Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
E-mail:
moscow@astral.ru
Отдел продаж:

Программы для электронного документооборота и работа с ними

Содержание статьи

Бизнес невозможен без обмена документами. Счёт-фактура для покупателя, декларация для налоговой, договор для клиента или партнёра — все эти документы должны добраться до адресата. Пока их оформляли на бумаге, передача документов требовала много времени и не всегда достигала цели. Но началась повсеместная автоматизация делопроизводства, и на смену бумагам пришёл электронный документооборот — ЭДО. Взаимодействие осуществляется с помощью специальной программы для документооборота.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот, или ЭДО — это обмен электронными документами с контрагентами, контролирующими органами или внутри компании.

В зависимости от того, куда направляются документы, электронный документооборот делится на внешний и внутренний. Если происходит обмен документами, которые можно использовать в качестве доказательств в суде, то такой документооборот называется юридически значимым.

Для обмена электронными документами нужно, чтобы у отправителя и получателя были электронная подпись и система электронного документооборота — СЭД. Если контрагенты пользуются услугами разных операторов ЭДО, то необходимо подключить услугу роуминга.

Как происходит обмен электронными документами

Рассмотрим на примере обмена электронными счетами-фактурами.

Всё начинается с Удостоверяющего центра, или УЦ — он выдаёт поставщику и покупателю электронную подпись. Она нужна для шифрования данных в юридически значимых документах.

Для того чтобы ваши данные не попали в руки мошенников, пользуйтесь услугами УЦ, аккредитованных Минкомсвязи РФ. Например, УЦ «Калуга Астрал». Наши специалисты подберут для вас необходимый сертификат электронной подписи и подготовят все необходимые документы.

Затем поставщик создаёт счёт-фактуру в своей программе СЭД и отправляет покупателю через оператора ЭДО. Оператор фиксирует дату и время отправки документа и пересылает его покупателю.

Покупатель проверяет полученный документ и, если в нём нет ошибок, формирует квитанцию о приёме, подписывает её своей ЭП и отправляет поставщику через оператора ЭДО. Оператор также фиксирует дату и время отправления и пересылает документ поставщику.

Если обнаружены ошибки, покупатель может сформировать уведомление об уточнении, также подписать его ЭП и отправить поставщику, который исправит ошибки и пришлёт новый счёт-фактуру. Тогда покупатель подтвердит, что получил документ и оплатит приобретённый товар или услугу.

Информация обо всех отправлениях будет храниться в электронном архиве оператора ЭДО. Обмен документами происходит через спецоператора связи. При проверке ФНС может запросить счёт-фактуру по той или иной сделке, и спецоператор предоставит документ.

Зачем нужна программа электронного документооборота

В настоящее время использование ЭДО обусловлено не только удобством. В некоторых сферах деятельности это прямая обязанность, утверждённая законодательно государством. Некоторую отчётность ещё можно сдавать в бумажном виде или через госпорталы. Но уже сейчас, информационные системы связывают важнейшие отрасли, служат дистанционному взаимодействию бизнеса и государства.

Электронные системы документооборота (СЭД) - это программы, гарантирующие безопасность. Для работы в системе нужна электронная подпись, с помощью которой информация в документах шифруется. Прочитать документ может только адресат, у которого есть ключ к шифру. Обмен документами происходит через оператора ЭДО. Оператор проверяет данные всех участников обмена и гарантирует, что никто из них не является мошенником.

СЭД обеспечивает контроль работы над документом. Пользователь может узнать статус обработки документа: например, отчёт был доставлен в КО, а через некоторое время — принят. СЭД для внутреннего документооборота помогают руководителю отслеживать, кто из подчинённых работает над документом и сколько времени он на это тратит.

СЭД организует поток и хранение документов. Можно настроить систему так, что входящие документы будут сразу направляться ответственным за их обработку специалистам. Поиск по названию, дате создания или получения документа или автору поможет быстро найти нужный документ в электронном архиве. Это удобнее, чем пользоваться корпоративной электронной почтой.

СЭД нужна для работы с маркировкой. Маркировка позволяет прослеживать путь товара от производителя до покупателя. Информация о товаре передаётся с помощью электронного универсального передаточного документа — УПД, который содержит коды маркировки на каждый товар или на каждую транспортную упаковку. Получатель груза считывает коды в документе и подтверждает приёмку — также в электронном виде. Данные о факте передачи товаров направляются в систему «Честный ЗНАК». Без электронного документооборота это невозможно.

СЭД нужна для работы с онлайн-кассой. Смысл онлайн-кассы в том, чтобы сведения с электронных чеков передавались в налоговую. Чтобы обеспечить эту передачу, недостаточно купить ККТ — её нужно зарегистрировать в налоговой и подключить системе электронного документооборота.

СЭД удобна для отправки отчётности в государственные органы. 44-ФЗ обязывает компании сдавать бухгалтерскую отчётность и декларацию НДС только в электронном виде. Отправить отчёт из системы можно в любой подключённый контролирующий орган. Не нужно заходить на сайт каждого из них и вспоминать пароли от нескольких личных кабинетов. Кроме того, у СЭД есть техподдержка, куда можно обратиться по поводу ошибок и вопросов.

Как программы ЭДО упрощают работу бизнеса

Документооборот, выполняемый через программы СЭД, имеет преимущества перед традиционным способом отправки. В первую очередь освобождается рабочее место от бумажных экземпляров документов. Все файлы хранятся в единой электронной базе, их легко найти и распечатать копии при необходимости. Затраты на канцелярию сокращаются.

Сервисы ЭДО экономят время сотрудников на подписание и передачу документов:

  • автоматически создавая архив;
  • сокращая количество операций;
  • выполняя действия в один клик.

Расстояние между партнёрами не имеет значения — подписанные документы появляются в сервисе контрагента через несколько секунд. Также сокращается количество ошибок при заполнении реквизитов, программа сама укажет на исправление.

Программы СЭД делают электронный документооборот безопасным, за счёт хранения истории действий и прозрачности выполненных операций. Просмотр манипуляций пользователей исключает возможность использования сервиса в мошеннических целях.

Документы, созданные через программы электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Их предоставляют в суде в качестве доказательств или улик как оригиналы.

Обзор популярных программ СЭД

Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота.

Существуют рейтинги СЭД, которые составляют отраслевые ресурсы. Как правило, это открытые источники.

Вот тройка лидеров в 2021 году, по мнению сайта CRMindex:

  • А2Б СЭД — это электронная программа документооборота. Гибкие настройки типовых и произвольных маршрутов и карточек документа. Делегирование исполнения документа. Настройки доступа к папкам и документам. Сквозная регистрация и нумерация документов;
  • ELMA365 ECM — организовывает электронную канцелярию и обеспечивает хранение данных. Искусственный интеллект обрабатывает, проверяет корректность и отправляет документы по маршруту согласования в зависимости от содержания;
  • Контур.Диадок — обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux.

В число популярных СЭД входят в том числе «1С-ЭДО» и «Астрал.ЭДО».

Преимущества «1С-ЭДО»

«1С-ЭДО» — это программа для документооборота, использующая ECM-систему, для организации ЭДО и работы компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Для начала работы с партнёрами достаточно отправить приглашение. Система поддерживает работу с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО, а также позволяет контролировать этапы обработки документов.

Для работы в системе не требуется дополнительное программное обеспечение электронного документооборота на компьютерное устройство. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт именно сервис «1С-ЭДО». Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

Преимущества «Астрал.ЭДО»

«Астрал.ЭДО» — это надёжная программа документооборота СЭД, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. «Астрал.ЭДО» позволяет пользоваться ЭДО с любого устройства с выходом в интернет и имеет роуминг со всеми ведущими системами электронного документооборота.

Выбор программы документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Учитывайте это наряду с критериями цены и известности разработчика. , и наш специалист предложит вам оптимальное решение.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger