Онлайн-касса заблокирована

Статус «Касса заблокирована» — одна из насущных проблем для многих предпринимателей и организаций, работающих в сфере торговли и услуг. Эта мера была введена государством в целях борьбы с налоговыми нарушениями.

Несмотря на необходимость, ограничение работы ККТ часто вызывает недовольство и неудобства у бизнесов. И что же делать, если кассовый аппарат всё-таки был заблокирован?

Чтобы ответить на этот вопрос, в статье мы рассмотрим:

• Что такое онлайн-касса.
• Кто должен на ней работать и есть ли случаи, когда можно обойтись без неё.
• ККТ блокирована: как и почему так происходит?
• Есть ли способы избежать таких случаев.
• Проводит ли ФНС проверки онлайн-касс в 2023 году.

Что такое онлайн-касса, кто должен её установить и как с ней работать

Согласно № 54-ФЗ, онлайн-касса – это электронное устройство, используемое для регистрации и контроля расчётов при принятии платежей. Оно является важной частью кассового оборудования и применяется для автоматической отправки информации о продажах в ОФД и ФНС.

Кто должен использовать кассовый аппарат, и кто может обойтись без него

Установить онлайн-кассу обязаны предприниматели и организации, осуществляющие следующую деятельность: продажа товаров и предоставление услуг.

Кто может на законных основаниях работать без ККТ:

• Продуктовые уличные ярмарки.
• Газетные и журнальные киоски.
• При реализации ценных бумаг.
• Общепиты в образовательных учреждениях.
• Точки продажи мороженого и безалкогольных напитков в розлив.
• Пункты приёма стеклотары.
• Самозанятые.
• Мастерские (изготовление ключей, ремонт обуви).
• Услуги по присмотру за детьми.
• Сдача жилья в аренду.
• Торговцы бахилами.
• Фельдшеры.
• Кредитные организации.
• Проведение ритуальных и церковных обрядов.
• Органы государственной власти и муниципалитета.
• Библиотеки.
• Дома культуры и другие подобные организации.

Взаимодействие продавца, ККТ, ОФД, налоговой и самого покупателя

Ниже представлена наглядная схема полной работы прохождения платежа от продавца до клиента, согласно законодательству.

Как работать с онлайн-кассой

Для начала необходимо установить специальное программное обеспечение на компьютер или кассовую систему.

Затем необходимо приобрести лицензию ОФД. В 2023 году взаимодействие онлайн-кассы и оператора фискальных данных обязательно. В процессе работы каждая транзакция будет регистрироваться и отправляться в налоговые органы.

Напоминаем, ОФД – это специализированная организация, занимающаяся сбором, хранением и передачей информации о фискальных операциях, проводимых предпринимателями.

Одним из важных пунктов ведения бизнеса является регистрация кассового аппарата и самого ИП или ЮЛ в ФНС. В случае несоблюдения данного требования предприниматели могут столкнуться с административными и финансовыми санкциями. А в некоторых случаях – с блокировкой кассы и расчётного счёта.

Приобрести кассовый аппарат, а также дополнительные устройства и расходные материалы вы можете в нашем интернет-магазине.

Как происходит блокировка ККТ

Когда касса заблокирована, накопитель прекращает формировать фискальные признаки на каждый чековый документ. То есть можно сказать, что перестаёт функционировать не сама ККТ, а ФН.

Без фискального признака чеки или БСО не сохраняются на накопителе и не могут быть распечатаны. Поэтому при блокировке ФН на кассе не удаётся сформировать новый документ, и продажи становятся невозможными.

Напоминаем, что БСО – это бланк строгой отчётности, который формируется как дубликат чека. Он содержит следующую информацию: ФИО продавца и покупателя, наименование товара или услуги и их стоимость, а также количество, номер, дата оформления БСО и другие характеристики платежа.

Почему касса заблокирована

Согласно № 54-ФЗ, если на чеки в ФН в течение 30-ти календарных дней не поступают подтверждения от ОФД, накопитель перестаёт формировать фискальный признак.

Блокировка ФН происходит спустя 30 дней после получения последнего налогового одобрения на чек. Соответственно, в течение ещё 30-ти дней касса может печатать платёжные документы в автономном режиме, не передавая данные в ФНС через ОФД.

Почему чеки могут формироваться на кассе без отправления данных ОФД? К основным причинам относятся:

• Отсутствие доступа в интернет;
• Некорректная работа онлайн-кассы или ФН;
• Неполадки с сервисом ОФД (проблемы с приёмом данных от ККТ и возвратом подтверждения).

Почему ФНС может снять кассу с учёта

Можно выделить 4 ситуации, когда ККТ может быть законно заблокирована:

• Приостановка деятельности кассы на некоторое время.
• Кассовое устройство убрали из реестра ФНС.
• Фискальный накопитель исчерпал срок действия.
• ИП или ЮЛ закончили свою предпринимательскую деятельность.

Что делать, если ваша онлайн-касса не работает, разберём ниже.

Временная приостановка работы ККТ

Это может произойти, когда предприниматель временно прекращает использование кассового аппарата (в случае проведения ремонтных работ, обновления ПО, замены самой ККТ и других аналогичных ситуаций).

Чтобы предотвратить блокировку ФН, следует регулярно проверять, на все ли фискальные документы поступают подтверждения. Определить это можно по данным из отчёта закрытия смены и состояния текущих платежей.

И в том, и в другом документе есть поле «Количество непереданных ФД». Если все фискальные документы с ККТ были отправлены и от ОФД по каждому из них пришло подтверждение, значение поля будет «0». В противном случае необходимо проверить, когда документы перестали отправляться. Эту информацию можно посмотреть в поле «Дата первого из непереданных ФД».

Сохранённые отчёты находятся в личном кабинете ОФД.

Кассу убрали из реестра ФНС

Прежде чем выбрать ККТ, важно проверить, есть ли она в Реестре ФНС. Для этого необходимо зайти на официальный сайт налоговой в раздел «Реестры».

Затем нужно загрузить документ к себе на ПК или смартфон и посмотреть, есть ли касса, которую вы выбрали для покупки, в списке. Сделать это можно с помощью ИНН изготовителя (указан в паспорте устройства).

Если касса входит в него, вы увидите надпись «Экземпляр включён в Реестр ККТ, зарегистрирован в налоговых органах».

Но бывают случаи, когда ККТ исключают из списка разрешённых устройств. В такой ситуации ФНС присылает уведомление о снятии её с учёта. Тогда вы должны в течение 30 календарных дней предоставить фискальный накопитель в налоговую для считывания данных. Нужно показать ФНС возможные доходы с той даты, когда кассу исключили из реестра.

Закончился срок действия фискального накопителя

Чтобы такой ситуации не произошло, важно следить за днём, когда ФН закончит свою работу. Вы не сможете продлить действие накопителя. Его нужно приобретать заново. За месяц до окончания срока действия ФН налоговая должна выслать вам уведомление.

После покупки фискального накопителя необходимо заново зарегистрировать онлайн-кассу.

Прекращение деятельности ИП или юридического лица

Если вы закрыли свой бизнес и больше не ведёте никакую деятельность, ваша онлайн-касса будет аннулирована и, соответственно, заблокирована ФНС.

Фискальный накопитель уже заблокирован

Возникает вопрос, что делать, если фискальный накопитель уже заблокирован? При такой ситуации в первую очередь необходимо выяснить причины и устранить их. Все данные, которые сохранились в накопителе в течение блокировки, будут автоматически отправлены ОФД.

ФН будет снова введён в работу сразу же после получения подтверждений от оператора фискальных данных. Каких-либо дополнительных действий от пользователя не потребуется, онлайн-касса будет работать в обычном режиме.

Будет ли заблокирован ФН, если касса не используется

Помимо случаев блокировки по указанным причинам, могут возникать и другие ситуации. Например, на кассе пробивается несколько чеков, а потом она отключается на срок более 30-ти дней.

Наступит ли в таком случае блокировка? Варианта два:

1. Если перед отключением касса сначала отправила все данные ОФД и успешно получила на них подтверждения, блокировки ФН не последует.
2. Если же касса была отключена до получения подтверждений, то блокировка ФН произойдёт спустя 30 дней с момента получения последнего подтверждения ОФД.

Как приостановить работу ККТ

Если вы по какой-либо причине останавливаете свою деятельность на время, вам нужно отправить всю информацию об операциях в ОФД.

Дождитесь уведомления от ФНС, что она всё получила. Так вы поймёте – налоговая будет в курсе и она не посчитает вашу паузу как сокрытие доходов.

Какие штрафы грозят предпринимателю

Вся информация о наказании за нарушение правил работы с ККТ дана в статье 14.5 КоАП РФ.

1. Неиспользование ККТ – 25-50% от расчёта и не менее 10 000 рублей.
2. Повторное подобное нарушение – приостановление деятельности на срок до 90 суток.
3. Игнорирование требований налогового органа / непредоставления данных – от 1 500 до 3 000 рублей.
4. Применение ККТ, которая работает с ошибками (не передаёт данные в ФНС, неправильно печатает чеки и т.п.) – от 1 500 до 3 000 рублей.
5. Невыдача чека или БСО покупателю – 2 000 рублей.

Подведём итог

Онлайн-касса – это обязательная техника, на которой предприниматели должны регистрировать все операции. При этом существуют типы продавцов, когда ККТ можно не использовать (см. п.п.1 п.1 этой статьи).

Снятие кассы с учёта – это вынужденная мера со стороны ФНС. Так, налоговая предотвращает нарушения со стороны бизнеса. Блокировка ККТ может произойти в 4 случаях: временная приостановка работы ИП и ЮЛ, выбранное устройство убрали из Реестра ФНС, закончился срок действия фискального накопителя и бизнес закончил своё существование.

Что делать, если касса заблокирована? Когда такое происходит, вам необходимо узнать причину. Если это связано с фискальным накопителем, его необходимо заменить и перерегистрировать кассу. За нарушение правил работы с кассовым аппаратом будет выписан штраф – от 1500 рублей, или блокировка расчётного счёта до 90 дней.