Путевой лист для спецтехники

Путевой лист для спецтехники является неотъемлемым инструментом в деятельности транспортных организаций, занимающихся перевозками. Он представляет собой документ, содержащий информацию о маршруте и времени поездки. Также в нем указываются другие необходимые данные, которые позволяют эффективно осуществлять работу на специализированном автомобиле.

В данном тексте мы рассмотрим, как оформляется, хранится и используется путевой лист для спецтехники, а также чем он отличается от других ПЛ.

В 2025 году у перевозчиков есть возможность использовать электронный путевой лист. Формат и порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. ЭПЛ является формализованным документом, поэтому имеет четко заданную структуру в формате XML, которая остается неизменной для любого вида транспорта. Обмен ЭПЛ возможен только через операторов электронного документооборота с применением квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи. При этом все сведения, содержащиеся в ЭПЛ, передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Электронный путевой лист состоит из шести титулов (файлов обмена), из которых четыре являются обязательными:

Еще два титула являются опциональными и заполняются по необходимости:

В настоящее время единая утвержденная форма существует только для электронного путевого листа. Если вы оформляете документ на бумаге, доступно два варианта:

При разработке собственной формы важно учитывать требования, которые законодательство предъявляет к содержанию путевых листов, в частности:

Всего выделяют 5 видов ПЛ: универсальный вариант, для трактора, строительной техники, автокрана и специального автомобиля. Давайте разберем каждый по отдельности.

Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.)

Бланк № 3 спец. содержит информацию о маршруте специализированной техники, а также основные сведения о машине и ее водителе. Он состоит из следующих разделов:

• Общие сведения – название организации-владельца техники, контактная информация, дата составления документа.
• Маршрут – выезд и заезд в гараж, показатели спидометра, затраченное время по графику.
• Сведения о технике – марка и модель машины, государственный регистрационный знак, технические характеристики (габариты, масса, трата ГСМ и т. д.).
• Данные о водителе – ФИО, водительское удостоверение, информация о медицинской книжке, номер контактного телефона.
• Дополнительные указания – специальные требования и условия, которые должны быть соблюдены при эксплуатации и движении техники (например, ограничения скорости, особые правила поведения на дороге и т. д.).
• Подписи – водителя, диспетчера, механика и сотрудника, кто принял автотранспорт.

Бланк № 3 спец. можно использовать для оформления разрешительных документов на перевозку техники, а также для контроля движения и безопасности на дорогах.

Путевой лист для трактора

В 2025 году для водителей трактора нет унифицированного образца путевого листа. Однако можно взять за основу бланк 412-АПК. Хоть он и был отменен, использовать его не запрещается. Главное — обеспечить соответствие нормативно-правовым актам и законам, а именно:

• Приказу Минтранса № 390 (что именно должно быть указано в путевых листах).
• Закону № 402-ФЗ (правильность ведения и заполнения бухгалтерских документов и отчетности).
• ФСБУ 27/2021 (стандарты заполнения документов в бухучете).

В путевом листе для трактора указываются основные сведения о работе (марка машины, задание водителю, состояние оборудования и т.д.). Он заполняется бригадиром компании и отдается трактористу на подпись. Водитель обязан в течение 24 часов дозаполнить бланк и передать его обратно.

Путевой лист помогает следить за эффективностью работы тракториста, контролировать пройденное расстояние, использование топлива и другие показатели.

Он может быть полезен как для внутренней организации хозяйства или предприятия, так и для взаимодействия с заказчиками и контролирующими органами.

Путевой лист для строительной техники

Такой ПЛ является документом, используемым для учета и контроля работы техники на строительных объектах. Он содержит информацию о работе машины и времени сотрудника, который на ней выполнял задачи.

Обычно в таких случаях используются две формы – ЭСМ-2 и ЭСМ-3 (рапорт о работе строительной техники).

Путевой лист для автокрана

Он отражает информацию о работе и использовании автокрана на строительном объекте. Такой путевой лист является важным инструментом учета и контроля работы данного вида строительной техники.

Особенности заполнения: обычно используются уже названные формы – ЭСМ-2 или № 3-спец, однако добавляется важная деталь. Владелец автокрана вносит свои данные красным цветом прямо на заполненном бланке. Он указывает информацию о правилах безопасности поверх основного текста.

В путевых листах спецтранспорта должны быть включены следующие реквизиты:

Полный список необходимых пунктов можно увидеть в Приказе Минтранса № 390.

При оформлении важно корректно заполнять реквизиты, использовать обе стороны формы (лицевая и обратная) и не забывать про подписи.

Лицевая сторона

В путевых листах специальной техники необходимо заполнить каждый пункт. Шапка состоит из основных данных – название организации, ОКПО и ОКУД, марка автомобиля, данные о водителе.

Затем нужно перейти на основной раздел путевого листа – информация о приезде/заезде обратно, выполненных часов в рейсе, показания одометра и т.д.

Рядом вставлена таблица с данными о топливе. В ней нужно указать марку и код топлива, его количество при выезде и по возвращении, а также коэффициент изменения нормы. Также в таблице пишется время работы двигателя и специального оборудования.

Оборотная сторона

На другой стороне путевого листа заполняются сведения о выполненной работе.

Зеленым выделены пункты, которые заполняются бухгалтером для расчета оплаты водителя. После заполнения сотрудник отдела расписывается – путевой лист готов.

Талоны для заказчиков

Главная функция отрывного талона – вычисление стоимости выполненных услуг. Он нужен для выставления счета компании-заказчику. Талон заполняется владельцем спецтехники (это может быть ЮЛ или ИП).

Все ПЛ заносятся в журнал учета движения путевых листов. В 2025 году сотрудники могут вести его как в бумажном, так и в электронном виде.

Срок хранения путевых листов, независимо от их формата, составляет 5 лет.

Отсутствие путевого листа спецтехники или неверное заполнение, как в случае с любым другим ПЛ, грозит административной ответственностью участникам перевозки (ст. 12.3, 12.31.1, 23.3 и 23.36 КоАП РФ).

Например, за отсутствие путевого листа водитель получит предупреждение или штраф 500 рублей. За отсутствие в путевом листе данных о медицинском или техническом осмотре по ст. 12.31.1 КоАП РФ штрафы будут следующими: