Функции и задачи ЭДО

Содержание статьи

1. Что делает ЭДО
2. Классификация систем электронного документооборота
3. Функциональные возможности ЭДО
4. Примеры СЭД

Деятельность любой фирмы, вне зависимости от ее масштаба, связана с подготовкой и переработкой значительного массива документации. Работа с информационными ресурсами компании требует правильного подхода. Эффективный документооборот – обязательный компонент эффективного управления. За счета автоматизации данного процесса можно значительно повысить управляемость хранением и движением различных типов данных в пределах предприятия. СЭД создают новое поколение систем автоматизации организаций. Целью их внедрения становится не искоренение бумаг, а формирование эффективной среды управления и функционирования фирмы.

Корректно создать, систематизировать, надежно сохранить материалы – именно эта функция СЭД считается базовой.

Что делает ЭДО

Путем внедрения СЭД на предприятии достигается решение широкого спектра целей. При этом базовыми ориентирами становятся:

• Достижение лучшей управляемости фирмой. В итоге создается единое хранилище материалов и разграничение прав доступа к ним. Можно получить сведения о том, какие именно документы находятся на обработке в организации, в какие сроки это реализуется, повышается исполнительская дисциплина и пр. Можно также оперативно проконтролировать выполнение конкретных заданий. Еще один плюс – получение максимально достоверной и полной аналитической информации касательно объемов обрабатываемой документации, затраченного каждым исполнителем времени и пр.
• Рост уровня качества работы фирмы. Проявляется в уменьшении времени обработки поступающих извне запросов, сокращении числа совершаемых в ходе обработки ошибок. В итоге тратится меньше времени на поиск требуемой бумаги, ее согласование, обработку, разрабатываются шаблоны документов.
• Внедрение современного ПО для автоматизации процессов обработки. Здесь в приоритете четкость и прозрачность контроля доступа, рост эффективности применения данных, улучшение работы персонала и пр.

Компания получает множество выгод от успешной реализации основных функций СЭД. Повышается точность и скорость осуществляемой работы, что положительно сказывается и на лояльности клиентов. Достигается рост мобильности предприятий с позиции адаптации к внешней среде. Еще одно весомое преимущество внедрения СЭД – улучшение взаимодействия сотрудников в пределах компании.

Автоматизированный СЭД решает широкий спектр задач. Сюда можно отнести следующие:

Это лишь часть решаемых задач электронного документооборота. Именно ради них устанавливается программный продукт. При этом на систему возлагается и реализация ряда дополнительных, в числе которых:

• организация оперативного обмена данными – альтернатива e-mail и интернет-пейджерам;
• мониторинг новостной ленты фирмы, изучение уже опубликованных материалов – в качестве замены веб-ресурсов;
• проведение работы с органайзером, перечнем персональных поручений – альтернативная версия ежедневников.

В этом случае электронный документооборот берет на себя все то, что раньше выполняли отдельные программные продукты.

Любую юридически значимую бумагу можно передавать в цифровом формате – ограничений нет. Внедрение СЭД позволяет успешно автоматизировать ряд направлений деятельности на предприятии:

• Подготовка новых распорядительных документов за счет применения интегрированного текстового редактора либо стороннего предложения. При этом используются стандартизированные шаблоны, чтобы документообеспечение фирмы носило максимально единый характер.
• Формирование типовой процедуры согласования и утверждения материалов.
• Цифровая рассылка документации, за счет чего в немалой степени экономятся затраты времени делопроизводителей и инициаторов создания бумаги.
• Построение структурированного хранилища данных. При этом конкретную структуру можно настроить в соответствии со спецификой процесса обмена материалами на фирме. Вся информация отправляется на хранение на один сервер.
• Разграничение прав доступа, что позволяет защититься от несанкционированного прочтения и использования материалов. Некоторые виды сведений могут быть открыты лишь для конкретного круга лиц, для всех прочих – скрыты.
• Обеспечение прослеживаемости всего пути от момента формирования и до согласования материала.
• Настраиваемый в соответствии с заданными параметрами поиск в архиве. Можно найти материал по ключевому слову или дате создания, другим характеристикам.

Многофункциональность и универсальность программного продукта делает его незаменимым на фирме, вне зависимости от ее формы собственности и направления хоздеятельности.

Классификация систем электронного документооборота

По сути ЭДО представляет собой информпоток в виде совокупности документации, представленной в цифровом формате. Система ЭДО – целый комплекс, базирующийся на смарт-технологиях. При этом работа построена на принципах одноразовой идентификации, непрерывности, множественности источников доступа к одному и тому же материалу, высокого уровня прозрачности, согласованности функционирования всех компонентов схемы.

В общем виде все системы цифрового обмена информацией делятся на типы:

При обмене электронными сведениями для контрагентов в приоритете безопасность передаваемой информации. Им нужно быть полностью уверенным в том, что все данные будут применены по назначению. В соответствии с этим принципом выделяют следующие функции электронного документооборота:

• Гарантия безопасности. Все передаваемые данные должны быть надлежащим образом защищены. При этом могут использоваться различные методы – наиболее эффективным считается ЭЦП. Право на ее применение предоставляется сертификационными центрами, прошедшими аккредитацию.
• Обеспечение версионности. Каждый документ находится в системе в значительном числе тиражей и форматов.
• Ускоренный поиск. Современные системы могут за считанные секунды найти любой материал – для этого надлежит знать лишь его малую часть.
• Оперативное формирование уведомлений. Вспомогательные модули своевременно готовят отчеты по совершенным операциям.
• Наличие маршрутизаторов, пользовательских заданий.
• Обеспечение интеграции с электронной почтой. Эти инструменты позволяют без проблем осуществлять переход от внутреннего потока к внешнему.
• Рациональное формирование хранилищ и баз данных. Архивы в цифровом формате встроены практически во все системы.
• Организация сканирования и распознавания материалов. Таким образом бумажный документ преобразуется в электронный.
• Обеспечение информподдержки на каждом из уровней работы.

Имеющийся у СЭД функционал ориентирован на развитие и улучшение организационных процессов компании. Формирование атрибутных карточек товарных позиций, сохранение образа в формате ms word, pdf, ведение журналов бумаг, классификаторов, поиск карточек материалов – это лишь часть выполняемых программой задач. Общесистемные функции СЭД охватывают возможность работать с документацией удаленно через Глобальную Сеть, организовать персональную аутентификацию пользователей, сформировать ролевую модель управления доступом, обеспечить информбезопасность на предприятии.

Функциональные возможности ЭДО

Конкретные функции электронного документооборота во многом обусловлены его типом и формой.

С учетом этого все имеющееся программные продукты могут быть разделены на:

• Универсальные. Так называемые коробочные варианты. Система стандартизированного типа с ограниченным функционалом. При этом минусом является неадаптированность под специфику компании. Зато преимуществом можно назвать простоту установки и внедрения. Также это решение считается наиболее приемлемым с позиции стоимости.
• СЭД индразработки. Предназначены для удовлетворения запросов конкретного клиента. Этот продукт максимально персонифицирован, в связи с чем понадобится затратить средства на переобучение персонала и покупку нужного оснащения. В итоге стоимость системы получается довольно высокой.
• Комбинированные. Суть заключается в том, что на базе уже готового решения делаются индивидуальные надстройки. Благодаря внедрению данного типа продукта можно сократить расходы на разработку и введение в эксплуатацию, затраты времени на освоение и обучение персонала. Клиенту предоставляется полное право на программу.

С учетом конкретной комплектации функции СЭД позволяют автоматизировать различные сферы производственной деятельности предприятия, включая делопроизводство, архивирование, управление проектами и пр.

Примеры СЭД

Современный рынок РФ насыщен различными вариантами подобных программ. Наиболее яркими примерами электронного документооборота являются:

• «Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
• Director. Здесь приоритет отдан принципам коллективного взаимодействия. Достоинством является удобство схемы построения баз материалов.
• «Дело». Этот пример СЭД также популярен на отечественном рынке. Именно им пользуются многие крупные компании: Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком и пр.
• Naumen DMS. Данный продукт разработан на базе NauDoc, однако сюда внесены многочисленные дополнения и усовершенствования.
• CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.

При выборе подходящего варианта нужно учитывать параметры зрелости исходной схемы документооборота на предприятии, цели внедрения системы, имеющиеся резервы, требуемые ресурсы. Нужно понимать возможности дальнейшего развития и стоимость установки, последующего использования решения. При этом второй параметр измеряется как с позиции времени, так и денежных средств. Важно брать во внимание стоимость ПО и непосредственно владения им. Из дополнительных расходов следует выделить последующий апгрейд, переобучение персонала и пр. Многие современные продукты поддерживают мобильные устройства и могут быть интегрированы с уже существующими информплатформами компании.

Все описанные примеры систем электронного документооборота в полной мере отвечают законодательным и нормативно-методическим требованиям. При этом большинство из них включено в реестр отечественного софта, что делает их рекомендованным для применения в госведомствах и организациях РФ.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог