Создание тендерного отдела. Аутсорсинг услуг по участию в торгах

С точки зрения ведения предпринимательской деятельности бизнес на рынке государственных, муниципальных и корпоративных закупок — это готовый рынок покупателей по различным видам товаров, работ и услуг. У этого направления есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести:

• Отсутствие необходимости в затратах на рекламу и поиск заказчиков, в содержании для этого большого штата специалистов. Участие и поиск закупок, если вы это осуществляете самостоятельно, — это практически бесплатные процедуры.
• Конкуренция, как правило, ниже по сравнению с другими видами продаж, так как есть ограничения входа — то есть существуют требования к участникам закупки, внесения обеспечительных мер и так далее.
• Широкая география заказчиков — нет привязки к региону.
• Прозрачные условия участия и определения победителя.
• Возможность просчитать свои перспективы получения контракта, посчитать затраты и риски.
• Регламентированные сроки оплаты по контракту и возможность обжаловать закупку без обращения в суд.

Помимо перечисленных плюсов, есть и свои минусы.

• Чтобы эффективно участвовать в закупках, необходимо знать достаточно хорошо нормы 44-ФЗ, 223-ФЗ и множество подзаконных актов и приказов отраслевых министерств и ведомств.
• Требуется первоначальное вложение на приобретение электронной подписи, на внесение обеспечение заявки, обеспечение исполнения контракта.
• Условия контракта жёстко регламентированы, в том числе прописана достаточно серьёзная ответственность за нарушение условий контракта.
• Процедура участия в закупке и заключения контракта занимает определённый период времени и тоже строго регламентированы.

Поэтому когда компания только начинает свою работу на рынке государственных и муниципальных либо корпоративных закупок, не следует весь объём своего бизнеса ориентировать исключительно на данный рынок, особенно если предприниматель начинающий.

1. Адекватная оценка своих ресурсов, шансов на победу и адекватная оценка тех рисков, которые могут возникнуть при участии в закупке, а также уже непосредственно на стадии исполнения контракта. Очень часто, особенно начинающие участники закупки, проигрывают торги, либо возникают проблемы с исполнением контракта, потому что изначально неправильно была дана оценка возможностей его исполнения.
2. Немаловажным моментом, обеспечивающим успех участия в закупках, является знание законов и подзаконных актов.
3. Эффективная организация работы по подготовке заявок, контроль и качественное исполнение контрактов. Организация участия в закупках как процесс представляет собой функцию, которая непосредственно связана с координацией многих задач и взаимоотношений структурных подразделений участника закупки и сотрудников выполняющих соответствующие функции и полномочия. Это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов: процессов, методов, технологии, коммуникации, ответственности, полномочий.

Этапы участия в закупках

Если представить схематично участие в закупке, то это будет несколько этапов, на каждом из которых участник закупки должен дополнительно обеспечить достижение поставленной цели и решение задач для достижения этой цели.

Первый этап, с которого всё начинается — это поиск закупки, при условии, что участник имеет электронную подпись и уже зарегистрирован в единой информационной системе.

Второй этап — анализ условий закупки. К нему участник приступает после того, как найдена закупка, которая подходит под его вид деятельности, соответствует тем условиям, которые он для себя обозначил. Анализируется:

• документация;
• условия проекта или контракта, чтобы понять, выгодно или нет участвовать в этой закупке;
• шансы на победу.

Третий этап наступает, когда принимается решение, что контракт выгоден.

Четвёртый этап — осуществляется разработка стратегии участия в торгах, продумываются варианты исполнения договора, например, возможность заключить договор поставки с заводом изготовителя, привлечь субподрядчиков.

Пятый этап — подготовка и подача заявки. Изучается документация, готовится пакет документов, контролируются сроки на подготовку и подачу заявки, и заявка подаётся.

Шестой этап — непосредственно торги. Здесь важно отметить, что участник закупки заранее должен проработать предельное значение снижения своей цены от начальной максимальной цены контракта, который объявил заказчик. Это необходимо, чтобы предотвратить ситуацию, когда сниженная цена не позволит в дальнейшем исполнить договор.

Седьмой этап — процедура заключения договора. Процедура регламентирована по срокам. Если это конкурс или аукцион, необходимо подготовиться к внесению обеспечения исполнения контракта. В отдельных случаях надо предусмотреть обеспечение гарантийных обязательств, чтобы была возможность их внести.

Восьмой этап наступает после того, как договор контракта заключен — это исполнение договора. Именно от исполнения зависит, получит ли участник прибыль, на которую рассчитывал, участвуя в закупках, не будет ли принято мер по взысканию неустойки, по включению в РПН и другие негативные последствия. Стадия исполнения договора в обязательном порядке должна постоянно контролироваться.

Исходя из анализа этих этапов, участнику закупки необходимы специалисты, обеспечивающие разработку оптимальных стратегий участия в торгах и управления договорами. Специалисты, которые в том числе будут осуществлять анализ результативности и эффективности участия в торгах, то есть теоретики. А также специалисты, которые должны обеспечивать оформление документов, своевременную подачу заявки, техническое сопровождение и участие в закупках.

Для выполнения указанных задач у участника закупки могут быть штатные специалисты или могут быть привлечены сторонние организации либо специалисты, в соответствии с частью 3 статьи 27 Закона о контрактной системе. Полномочия представителей участников закупки подтверждаются доверенностью, выданной и оформленной в соответствии с гражданским законодательством. В соответствии с частью 10 статьи 105 и частью 2 статьи 106 44-ФЗ поставщики и подрядчики, исполнители имеют право направлять жалобы в органы по контролю в сфере закупок и присутствовать при их рассмотрении также не самостоятельно, а через поверенных, при наличии доверенности.

Таким образом, складывается следующая картина организационной модели участия в закупках: распределение полномочий между сотрудниками различных отделов и служб всех этапов участия в торгах либо создание специального структурного подразделения — «тендерного отдела» или «тендерной службы». Хотя в 44-ФЗ и в 223-ФЗ понятия «тендер» отсутствует.

Аутсорсинг

Помимо создания собственного структурного подразделения или возложения функции полномочий на своих специалистов, участник закупки может принять решение о передаче либо всех функций по участию в закупке сторонней организации (полный аутсорсинг) или передать отдельные функции (частичный аутсорсинг).

Варианты аутсорсинга

Возможные проблемы

• Чем больше функций выполняет сторонняя организация, тем сложнее контролировать процесс, причём как в целом, так и его отдельные части.
• Следует отметить, что не все функции и не все полномочия можно передать на аутсорсинг. В частности, не всегда возможно передать поиск подходящих закупок, так как бывают достаточно специфичные предметы закупки, или ситуации, когда участник работает по нескольким узкопрофильным направлениям. Если организация, которой передана функция по поиску закупок эти нюансы не учитывает, то объёмы закупок, в которых вы могли бы участвовать, к вам не попадут.

В целом, выбор одного из этих вариантов делается исходя из кадровых, финансовых, временных ресурсов, уровня компетенции сотрудников, а также с учётом возможных проблем аутсорсинга.

В зависимости от поставленных задач, аутсорсинг может осуществляться на постоянной основе. Это может быть полное сопровождение участия во всех закупках или решение какой-то конкретные проблемы. Например, подготовка и подача жалобы в федеральную антимонопольную службу, анализ документации по конкретным закупкам на предмет возможных рисков исполнения договора.

Привлечение профильной организации должно осуществляться на договорной основе с предварительным изучением предложений на рынке таких услуг, в том числе с целью определения адекватной стоимости.

Договор на аутсорсинг

Договор на аутсорсинг заключается в рамках гражданского законодательства. Рассмотрим, что должен содержать договор.

Для разграничения зон ответственности в договоре необходимо подробно описать конкретные функции, для осуществления которых привлекается организация.

Особое внимание следует обратить на сроки и условия оплаты. Как правило, чем жёстче эти условия, — отсутствует аванс, оплата только после полного исполнения договора, — тем меньше риски заключить договор с фирмой-однодневкой, которая нацелена только на быстрое получение прибыли без гарантии, без обеспечения качества своих услуг.

В договоре обязательно предусмотреть ответственность — неустойку, пени и штрафы за неисполнение или некачественное исполнение условий договора, например, из-за отклонения заявки, подготовленной организацией, на участие в закупке в силу несоответствия требованиям документации.

Также целесообразно предусмотреть солидарную ответственность за вред, причинённый физическому лицу либо юридическому лицу в результате незаконных действий либо бездействия привлечённой организации, совершённых в пределах переданных ей полномочий от участника закупки.

Привлечение участником закупки профильной организации имеет ряд преимуществ, но также сопряжено с некоторым риском.

Преимущества аутсорсинга

1. Освобождение штатных работников от дополнительных обязанностей, связанных с участием в закупках, что обеспечивает более эффективное выполнение сотрудниками своих основных обязанностей — это экономия трудовых и временных ресурсов, можно не нанимать специально обученных сотрудников.
2. Предполагается, что сотрудники профильной организации обладают достаточной компетенцией, необходимыми знаниями и навыками, что соответствует цели обращения участника закупки к их услугам, то есть основная цель — это эффективное и результативное участие в закупках.
3. В случае необходимости такая организация может привлекать к своей работе экспертов различных профилей, что не всегда является возможным для участника закупки.

Наряду с преимуществами, следует обозначить и риски передачи полномочий по участию в закупке на аутсорсинг.

Риски и недостатки при использовании аутсорсинга

Контролировать деятельность сторонней профильной организации, которую участник будет привлекать, как правило, весьма затруднительно. Также сложно сделать вывод о добросовестности выполнения организацией своих функций до того момента, пока участник не увидит конечный результат.

В настоящее время отсутствуют какие-либо квалификационные требования к сотрудникам таких организации, нет требованиий по получению лицензии для организации, которая работает на этом рынке, не существует никакого профильного реестра, куда бы вносились данные организации.

Безусловно, специалисты организаций, предоставляющих услуги на рынке торгов, обучаются на специальных курсах. Однако, насколько уровень их подготовки будет соответствовать вашим задачам, на этапе заключения договора оценить невозможно. Поэтому всегда есть риск передачи своих функций в руки непрофессионалов, что может привести к неэффективному участию в закупке, неподписанию контракта или проблемам на стадии его исполнения. При плохом исходе у участника могут возникнуть финансовые потери и включение его в реестр недобросовестных поставщиков.

Надо быть готовым к тому, что могут возникнуть и коррупционные риски, связанные с передачей своих полномочий. В связи с непрозрачностью и слабой регламентацией на законодательном уровне профильных организаций, которые участвуют в торгах, возникает угроза образование сговора, к примеру, между такой организацией и другими участниками закупки, незаконного взаимодействия с заказчиком и иных злоупотреблений. При этом доказать, что участник ничего не знал, не владел информацией о таких намерениях, о нарушениях, допущенных организацией, действующей от вашего имени и участвующей в торгах, очень сложно.

Выводы

Грамотно подобранная профильная организация обладает достаточно высоким уровнем квалификации, что существенно снижает риски проигрыша в закупках, риски проиграть процесс обжалования и риски возникновения каких-либо проблем на стадии участия в закупке.

Для результативного взаимодействия с такой организацией необходимо составление подробного технического задания, которое составит основу договора. В нём должно быть чёткое разграничение прав, обязанностей и ответственности между участником закупки и организацией, с которой заключается договор.

Участник закупки, если передаёт свои функции и полномочия на аутсорсинг, должен постоянно отслеживать качество работы этой организации, так как в случае ошибок ответственность за неправомерные действия ложится на него.

Перед тем как передавать свои полномочия, участник должен изучить рынок услуг, узнать репутацию организации, найти подтверждение качества оказываемых услуг.

Получить качественную услугу позволит грамотное техническое задание, которое должно включать формулировку того результата, который участник хочет получить от этой услуги.

Необходимо поставить цель — что в итоге должен получить участник.

Следует избегать организаций, которые гарантируют стопроцентную победу в торгах. Это сразу вызывает сомнения, так как 100% победу в торгах не может гарантировать никто.

В результате должен получиться подробный регламент выполнения функций по участию закупках.

ЭЦП для торгов

Важным моментом в заключении договора с профильной организацией является урегулирование вопроса по подписанию документов — чья электронная подпись будет использована: участника закупки или специалиста профильной организации. Иногда на практике случается такая ситуация: участник нанимает организацию, которая будет подавать заявку. При этом данная организация просит передать ей электронную подпись, то есть, по сути, все действия на электронной площадке будут совершаться участником. Организация, оказывающая услугу, нигде не будет фигурировать.

Следовательно, при подаче заявки, осуществления иных действий в Единой информационной системе и на электронной площадке должна быть использована подпись сотрудника профильной организации, которому участник закупки, как своему представителю, оформляет доверенность. Такая доверенность включается в состав заявки на участие в закупке.

Заключение

В отсутствии специальных знаний разобраться во всех процедурных тонкостях закупок как по 44 закону, так и по 223 нелегко. Для этого требуется целый набор специфических навыков, знаний и умений. Их нужно или самостоятельно освоить, если участник — индивидуальный предприниматель и работает на рынке закупок в единственном лице, — или иметь штат подготовленных специалистов, или передать эти функции и полномочия на аутсорсинг.

Как правило, аутсорсинг экономически выгоден поставщикам и подрядчикам, исполнителям с небольшими объёмами, когда нецелесообразно содержать дополнительный штат сотрудников или проводить их обучение работе в сфере закупок. Также аутсорсинг выгоден начинающим участникам закупок, которые ещё только делают первые шаги и непонятно, станет ли для них это направление деятельности постоянным или нет.

Аутсорсинг часто выбирают поставщики и подрядчики, исполнители, для которых работа на рынке государственных и муниципальных корпоративных закупок является разовым контрактом в силу специфики либо территориального нахождения этого объекта.

В любом случае выбор варианта организационной модели за участником закупки.