Как выбрать онлайн-кассу для оказания услуг

Онлайн-касса для учёта оказания услуг – это специальное ПО, которое предназначено для автоматизации процесса расчётов и фиксации финансовых операций за профессиональные действия предприятия. Она позволяет:

• Вести полный анализ денежных средств.
• Формировать бумажные и электронные чеки.
• Осуществлять контроль за финансовыми операциями в реальном времени.
• Отправлять данные в контролирующие органы (например, в налоговую).

Всё это повышает эффективность бизнеса, упрощает взаимодействие с клиентами и даёт возможность соблюдать все необходимые законодательные требования.

При выборе онлайн-кассы для оказания услуг важно учитывать ряд ключевых факторов, которые помогут обеспечить эффективную работу своего бизнеса. Стоит обращать внимания на обязательные условия (соответствие Федеральному закону № 54) и дополнительные (функциональность, мобильность и т.д.).

В данной статье мы ответим на вопрос, какую кассу выбрать для сферы услуг. А также расскажем о возможностях кассового аппарата и оптимальном использовании этого инструмента.

Кому нужны онлайн-кассы при оказании услуг

Согласно № 54-ФЗ, все индивидуальные предприниматели и юридические лица, которые оказывают услуги или продают товары, обязаны использовать кассу. Владельцам салонов красоты, ресторанам, автосервисам, медицинским учреждениям, туристическим агентствам и многим другим сферам бизнеса ККТ помогают вести учёт финансов и соблюдать законодательные нормы.

Кроме того, применение кассовых аппаратов облегчает процесс оплаты и повышает уровень доверия со стороны клиентов. Потребителям предоставляются чеки в бумажном и электронном формате, что обеспечивает прозрачность финансовых операций.

Кто освобождён от работы с ККТ при оказании услуг

2 статья Федерального закона № 54 посвящена бизнесам, которые могут работать без использования онлайн-касс. К ним относятся:

• Торговые точки на ярмарках и рынках.
• Киоски по продаже газет.
• Места, где продают молоко или квас в розлив.
• Аптеки в сёлах.
• Организации, занимающиеся ритуальными услугами.
• Социальные городские учреждения (Дворцы культуры, библиотеки).
• ИП, работающие на Патентной системе налогообложения.

С полным списком таких предприятий вы можете ознакомиться здесь.

Как работают онлайн-кассы в сфере услуг

В основном весь процесс работы кассовых аппаратов завязан на том, что клиент оплачивает услугу, и онлайн-касса отправляет данные в ФНС и формирует чек. Последовательность работы с самой техникой можно описать следующим образом:

1. Потребитель получает услугу и оплачивает её.
2. Кассир принимает платёж.
3. Сведения об операции отправляются оператору фискальных данных. Он в свою очередь проверяет, все ли данные корректны, и присваивает фискальный признак.
4. ОФД перенаправляет информацию об операции в ФНС.
5. Налоговая также проводит проверку и отправляет результаты оператору.
6. Формируется чек, в котором указывается специальная информация (номер фискального накопителя, фискальный признак и т.д.).

Финальным шагом можно назвать то, что клиент, получивший бумажный документ, может сам проверить корректность чека в ФНС. Для этого ему необходимо воспользоваться услугой на сайте налоговой и внести данные.

Как выбрать онлайн-кассу для сферы услуг

Выбор кассового аппарата для бизнеса из сферы услуг – это ответственный шаг, который влияет на эффективность предприятия и соблюдение финансовых нормативов. Поэтому стоит потратить время на анализ и выбор оптимального варианта для организации. Вы можете оценивать кассу по некоторым критериям: удобство в использовании, стоимость, дополнительные функции, интеграция с другими системами и т.д.

Также вы можете взять за основу тип ККТ – автономная, фискальный регистратор и смарт-терминал, – и провести анализ по названным пунктам. Ниже в таблице мы сделали небольшое сравнение данной техники.

Если вы будете использовать ККТ в помещении, лучше приобрести автономный кассовый аппарат или фискальный регистратор. Такие варианты более удобны в использовании:

• Можно поставить в определённое место в торговой точке.
• Обычно на предприятии есть один ПК, к которому можно подключить кассу.

Если же вы предполагаете использование кассы на выезде (например, клининговая компания или ремонт на дому), лучше приобрести смарт-терминал. За счёт маленького оборудования его легко носить с собой, а функциональность позволит оплачивать услуги по QR-коду.

Что необходимо, чтобы ККТ использовать для оказания услуг

Для начала необходимо приобрести составляющую, которая играет ключевую роль в работе ККТ – это фискальный накопитель. Он содержит в себе всю информацию об операциях и защищает её от утечек. Также ФН позволяет проверить данные, которые отправляются в налоговую. Приобрести его можно на 15 и 36 месяцев. Если ФН уже есть, но срок действия заканчивается, фискальный накопитель нужно заменить.

Затем необходимо оформить договор с оператором фискальных данных. Более подробно об этом вы можете узнать в нашем материале.

Третьим шагом будет считаться работа и настройка основной техники. Сначала необходимо подключиться к специализированному программному обеспечению, которое предоставляет услуги ККТ.

Потом нужно предпринять шаги, чтобы зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС или ОФД. Сделать вы это можете также самостоятельно на официальном сайте ведомства, в территориальном органе ИФНС или с помощью нашего специалиста.

Онлайн-кассы также могут быть интегрированы с другими системами учёта и аналитики. Это позволяет автоматизировать процессы отчётности финансовой деятельности бизнеса.

Возможна ли аренда онлайн-кассы

Да, взять онлайн-кассу в аренду не запрещается. Более того, многие компании предлагают такие услуги с целью снижения затрат на приобретение оборудования и обслуживание кассовых систем. При аренде онлайн-кассы обычно предоставляется готовое решение, которое уже настроено и готово к работе. Также обычно обеспечивается техническая поддержка и обновление программного обеспечения.

В чём плюсы применения аренды ККТ при оказании услуг

• Экономия средств на приобретение ККТ.
• Отсутствие необходимости самому подключать технику.
• Возможность получить дополнительное обучение и поддержку со стороны технического специалиста компании-арендодателя.

Что будет, если онлайн-ККТ при оказании услуг не используется

Если выяснится факт неприменения ККТ при оказании услуг, предпринимателям или компании будет выписан денежный штраф. Согласно ст. 14.5 КоАП, в 2024 году санкции выглядят следующим образом. Должностное лицо должно выплатить от 25% до 50% размера суммы расчёта (но не менее 10 000 рублей). Штраф для юридических лиц выше – от 75% до 100% суммы расчёта. При этом сумма должна равняться не менее 30 000 рублей. Если штрафники снова нарушат закон, деятельность ИП или компании будет приостановлена на срок до 90 дней.