Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ)», юрлица и ИП при расчётах с покупателями должны использовать онлайн-кассу и отправлять сведения о кассовых операциях в налоговую. Отправка информации с касс в налоговую службу осуществляется через операторов фискальных данных (ОФД). Отправлять информацию о расчётах необходимо для контроля доходов организаций.
Как только данные поступают в ФНС, проводится проверка полноты и корректности заполнения документа и ему присваивается определённый статус, который можно посмотреть в личном кабинете сервиса Астрал.ОФД. Чтение статуса и кода ошибки поможет пользователю своевременно обнаружить недочёты до специалистов налоговой и скорректировать чеки, чтобы избежать штрафных санкций. В статье подробнее расскажем о статусах и распространённых ошибках фискальных документов.
Как происходит приём чека в ФНС
Онлайн-касса постоянно формирует чеки и различные отчёты (об открытии и закрытии смены, перерегистрации ККТ) – такие документы называют фискальными (ФД). Они хранятся на специальном устройстве – фискальном накопителе, который шифрует и передаёт информацию о произведённых операциях на кассе в ОФД.
Оператор фискальных данных (ОФД) представляет собой компанию, которая ежедневно и непрерывно передаёт данные от пользователей ККТ в ФНС, обеспечивая конфиденциальность и защиту передаваемой информации. У таких компаний имеется разрешение от налоговой службы на обработку фискальных данных.
Подробнее о том, как заключить договор с АО «Калуга Астрал», преимуществах сервиса и о тарифах – рассказали здесь.
При получении фискального документа от ОФД налоговая служба проводит форматно-логический контроль (ФЛК) на соответствие чека всем требованиям, предъявляемым к реквизитам фискального документа:
- наличие обязательных реквизитов;
- соответствие значения реквизита ожидаемому типу данных;
- ограничения или присутствие лишних тегов.
Передача фискальных данных в режиме реального времени позволяет налоговой контролировать работу организаций и выявлять нарушения. По результатам ФЛК фискальному документу присваивается статус (тип обработки).
Как узнать статус чека в ФНС
Сервисы операторов отслеживают корректность и правильность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений. Узнать, все ли чеки были приняты к учёту в ФНС, можно в личном кабинете сервиса ОФД. Это помогает своевременно обнаружить ошибки, скорректировать чеки и избежать дополнительных проверок со стороны налоговой службы. О важности статусов фискальных документов, как исправить ошибки и избежать штрафа – рассказали в нашей статье.
Статусы фискальных документов могут быть следующие:
Статусы об отказе и карантине могут стать причиной дополнительных проверок со стороны налоговой, во время которых могут быть выявлены более серьёзные нарушения. Контролировать статусы фискальных документов можно в Личном кабинете Астрал.ОФД. Инструкцию, как зарегистрироваться и войти в него, оставили здесь.
Рассмотрим статусы ФД на примере ЛК Астрал.ОФД:
Принят. Документы приняты и ошибок не выявлено.
Принят с предупреждением. Документ принят, но найдены некритичные ошибки, которые нужно исправить.
Отказ в приёме. Чек поступил с критичными ошибками и не может быть проверен на сайте ФНС, требуются исправления.Такой документ не принимается к учёту в ФНС.
Принят в мягкий карантин. ОФД АО «Калуга Астрал» передал ваш чек в ФНС, но проверка на сайте ФНС невозможна из-за незавершённых регистрационных действий. Такой документ не принимается к учёту в ФНС.
Принят в жёсткий карантин. ОФД АО «Калуга Астрал» передал ваш чек в налоговую службу, но проверка на сайте ФНС невозможна из-за незавершённых регистрационных действий или ошибок ФЛК. Такой документ не принимается к учёту.
Нет ответа от ФНС. Фискальный документ передан в ФНС, ожидаем результат обработки.
Коды ошибок ФЛК ФД и их расшифровка
В процессе форматно-логического контроля при обработке ФД могут быть выявлены ошибки. Они влияют на выполнение положений законодательства в области использования ККТ. Если их не исправить, юрлицо или ИП могут оштрафовать. Согласно 14.5 КоАП РФ, взыскание составит от 3 тысяч до 40 тысяч руб. При повторных правонарушениях деятельность организации могут приостановить. Для исправления ошибок нужно знать их расшифровку. Таких кодов ФЛК много, мы перечислим только их часть.
| Код ошибки | Расшифровка |
|---|---|
| 321 | Нарушен формат необязательного поля |
| 322 | Значение необязательно го тега вне разрешённого диапазона |
| 400 | Недопустимые параметры запроса |
| 405 | ККТ без передачи ФД в адрес ОФД/Регистрация ККТ не завершена |
| 409 | Параметры запроса не соответствуют ФД |
| 417 | Длина бинарного представления не соответствует требованиям |
| 419 | Нечитаемое бинарное представление |
| 420 | Отсутствует обязательный тег |
| 421 | Нарушен формат обязательного тега |
| 422 | Значение вне разрешённого диапазона |
| 423 | Присутствуют незадекларированные теги |
| 424 | Тег имеет недопустимые повторения |
| 504 | Неправильная дата и время формирования ФД |
| 505 | Неправильно заполнены теги НДС |
| 506 | Суммарное значение НДС превышает разрешённое |
| 507 | Сумма по способам оплаты не соответствует общей сумме чека |
| 508 | Общая сумма товара указана неправильно |
| 509 | Сумма товара указана неправильно |
| 510 | Признак агента по предмету расчёта требует присутствия ИНН поставщика |
| 512 | Неправильно указана сумма кредита |
| 513 | Нарушение логики кредитных расчётов |
| 514 | Нарушение логики кредитных расчётов |
| 515 | Нарушение логики кредитных расчётов |
| 516 | Нарушение логики кредитных расчётов |
| 517 | Нарушение логики кредитных расчётов |
| 518 | Нарушение логики зачёта предоплаты |
| 519 | Неверная корректируемая дата |
| 520 | Неправильно указано значение признака шифрования |
| 521 | Неправильно заполнена сумма налога по ставке 20% в предмете расчёта |
| 522 | Неправильно заполнена сумма налога по ставке 10% в предмете расчёта |
| 523 | Неправильно заполнена сумма налога по расчётной ставке 20/120 в предмете расчёта |
| 524 | Неправильно заполнена сумма налога по расчётной ставке 10/110 в предмете расчёта |
| 525 | Неправильно заполнена сумма налога по ставке 0% в предмете расчёта |
| 526 | Неправильно заполнена сумма налога в предмете расчёта с товаром, не облагающимся НДС |
| 527 | Сумма НДС в чеке отличается от суммы НДС в предметах расчёта по ставке 20% |
| 528 | Сумма НДС в чеке отличается от суммы НДС в предметах расчёта по ставке 10% |
| 529 | Сумма НДС в чеке отличается от суммы НДС в предметах расчёта по расчётной ставке 20/120 |
| 530 | Сумма НДС в чеке отличается от суммы НДС в предметах расчёта по расчётной ставке 10/110 |
| 531 | Сумма НДС в чеке отличается от суммы НДС в предметах расчёта по ставке 0% |
| 532 | Сумма расчёта по чеку без НДС отличается от суммы НДС в предметах расчёта по ставке "Без НДС" |
| 533 | Неправильно указано количество предмета расчёта |
| 534 | Аванс по чеку больше суммы в предметах расчёта |
| 535 | Не указан телефон или электронный адрес покупателя |
| 536 | Указанный ИНН имеет нарушения |
| 537 | Указанный ИНН имеет нарушения |
| 538 | Указанный ИНН имеет нарушения |
| 539 | Указанный ИНН имеет нарушения |
| 540 | Указанный ИНН имеет нарушения |
Вся информация по кодам ФЛК представлена в Протоколах обмена между ОФД и ФНС, который можно скачать по ссылке.
Что делать с ФД, которые попали в карантин
Часто в карантин попадают фискальные документы по причине незавершённых регистрационных действий. Это может быть первичная постановка ККТ на учёт или её перерегистрация. Важно завершать такие действия, т.к. это влияет на передачу ФД в ФНС. Прочитать подробнее, как правильно зарегистрировать кассу в ФНС можно в нашей статье.
После исправления причин, из-за которых фискальные документы попали в мягкий/жёсткий карантин, чеки изменят статусы на актуальные.
Важнее карантинного статуса является «Отказ в приёме» чеков. Этот вариант статуса возникает, если при регистрации ввели неверные данные самой кассы или фискального накопителя (например, не указан или указан неверно номер нового фискального накопителя при его замене). ККТ могут заблокировать по истечении 30 дней после первого непринятого чека.
Поэтому необходимо проверять статусы ФД в Личном кабинете сервиса или следить за параметрами на отчётах о закрытии и открытии смены. Для исправления ситуации нужно сверить и изменить регистрационные данные кассового аппарата в Личном Кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. И в случае несоответствия перерегистрировать данную кассу путём подачи заявления в налоговую.
