, что к 2023 году кадровый электронный документооборот станет для компаний обязательным.
Как организовать переход на электронный кадровый документооборот
Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.
Шаг 1. Предварительный анализ
Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.
В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:
- Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
- Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
- Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
- Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
- Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
- Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
- Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.
Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов
Дальнейший этап внедрения электронного документооборота (КЭДО) в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.
Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.
Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление работников
На заключительном этапе необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО), которое получат сотрудники. Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.
Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.
Получать согласие не требуется лишь от тех работников, которые в 2022 году трудоустроились впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.
Электронная подпись для кадрового ЭДО
В процессе перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) нужно будет обеспечить штат электронными подписями. Электронная подпись (ЭП) представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.
Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:
- Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
- Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником. Такой вид подписи работники могут использовать для подписания большинства документов.
- Усиленная квалифицированная. Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Такая подпись обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям организаций и сотрудникам кадровой службы.
Возможные проблемы при внедрении КЭДО
Процесс перехода на кадровый электронный документооборот может вызвать затруднения в связи с необходимостью обмена документами в электронном виде работодателя с работниками, поскольку необходимо обеспечить штат электронными подписями. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость УКЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП. УНЭП отличается не такой высокой стоимостью, поэтому такой вид ЭП можно выбрать для обеспечения большинства сотрудников.
Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.
КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы
