Электронная транспортная накладная в ЭДО - кто обязан применять
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
Техподдержка:

Электронные транспортные накладные в ЭДО

Обмен электронными транспортными накладными (ЭТрН) практикуется в сфере ЭДО с 2018 года. Однако отсутствие специального нормативного регулирования приводило к тому, что организации были вынуждены руководствоваться положениями общего законодательства об электронных документах и согласовывать с партнёрами правила документооборота.

Что такое электронная транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, который предназначен для оформления перевозки грузов. С помощью транспортной накладной подтверждаются заключение договора на транспортные услуги, а также расходы на услуги логистических организаций. Её электронная версия имеет такую же юридическую значимость, что и бумажная.

Основные разделы ЭТрН содержат следующие сведения:

  • об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
  • о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
  • о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).

В случае каких-либо изменений, например, стоимости перевозки или пункта назначения, в электронной транспортной накладной формируются дополнительные разделы.

Изменения в законодательстве о перевозочных документах ЭТрН

В 2020 году по инициативе Минтранса в рамках пилотного проекта был проведён эксперимент по использованию электронных транспортных накладных ЭТрН и путевых листов, в результате которого были утверждены новые правила автомобильных грузоперевозок (Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200). Это позволило закрепить возможность применения электронных перевозочных документов наряду с бумажными на нормативном уровне.

Для старта внедрения ЭДО в логистике были разработаны три вида перевозочных документов в электронном формате: электронная транспортная накладная ЭТрН, электронный заказ-наряд, а также электронная сопроводительная ведомость. Формы указанных документов, утверждённые приложениями № 4, 6 и 9 Правил грузоперевозок, являются обязательными для применения в бумажном документообороте и ЭДО.

В марте 2023 года ожидаются XML-формы договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки. Перечень формализованных электронных перевозочных документов будет расширяться.

1 сентября 2022 года Минтранс запустил государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). В перечень её функций входит хранение электронных перевозочных документов и содержащихся в них сведений, а также представление таких документов и сведений органам государственной власти РФ. Это значит, что у участников грузоперевозок появилась возможность обмениваться транспортными накладными и другими документами в электронном виде.

Минтранс разработал правила, которые регламентируют обмен перевозочными документами и электронными транспортными накладными (ЭТрН) между участниками грузоперевозки, а также передачу таких документов в ГИС ЭПД. Эти правила закреплены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931, которое также вступило в силу с 1 сентября.

Электронный документооборот между участниками перевозки будет реализован через операторов ЭДО, получивших специальное разрешение Минтранса. Оператор ЭДО будет направлять сведения, содержащиеся в документах в ГИС ЭПД. Взаимодействие между участником перевозки, оператором ЭДО и ГИС ЭПД организовано следующим образом.

Участник перевозки вносит данные со своей стороны, подписывает соответствующий титул и направляет документ контрагентам через оператора ЭДО.

Оператор ЭДО проверяет:

  • соответствие установленному XML-формату,
  • уникальность идентификатора,
  • действительность УКЭП, которой подписан документ.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.

ГИС ЭПД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа.

Затем оператор ЭДО направляет ЭПД участникам документооборота.

Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Документ состоит из 8 файлов обмена (титулов):

  • четырёх обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
  • двух дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;
  • двух опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.

В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.

Этап Номер титула Кто подписывает Какие сведения включает
Обязательные титулы
Погрузка 1 Грузоотправитель О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах
2 Перевозчик О состоянии груза на его приёме к перевозке
Выгрузка 3 Грузополучатель О приёме товара от перевозчика, состоянии груза
4 Перевозчик О сдаче груза получателю
Опциональные титулы
Фиксация стоимости 5 Перевозчик О финальной стоимости перевозки
6 Грузоотправитель
Переадресация 7 Перевозчик Об изменении грузополучателя либо его адреса
Эстафета 8 Перевозчик О смене водителя или транспортного средства

Важно отметить, что все титулы в ЭТрН должны быть подписаны КЭП представителя компании участника перевозки. Однако чаще всего факт приёмки груза и разгрузки от имени перевозчика заверяет водитель, у которого нет технических средств для подтверждения действий КЭПом. В этом случае допускается следующий сценарий: водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), простой электронной подписью или Госключом. Уведомление о подписании Водителем приходит представителю перевозчика, который заверяет титул КЭПом.

То, какие титулы нужно заполнять в накладной, зависит от сценария грузоперевозки. Эти сценарии разработаны Минтрансом и протестированы с помощью ведущих операторов ЭДО.

«Калуга Астрал» — первый из семи операторов, который прошёл все сценарии тестирования, утверждённых Минтрансом. Сценарии включали в себя оформление ЭПД на разные типы грузов (например, опасные грузы) и изменения, возникающие в процессе грузоперевозки (частичная приёмка, оформление переадресовки и другие).

Сценарии грузоперевозки

Сценарий 1. Простая перевозка груза

Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет участникам перевозки через оператора ЭДО. При этом он подписывает титул 1.

Перевозчик получает и подписывает электронную накладную КЭП (заполняя при этом титул 2).

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП (титул 3).

Перевозчик подписывает титул 4 своей КЭП и завершает документооборот.

При этом в ГИС ЭПД фиксируется каждое подписание документа КЭП со стороны участников перевозки.

При таком сценарии грузоперевозки заполняются только основные титулы ЭТрН. При более сложных сценариях потребуется заполнить дополнительный титул.

Сценарий 2. Возврат товара

В процессе перевозки нескольких наименований груза, оформленных одной ЭТрН, поступает уведомление от грузополучателя о невозможности принять груз. В этом случае перевозчик должен вернуть груз грузоотправителю, оформив переадресовку и заполнив титул 7 в ЭТрН.

Грузоотправительсоздаёт ЭТрН в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО (титул 1).

Перевозчик получает и подписывает электронную накладную КЭП (заполняя при этом титул 2).

Получатель через своего оператора отправляет перевозчику уведомление о переадресовке по причине невозможности принять груз.

Перевозчик проверяет, есть ли у получателя полномочия перенаправить груз по другому адресу. Если всё в порядке, то перевозчик заполняет в ЭТрН титул 7 информацией о переадресовке и передаёт накладную оператору ЭДО, который снова проверяет все данные и отправляет сведения в ГИС ЭПД.

Затем накладную получает грузоотправитель, который становится грузополучателем, так как груз возвращается к нему. Он заполняет титул 3 в ЭТрН и отправляет накладную перевозчику на согласование. Когда перевозчик подписывает ЭТрН, она отправляется в ГИС ЭПД.

Перевозчик возвращает товар грузоотправителю и заполняет в ЭТрН титул 4 о выдаче груза. Он же заполняет титул 5 об изменении финансового состояния и передаёт накладную на согласование грузоотправителю. После согласования перевозчик подписывает ЭТрН электронной подписью и отправляет в ГИС ЭПД.

Грузоотправитель подтверждает факт изменения стоимости перевозки и заполняет титул 6. На этом документооборот завершается.

Сценарий 4. Внутренние перевозки между складами с привлечением стороннего перевозчика

В процессе перевозки груза, оформленной ЭТрН, в адрес грузоотправителя поступает уведомление о частичной приёмке груза грузополучателем с указанием причин. На основании такого уведомления перевозка должна быть закрыта с оговорками о частичной приёмке груза грузополучателем, то есть, должны быть оформлены титул 3 и титул 4.

Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО (титул 1). Документу нужно присвоить идентификационный номер из пула УИД, который грузоотправитель получает от оператора по запросу.

Перевозчик получает и подписывает электронную накладную КЭП, заполняя при этом титул 2 с использованием УИД.

Грузополучатель заполняет титул 3 сведениями о частичной приёмке груза, а также информирует об этом грузоотправителя. Перевозчик заполняет титул 4 о выдаче части груза грузополучателю. Эта информация передаётся в ГИС ЭПД и грузоотправителю.

Грузоотправитель заполняет новый титул 1 на перевозку непринятого получателем груза на свой адрес. Дальнейшие шаги повторяют простой сценарий перевозки:

Перевозчик заполняет титул 2, возвращает груз отправителю. Тот, в свою очередь, принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП (титул 3).

Водитель подтверждает передачу груза УНЭП. Перевозчик подписывает титул 4 КЭП и завершает документооборот.

Сценарий 5. Перевозка груза с заменой водителя или транспортного средства

Требуется перевезти груз и оформить перевозку ЭТрН. До завершения перевозки осуществить замену водителя или транспортного средства, оформив операцию титулом 8.

Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО (титул 1).

Перевозчик получает и подписывает электронную накладную КЭП, заполняя при этом титул 2.

Информация об этом направляется через оператора в ГИС ЭПД, грузоотправителю и грузополучателю. Затем возникает необходимость заменить водителя или автомобиль. Перевозчик заполняет в ЭТрН титул 8, подписывает документ и снова отправляет его в ГИС ЭПД, а затем грузоотправителю и грузополучателю.

Грузоотправитель заполняет в накладной титул 3, направляет на согласование перевозчику, а после этого — грузополучателю.

После выгрузки товара перевозчик заполняет титул 4 и передаёт на согласование грузополучателю.

Замена водителя или автомобиля влечёт за собой изменение стоимости перевозки. Поэтому перевозчик заполняет титул 5 в ЭТрН и передаёт грузоотправителю на согласование. Грузоотправитель, в свою очередь, согласует данные титула 5 и заполняет титул 6. После этого сведения передаются в ГИС ЭПД, и документооборот завершается.

В чём удобство применения электронной транспортной накладной (ЭТрН)

ЭТрН выполняет те же функции, что и бумажная накладная: подтверждает расходы на транспорт и перевозку. Но теперь документ будет проще составлять, исправлять и передавать заказчику. Не нужно ждать, пока бумагу доставит водитель. Ошибки можно исправить онлайн, без необходимости перепечатывать накладную.

Хранить накладные станет удобнее — вместо папок с одинаковыми листами бумаги, все нужные документы будут лежать в электронном архиве. К тому же ЭТрН невозможно потерять.

С электронными накладными будет проще отслеживать перемещение груза. Если заказчик сменит адрес доставки или будут проблемы при приёмке груза, это сразу отразится в ЭДО. Каждый этап перевозки можно будет отслеживать онлайн.

ЭТрН, как и другие электронные документы, сокращают расходы на доставку документов, бумагу и картридж для принтера. С ЭДО не нужно тратить время на доставку и выделять место на полках для документов.

ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)

1С-ЭПД
Решение работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учетную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами.


Узнать подробней

Платформа ЭПД
Интеграционное решение встраивается в информационные системы Заказчиков для бесшовной работы с электронными документами.

Узнать подробней

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger