Программы электронного документооборота и работа с ними

В прошлом бумажный документооборот был неотъемлемой частью работы организаций, требующей значительных затрат времени и ресурсов на обработку и хранение документов. Однако с развитием информационных технологий и появлением программ ЭДО автоматизация делопроизводства стала всё более распространённой практикой.

Что такое программа электронного документооборота (ЭДО)

Программа электронного документооборота в широком понимании представляет собой специальное ПО, разработанное для управления процессами обработки и хранения документов, а также их обмена. Функциональность таких программ позволяет сократить или полностью исключить применение бумажных носителей.

Программное обеспечение для документооборота можно разделить на группы:

• Системы ЭДО
  Это решения, разработанные специально для автоматизации документооборота и управления делопроизводством в предприятиях. Системы электронного документооборота обычно предоставляют широкий набор функциональных возможностей, включая создание, отправку, получение, учёт и контроль документов.
• Онлайн-приложения и облачные сервисы
  Программы, которые предоставляют возможности для работы с документами в режиме онлайн и их хранения в облачном хранилище. Они обеспечивают совместную работу над документами, позволяют обмениваться файлами и управлять доступом
• Коммуникационные платформы
  Некоторые коммуникационные платформы, такие как Slack, также могут использоваться для организации электронного документооборота. Они предоставляют возможности для обмена сообщениями, файлами и документами в рамках рабочих групп и проектов.

Каждая из этих групп имеет свои особенности и преимущества. Выбор подходящего программного обеспечения зависит от потребностей и требований организации, а также от функциональности и удобства использования, которые необходимы для управления документами.

В большинстве случае в качестве программы для ЭДО, включая корпоративный электронный документооборот, организации выбирают системы операторов ЭДО.

Как документооборот осуществляется с помощью программы ЭДО

Рассмотрим процесс на примере обмена документами через систему ЭДО. Он включает несколько ключевых шагов, которые обеспечивают безопасность и целостность передачи информации. Ниже приведён краткий обзор этого процесса.

Регистрация и аутентификация. Пользователи системы электронного документооборота должны пройти процедуру регистрации, предоставив свои учётные данные. Иногда может потребоваться дополнительная информация для подтверждения их личности. Затем осуществляется процесс аутентификации, гарантирующий, что только уполномоченные сотрудники имеют доступ к системе.

Создание и подготовка документации. Пользователь создаёт электронные документы, которые требуется отправить через систему ЭДО. Они могут быть созданы непосредственно в самой программе для ЭДО или в специализированных приложениях, а также методом сканирования и загрузки в программу. Подготовка включает добавление необходимых метаданных (получатель, сроки и тема).

Подписание документов. Если требуется юридическая значимость, документы подписывают электронной подписью. Электронная подпись использует криптографические методы для обеспечения целостности и аутентичности документов. Обычно для этого используются сертификаты, которые связывают подпись с личностью подписанта.

Загрузка и отправка. Загруженные и подготовленные документы передаются в систему ЭДО. Пользователь выбирает получателя (внутри или вне компании) и указывает нужные настройки доставки. Например, срочность, уведомления и другие. Электронные документы могут быть отправлены мгновенно или запланированы для отправки в определённое время.

Доставка и уведомления. Система ЭДО обеспечивает доставку электронных документов получателю. Адресат получает уведомление о новом документе и может получить доступ к нему через систему ЭДО. Уведомления могут быть отправлены по электронной почте или через внутренние сообщения в системе.

Просмотр и обработка. Получатель может просмотреть и обработать полученные документы в программе для ЭДО. Обработка может включать комментирование, редактирование, согласование или принятие решений на основе содержимого документов.

Архивирование и хранение. После передачи система электронного документооборота (ЭДО) сохраняет документы в электронном архиве с возможностью последующего доступа и поиска. Это помогает организациям управлять большим объёмом документов, сохранять их целостность и соблюдать правовые требования к хранению документов.

Как ПО для документооборота упрощает работу бизнеса

Использование программ для ведения ЭДО позволяет фирмам сократить количество рутинных процессов, снизить расходы услуги нотариуса, а также ускорить обмен информацией с внешними контрагентами.

Документооборот, осуществляемый через программы, имеет преимущества перед традиционным способом отправки. В первую очередь освобождается рабочее место от бумажных экземпляров. Все файлы хранятся в единой электронной базе, их легко найти и распечатать копии при необходимости. Затраты на канцелярию сокращаются.

ПО для ЭДО позволяет сэкономить время сотрудников на подписание и передачу документов:

• автоматически создавая архив;.
• сокращая количество операций;
• выполняя действия в один клик.

Расстояние между партнёрами не имеет значения — подписанные документы появляются в сервисе контрагента через несколько секунд. Также сокращается количество ошибок при заполнении реквизитов, программа сама укажет на исправление.

Системы документооборота делают ЭДО безопасным за счёт хранения истории действий и прозрачности выполненных операций. Возможность просмотра пользовательских операций исключает вероятность использования сервиса в мошеннических целях.

Документы, созданные с помощью программ для электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Их предоставляют в суде в качестве доказательств или улик.

Таким образом, программы для ЭДО становятся ключевым инструментом, позволяющим оптимизировать процессы документооборота и повысить эффективность работы предприятия.

Подробнее о системах ЭДО (СЭД)

Системы электронного документооборота представляют собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для работы с различными видами электронных документов на всех этапах их жизненного цикла. СЭД обеспечивают автоматизацию процессов создания, редактирования, хранения и поиска документов, а также их классификации и маршрутизации.

Современные СЭД позволяют работать не только с информационными полями документов, но и с бизнес-процессами, для которых они используются.

Более детально мы писали о СЭД в нашей специальной статье «Система электронного документооборота (СЭД)».

Обзор популярных систем и программ

На российском рынке одними из самых популярных систем электронного документооборота по некоторым оценкам считаются Directum, ELMA, «Дело», «Доки» и другие СЭД.

Эти системы предлагают множество преимуществ, включая обширную функциональность, гибкость настройки, высокую производительность, удобство анализа и формирования отчётности, а также возможность интеграции с другими информационными системами.

1С:Документооборот

«1С: Документооборот» — одна из наиболее широко используемых СЭД в России. Она была разработана компанией «1С» на основе платформы «1С: Предприятие 8».

Основные преимущества:

• Относительно низкая стоимость внедрения и технического обслуживания.
• Интеграция с другими решениями на платформе 1С, такими как бухгалтерские системы, «1С: Зарплата и Управление Персоналом» (1С: ЗУП), Enterprise Resource Planning (ERP) и др.
• Простота освоения для пользователей, знакомых с продуктами 1С.
• Возможность настройки функционала под конкретные потребности предприятия, включая самостоятельную доработку.
• Коробочные решения для государственного сектора и других секторов экономики.

Стоимость составляет 42,5 тысяч рублей за базовую поставку. За каждое дополнительное рабочее место — от 7 тысяч рублей.

Directum

Платформа для автоматизации работы с документами, процессами и архивами на предприятии, является одним из лидирующих решений в данной области. Используется в крупных государственных корпорациях, холдингах, телеком-компаниях, банках и других организациях.

К преимуществам данного решения относятся обширный функциональный набор, масштабируемость, развитые средства аналитики, возможность доработки СЭД и интеграцию с другими системами предприятия. Directum покрывает весь жизненный цикл работы с документами — от создания и согласования до архивирования, имеет мощный поисковый механизм и реализует юридически значимый электронный документооборот.

Стоимость базовой версии составляет 31,4 тысяч рублей (лицензия на сервер + лицензии на рабочие места). При этом цена лицензии зависит от количества пользователей, например, лицензия на 5 пользователей стоит 64 тысячи.

ELMA ECM+

СЭД от разработчика low-code платформ для автоматизации и роботизации бизнес-процессов ELMA. Сочетая процессный подход и технологию ECM, система обеспечивает эффективное управление информационными потоками в компании без необходимости привязки к традиционным документам. Это отличает её от обычных СЭД, которые сосредоточены на жизненном цикле документов и ограничены традиционными процессами документооборота.

Преимущества:

• Стабильная и надёжная облачная инфраструктура.
• Высокая производительность и масштабируемость СЭД.
• Интуитивно понятный пользовательский интерфейс с возможностью работы на мобильных устройствах.
• Наличие интеграции с популярными корпоративными системами, включая 1С.
• Автоматизация всего документооборота предприятия с помощью ELMA.
• Обеспечение юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).
• Организация распределённого архива документов.
• Возможность интеграции с внешними системами.

Стоимость лицензии на одно рабочее место начинается от 500 рублей в месяц, либо 12 тысяч рублей при покупке программы на бессрочный период в варианте Standard.

«ДЕЛО»

Отечественная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, разработанная компанией «ЭОС».

Преимущества:

• Широкий набор функций для автоматизации работы с документами.
• Поддержка работы с сотнями тысяч пользователей и огромными объёмами документов.
• Возможность интеграции СЭД с другими корпоративными системами через API.
• Наличие удобной среды для создания и поддержания собственных мобильных приложений.

Стоимость может варьироваться в зависимости от количества пользователей. Для 1-5 сотрудников стоимость лицензии составляет 15,3 тысяч рублей, а за каждого последующего пользователя её стоимость снижается.

«Доки»

Сервис «Доки» от ГК «Астрал» — это надёжная программа для ведения электронного документооборота, которая соответствует всем современным требованиям безопасности.

Преимущества:

• Возможность обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами любым наиболее удобным способом: через веб-сервис или в 1С.
• Сервис позволяет пользоваться ЭДО на любом устройстве с выходом в интернет и поддерживает роуминг со всеми ведущими операторами электронного документооборота.
• Документы 1С создаются на основе входящих электронных документов, их останется только провести.
• Бесплатные интеграционные модули ЭДО для 1С.

Стоимость зависит от количества отправляемых документов. Пользователь сам выбирает тариф. Минимальный пакет — 200 документов на один год за 1500 рублей.

Оставьте заявку, и наш специалист предложит вам оптимальное решение для покупки электронного документооборота.

Важные нюансы при выборе СЭД

Надёжность, удобство и совместимость с текущим оборудованием и программным обеспечением являются ключевыми факторами при выборе системы. Также важно учесть возможность настройки системы, даже если это потребует привлечения внешних специалистов.

Выбор конкретной системы электронного документооборота должен учитывать требования к функциональности, возможности масштабирования, количеству документов и пользователей. Перед выбором системы необходимо убедиться, что она будет совместима с уже используемым ПО.

После выбора подходящего варианта изучите функции системы, найдите примеры её использования, прочитайте отзывы и ознакомьтесь с информацией о ней на форумах. Рассмотрите скриншоты интерфейса и подумайте, насколько он будет удобен для использования. Протестируйте бесплатную демоверсию системы для более глубокого понимания её возможностей.

Руководители должны чётко определить цели внедрения системы электронного документооборота, такие как сокращение затрат или оптимизация работы определённых отделов. Это поможет оценить эффективность системы и определить её место в общей структуре компании.

Наличие внутренних специалистов, способных развивать систему на основе обратной связи от пользователей, является важным фактором успеха проекта. Если таких специалистов нет, рассмотрите возможность использования услуг технической поддержки от поставщиков системы.

Не забывайте о регулярном резервном копировании данных. Даже самые надёжные системы иногда дают сбой, поэтому важно иметь возможность восстановить данные в случае возникновения проблем.

Популярные вопросы

Как наладить документооборот между разными программами?

Компании не нужно внедрять несколько СЭД одновременно, если они отличаются. Вместо этого можно использовать роуминг, который работает аналогично мобильным операторам. Роуминг должен быть настроен как у компании, так и у её контрагентов, чтобы создать единую сеть для работы с документами.

Особенности настройки роуминга у каждого оператора свои, но они, как правило, схожи. Роуминг может быть настроен автоматически или по запросу. Компания может отправить приглашение контрагенту, который затем принимает или отклоняет его. После настройки роуминга документы могут передаваться между системами почти мгновенно. Обычно эта функция бесплатная.

Как внедрить СЭД?

Процесс включает нескольких этапов. Сначала при необходимости следует установить программное обеспечение системы. Затем нужно создать учётные записи пользователей и определить их права доступа к системе. Если требуется, можно интегрировать СЭД с другими используемыми программами. Последним шагом является обучение сотрудников работе с системой. Подробнее — в статье об организации ЭДО.

Заключение

Цифровизация всё глубже проникает в бизнес-среду, поэтому автоматизация документооборота стала неотъемлемой частью управления предприятием. Программы для электронного документооборота играют важную роль в этом процессе.

Использование программ для ЭДО не только избавляет от рутинных задач бумажного документооборота, но и облегчает взаимодействие с контрагентами и государственными органами. В частности, их применение позволяет сократить время и усилия, затрачиваемые на обработку и передачу документов, а также повысить точность и надёжность обмена информацией.

Автоматизация документооборота с помощью программ для ЭДО позволяет сосредоточиться на более важных задачах, улучшить производительность и сократить затраты. Она также обеспечивает прозрачность и контроль над всеми этапами обработки документов, минимизируя вероятность ошибок и упрощая аудиторские проверки.

В современном мире бизнеса, где время является ценным ресурсом, автоматизация документооборота с помощью программ становится стратегическим преимуществом. Компании, использующие программы электронного документооборота, могут быстрее реагировать на изменения, улучшать качество обслуживания клиентов и повышать конкурентоспособность.

Таким образом, использование программы документооборота является необходимостью для компаний. Внедрение ЭДО — это шаг в будущее, где цифровая трансформация играет ключевую роль в развитии и достижении успеха.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог