Электронные транспортные накладные в ЭДО
Обмен электронными транспортными накладными в системе ЭДО
Стоимость подключения
Цены на электронный документооборот
Обмен электронными транспортными накладными с 2023 года вышел на новый уровень. Цифровизация документооборота в транспортной отрасли теперь подкреплена нормативно-правовыми актами и регулируется законом. Часть законов и поправок были внесены ещё в 2022 году, но последние существенные изменения датируются уже 2023 годом. Многие документы получили утверждённые цифровые форматы и могут использоваться без дублирования на бумаге.
В статье рассказываем, что представляет собой электронная транспортная накладная, когда станет обязательным её применение и как правильно с ней работать.
Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Транспортная накладная — это электронный перевозочный документ (ЭПД), предназначенный для оформления перевозки грузов. Он подтверждает наличие договора на транспортные услуги, а также расходы на организацию логистических процессов.
Основные разделы ЭТрН содержат следующие сведения:
- об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
- о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
- о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).
В случае каких-либо изменений (стоимость перевозки, адрес доставки) в электронной транспортной накладной формируются дополнительные титулы.
Изменения в законодательстве о перевозочных документах ЭТрН
В 2020 году по инициативе Минтранса в рамках пилотного проекта был проведён эксперимент по использованию электронных транспортных накладных, закон по результатам эксперимента утвердил новые правила автомобильных грузоперевозок (Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200). Это позволило закрепить возможность применения электронных перевозочных документов наряду с их бумажными аналогами на нормативном уровне.
Также Минтранс запустил государственную информационную систему ГИС ЭПД. В перечень её функций входит хранение ЭПД и содержащихся в них сведений, а также представление их органам государственной власти РФ.
Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@, вступившим в силу 11 января 2022 года, был утверждён формат ЭТрН ФНС в виде XML-файла. Затем Минтранс разработал правила, регламентирующие обмен перевозочными документами между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД. Эти правила закреплены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931, которое вступило в силу 1 сентября того же года.
ЭДО между участниками перевозки реализуется через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), получивших специальное разрешение Минтранса. Задача оператора — направлять сведения, содержащиеся в ЭПД, прямо в ГИС ЭПД. Взаимодействие между участником перевозки, оператором и ГИС ЭПД организовано следующим образом.
Участник перевозки вносит данные со своей стороны, подписывает соответствующий титул и направляет документ контрагентам через оператора ИС ЭПД.
Оператор проверяет:
- соответствие установленному XML-формату;
- уникальность идентификатора;
- подлинность и срок действия сертификата электронной подписи, которая использовалась для заверения документа.
При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, и тот, в свою очередь, формирует и отправляет новый бланк. Если ошибок нет, то оператор ИС ЭПД передаёт документ в систему, после чего отслеживает его статус.
Электронные перевозочные документы — легко!
Сервис обмена между участниками грузоперевозок
Кто обязан применять электронную транспортную накладную
Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.
Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.
На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:
- организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой;
- грузоотправители и грузополучатели;
- компании, применяющие ЭДО в своей деятельности.
Когда не нужно оформлять ЭТрН
В некоторых случаях нет нужды оформлять ЭТрН. Например, если:
- продавец осуществляет доставку товара без участия грузоперевозчика (стоимость доставки должна быть включена в конечную стоимость товара и прописана в договоре, а грузополучатель должен получить товар в собственность на собственном складе);
- грузополучатель забирает товар со склада продавца и осуществляет перевозку на собственном транспорте.
Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 файлов обмена (титулов):
- четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
- два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;
- два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства.
В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.
Этап | Номер титула | Кто подписывает | Какие сведения включает |
---|---|---|---|
Обязательные титулы транспортной накладной | |||
Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
2 | Перевозчик | О состоянии груза на его приёме к перевозке | |
Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приёме товара от перевозчика, состоянии груза |
4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
Опциональные титулы транспортной накладной | |||
Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
6 | Грузоотправитель | ||
Дополнительные титулы | |||
7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса | |
8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Важно отметить, что все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании, участвующей в перевозке.
То, какие титулы нужно заполнять в ЭТрН, зависит от сценария грузоперевозки. Эти сценарии разработаны Минтрансом и протестированы с помощью ведущих операторов ЭДО.
Подробно о сценариях грузоперевозок и о том, какие титулы ЭТрН следует заполнять, мы рассказали в статье «Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки».
Что нужно для работы с ЭТрН
Чтобы перевести в цифру транспортную накладную, электронный документооборот следует организовать в таком порядке:
- Оформить выпуск УКЭП на сотрудников, принимающих участие в приёмке и отгрузке (например, кладовщики или экспедиторы). Водителям можно использовать простую подпись или УНЭП, если представитель перевозчика дополнительно заверит накладную УКЭП.
- Подключиться к системе обмена ЭПД. Для этого нужно заключить договор с оператором, вошедшим в реестр Минтранса и имеющим все полномочия для взаимодействия с ГИС ЭПД.
- Заключить с контрагентами соглашение об обмене электронными документами. Сначала между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, затем — между водителем и перевозчиком.
- Обеспечить наличие необходимой техники и ПО, например, компьютеров с доступом к системе ЭДО для тех, кто работает на складе.
Что делать водителю при проверке ЭТрН на дороге
В процессе перевозки груза водителя может остановить инспектор ГИБДД и проверить документы — как личные, так и грузосопроводительные. С 1 сентября 2022 года инспекторы могут проверять ЭПД.
Вместо бумажного документа водитель предъявляет на своём телефоне QR-код, в котором зашифрованы сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузки, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе. Инспектор ДПС считывает этот код с помощью служебного планшета.
Как это сделать:
- Авторизоваться в Telegram bot.
- В меню необходимо выбрать команду /get_documents — получить список документов. После этого на экране выводится пронумерованный список адресов всех активных перевозок.
- При нажатии на нужную цифру выйдет QR-код, соответствующий этой перевозке.
Какие сложности могут возникнуть
У проверяющих органов есть прямой доступ в ГИС ЭПД. Поэтому при оформлении накладной или другого документа, который есть в электронном формализованном виде и который проходит через ГИС ЭПД, проблемы с интернетом или телефоном у водителя не помешают им проверить ЭПД.
Если у водителя на руках нет никаких документов, то проверяющий может самостоятельно запросить по радиосвязи информацию из ГИС ЭПД, используя номер автомобиля. Кроме того, можно заранее сохранить файл с QR-кодом на телефоне и предъявить его. Инспектор сможет считать его с помощью рабочего планшета даже без доступа в интернет.
Изображение QR-кода анимированное, поэтому скриншота недостаточно. В ИС, где оформляются ЭПД, есть возможность отправить файл с QR-кодом, например, на электронную почту. Водитель должен сохранить файл на устройство и убедиться, что он доступен без интернета.
Если водитель везёт несколько накладных, он в них не запутается: при нажатии команды /get_documents в Telegram bot пользователь получает список всех активных перевозок, пронумерованных по адресам.
Если у водителя нет приложения Telegram, QR-код можно сформировать в специальной программе, например, 1С — электронные транспортные накладные успешно формируются в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и выше. В таких версиях, как 1С:ERP, 1С:Предприятие, 1С: Бухгалтерия и 1С:УТ электронные транспортные накладные могут оформляться с помощью дополнительного сервиса 1С-ЭПД.
После того как перевозчик отправит свою часть ЭТрН о подтверждении погрузки (Титул 2), программа сформирует QR-код для отправки водителю и предоставления инспектору ГИБДД. Его можно сохранить на рабочий стол, отправить по электронной почте или другим удобным способом.
Плюсы перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН)
ЭТрН выполняет те же функции, что и бумажная транспортная накладная: подтверждает расходы на транспорт и перевозку. Но цифровой документ проще составлять, исправлять и передавать заказчику. Не нужно ждать, пока бумагу доставит водитель. Ошибки можно исправить онлайн с любого устройства, без необходимости перепечатывать накладную.
ЭТрН сокращают расходы на доставку документов, бумагу и картридж для принтера. С ЭДО не нужно тратить время на доставку и выделять место для хранения бумаг — толстые папки заменяет электронный архив, в котором цифровые файлы хорошо защищены и их невозможно повредить или потерять.
После перехода на ЭТрН будет проще отслеживать перемещение груза. Если заказчик изменит адрес доставки или возникнут проблемы при приёмке груза, это сразу отразится в ЭДО. Каждый этап перевозки можно будет отслеживать онлайн.
По замыслу Минтранса, переход на электронные транспортные накладные будет полезен не только участникам грузоперевозок, но и контролирующим органам. Передача и хранение данных из накладной в цифровом виде упростит доступ при проверках, а обязательное подписание титулов электронной подписью поможет существенно сократить число серых схем и мошеннических действий при перевозке.
Минусы у цифрового формата, разумеется, тоже есть. Для удобства мы сделали таблицу, обобщающую все преимущества и недостатки перехода на ЭТрН.
Простое и быстрое создание документа | Отсутствие роуминга между операторами ИС ЭПД. Если участники пользуются услугами разных операторов, то ЭДО между ними невозможен |
Высокая скорость обменам документами, как с контрагентами, так и с контролирующими органами | Если хотя бы один участник логистической цепочки откажется от ЭПД в пользу привычных бумажных документов, тогда все будут вынуждены работать с бумагой |
Безопасное и удобное хранение документов в электронном архиве | |
Сокращение расходов на печать, доставку и хранение бумажных документов | |
Возможность внесения исправлений в документы во время перевозки | |
Прозрачность перемещения груза и удобство отслеживания маршрутов водителей | |
Получение оплаты за перевозку в среднем происходит на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять оригиналы документов грузоотправителю |
Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО
Схемы обмена ЭТрН зависят от оператора ЭДО и текущих настроек сервиса. Дадим описание самого простого алгоритма документооборота с электронной транспортной накладной:
- Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или специальном сервисе, заверяет соответствующий титул УКЭП и передаёт его через оператора в ГИС ЭПД.
- После проверки ЭТрН направляется перевозчику и получателю груза.
- Перевозчик подтверждает, что водитель принял груз, с помощью УКЭП.
- Получатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.
- Перевозчик подтверждает передачу груза.
- Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика УКЭП и завершает документооборот.
- Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса оператора оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Оплачивайте только отправленные документы.
Читайте в нашем блоге
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать?
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы