Как самостоятельно зарегистрировать фискальный накопитель

С необходимостью регистрировать в налоговой фискальный накопитель (ФН) сталкивается каждая компания, сотрудники которой используют онлайн-кассу. Установить ФН и провести его регистрацию можно как с помощью сервисного центра, так и самостоятельно. Предприниматель, который получил квалифицированную электронную подпись, сможет зарегистрировать накопитель даже без посещения налоговой. Уточним, что потребуется для этого.

Когда нужно регистрировать фискальный накопитель

Фискальный накопитель регистрируют в налоговой вместе с онлайн-кассой. Провести регистрацию потребуется после покупки нового кассового аппарата. Помните, что принимать платежи с помощью не зарегистрированной в ФНС кассы запрещено законом.

Кроме того, ФН необходимо регистрировать после его замены. К замене фискального накопителя могут привести несколько причин:

• ФН сломался или был заблокирован;
• в памяти накопителя закончилось свободное место, и устройство не может сохранять новые чеки;
• истёк срок службы ФН;
• изменились данные владельца онлайн-кассы.

При замене фискального накопителя нужно провести не регистрацию, а перерегистрацию онлайн-кассы. Сделать это необходимо в течение суток после установки нового ФН. Пользователи Астрал.ОФД могут зарегистрировать и перерегистрировать кассу напрямую из Личного кабинета сервиса.

Как зарегистрировать фискальный накопитель и кассу: пошаговая инструкция

Подать заявление на регистрацию или перерегистрацию кассы с фискальным накопителем можно, придя в отделение ФНС лично или направив туда своего официального представителя. Также предприниматели имеют возможность зарегистрировать устройство удалённо: на официальном сайте налоговой или через Личный кабинет оператора фискальных данных. Рассмотрим, как зарегистрировать кассу на сайте ФНС.

Шаг 1. Выбрать и установить фискальный накопитель

Выбирая новый фискальный накопитель, обратите внимание на то, включена ли модель устройства в реестр ФН на сайте налоговой. Использовать накопители, которые не вошли в этот список, запрещено законом. Кроме того, при подборе ФН необходимо учитывать срок его службы. Для некоторых групп предпринимателей закон установил ограничения: например, все компании и ИП, которые применяют специальные режимы налогообложения, обязаны установить накопитель со сроком действия 36 месяцев.

Шаг 2. Выпустить электронную подпись

Для дистанционной регистрации владельцу кассы потребуется выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Получить УКЭП на имя индивидуального предпринимателя или руководителя компании можно только в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой.

На компьютер, который вы будете использовать для входа в Личный кабинет ФНС, необходимо установить специальное программное обеспечение для работы с УКЭП. Все нужные данные вам предоставят сотрудники удостоверяющего центра.

Шаг 3. Зарегистрироваться на сайте налоговой

ФНС разработала специальные Личные кабинеты для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В отличие от обычного ЛК налогоплательщика, для входа в эти аккаунты необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Пользователи ЛК юрлица или ИП могут полноценно управлять своим бизнесом в дистанционном режиме: зарегистрировать фискальный накопитель и кассу, подать заявление о создании ООО, отправить в ФНС налоговую и бухгалтерскую отчётность, рассчитать страховые взносы.

Шаг 4. Подать заявление о регистрации кассы

В Личном кабинете на сайте ФНС откройте раздел с информацией о вашей контрольно-кассовой технике. Если вы приобрели новую кассу, заполните заявление о её регистрации. Если вы продолжаете использовать прежнее устройство, но установили в него новый фискальный накопитель, вам потребуется заявление о перерегистрации.

В заявлении необходимо указать адрес установки кассы, её модель и заводской номер, а также название компании-оператора фискальных данных, которая будет передавать данные о расчётах на кассе в ФНС. Если вы будете использовать устройство для продажи подакцизных товаров или лотерейных билетов, для работы в автономном режиме или для приёма платежей на своём сайте, это тоже потребуется отметить в заявлении.

Подпишите документ с помощью УКЭП и отправьте в налоговую. После обработки заявления сотрудники ФНС пришлют вам регистрационный номер ККТ. Он появится в вашем Личном кабинете на сайте налоговой.

Шаг 5. Провести фискализацию кассы

В течение суток после того, как вы получите регистрационный номер ККТ, кассу нужно фискализировать. Введите в устройство параметры подключения к ОФД, адрес установки оборудования, сведения о владельце ККТ, актуальную дату и время. Распечатайте на кассе отчёт о регистрации.

Войдите в свой Личный кабинет на сайте ФНС, откройте заявление о регистрации онлайн-кассы и нажмите на кнопку «Завершить регистрацию». Заполните появившуюся форму: внесите в неё сведения из отчёта о регистрации, который напечатала касса. Подпишите документ с помощью УКЭП и отправьте на проверку.

Шаг 6. Получить карточку регистрации

Если вы правильно ввели все данные, в течение пяти дней после завершения регистрации ФНС пришлёт вам карточку регистрации ККТ. Этот документ подтверждает то, что касса зарегистрирована и её можно использовать. Карточка появится в Личном кабинете на сайте налоговой и будет доступна для печати.

Шаг 7. Оповестить ОФД

Войдите в Личный кабинет на сайте своего оператора фискальных данных и внесите в систему сведения о новой кассе. После того как ОФД получит данные онлайн-кассы, вы можете принимать платежи и пробивать чеки.