Яна Иванова

16 октября 2024

12538

ОФД

Что делать, если онлайн-касса заблокирована

Статус «Касса заблокирована» — одна из насущных проблем для многих предпринимателей и организаций, которые работают в сфере торговли и услуг. Эта мера была введена государством в целях борьбы с налоговыми нарушениями.

Несмотря на необходимость, ограничение работы ККТ часто вызывает недовольство и неудобства у бизнесов. И что же делать, если кассовый аппарат всё-таки был заблокирован?

Чтобы ответить на этот вопрос, в статье мы рассмотрим следующие вопросы.

Что такое онлайн-касса?
Кто должен на ней работать и есть ли случаи, когда можно обойтись без неё?
Касса заблокирована – почему так происходит и что делать?
Есть ли способы избежать таких случаев?
Проводит ли ФНС проверки онлайн-касс и как она это делает?

Что такое онлайн-касса, кто должен её установить и как с ней работать

Согласно № 54-ФЗ, онлайн-касса – это электронное устройство, используемое для регистрации и контроля расчётов при принятии платежей. Оно является важной частью кассового оборудования и применяется для автоматической отправки информации о продажах ОФД и ФНС.

Основная цель обязательной работы с ККТ – помощь государству в контролировании рынка и предотвращении налоговых нарушений.

Кто должен использовать кассовый аппарат и кто может обойтись без него

Установить онлайн-кассу обязаны предприниматели и организации, которые продают товары и предоставляют услуги.

Кто может на законных основаниях работать без ККТ:

продуктовые уличные ярмарки;
газетные и журнальные киоски;
реализация ценных бумаг;
общепиты в образовательных учреждениях;
точки продажи мороженого и безалкогольных напитков в розлив;
пункты приёма стеклотары;
самозанятые;
мастерские (изготовление ключей, ремонт обуви);
услуги по присмотру за детьми;
сдача жилья в аренду;
торговцы бахилами;
фельдшеры;
кредитные организации;
ритуальные услуги и церковные обряды;
органы государственной власти и муниципалитета;
библиотеки;
дома культуры и другие подобные организации.

С полным списком всех бизнесов, которые могут не применять ККТ на законодательном уровне, вы можете ознакомиться в ст.2 № 54-ФЗ.

Взаимодействие продавца, ККТ, ОФД, налоговой и самого покупателя

Ниже представлена наглядная схема полной работы прохождения платежа от продавца до клиента, согласно законодательству.

Как работать с онлайн-кассой

Для начала необходимо установить специальное программное обеспечение на компьютер или кассовую систему.

Затем нужно приобрести лицензию ОФД. На данный момент взаимодействие онлайн-кассы и оператора фискальных данных обязательно. В процессе работы каждая транзакция будет регистрироваться и отправляться в налоговые органы.

Напоминаем, ОФД – это специализированная организация, занимающаяся сбором, хранением и передачей информации о фискальных операциях, проводимых предпринимателями.

В качестве надёжного оператора фискальных данных рекомендуем ГК «Астрал». Подключите онлайн-сервис Астрал.ОФД. Помимо основной функции, сервис обладает такими возможностями, как отслеживание заполняемости фискального накопителя, отправка чеков покупателям по SMS и email, мониторинг работы торговых точек. Также в Личном кабинете сервиса вы сможете проводить аналитику и составлять разного рода отчёты (например, анализ прибыльности торговых точек, сравнение объёмов продаж). А ролевая модель поможет сотрудникам управлять учётными записями и иметь доступ к разным функциям.

Пользователи могут приобрести подписку по разным тарифам, исходя из срока действия ФН:

«ОФД на год» — стандартный формат работы с оператором фискальных данных для тех, кто продаёт подакцизные товары;
«ОФД на 15 месяцев» — отличный вариант для тех, кому годовой подписки недостаточно (например, для сферы услуг);
«ОФД на 36 месяцев» — долгосрочный тариф для крупного бизнеса в разных сферах.

Одним из важных пунктов ведения бизнеса является регистрация контрольно-кассового аппарата и самого ИП или ЮЛ в ФНС. В случае несоблюдения данного требования предприниматели могут столкнуться с административными и финансовыми санкциями. А в некоторых случаях – с блокировкой кассы и расчётного счёта.

Приобрести кассовый аппарат, а также дополнительные устройства и расходные материалы вы можете в нашем интернет-магазине.

Как происходит блокировка кассы

Когда ККТ заблокирована, накопитель прекращает формировать фискальные признаки на каждый чековый документ. То есть можно сказать, что перестаёт функционировать не сам аппарат, а ФН.

Без фискального признака чеки или БСО не сохраняются на накопителе и не могут быть распечатаны. Поэтому при блокировке ФН на кассе не удаётся сформировать новый документ, и продажи становятся невозможными.

Напоминаем, что БСО – это бланк строгой отчётности, который формируется как дубликат чека. Он содержит следующую информацию: ФИО продавца и покупателя, наименование товара или услуги и их стоимость, а также количество, номер, дата оформления БСО и другие характеристики платежа.

По каким причинам касса может быть блокирована

Согласно № 54-ФЗ, если на чеки в ФН в течение 30 календарных дней не поступают подтверждения от ОФД, накопитель перестаёт формировать фискальный признак.

Блокировка ФН происходит спустя 30 дней после получения последнего налогового одобрения на чек. Соответственно, в течение ещё 30 дней касса может печатать платёжные документы в автономном режиме, не передавая данные в ФНС через ОФД.

Почему чеки могут формироваться на кассе без отправления данных ОФД? К основным причинам относятся:

отсутствие доступа в интернет;
некорректная работа онлайн-кассы или ФН (например, устройство выдаёт ошибки);
неполадки с сервисом ОФД (проблемы с приёмом данных от ККТ и возвратом подтверждения).

На устранение проблем с передачей данных законом предусмотрено 30 дней.

Почему ФНС может снять кассу с учёта

Можно выделить 4 ситуации, когда ККТ может быть законно заблокирована:

приостановка деятельности кассы на некоторое время;
кассовое устройство убрали из реестра ФНС;
фискальный накопитель исчерпал срок действия;
ИП или ЮЛ закончили свою предпринимательскую деятельность.

Что делать, если ваша онлайн-касса не работает, разберём ниже.

Временная приостановка работы ККТ

Это может произойти, когда предприниматель временно прекращает использование кассового аппарата (в случае проведения ремонтных работ, обновления ПО, замены самой ККТ и других аналогичных ситуаций). Чтобы предотвратить блокировку ФН, следует регулярно проверять, на все ли фискальные документы поступают подтверждения. Определить это можно по данным из отчёта закрытия смены и состояния текущих платежей.

И в том, и в другом документе есть поле «Количество непереданных ФД». Если все фискальные документы с ККТ были отправлены и от ОФД по каждому из них пришло подтверждение, значение поля будет «0». В противном случае необходимо проверить, когда документы перестали отправляться. Эту информацию можно посмотреть в поле «Дата первого из непереданных ФД».

Сохранённые отчёты находятся в личном кабинете ОФД.

Кассу убрали из реестра ФНС

Прежде чем выбрать ККТ, важно проверить, есть ли она в Реестре ФНС. Для этого необходимо зайти на официальный сайт налоговой в раздел «Реестры».

Затем нужно загрузить документ к себе на ПК или смартфон и посмотреть, есть ли касса, которую вы выбрали для покупки, в списке. Сделать это можно с помощью ИНН изготовителя (указан в паспорте устройства).

Если касса в списке, вы увидите надпись «Экземпляр включён в Реестр ККТ, зарегистрирован в налоговых органах».

Но бывают случаи, когда ККТ исключают из списка разрешённых устройств. В такой ситуации ФНС присылает уведомление о снятии её с учёта. Тогда вы должны в течение 30 календарных дней предоставить фискальный накопитель в налоговую для считывания данных. Нужно показать ФНС возможные доходы с той даты, когда кассу исключили из реестра.

Закончился срок действия фискального накопителя

Чтобы такой ситуации не произошло, важно следить за днём, когда ФН закончит свою работу. Вы не сможете продлить действие накопителя. Его нужно приобретать заново. За месяц до окончания срока действия ФН налоговая должна выслать вам уведомление.

После покупки фискального накопителя необходимо заново зарегистрировать онлайн-кассу.

Прекращение деятельности ИП или юридического лица

Если вы закрыли свой бизнес и больше не ведёте никакую деятельность, ваша онлайн-касса будет аннулирована и, соответственно, заблокирована ФНС.

Что делать, если ФНС заблокировала фискальный накопитель

Возникает вопрос, что делать, если фискальный накопитель уже заблокирован? При такой ситуации в первую очередь необходимо выяснить причины и устранить их. Все данные, которые сохранились в накопителе в течение блокировки, будут автоматически отправлены ОФД.

ФН будет снова введён в работу сразу же после получения подтверждений от оператора фискальных данных. Каких-либо дополнительных действий от пользователя не потребуется, онлайн-касса будет работать в обычном режиме.

Будет ли заблокирован ФН, если касса не используется

Помимо случаев блокировки по указанным причинам, могут возникать и другие ситуации. Например, на кассе пробивается несколько чеков, а потом она отключается на срок более 30-ти дней.

Наступит ли в таком случае блокировка? Варианта два:

Если перед отключением касса сначала отправила все данные ОФД и успешно получила на них подтверждения, блокировки ФН не последует.
Если же касса была отключена до получения подтверждений, то блокировка ФН произойдёт спустя 30 дней с момента получения последнего подтверждения ОФД.

Как приостановить работу ККТ

Если вы по какой-либо причине останавливаете свою деятельность на время, вам нужно отправить всю информацию об операциях в ОФД.

Дождитесь уведомления от ФНС, что она всё получила. Так, налоговая будет в курсе и не посчитает вашу паузу как сокрытие доходов.

Какие штрафы грозят предпринимателю и юридическому лицу

Вся информация о наказании за нарушение правил работы с ККТ дана в ст. 14.5 КоАП РФ.

Пример правонарушения	Сумма штрафа
ИП или ООО не использует ККТ в своей работе	для должностных лиц — от 25% до 50% от одного расчёта (при этом сумма штрафа — от 10 000 рублей); для организаций — от 75% до 100% от одного расчёта (при этом сумма — от 30 000 рублей). При повторном нарушении будет осуществлено приостановление деятельности бизнеса до 90 суток.
Фискальные данные не были переданы в ФНС через ОФД	для должностных лиц — 3 000 рублей; для организаций — 10 000 рублей.
ИП или ООО нарушили правила работы с ККТ	для должностных лиц — от 1 500 до 3 000 рублей; для малого бизнеса — от 2 500 до 3 000 рублей; для других организаций — от 5 000 до 10 000 рублей.
ИП или ООО игнорирует требование ФНС предоставить данные	для должностных лиц – от 1 500 до 3 000 рублей; для организаций – предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Как избежать штрафов при блокировке ФН через 30 дней

Если фискальный накопитель всё же был заблокирован, инспектор имеет право выписать штраф. Однако ИП или ООО могут этого избежать. Единственным способом считается предоставление всех доказательств, что сделано всё возможное для избежания блокировки ФН. Необходимо выполнить следующее:

предоставить в ФНС все сведения, почему возникла ситуация, когда накопитель был заблокирован, и написать объяснительную записку;
приложить все документы, которые указывают, что прямая вина за ошибку лежит не на вас (например, взять справку у сервисного центра, что ККТ была неисправна);
отправить подтверждение, что фискальные данные всё же были отправлены в ФНС или переданы оператору фискальных данных.

Как передать фискальные данные с заблокированного ФН

Бывает ситуация, когда ФН был заблокирован не при тяжком нарушении, а, например, при отключении ККТ более чем на 30 дней. И при этом срок эксплуатации накопителя ещё не истёк. Чтобы данные с накопителя были отправлены, необходимо просто подключить ККТ к интернету. В таком случае ФН автоматически отправить все данные в ФНС (так как хранит всю информацию о проделанных операциях).

Если же в период блокировки срок действия ФН истёк, для этого необходимо выполнить несколько шагов:

установить специальную программу;
подключить фискальный накопитель к ПК;
запустить ПО и архивировать данные из ФН;
передать сформированный файл в ФНС;
перерегистрировать новый ФН в ЛК налоговой.

Подведём итог

Онлайн-касса – это обязательная техника, с помощью которой предприниматели должны регистрировать все операции. При этом существуют продавцы, которым ККТ можно не использовать (согласно ст. 2 Федерального закона № 54).

Снятие кассы с учёта – это вынужденная мера со стороны ФНС. Так налоговая предотвращает нарушения со стороны бизнеса. Блокировка ККТ может произойти в 4 случаях: временная приостановка работы ИП и ЮЛ, выбранное устройство убрали из Реестра ФНС, закончился срок действия фискального накопителя и бизнес закончил своё существование.

Что делать, если касса заблокирована? Когда такое происходит, вам необходимо узнать причину. Если это связано с фискальным накопителем, его необходимо заменить и перерегистрировать кассу. За нарушение правил работы с кассовым аппаратом будет выписан штраф – от 1500 рублей, или блокировка расчётного счёта до 90 дней.