Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Автор Свободный автор Астрал

Свободный автор Астрал

29 сентября 2020
202698
Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения
Лайфхак

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения


Что такое авансовый отчёт


Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.


Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.


В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.


Четыре правила оформления


Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:


  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.


  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.


Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.


Заполнение авансового отчёта


Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.


Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения фото №1 Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения фото №2

Подотчётное лицо


Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:


  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.


Подтвердить расходы могут:


  • кассовые и товарные чеки;

  • электронные чеки;

  • товарные накладные;

  • приходные кассовые ордера;

  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).


Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.


Бухгалтер


После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:


  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;

  • сведения о сумме текущего аванса;

  • общая сумма полученных и израсходованных денег;

  • сумма остатка либо перерасхода;

  • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.


  • В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.


  • После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.



    Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.


    Автор Свободный автор Астрал

    Свободный автор Астрал

    29 сентября 2020
    202698
    Узнавайте самые интересные новости первыми
    Комментарии для сайта Cackle
    Предыдущая статья
    Следующая статья
    Следующая статья
    Скачайте программу Астрал Помощник
    для подготовки ПК к работе с электронной подписью
    Никаких скрытых платежей!
    Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
    Зарегистрировать бизнес

    Хотите разобраться
    в сервисах Астрал?

    Подробные инструкции,
    решения проблем
    и ответы на вопросы
    в Базе знаний

    Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
    autohello-finger