Электронная транспортная накладная в ЭДО – для кого ЭТрН обязательна
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Электронные транспортные накладные в ЭДО

Обмен электронными транспортными накладными в системе ЭДО


Стоимость подключения

Цены на электронный документооборот

Обмен электронными транспортными накладными с 2023 года вышел на новый уровень. Цифровизация документооборота в транспортной отрасли теперь подкреплена нормативно-правовыми актами и регулируется законом. Часть законов и поправок были внесены ещё в 2022 году, но последние существенные изменения датируются уже 2023 годом. Многие документы получили утверждённые цифровые форматы и могут использоваться без дублирования на бумаге.

В статье рассказываем, что представляет собой электронная транспортная накладная, когда станет обязательным её применение и как правильно с ней работать.

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — это электронный перевозочный документ (ЭПД), предназначенный для оформления перевозки грузов. Он подтверждает наличие договора на транспортные услуги, а также расходы на организацию логистических процессов.

Основные разделы ЭТрН содержат следующие сведения:

  • об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
  • о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
  • о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).

В случае каких-либо изменений (стоимость перевозки, адрес доставки) в электронной транспортной накладной формируются дополнительные титулы.

Изменения в законодательстве о перевозочных документах ЭТрН

В 2020 году по инициативе Минтранса в рамках пилотного проекта был проведён эксперимент по использованию электронных транспортных накладных, закон по результатам эксперимента утвердил новые правила автомобильных грузоперевозок (Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200). Это позволило закрепить возможность применения электронных перевозочных документов наряду с их бумажными аналогами на нормативном уровне.

Также Минтранс запустил государственную информационную систему ГИС ЭПД. В перечень её функций входит хранение ЭПД и содержащихся в них сведений, а также представление их органам государственной власти РФ.

Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@, вступившим в силу 11 января 2022 года, был утверждён формат ЭТрН ФНС в виде XML-файла. Затем Минтранс разработал правила, регламентирующие обмен перевозочными документами между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД. Эти правила закреплены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931, которое вступило в силу 1 сентября того же года.

ЭДО между участниками перевозки реализуется через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), получивших специальное разрешение Минтранса. Задача оператора — направлять сведения, содержащиеся в ЭПД, прямо в ГИС ЭПД. Взаимодействие между участником перевозки, оператором и ГИС ЭПД организовано следующим образом.

Участник перевозки вносит данные со своей стороны, подписывает соответствующий титул и направляет документ контрагентам через оператора ИС ЭПД.

Оператор проверяет:

  • соответствие установленному XML-формату;
  • уникальность идентификатора;
  • подлинность и срок действия сертификата электронной подписи, которая использовалась для заверения документа.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, и тот, в свою очередь, формирует и отправляет новый бланк. Если ошибок нет, то оператор ИС ЭПД передаёт документ в систему, после чего отслеживает его статус.


Электронные перевозочные документы — легко!

Сервис обмена между участниками грузоперевозок

ЭПД


Кто обязан применять электронную транспортную накладную

Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.

Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.

На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:

  • организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой;
  • грузоотправители и грузополучатели;
  • компании, применяющие ЭДО в своей деятельности.

Когда не нужно оформлять ЭТрН

В некоторых случаях нет нужды оформлять ЭТрН. Например, если:

  • продавец осуществляет доставку товара без участия грузоперевозчика (стоимость доставки должна быть включена в конечную стоимость товара и прописана в договоре, а грузополучатель должен получить товар в собственность на собственном складе);
  • грузополучатель забирает товар со склада продавца и осуществляет перевозку на собственном транспорте.

Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 файлов обмена (титулов):

  • четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
  • два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;
  • два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства.

В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.

Этап Номер титула Кто подписывает Какие сведения включает
Обязательные титулы транспортной накладной
Погрузка 1 Грузоотправитель О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах
2 Перевозчик О состоянии груза на его приёме к перевозке
Выгрузка 3 Грузополучатель О приёме товара от перевозчика, состоянии груза
4 Перевозчик О сдаче груза получателю
Опциональные титулы транспортной накладной
Фиксация стоимости 5 Перевозчик О финальной стоимости перевозки
6 Грузоотправитель
Дополнительные титулы
7 Перевозчик Об изменении грузополучателя либо его адреса
8 Перевозчик О смене водителя или транспортного средства

Важно отметить, что все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании, участвующей в перевозке.

То, какие титулы нужно заполнять в ЭТрН, зависит от сценария грузоперевозки. Эти сценарии разработаны Минтрансом и протестированы с помощью ведущих операторов ЭДО.

«Калуга Астрал» — оператор ЭДО, который прошёл все сценарии тестирования, утверждённые Минтрансом. Сценарии включали в себя оформление ЭПД на разные типы грузов (например, опасные грузы) и изменения, возникающие в процессе грузоперевозки (частичная приёмка, оформление переадресовки и другие).

Подробно о сценариях грузоперевозок и о том, какие титулы ЭТрН следует заполнять, мы рассказали в статье «Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки».

Что нужно для работы с ЭТрН

Чтобы перевести в цифру транспортную накладную, электронный документооборот следует организовать в таком порядке:

  • Оформить выпуск УКЭП на сотрудников, принимающих участие в приёмке и отгрузке (например, кладовщики или экспедиторы). Водителям можно использовать простую подпись или УНЭП, если представитель перевозчика дополнительно заверит накладную УКЭП.
  • Подключиться к системе обмена ЭПД. Для этого нужно заключить договор с оператором, вошедшим в реестр Минтранса и имеющим все полномочия для взаимодействия с ГИС ЭПД.
  • Заключить с контрагентами соглашение об обмене электронными документами. Сначала между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, затем — между водителем и перевозчиком.
  • Обеспечить наличие необходимой техники и ПО, например, компьютеров с доступом к системе ЭДО для тех, кто работает на складе.

Что делать водителю при проверке ЭТрН на дороге

В процессе перевозки груза водителя может остановить инспектор ГИБДД и проверить документы — как личные, так и грузосопроводительные. С 1 сентября 2022 года инспекторы могут проверять ЭПД.

Вместо бумажного документа водитель предъявляет на своём телефоне QR-код, в котором зашифрованы сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузки, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе. Инспектор ДПС считывает этот код с помощью служебного планшета.

Получить QR-код водитель может в телеграм-боте «Калуга Астрал».

Как это сделать:

  • Авторизоваться в Telegram bot.
  • В меню необходимо выбрать команду /get_documents — получить список документов. После этого на экране выводится пронумерованный список адресов всех активных перевозок.
  • При нажатии на нужную цифру выйдет QR-код, соответствующий этой перевозке.
Ознакомиться с полной инструкцией по получению и работе с QR-кодом можно здесь.

Какие сложности могут возникнуть

У проверяющих органов есть прямой доступ в ГИС ЭПД. Поэтому при оформлении накладной или другого документа, который есть в электронном формализованном виде и который проходит через ГИС ЭПД, проблемы с интернетом или телефоном у водителя не помешают им проверить ЭПД.

Если у водителя на руках нет никаких документов, то проверяющий может самостоятельно запросить по радиосвязи информацию из ГИС ЭПД, используя номер автомобиля. Кроме того, можно заранее сохранить файл с QR-кодом на телефоне и предъявить его. Инспектор сможет считать его с помощью рабочего планшета даже без доступа в интернет.

Изображение QR-кода анимированное, поэтому скриншота недостаточно. В ИС, где оформляются ЭПД, есть возможность отправить файл с QR-кодом, например, на электронную почту. Водитель должен сохранить файл на устройство и убедиться, что он доступен без интернета.

Если водитель везёт несколько накладных, он в них не запутается: при нажатии команды /get_documents в Telegram bot пользователь получает список всех активных перевозок, пронумерованных по адресам.

Если у водителя нет приложения Telegram, QR-код можно сформировать в специальной программе, например, 1С — электронные транспортные накладные успешно формируются в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и выше. В таких версиях, как 1С:ERP, 1С:Предприятие, 1С: Бухгалтерия и 1С:УТ электронные транспортные накладные могут оформляться с помощью дополнительного сервиса 1С-ЭПД.

После того как перевозчик отправит свою часть ЭТрН о подтверждении погрузки (Титул 2), программа сформирует QR-код для отправки водителю и предоставления инспектору ГИБДД. Его можно сохранить на рабочий стол, отправить по электронной почте или другим удобным способом.

Плюсы перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН)

ЭТрН выполняет те же функции, что и бумажная транспортная накладная: подтверждает расходы на транспорт и перевозку. Но цифровой документ проще составлять, исправлять и передавать заказчику. Не нужно ждать, пока бумагу доставит водитель. Ошибки можно исправить онлайн с любого устройства, без необходимости перепечатывать накладную.

ЭТрН сокращают расходы на доставку документов, бумагу и картридж для принтера. С ЭДО не нужно тратить время на доставку и выделять место для хранения бумаг — толстые папки заменяет электронный архив, в котором цифровые файлы хорошо защищены и их невозможно повредить или потерять.

После перехода на ЭТрН будет проще отслеживать перемещение груза. Если заказчик изменит адрес доставки или возникнут проблемы при приёмке груза, это сразу отразится в ЭДО. Каждый этап перевозки можно будет отслеживать онлайн.

По замыслу Минтранса, переход на электронные транспортные накладные будет полезен не только участникам грузоперевозок, но и контролирующим органам. Передача и хранение данных из накладной в цифровом виде упростит доступ при проверках, а обязательное подписание титулов электронной подписью поможет существенно сократить число серых схем и мошеннических действий при перевозке.

Минусы у цифрового формата, разумеется, тоже есть. Для удобства мы сделали таблицу, обобщающую все преимущества и недостатки перехода на ЭТрН.

Плюсы
Минусы
Простое и быстрое создание документа Отсутствие роуминга между операторами ИС ЭПД. Если участники пользуются услугами разных операторов, то ЭДО между ними невозможен
Высокая скорость обменам документами, как с контрагентами, так и с контролирующими органами Если хотя бы один участник логистической цепочки откажется от ЭПД в пользу привычных бумажных документов, тогда все будут вынуждены работать с бумагой
Безопасное и удобное хранение документов в электронном архиве
Сокращение расходов на печать, доставку и хранение бумажных документов
Возможность внесения исправлений в документы во время перевозки
Прозрачность перемещения груза и удобство отслеживания маршрутов водителей
Получение оплаты за перевозку в среднем происходит на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять оригиналы документов грузоотправителю

Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО

Схемы обмена ЭТрН зависят от оператора ЭДО и текущих настроек сервиса. Дадим описание самого простого алгоритма документооборота с электронной транспортной накладной:

  • Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или специальном сервисе, заверяет соответствующий титул УКЭП и передаёт его через оператора в ГИС ЭПД.
  • После проверки ЭТрН направляется перевозчику и получателю груза.
  • Перевозчик подтверждает, что водитель принял груз, с помощью УКЭП.
  • Получатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.
  • Перевозчик подтверждает передачу груза.
  • Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика УКЭП и завершает документооборот.
  • Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса оператора оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
ЭТрН обязательно должна сопровождать товарная накладная ТОРГ-12. Её не нужно передавать в ГИС ЭПД, обмен происходит только между продавцом (грузоотправителем) и покупателем (грузополучателем) в обычном сервисе ЭДО.




ГК «Астрал» предлагает удобные решения для работы с ЭТрН. Сервис «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог



Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

/upload/iblock/0f4/fe1q7hfz0hht5ja0yu6os4njxrhk4nh5/illyustratsiya.png
Комментарии для сайта Cackle
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="72" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="72" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
autohello-finger