Кассовые проверки от ФНС: как налоговая проверяет ККТ

В 2025 году плановые осмотры контрольно-кассовой техники (ККТ) по-прежнему будут запрещены. Однако у ФНС останется множество способов проконтролировать то, как организации и ИП применяют онлайн-кассу, и выявить нарушения закона № 54-ФЗ. Разберёмся в том, какие кассовые проверки сможет провести налоговая в 2025 году.

Зачем ФНС проводит проверки ККТ

Ведомство следит за тем, чтобы предприниматели пробивали чеки с помощью зарегистрированной и исправной онлайн-кассы. Благодаря этому ФНС получает информацию обо всех расчётах продавца и не даёт недобросовестным предпринимателям скрывать данные о доходах и необоснованно занижать сумму налогов к уплате.

У всех участников контрольно-надзорных мероприятий (КНМ) есть свои права и обязанности.

Права и обязанности ФНС

Инспектор во время КНМ имеет право:

• наблюдать за применением ККТ в магазине или жилом помещении, если касса установлена в квартире;
• проводить мониторинг расчётов и следить за полнотой учёта выручки;
• совершать контрольные закупки;
• запрашивать у проверяемой стороны пояснения и документы;
• работать с фискальными данными, которые хранятся в фискальном накопителе (ФН) и в базе оператора фискальных данных (ОФД);
• выносить предписания об устранении выявленных нарушений;
• взаимодействовать с полицией и ФСБ.

При этом инспектор обязан предъявить проверяемому лицу служебное удостоверение и решение о проведении надзорного мероприятия.

1 марта 2025 года вступит в силу закон № 274-ФЗ от 8 августа 2024 года. Благодаря этому у ФНС появятся дополнительные полномочия. Инспекторы смогут:

• снимать онлайн-кассу с учёта, если владелец ККТ не предъявил её во время проверки;
• запрашивать информацию о расчётах между ИП и юрлицами у Национальной системы платёжных карт, которая владеет данными о переводах через СБП;
• передавать сведения о месте установки и времени регистрации ККТ другим контролирующим органам, в частности Роспотребнадзору и Министерству здравоохранения.

Права и обязанности владельца онлайн-кассы

Пользователь контрольно-кассовой машины (ККМ) может присутствовать при проверке своего кассового аппарата и просматривать протоколы и акты, которые инспекторы составляют по итогам надзорного мероприятия. Если предприниматель считает, что налоговики нарушили правила проведения КНМ, он имеет право подать жалобу в вышестоящее управление ФНС или в прокуратуру. При этом необходимо предоставить документальные доказательства.

Налогоплательщик должен предоставлять сотрудникам ФНС доступ к контрольно-кассовой технике и давать им возможность ознакомиться с документами.

Мораторий на проверки ККТ

10 марта 2022 года правительство России опубликовало постановление № 336 и ввело мораторий на проверки бизнеса. Согласно этому решению, ведомства, включая Федеральную налоговую службу, не имеют права проводить плановые контрольно-надзорные мероприятия. По мнению премьер-министра Михаила Мишустина, отказ от таких процедур поможет снизить нагрузку на отечественный бизнес. Позднее запрет на плановые контрольные мероприятия продлили до 2030 года.

В 2025 году инспекторы смогут организовать плановое КНМ только для предприятий, которые отнесены к категориям высокого и чрезвычайно высокого риска, а также для производств II класса опасности и гидротехнических сооружений II класса. Другие компании могут попасть под внеплановое или профилактическое КНМ.

Что проверяет ФНС

Во время кассовых проверок в 2025 году инспекторы обратят внимание на несколько моментов:

• использует ли продавец ККТ (в том числе при приёме платежей через СБП);
• соответствует ли касса требованиям: зарегистрирована ли она в ФНС, есть ли фискальный накопитель;
• выдаёт ли кассир чеки;
• какие реквизиты указаны в чеках, совпадают ли они с теми данными, которые продавец отправил в ФНС;
• заключил ли предприниматель договор с ОФД;
• соблюдает ли компания кассовую дисциплину.

С 1 марта 2025 года налоговики также будут проверять, в какой части торговой точки продавец разместил ККТ. Кроме того, в это время вступят в силу обновлённые правила расчёта с клиентом в общепите и использования онлайн-кассы на рынке. Больше узнать обо всех изменениях можно из другой нашей статьи.

Как подготовиться к проверке кассы

Чтобы проверка ККТ в ИФНС прошла успешно, предпринимателю потребуется:

1. Убедиться в том, что касса зарегистрирована.
2. Проверить срок действия ФН и объём свободного места в его памяти.
3. Уточнить, все ли необходимые реквизиты касса указывает в чеках.
4. Убедиться в том, что чеки поступают в ФНС в корректном виде и без серьёзных задержек.
5. Подготовить документы: договор с ОФД, карточку регистрации ККТ, кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, приказ об установлении лимита кассы.
6. Напомнить сотрудникам правила работы с контрольно-кассовой техникой.

Какие контрольные мероприятия может провести ФНС в 2025 году

В 2025 году ведомство сможет проводить внеплановые КНМ и профилактические мероприятия. Виды проверок ККМ и правила их проведения подробно описаны в письме ФНС № Д-5-20/55@ от 11 апреля 2024 года.

К внеплановым КНМ, согласно письму, относятся документарные и выездные проверки. Ведомство может организовать внеплановое контрольное мероприятие по следующим причинам:

• сработал индикатор риска нарушения обязательных требований;
• на продавца пожаловались граждане;
• инспекторы узнали о нарушении закона № 54-ФЗ от других ведомств;
• сведения о нарушениях опубликовали в СМИ;
• подозрительные данные были получены во время проверок других организаций и ИП.

При этом под внеплановое КНМ не попадут аккредитованные IT-компании и мобилизованные налогоплательщики. Документарные и выездные КНМ можно проводить только по решению руководителя ведомства или его заместителя. Кроме того, инспекторам потребуется согласовать свои действия с прокуратурой.

Очные и дистанционные документарные проверки

Основные правила изучения документов описаны в статье 72 закона № 248-ФЗ. Налоговики могут:

• запросить бумаги, которые компания использует для осуществления своей деятельности;
• запросить результаты прошлых кассовых проверок;
• потребовать от предпринимателя предоставить письменные объяснения, если в документах были найдены ошибки или противоречия;
• передать полученные документы на экспертизу.

Продолжительность процедуры обычно не превышает десяти дней. Проверка обработки кассовых документов может проходить как офлайн, так и онлайн, через Личный кабинет ИП или юрлица на официальном сайте ФНС.

Выездная проверка

Порядок проведения выездной налоговой проверки (ВНП) подробно описан в статье 89 НК РФ. Во время ВНП инспекторы приезжают в офис компании или индивидуального предпринимателя. Если организация зарегистрирована в жилом помещении (в квартире генерального директора или ИП), налоговики имеют право посетить и его.

Во время выездной проверки инспекторы могут:

• запросить документы компании;
• изъять документы и передать их на экспертизу;
• осмотреть помещения, которые налогоплательщик использует для бизнеса;
• допросить сотрудников организации;
• потребовать от предприятия провести инвентаризацию.

Обычно ВНП длится два месяца. Однако ФНС имеет право приостанавливать мероприятие, если инспектору нужно дождаться результатов экспертизы, перевести документы налогоплательщика на русский язык или получить информацию о предпринимателе от иностранных госорганов. Поэтому общий срок ВНП может достигать шести месяцев. Началом контрольного мероприятия считают день, который следует за тем днём, когда было издано решение о проведении ВНП.

Наблюдение за соблюдением требований

Если во время контрольно-надзорного мероприятия налоговики обнаружат, что предприниматель нарушил закон, они выдадут компании предписание об устранении выявленных нарушений. В этом документе будет указан срок, в течение которого организация должна исправить свои ошибки.

ФНС будет наблюдать за деятельностью предприятия, пока оно не исправит указанные в предписании ошибки.

Контрольная закупка

Во время контрольной закупки происходит проверка ведения кассовых операций. Общие правила её проведения даны в статье 67 закона № 248-ФЗ. В письме № Д-5-20/55@ ФНС уточняет, что инспектор имеет право провести контрольную закупку без согласования с прокуратурой, если обнаружит нарушения при выездном обследовании.

Контрольную закупку инспекторы могут провести дистанционно или придя в магазин лично. Мероприятие проходит при участии двух сотрудников налоговой или двух других свидетелей. Если свидетелей нет, инспектор должен снимать свои действия на видеокамеру.

Профилактические мероприятия

Для того чтобы предотвратить нарушения закона № 54-ФЗ и устранить причины, из-за которых кассир может допускать ошибки, налоговая служба каждый год проводит профилактические мероприятия.

В 2025 году ведомство будет устраивать профилактические мероприятия двух основных видов:

1. Профилактический визит (статья 52 закона № 248-ФЗ). Это беседа налоговика с предпринимателем на территории предприятия или по видеосвязи. ФНС может организовать профилактический визит, если инспекторы найдут ошибки, когда будут проводить КНМ без взаимодействия с проверяемым лицом. Также налоговая приходит к начинающим предпринимателям, которые недавно впервые зарегистрировали ККТ.
   
   Налогоплательщика предупреждают о профилактическом визите не позднее чем за пять рабочих дней до мероприятия. Во время визита инспектор напоминает компании о том, какие правила она должна соблюдать при использовании онлайн-кассы.
   
   Кроме того, организация может сама попросить налоговиков о посещении. Для этого нужно отправить в ФНС заявление о проведении профилактического визита. Инспекторы пришлют ответ на заявку в течение десяти рабочих дней и организуют визит, если решат, что это необходимо.
2. Выдача предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований. Если ФНС узнает о том, что компания может умышленно или неумышленно нарушить закон, ведомство направит организации предостережение. В предостережении инспектор указывает, какие именно действия предпринимателя могут привести к проступку. Также ФНС объясняет, как компания может исправить ситуацию. Информация о предостережении доступна в Едином реестре проверок.

Индикаторы риска нарушения в 2025 году

Индикаторы риска нарушения обязательных требований — это признаки того, что компания может нарушать закон № 54-ФЗ. Если деятельность предпринимателя будет соответствовать одному из условий, указанных в перечне индикаторов риска, ФНС имеет право запросить документы компании или провести выездное обследование магазина. Для этого ведомству потребуется согласие прокуратуры.

В 2025 году в перечень индикаторов риска входят следующие условия:

1. У предпринимателя есть зарегистрированная ККТ, которая не отправляла фискальные документы (чеки и отчёты) в ФНС в течение 60 календарных дней.
2. Доля пробитых чеков с признаком «Возврат прихода» составила 30 или более процентов от общего числа чеков с признаком «Приход», которые были сформированы на кассе в течение 30 дней. Это правило не касается ломбардов.
3. Доля чеков коррекции и бланков строгой отчётности (БСО) коррекции составила 30 и более процентов от общего числа чеков и БСО, которые были сформированы на кассе в течение 30 дней.

Под проверку организации кассовой работы могут попасть любые компании и ИП. Налоговики могут устроить проверку кассовой дисциплины даже самозанятым, которые вместо ККТ используют приложение «Мой налог». Чтобы избежать внимания чиновников, самозанятые должны при каждой сделке формировать чек в приложении.

Какие документы выдаст налоговая служба после проверки ККТ

Комплект документов, которые инспектор ФНС выдаст налогоплательщику после КНМ, зависит от вида контрольно-надзорного мероприятия и от его результатов. В части 6 письма ФНС № Д-5-20/55@ указано, что все документы оформляются электронно.

Акт проверки

После любого КНМ предприниматель получает на руки акт проверки. Этот документ выдают и тем компаниям, которые совершили проступок, и тем, которые работали по правилам. Форма акта зависит от типа КНМ: например, после контрольной закупки инспектор заполняет акт контрольной закупки, а не проверки.

В акте указывают дату, время и место проведения КНМ, данные инспекторов и проверяемого лица и реквизиты документа, на основании которого было организовано контрольное мероприятие. Налоговики описывают, какие надзорные действия они совершили во время КНМ и какие нарушения были зафиксированы.

Обычно инспектор заполняет акт и выдаёт его компании сразу после мероприятия. Но после проведения выездной налоговой проверки чиновник может передать предпринимателю только справку о ВНП. Сам акт инспектор составит и направит налогоплательщику в течение двух месяцев после выдачи справки.

Предписание об устранении выявленных нарушений

В 2023 году правительство отменило запрет на вынесение предписаний об устранении нарушений при работе с ККТ. Налоговики снова получили право выдавать предписания при обнаружении ошибок во время контрольных закупок, выездных и документарных проверок.

В документе инспектор перечисляет проступки компании и объясняет, каким образом предприниматель может исправить допущенные ошибки. Также в предписании указывают срок выполнения требований ФНС.

В случае если компания не выполнила требования из предписания, ФНС привлечёт организацию к административной ответственности. Инспектор составит протокол об административном правонарушении и направит его в суд. Предприятие-нарушитель получит копии процессуальных документов вместе с судебной повесткой.

Штрафы за нарушение закона № 54-ФЗ и кассовой дисциплины

Информация о наказании за нарушение правил работы с онлайн-кассой представлена в статье 14.5 КоАП РФ.

Срок давности за нарушение закона № 54-ФЗ составляет один год с момента ошибки. Однако инспекторы могут признать нарушение длящимся, если кассир регулярно совершал ошибки. В этом случае срок давности будет отсчитываться с того дня, когда налоговая обнаружила ошибку.

ФНС не только изучает ККТ и документы предприятия, но и проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины. За нарушение дисциплины предприниматель будет наказан по статье 15.1 КоАП РФ. Срок давности для таких правонарушений составляет два месяца.

Как оспорить результат проверки ККТ

Предприниматель имеет право обжаловать решения ФНС после выездной налоговой проверки. Например, сделать это можно, если:

• налогоплательщик не согласен с выводами проверяющих;
• налоговики нарушили установленные сроки давности;
• инспектор допустил другие ошибки при составлении акта ВНП.

В этих случаях компании потребуется направить в ФНС письменные возражения по акту проверки. Предоставить их нужно в течение месяца с момента получения акта или в течение десяти дней после проведения дополнительного КНМ. Предприниматель должен подробно описать свою проблему и приложить к жалобе документы, которые подтвердят его правоту. Руководитель ИФНС рассматривает возражения в течение десяти дней.

Как уменьшить размер назначенного штрафа

Предприниматель может попытаться уменьшить размер штрафа за нарушения при работе с ККТ. Для этого можно использовать несколько способов:

1. Сослаться на то, что компания совершила ошибку впервые. Согласно статье 4.1.1 КоАП РФ, если организация допустила ошибку в первый раз и правонарушение не повлекло за собой причинение вреда жизни и здоровью людей или имущественный ущерб, то штраф может быть заменён предупреждением.
2. Доказать малозначительность проступка. Штраф также можно заменить на предупреждение, сославшись на статью 2.9 КоАП РФ о малозначительных ошибках. Малозначительным признаётся проступок, который не повлёк серьёзного нарушения правоотношений.
3. Исправить нарушение до того, как его заметит ФНС. Если вы обнаружите ошибку в чеке до того, как это сделает инспектор, исправить её можно самостоятельно. Пробейте кассовый чек коррекции и направьте в его ФНС. Приложите к чеку письмо с объяснением того, почему вы допустили ошибку.

Часто задаваемые вопросы