Переход на КЭДО

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) — удобная альтернатива традиционному, бумажному делопроизводству. С помощью этой технологии компания может значительно сократить расходы на печать и хранение бумажных форм.

Расскажем о том, какие проблемы решает КЭДО, какие изменения в законодательстве позволили работодателям оформлять кадровые документы в электронном виде, а также о том, как организовать переход на КЭДО пошагово.

Важность цифровизации кадрового делопроизводства

Работа кадровыми документами в силу своих особенностей может сопровождаться различными сложностями. Перечислим самые основные проблемы, а также решения, которые предлагает КЭДО:

Большой объём работы

В крупных организациях кадровый отдел часто сталкивается с огромным количеством документов. Это трудовые договоры, приказы, личные дела сотрудников, табели учёта рабочего времени, графики отпусков и многое другое. Объём работы увеличивается с ростом числа сотрудников, и поддержание всех документов в актуальном состоянии становится настоящим вызовом.

Организация КЭДО позволяет отказаться от бумажных документов и вести все процессы в электронном виде. Это значительно уменьшает объём работы, связанный с оформлением, хранением и поиском документов. Все данные хранятся в единой системе, и доступ к ним можно получить в любое время без необходимости перебирать физические архивы.

Частые изменения в законодательстве

Трудовое законодательство постоянно обновляется, и кадровики должны следить за всеми изменениями, чтобы корректно оформлять документы. Ошибки или несоответствия в документации из-за незнания новых правил могут привести к штрафам или другим юридическим последствиям.

Электронные системы КЭДО часто обновляются производителями в соответствии с изменениями в законодательстве. Это позволяет кадровикам быстрее адаптироваться к новым требованиям и избежать ошибок при оформлении документов.

Трудности с подписанием документов сотрудниками

Сотрудники не всегда вовремя подписывают необходимые документы, что требует от кадровиков постоянных напоминаний и необходимости «ловить» сотрудников на рабочих местах, чтобы те подошли в отдел кадров.

Внедрение КЭДО позволяет сотрудникам подписывать документы с помощью электронной подписи дистанционно, в любое удобное для них время. Система автоматически отправляет уведомления и напоминания, что значительно упрощает и ускоряет процесс подписания.

Требования к точности и внимательности

Кадровые документы должны быть оформлены строго по установленным правилам и без ошибок. Даже небольшая неточность может вызвать серьёзные проблемы, особенно если это касается документов, связанных с зарплатой, отпуском или увольнением.

Системы КЭДО позволяют автоматизировать многие рутинные задачи, такие как заполнение стандартных форм и создание отчётов, что минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором, и обеспечивает более высокий уровень точности.

Соблюдение сроков

Многие кадровые процессы, такие как оформление трудового договора, предоставление отпусков или расчёт при увольнении, должны быть выполнены в строго определённые сроки. Их нарушение может повлечь негативные последствия для организации и сотрудников, поэтому кадровикам приходится работать в условиях постоянного давления.

С помощью сервисов КЭДО можно легко отслеживать все важные сроки. В набор функций большинства сервисов входят специальные календари с поддержкой системы напоминаний.

Конфиденциальность информации

Кадровики работают с личными данными сотрудников, которые необходимо защищать в соответствии с требованиями закона о персональных данных. Любая утечка или несанкционированный доступ к этой информации может привести к серьёзным последствиям, включая юридическую ответственность для организации.

Электронные системы кадрового документооборота обеспечивают высокий уровень защиты данных, ограничивая доступ к персональной информации и фиксируя все действия внутри системы, что предотвращает несанкционированный доступ или утечку.

Работа с разными категориями сотрудников

В некоторых организациях могут быть разные категории работников: штатные, временные, дистанционные, работающие по договорам подряда и т.д. Для каждой категории действуют свои правила оформления и учёта, что добавляет сложности в работе кадровика.

Цифровизация позволяет унифицировать кадровые процессы, создавая стандартные формы и процедуры для всех категорий сотрудников, что упрощает работу кадровиков и снижает вероятность ошибок.

Трудности с интеграцией и обменом информацией

Кадровики часто взаимодействуют с бухгалтерией, юридическим отделом, руководством и другими подразделениями. Например, для начисления зарплаты нужно передавать данные в бухгалтерию, для решения спорных ситуаций — консультироваться с юристами. Эта координация требует чёткости и согласованности, что не всегда просто.

Электронные системы КЭДО можно интегрировать с другими корпоративными инфосистемами. Это упрощает обмен информацией между подразделениями, делает процессы более прозрачными.

Проблемы с архивированием

Организация и хранение архивных документов также могут вызывать сложности, особенно если система хранения не продумана или нет соответствующих ресурсов. Найти нужный документ в большой массе информации иногда бывает непросто.

Электронные архивы позволяют легко управлять и искать документы по различным критериям, что значительно ускоряет процесс работы с архивной информацией.

Поддержка удалённой работы

В условиях распространения гибридных и дистанционных форм занятости, организация работы с документами становится сложнее, особенно если требуется физическое присутствие для их подписания или оформления.

КЭДО позволяет сотрудникам подписывать большинство кадровых документов в режиме онлайн.Такая возможность полностью освобождает от необходимости ехать в офис. Это одинаково удобно и работникам кадровой службы, и остальным сотрудникам.

Ведение документов в электронном виде и внедрение сервисов КЭДО позволяют решить ключевые проблемы кадрового документооборота. Это не только способствует удобству в работе кадровиков, но и повышает общую эффективность бизнес-процессов.

Когда начался переход на КЭДО

Электронный кадровый документооборот упоминался ещё в 2013 году: тогда в Трудовой кодекс РФ добавили главу 49.1, которая регулирует труд дистанционных работников. В этой главе описаны правила взаимодействия работодателя с сотрудниками на удалёнке, в том числе порядок обмена документами в цифровом формате.

Эксперимент по переходу на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года и продлился до 15 ноября 2021 года. Участие в проекте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на КЭДО ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.

Пилотный проект охватывал различные типы кадровых документов, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

После эксперимента по переходу на КЭДО правительство внесло поправки в трудовое законодательство. Изменились те акты, которые регулируют вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Теперь предприниматели получили более подробную инструкцию по тому, как перейти на кадровый ЭДО.

Какие изменения произошли в кадровом делопроизводстве за последнее время

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ. Он внёс в ТК РФ поправки, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.

Что изменилось:

• в законодательстве появилось определение КЭДО;
• утвердили список документов, которые после перехода на КЭДО остаются в бумажном виде: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда;
• появились ограничения по использованию видов электронных подписей для ряда документов;
• приказ о приёме на работу перестал быть обязательным документом;
• обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда России.

Электронный кадровый документооборот в организации может осуществляться на базе единой цифровой платформы «Работа в России», либо информационной системы работодателя.

Требования по электронному взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений. Если компания решила перейти на КЭДО, она может использовать электронные документы (а не сканы бумажных документов) и при взаимодействии с сотрудниками на удалёнке.

1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда № 578н. Он установил новые правила формирования кадровых электронных документов. Ранее создавать электронные бланки было можно в любом формате. Теперь все документы для КЭДО должны состоять из трёх обязательных файлов:

• основная часть в формате PDF;
• описание документа в формате XML;
• электронная подпись в формате SGN.

При необходимости к документу прикрепляют машиночитаемую доверенность в формате XML.

Когда произойдёт обязательный переход на кадровый электронный документооборот

1 июня 2023 года в России начался эксперимент по переходу на электронные кадровые документы в органах исполнительной власти. Известно, что в этом проекте участвуют четыре ведомства, которые для работы с кадрами используют «Единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации».

Эксперимент собираются продлить до 27 ноября 2024 года. Это связано с тем, что Минцифры дополнило проект положением, которое даёт кадровым службам госорганов право принимать заявления на выдачу сертификатов ключей проверки электронной подписи. Благодаря этому гражданские служащие смогут получить сертификат ЭП, не посещая удостоверяющие центры.

После завершения эксперимента правительство примет решение о том, состоится ли обязательный переход на КЭДО в госструктурах. После этого внедрение ЭДО в кадрах может произойти и в других сферах.

Пока что Минтруд не принуждает переходить на КЭДО частный бизнес: предприниматель вправе самостоятельно решить, нужен ли его компании электронный кадровый документооборот. Мы предполагаем, что переход на КЭДО не будет обязателен в 2024 году. Скорее всего, обязательное внедрение ЭДО для работы с кадрами произойдёт в 2025 году, когда будет доработана платформа «Работа в России» и приняты соответствующие нормативно-правовые акты. Однако ознакомиться с инструментами для внедрения КЭДО лучше заранее, до того как будет анонсирован обязательный переход на ЭДО при работе с кадрами.

Как организовать переход на КЭДО

Как перейти на электронный кадровый документооборот? Порядок внедрения КЭДО включает несколько обязательных этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема подготовки к внедрению КЭДО такова:

• Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
• Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.

• Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:

  • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
  • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
  • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
• Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке, в случае если компания решит перейти на КЭДО. В рамках данного этапа организации КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов

Дальнейший этап перехода на КЭДО — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документов согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением электронной подписи.

Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление кадров

На заключительном этапе необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о переходе на КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на КЭДО, которое получат сотрудники. Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.

Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.

Получать согласие не требуется лишь от тех работников, которые трудоустраиваются впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.

Электронная подпись при переходе на КЭДО

В процессе внедрения КЭДО нужно будет обеспечить штат электронными подписями. Электронная подпись (ЭП) представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:

• Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
• Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником. Такой вид подписи кадры могут использовать для подписания большинства документов после перехода на КЭДО.
• Усиленная квалифицированная. Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Такая подпись обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям организаций и сотрудникам кадровой службы, которые решили перейти на КЭДО.

В каких случаях точно стоит перейти на КЭДО

Существует ряд критериев, которые определяют такую необходимость:

• Количество сотрудников. Чем больше сотрудников, тем сложнее управлять бумажным документооборотом.
• Интенсивность документооборота. Компании с частыми кадровыми изменениями и большим объёмом документов особенно выиграют от цифровизации.
• Географическая распределённость. Организации с офисами в разных регионах могут облегчить взаимодействие через КЭДО.
• Стремление к оптимизации затрат. КЭДО позволяет существенно снизить расходы на бумагу, печать и хранение документов.

Для небольших компаний основной причиной внедрения КЭДО является возможность сэкономить.

Возможные проблемы при внедрении КЭДО и как их решить

Процесс перехода на кадровый электронный документооборот может вызвать затруднения в связи с необходимостью обмена документами в электронном виде работодателя с кадрами, поскольку необходимо обеспечить штат электронными подписями. В особенности эта проблема актуальна, если на КЭДО решило перейти крупное предприятие, имеющее сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость УКЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП. УНЭП отличается не такой высокой стоимостью, поэтому такой вид ЭП можно выбрать для обеспечения большинства сотрудников.

Организация КЭДО снижает риск уничтожения кадровых документов, но не исключает полностью. Электронный документ, например, можно случайно удалить. Настройка регулярного автоматического резервного копирования данных и использование облачных хранилищ помогут предотвратить потерю документов. Разграничение прав доступа к важным документам тоже снизит риск случайного удаления. В системе Астрал iКЭДО все документы хранятся на защищённых серверах в трёх копиях и не удаляются, поэтому данная проблема в целом может быть исключена с подключением сервиса.

Ещё одной трудностью при переходе на КЭДО может стать необходимость обучения кадров. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой системой. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО в кадрах, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности. В Астрал iКЭДО обучение сотрудников происходит на этапе внедрения. Также есть специальный тренажёр и целый видеокурс по пользованию системой.

Многим специалистам кадрового отдела приходилось сталкиваться с необходимостью оформления документов задним числом. Это могло быть связано с экстренными командировками сотрудников, отпусками с разрешения руководителя, или незапланированными сверхурочными работами. Особенностью электронного подписания документов является то, что система фиксирует дату и время, когда работник поставил электронную подпись. Таким образом, при использовании КЭДО изменить дату подписания документа невозможно. Однако это позволяет сотрудникам соблюдать установленные сроки. В Положение о переходе на КЭДО можно включить пункты, устанавливающие, при каких обстоятельствах документ может подписываться на бумаге. Например, когда нет электричества и, следовательно, нет доступа в интернет.

Так или иначе, после перехода на КЭДО дисциплина подписания, как показывает практика, будет налаживаться. Постепенно сотрудники привыкнут к КЭДО и будут подписывать всё в срок.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям.