Фискальный накопитель заблокирован: что делать

В настоящее время все предприниматели и организации, которые продают товары или услуги в РФ, обязательно должны принимать платежи с помощью онлайн-касс и передавать данные о расчётах в налоговую службу. Чтобы сделать это, им необходимо установить в кассу фискальный накопитель, который будет зашифровывать и хранить чеки. Для избежания проблем с налоговой владельцу ККТ нужно следить за состоянием устройства. В нашей статье разберёмся, из-за чего ФН может быть заблокирован и как его заменить на новый.

Как происходит блокировка фискального накопителя

Если контрольно-кассовая техника работает с нарушениями, может произойти блокировка ФН. Это выглядит следующим образом:

• устройство перестаёт формировать фискальный признак, который нужен для формирования чека;
• ККТ не может выдать чековый документ, то есть осуществить продажу товара или услуги;
• данные об операциях также не сохраняются на ФН.

Таким образом, можно сказать, что при блокировке фискального накопителя перестаёт правильно работать и сама касса.

Причины блокировки кассы и фискального накопителя

В ситуации, когда фискальный накопитель заблокирован, онлайн-касса не сможет сформировать чек со всеми необходимыми реквизитами и отправить данные о сделке в ФНС. Поэтому работа на кассе с заблокированным ФН или без него запрещена. У блокировки устройства могут быть разные причины.

Нет связи с ОФД

Согласно закону № 54-ФЗ, онлайн-касса должна беспрерывно передавать сведения о расчётах ОФД, который отправит чеки в ФНС. Однако эта связь может прерваться, если:

• владелец кассы не оплатил услуги ОФД или интернет-провайдера;
• на сервере ОФД произошёл сбой;
• возникли проблемы с подключением кассы к интернету;
• предприниматель приостановил работу магазина и отключил кассу на время простоя.

схема работы ФН с разным сроком действия

Блокировка ККТ через 30 дней

Если ФН не отправляют данные в ФНС через ОФД в течение 30 дней, это может привести к:

• блокировке фискального накопителя: это значит, что он перестанет функционировать, и вы не сможете продолжать регистрацию продаж;
• блокировке кассового аппарата: если ККТ не получает новые данные или не направляет отчёты в налоговую, его работа может быть приостановлена.

схема взаимодействия ККТ, ОФД и ФНС при продаже товара/услуги

Ошибка при регистрации кассы

ФН может заблокироваться ещё до того, как продавец начнёт использовать онлайн-кассу. Чтобы принимать платежи с помощью кассы, технику необходимо зарегистрировать в налоговой. Внимательно проверяйте заявление о регистрации ККТ. Если сотрудники ФНС найдут в документах ошибки, указанное в бумагах устройство будет заблокировано.

Незакрытая смена

Распространённая причина блокировки ФН — кассовая смена, которая продолжается более суток. Продавцу необходимо создать отчёт о закрытии смены не позднее чем через 24 часа после того, как смена была открыта.

Повреждение ФН или кассы

Если ваша ККТ неисправна, обратитесь к поставщику оборудования, чтобы он отремонтировал или заменил устройство.

Истёк срок службы ФН

У каждого устройства есть определённый срок действия, который зависит от модели ФН, системы налогообложения и особенностей бизнеса предпринимателя. Использовать накопитель после того, как закончится срок его работы, невозможно.

Закончилось место в памяти ФН

В памяти современных фискальных накопителей можно сохранить 230–250 тысяч документов. Удалить или перезаписать данные невозможно, поэтому со временем на устройстве закончится свободное место, и ФН станет непригоден для работы.

Как передать данные с заблокированного ФН

Чтобы продолжать принимать платежи от клиентов, нужно заменить заблокированное устройство и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой. Перед заменой необходимо отправить в налоговую службу все чеки, которые хранятся в памяти ФН. Порядок действий продавца зависит от того, истёк ли срок службы накопителя.

Если у накопителя не закончился срок службы

Если налоговая заблокировала устройство, срок действия которого ещё не истёк, предпринимателю потребуется подключить онлайн-кассу к интернету. Когда оно получит доступ к сети, оно отправит чеки ОФД, который передаст их в ФНС. После этого ФН будет разблокирован, и продавец сможет продолжить работу.

Если у накопителя закончился срок службы

Если у заблокированного накопителя истёк срок работы, для отправки чеков в ФНС потребуется специальная программа FN Transfer или FNArc. Скачайте файл с официального сайта налоговой, подключите устройство к своему ПК через USB и запустите программу.

С помощью FNArc вы сможете создать архив со всеми фискальными документами, которые хранятся в памяти ФН, или только с теми, которые не были отправлены в налоговую. Этот файл потребуется прикрепить к заявлению о перерегистрации кассы в Личном кабинете на сайте ФНС.

Как заменить ФН

Главной причиной обязательной замены фискального накопителя является его блокировка. Чтобы заменить устройство самостоятельно, нужно выполнить следующие шаги:

1. Закрыть на онлайн-кассе текущую смену.
2. Отправить все чеки и отчёты в налоговую службу. В случае если ФН заблокирован и срок его службы истёк, установить программу FNArc и сформировать архив с её помощью.
3. Закрыть архив накопителя. Для этого можно использовать интерфейс самой кассы или драйвер для ККТ на вашем компьютере.
4. Извлечь из кассы старый ФН и установить новый.
5. Создать на кассе отчёт об изменении параметров регистрации.
6. Подать в ФНС заявление о перерегистрации онлайн-кассы. Это потребуется сделать в течение суток после замены ФН.

Как разблокировать ФН

Для начала необходимо понять, почему ФН был заблокирован. Если устройство прекратило работу по причине отключения ККТ, в таком случае необходимо просто подключить её к Интернету. После этого все данные об операциях автоматически отправятся в налоговую.

Если же ФН был заблокирован по причине поломки, его нужно починить и также снова подключить к ККТ. Если во время неисправности срок действия накопителя истёк, необходимо приобрести новое устройство, зарегистрировать его и только потом подключить к кассе.

Как избежать блокировки

Для предотвращения блокировки ФН рекомендуется регулярно следить за работой устройства. Вот некоторые рекомендации.

• Периодически проверяйте состояние соединения ККТ с Интернетом.
• Обеспечивайте корректную работу ПО и при необходимости перепрошивать её.
• Следите за обновлениями ФН – например, какие устройства входят в Реестр, с какими ФФД должен взаимодействовать ваш накопитель и т.д.
• Изучайте законодательство (чтобы не получить штрафы).
• Проходите обучение, если впервые работаете с фискальным накопителем и ККТ.

Штрафы за непередачу данных в ОФД

Согласно ст. 14.5 КоАП РФ, при нарушении передачи данных в налоговую через оператора фискальных данных бизнесам выписывается штраф. На должностное лицо накладывается санкция в размере от 1 500 до 3 000 рублей, для компаний – от 5 000 до 10 000 рублей.