Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
29 сентября 2020
164195
Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения
Лайфхак

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения


Что такое авансовый отчёт


Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.


Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.


В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.


Четыре правила оформления


Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:


  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.


  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.


Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.


Заполнение авансового отчёта


Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.


Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения фото №1 Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения фото №2

Подотчётное лицо


Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:


  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.


Подтвердить расходы могут:


  • кассовые и товарные чеки;

  • электронные чеки;

  • товарные накладные;

  • приходные кассовые ордера;

  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).


Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.


Бухгалтер


После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:


  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;

  • сведения о сумме текущего аванса;

  • общая сумма полученных и израсходованных денег;

  • сумма остатка либо перерасхода;

  • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.


  • В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.


  • После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.



    Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.


    164195
    Комментарии для сайта Cackle
    Предыдущая статья
    Следующая статья
    Следующая статья
    Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
    Зарегистрировать бизнес
    Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
    autohello-finger