Отвечаем на требования ФНС

Налоговая часто требует предоставить пояснения по декларациям или подтверждающие документы. Если неправильно ответить на требование ФНС, не ответить на него или нарушить срок отправки ответа, налоговая может назначить штраф или заблокировать расчётный счёт. Чтобы этого не произошло, разберёмся, как ответить на требование ФНС.

Как правильно ответить на требование ФНС

На требование о предоставлении пояснений необходимо ответить письменно. Кроме того, нужно зафиксировать, что ответ передан в налоговую, квитанцией оператора электронного документооборота или подписью и штампом инспектора. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы, но это необязательно.

Если требование поступило во время камеральной проверки декларации по НДС, то пояснения передаются в электронном виде по утверждённому ФНС формату. В других случаях пояснения можно составить в свободной форме и передать в инспекцию лично, по почте или электронно. Это относится и к требованию налоговой представить документы.

В ответ на требование налоговой о предоставлении документов обычно подаются копии документов, заверенные налогоплательщиком.

На каждой копии должно быть написано «копия верна», дата, должность, подпись и расшифровка подписи того, у кого есть право заверять документы. Документы ИП может заверять сам предприниматель, ООО — руководитель фирмы. Они могут передавать своё право подписи по доверенности.

Документы надо передавать по описи, чтобы подтвердить, что налогоплательщик выполнил своё обязательство. При личной передаче документов в налоговую в описи должен расписаться сотрудник инспекции.При отправке почтой опись подписывает оператор почтовой связи. При передаче в электронном виде по ТКС оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.

Через ЭДО можно отправить электронные документы — те, что изначально были в электронном виде и подписаны электронной подписью, или сканы бумажных документов, заверенные ЭП.

Как ответить на требование ФНС, если налоговая нарушила сроки

ИФНС вправе направлять требования в рамках камеральной проверки в течение 3 месяцев со дня, когда компания или ИП представит декларацию или расчёт. Исключение — когда требование направили в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля.

Провести дополнительные мероприятия вправе руководитель налоговой инспекции в ходе проверки. Это возможно, например, если нужны ещё какие-то доказательства нарушения налогового законодательства. Тогда могут запросить дополнительные документы за пределами трёхмесячного срока.

Декларацию по НДС налоговики проверяют в течение 2 месяцев, но этот срок могут продлить до 3 месяцев — также по решению руководителя инспекции.

Если ИФНС пропустила срок, выставлять требование она не вправе. Но иногда налоговая всё же хочет задать вопрос об интересующем её периоде, поэтому может идти на различные уловки. Например, в заголовке указать налоговый период, по которому недавно была камералка, а в тексте требования — интересующий её период, по которому срок отправки требований уже пропущен.

В таких случаях не надо поддаваться на провокацию. В ответе на требование следует указывать только тот период, по которому проводится проверка.

Также следует помнить, что во время камеральной проверки налоговики не вправе требовать документы, за исключением счетов-фактур при камеральной проверке декларации по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому документы к ответу на требование о предоставлении пояснений прикладывать не нужно — достаточно просто письменно ответить на вопрос.

Как ответить на требование ФНС, если в нём указаны странные суммы

Налоговая инспекция должна запрашивать пояснения только при выявлении ошибок и несоответствий. Обычно из текста требования хорошо понятно, что именно случилось и почему запрашивают пояснения. Но бывает и по-другому: например, в требовании могут указать на расхождение между декларацией и поступлениями на расчётный счёт, но не написать, в какую сторону — в большую или меньшую.

В таком случае сначала налогоплательщик должен проверить свою декларацию и документы, на основании которых она заполнялась. На УСН это книга учёта доходов и расходов и банковская выписка — та, что выдал банк, а не автоматически загруженная в программу учёта.

Чтобы исправить ошибку, можно подать уточнённую декларацию. Если сумма завышена, уточнёнку подавать необязательно, достаточно просто ответить на требование.

Если сумма занижена, необходимо обязательно сдать уточнённую декларацию. Кроме этого, придётся заплатить штраф и пени. 1

Как ответить на требование, если ИФНС запрашивает личные документы

Требование могут прислать в рамках проверки контрагента — это так называемая встречная налоговая проверка, встречка. По встречке просят документы, которые подтверждают сделки с каким-то одним контрагентом.

Срок представления документов по встречной проверке — 5 рабочих дней. К требованию о представлении документов во время встречной проверки прикладывается копия поручения той налоговой, что проверяет контрагента. Запросить могут договоры, счета, акты выполненных работ, акты сверок, оборотно-сальдовые ведомости и другие документы.

Бывают ситуации, когда индивидуальный предприниматель покупает что-то у своего контрагента в личных целях, не связанных с деятельностью ИП. В этом случае никакие первичные документы не оформляются. При этом налоговики могут увидеть по ИНН, что заключена какая-то сделка с контрагентом.

Требовать у ИП могут только те документы, что служат основанием или подтверждением начисления или уплаты налогов и сборов, а также основанием для подтверждения расходов. Но если сделка личная, то составлять и хранить документы по ней необязательно.

В таком случае в ответе на требовании ФНС можно написать, что заказ у контрагента сделан в личных целях, к предпринимательской деятельности он отношения не имеет, поэтому акт приёмки-сдачи работ не оформлялся.

Как ответить на требование ФНС, если в нём нет требования

Налоговая инспекция может писать письма: рассылать информационные сообщения, напоминать о сроках уплаты налогов, пояснять своё мнение. Это справочная информация для налогоплательщика. На такие письма отвечать не надо. Но иногда вместо писем налоговая предпочитает присылать требования: например, напоминает, что не нужно сдавать нулевой отчёт. В ответ на такое требование тоже нужно отправить квитанцию о приёмке и написать какой-либо ответ. Например, сообщить, что нулевой отчёт по указанной форме налогоплательщик больше сдавать не будет.

Что будет, если не ответить на требование налоговой

Если не ответить на требование о представлении документов или затянуть с ответом, налогоплательщика оштрафуют:

• на 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• на 400 рублей за каждый документ, если в течение 12 месяцев уже было такое же нарушение (п. 4 ст. 114 НК РФ)
• на 300–500 рублей — должностное лицо организации (по решению суда).

За непредставление пояснений и информации организацию и ИП могут оштрафовать по ст. 129.1 НК РФ — на 5 000 рублей. За повторное нарушение в течение календарного года штраф вырастет до 20 000 рублей.

За отказ передать документы или пояснения по контрагенту или за опоздание с их передачей штрафуют по п. 2 ст. 126 НК РФ на 10 000 рублей.

Кроме того, за отсутствие ответа на требование налоговики могут приостановить операции по счетам.

Как бухгалтеру облегчить работу с требованиями в сервисе «1С-Отчётность»

Несколько полезных советов, как потратить минимум времени на обработку требований налоговой и не нарваться на штраф:

• Проверяйте отчётность перед отправкой. Так ваши шансы получить требования о пояснениях уменьшатся в разы.

В сервисе «1С-Отчётность» можно провести автоматическую проверку на контрольные соотношения форм налоговой отчётности и корректность заполнения всех полей.

• Позаботьтесь о получении всех требований. Пропустите требование (не важно, по какой причине) — налоговая оштрафует.

В сервисе «1С-Отчётность» можно настроить уведомления так, что вы точно не пропустите ни одно требование — ак только требование от ФНС поступает оператору ЭДО, автоматически формируется уведомление для налогоплательщика и отправляется на его почту и телефон. В сервисе реализован новый порядок работы с требованиями: теперь при работе в сервисе или в учётной системе будет появляться окно, в котором отображается список требований, на которые нужно отреагировать.

• Соблюдайте сроки отправки квитанций и ответов на требования. За просрочку возможен не только штраф, но и блокировка счёта.

В сервисе «1С-Отчётность» в списке требований теперь отображаются сроки по требованиям. После подтверждения требования сервис показывает, сколько дней осталось на отправку ответа — документов, пояснений и т.д. Если требование не подтверждено, в сервисе отображается, сколько времени осталось на подтверждение. Для просроченных требований указывается срок просрочки.

• Отвечайте на требования по формам и форматам налоговой. Если отправите электронный ответ в неформализованном виде, налоговая его не засчитает.

В сервисе «1С-Отчётность» реализована отправка ответов на требование по формам и форматам, установленным ФНС. При подготовке ответа можно выбрать из списка вид декларации, по которой нужно дать пояснения, выбрать саму декларацию, и тогда откроется форма с разделами, в которые необходимо вписать пояснения.

• Отправляйте требуемые документы по правилам ИФНС. Если сканы или электронные документы не соответствуют установленным параметрам, налоговая их не примет. Если передадите не все запрошенные документы — будет штраф.

  В сервисе «1С-Отчётность» также реализован формализованный ответ на требование о предоставлении документов. Выбирать документы можно из различных реестров или загружать с устройства.