Электронный кадровый документооборот в организации: программа, внедрение, положение
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:

Поможем перейти на обмен электронными кадровыми документами

Кадровый Электронный Документооборот

Ещё в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была внесена глава касательно дистанционных работников. В ней описывалась процедура взаимодействия работодателя с удалённым персоналом. Сюда входил и обмен документами в цифровом формате без необходимости личной коммуникации.

Развитие электронного документооборота в России, а также необходимость перевода сотрудников на дистанционную работу в период пандемии, подтолкнули к переходу на ЭДО и в кадровом делопроизводстве.

По инициативе Минтруда РФ в 2020-2021 годах был проведён эксперимент по внедрению ЭДО в кадры. Затем в ТК РФ были внесены изменения, позволяющие организациям создать больше возможностей для удалённого трудоустройства соискателей и перейти на электронный документооборот в кадрах.

Проведение пилотного проекта по переходу на кадровый документооборот в электронном виде

Проведение пилотного проекта по переходу на кадровый документооборот в электронном виде

Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Электронный кадровый документооборот позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.

Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Результатом проведения эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Какие изменения произошли

21 ноября вступил в силу Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, позволяющих организациям перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.

Что изменилось:

  • в законодательстве появилось определение КЭДО;
  • утвердили список документов, которые остаются в бумажном виде: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда;
  • появились ограничения по использованию видов электронных подписей для ряда документов;
  • приказ о приёме на работу перестал быть обязательным документом;
  • обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда России.

Организация КЭДО может осуществляться на базе единой цифровой платформы «Работа в России», либо информационной системы работодателя.

Требования по электронному взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений.

Переход на КЭДО не является обязательным — организация вправе самостоятельно определиться в необходимости перехода на электронный кадровый документооборот. Тем не менее Минтруд РФ планирует, что к 2023 году кадровый электронный документооборот станет для компаний обязательным.

Как организовать переход на электронный кадровый документооборот

Организовать электронный документооборот с сотрудниками в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема действий такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
    • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
    • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
    • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.
Кадровый ЭДО от ГК «Астрал»
Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства. Подписание, маршруты согласования, массовое ознакомление, а также онлайн-прием сотрудников в штат с дистанционным выпуском УНЭП и идентификацией через Госуслуги. Индивидуальная демонстрация системы, ответы экспертов о законодательных требованиях и нюансах перехода на КЭДО.

Электронная подпись для кадрового ЭДО

Перед тем как перейти на кадровый электронный документооборот, нужно обзавестись электронной подписью (ЭП). Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:

  • Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
  • Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником.
  • Усиленная квалифицированная.Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Использовать ЭП можно лишь с помощью программ, установленных на ПК сотрудника. Подпись имеет полную юридическую силу.

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Завершить процесс нужно подготовкой нормативной документации. В рамках данного этапа организации нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Следует издать положение об ЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. О том, как разработать положение об ЭДО, мы писали в статье «Положение об электронном документообороте: для чего оно нужно». Не стоит забывать и о регламенте по применению ЭП: если возникнет судебный спор, цифровые материалы без подписи не будут расцениваться в роли доказательной базы.

Какие возможны проблемы при внедрении

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger