Электронная транспортная накладная в ЭДО – для кого ЭТрН обязательна
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Электронные транспортные накладные в ЭДО

Обмен электронными транспортными накладными в системе ЭДО


Стоимость подключения

Цены на электронный документооборот

Обмен электронными транспортными накладными с 2023 года вышел на новый уровень. Цифровизация документооборота в транспортной отрасли теперь подкреплена нормативно-правовыми актами и регулируется законом. Часть законов и поправок были внесены ещё в 2022 году, но последние существенные изменения датируются уже 2023 годом. Многие документы получили утверждённые цифровые форматы и могут использоваться без дублирования на бумаге.

В статье рассказываем, что представляет собой электронная транспортная накладная, когда станет обязательным её применение и как правильно с ней работать.

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — это электронный перевозочный документ (ЭПД), предназначенный для оформления перевозки грузов. Он подтверждает наличие договора на транспортные услуги, а также расходы на организацию логистических процессов.

Основные разделы ЭТрН содержат следующие сведения:

  • об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
  • о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
  • о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).

В случае каких-либо изменений (стоимость перевозки, адрес доставки) в электронной транспортной накладной формируются дополнительные титулы.

Изменения в законодательстве о перевозочных документах ЭТрН

В 2020 году по инициативе Минтранса в рамках пилотного проекта был проведён эксперимент по использованию электронных транспортных накладных, закон по результатам эксперимента утвердил новые правила автомобильных грузоперевозок (Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200). Это позволило закрепить возможность применения электронных перевозочных документов наряду с их бумажными аналогами на нормативном уровне.

Также Минтранс запустил государственную информационную систему ГИС ЭПД. В перечень её функций входит хранение ЭПД и содержащихся в них сведений, а также представление их органам государственной власти РФ.

Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@, вступившим в силу 11 января 2022 года, был утверждён формат ЭТрН ФНС в виде XML-файла. Затем Минтранс разработал правила, регламентирующие обмен перевозочными документами между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД. Эти правила закреплены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931, которое вступило в силу 1 сентября того же года.

ЭДО между участниками перевозки реализуется через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), получивших специальное разрешение Минтранса. Задача оператора — направлять сведения, содержащиеся в ЭПД, прямо в ГИС ЭПД. Взаимодействие между участником перевозки, оператором и ГИС ЭПД организовано следующим образом.

Участник перевозки вносит данные со своей стороны, подписывает соответствующий титул и направляет документ контрагентам через оператора ИС ЭПД.

Оператор проверяет:

  • соответствие установленному XML-формату;
  • уникальность идентификатора;
  • подлинность и срок действия сертификата электронной подписи, которая использовалась для заверения документа.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, и тот, в свою очередь, формирует и отправляет новый бланк. Если ошибок нет, то оператор ИС ЭПД передаёт документ в систему, после чего отслеживает его статус.


Электронные перевозочные документы — легко!

Сервис обмена между участниками грузоперевозок

ЭПД


Кто обязан применять электронную транспортную накладную

Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.

Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.

На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:

  • организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой;
  • грузоотправители и грузополучатели;
  • компании, применяющие ЭДО в своей деятельности.

Когда не нужно оформлять ЭТрН

В некоторых случаях нет нужды оформлять ЭТрН. Например, если:

  • продавец осуществляет доставку товара без участия грузоперевозчика (стоимость доставки должна быть включена в конечную стоимость товара и прописана в договоре, а грузополучатель должен получить товар в собственность на собственном складе);
  • грузополучатель забирает товар со склада продавца и осуществляет перевозку на собственном транспорте.

Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 файлов обмена (титулов):

  • четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
  • два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;
  • два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства.

В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.

Этап Номер титула Кто подписывает Какие сведения включает
Обязательные титулы транспортной накладной
Погрузка 1 Грузоотправитель О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах
2 Перевозчик О состоянии груза на его приёме к перевозке
Выгрузка 3 Грузополучатель О приёме товара от перевозчика, состоянии груза
4 Перевозчик О сдаче груза получателю
Опциональные титулы транспортной накладной
Фиксация стоимости 5 Перевозчик О финальной стоимости перевозки
6 Грузоотправитель
Дополнительные титулы
7 Перевозчик Об изменении грузополучателя либо его адреса
8 Перевозчик О смене водителя или транспортного средства

Важно отметить, что все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании, участвующей в перевозке.

То, какие титулы нужно заполнять в ЭТрН, зависит от сценария грузоперевозки. Эти сценарии разработаны Минтрансом и протестированы с помощью ведущих операторов ЭДО.

«Калуга Астрал» — оператор ЭДО, который прошёл все сценарии тестирования, утверждённые Минтрансом. Сценарии включали в себя оформление ЭПД на разные типы грузов (например, опасные грузы) и изменения, возникающие в процессе грузоперевозки (частичная приёмка, оформление переадресовки и другие).

Подробно о сценариях грузоперевозок и о том, какие титулы ЭТрН следует заполнять, мы рассказали в статье «Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки».

Что нужно для работы с ЭТрН

Чтобы перевести в цифру транспортную накладную, электронный документооборот следует организовать в таком порядке:

  • Оформить выпуск УКЭП на сотрудников, принимающих участие в приёмке и отгрузке (например, кладовщики или экспедиторы). Водителям можно использовать простую подпись или УНЭП, если представитель перевозчика дополнительно заверит накладную УКЭП.
  • Подключиться к системе обмена ЭПД. Для этого нужно заключить договор с оператором, вошедшим в реестр Минтранса и имеющим все полномочия для взаимодействия с ГИС ЭПД.
  • Заключить с контрагентами соглашение об обмене электронными документами. Сначала между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, затем — между водителем и перевозчиком.
  • Обеспечить наличие необходимой техники и ПО, например, компьютеров с доступом к системе ЭДО для тех, кто работает на складе.

Что делать водителю при проверке ЭТрН на дороге

В процессе перевозки груза водителя может остановить инспектор ГИБДД и проверить документы — как личные, так и грузосопроводительные. С 1 сентября 2022 года инспекторы могут проверять ЭПД.

Вместо бумажного документа водитель предъявляет на своём телефоне QR-код, в котором зашифрованы сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузки, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе. Инспектор ДПС считывает этот код с помощью служебного планшета.

Получить QR-код водитель может в телеграм-боте «Калуга Астрал».

Как это сделать:

  • Авторизоваться в Telegram bot.
  • В меню необходимо выбрать команду /get_documents — получить список документов. После этого на экране выводится пронумерованный список адресов всех активных перевозок.
  • При нажатии на нужную цифру выйдет QR-код, соответствующий этой перевозке.
Ознакомиться с полной инструкцией по получению и работе с QR-кодом можно здесь.

Какие сложности могут возникнуть

У проверяющих органов есть прямой доступ в ГИС ЭПД. Поэтому при оформлении накладной или другого документа, который есть в электронном формализованном виде и который проходит через ГИС ЭПД, проблемы с интернетом или телефоном у водителя не помешают им проверить ЭПД.

Если у водителя на руках нет никаких документов, то проверяющий может самостоятельно запросить по радиосвязи информацию из ГИС ЭПД, используя номер автомобиля. Кроме того, можно заранее сохранить файл с QR-кодом на телефоне и предъявить его. Инспектор сможет считать его с помощью рабочего планшета даже без доступа в интернет.

Изображение QR-кода анимированное, поэтому скриншота недостаточно. В ИС, где оформляются ЭПД, есть возможность отправить файл с QR-кодом, например, на электронную почту. Водитель должен сохранить файл на устройство и убедиться, что он доступен без интернета.

Если водитель везёт несколько накладных, он в них не запутается: при нажатии команды /get_documents в Telegram bot пользователь получает список всех активных перевозок, пронумерованных по адресам.

Если у водителя нет приложения Telegram, QR-код можно сформировать в специальной программе, например, 1С — электронные транспортные накладные успешно формируются в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и выше. В таких версиях, как 1С:ERP, 1С:Предприятие, 1С: Бухгалтерия и 1С:УТ электронные транспортные накладные могут оформляться с помощью дополнительного сервиса 1С-ЭПД.

После того как перевозчик отправит свою часть ЭТрН о подтверждении погрузки (Титул 2), программа сформирует QR-код для отправки водителю и предоставления инспектору ГИБДД. Его можно сохранить на рабочий стол, отправить по электронной почте или другим удобным способом.

Плюсы перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН)

ЭТрН выполняет те же функции, что и бумажная транспортная накладная: подтверждает расходы на транспорт и перевозку. Но цифровой документ проще составлять, исправлять и передавать заказчику. Не нужно ждать, пока бумагу доставит водитель. Ошибки можно исправить онлайн с любого устройства, без необходимости перепечатывать накладную.

ЭТрН сокращают расходы на доставку документов, бумагу и картридж для принтера. С ЭДО не нужно тратить время на доставку и выделять место для хранения бумаг — толстые папки заменяет электронный архив, в котором цифровые файлы хорошо защищены и их невозможно повредить или потерять.

После перехода на ЭТрН будет проще отслеживать перемещение груза. Если заказчик изменит адрес доставки или возникнут проблемы при приёмке груза, это сразу отразится в ЭДО. Каждый этап перевозки можно будет отслеживать онлайн.

По замыслу Минтранса, переход на электронные транспортные накладные будет полезен не только участникам грузоперевозок, но и контролирующим органам. Передача и хранение данных из накладной в цифровом виде упростит доступ при проверках, а обязательное подписание титулов электронной подписью поможет существенно сократить число серых схем и мошеннических действий при перевозке.

Минусы у цифрового формата, разумеется, тоже есть. Для удобства мы сделали таблицу, обобщающую все преимущества и недостатки перехода на ЭТрН.

Плюсы
Минусы
Простое и быстрое создание документа Отсутствие роуминга между операторами ИС ЭПД. Если участники пользуются услугами разных операторов, то ЭДО между ними невозможен
Высокая скорость обменам документами, как с контрагентами, так и с контролирующими органами Если хотя бы один участник логистической цепочки откажется от ЭПД в пользу привычных бумажных документов, тогда все будут вынуждены работать с бумагой
Безопасное и удобное хранение документов в электронном архиве
Сокращение расходов на печать, доставку и хранение бумажных документов
Возможность внесения исправлений в документы во время перевозки
Прозрачность перемещения груза и удобство отслеживания маршрутов водителей
Получение оплаты за перевозку в среднем происходит на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять оригиналы документов грузоотправителю

Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО

Схемы обмена ЭТрН зависят от оператора ЭДО и текущих настроек сервиса. Дадим описание самого простого алгоритма документооборота с электронной транспортной накладной:

  • Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или специальном сервисе, заверяет соответствующий титул УКЭП и передаёт его через оператора в ГИС ЭПД.
  • После проверки ЭТрН направляется перевозчику и получателю груза.
  • Перевозчик подтверждает, что водитель принял груз, с помощью УКЭП.
  • Получатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.
  • Перевозчик подтверждает передачу груза.
  • Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика УКЭП и завершает документооборот.
  • Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса оператора оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
ЭТрН обязательно должна сопровождать товарная накладная ТОРГ-12. Её не нужно передавать в ГИС ЭПД, обмен происходит только между продавцом (грузоотправителем) и покупателем (грузополучателем) в обычном сервисе ЭДО.




ГК «Астрал» предлагает удобные решения для работы с ЭТрН. Сервис «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Оплачивайте только отправленные документы

* Стоимость за один комплект
на сумму


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
{{FORM-FEEDBACK data-uname="54" data-color-brand="aspidblue" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK data-uname="54" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
autohello-finger