Преимущества внедрения 1С-ЭПД

Работая в IT-сфере, я уже много лет наблюдаю за тем, как цифровые технологии меняют ритейл, банковские продукты, взаимодействие с ФОИВ и другие. С ростом потребности в быстрой и дешёвой доставке товаров одной из самых динамичных в плане трансформации стала область транспорта и логистики. Введение формализованных электронных перевозочных документов (ЭПД) — это шаг к автоматизации оформления перевозок (грузовых и пассажирских) в России, и один из фундаментальных стандартов данных для полной цифровизации отрасли. Благодаря этому нововведению участникам перевозок потребуется сильно меньше времени и сил на обеспечение рутинных операций, которые поддаются автоматизации через онлайн-сервисы, например, такие как 1С-ЭПД.

В этой статье хочу рассказать про проектное решение 1С-ЭПД и преимущества использования сервиса.

Зачем грузоперевозкам электронные документы

Цифровизация грузовых перевозок — одна из задач Стратегического направления в области цифровой трансформации транспортной отрасли Российской Федерации до 2030 года, а объём использования электронных перевозочных документов является индикатором цифровизации отрасли. Таким образом Правительство определяет переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) как неотъемлемую часть процесса цифровизации перевозок.

Первый этап транспортной стратегии, который заканчивается в 2024 году, уже демонстрирует значительные результаты. Утверждены форматы шести ключевых электронных документов на автомобильном транспорте, включая ЭТрН и ЭПЛ, и ещё шести — для водного транспорта. Создана ГИС ЭПД, а пилотные проекты с прямым участием ГК «Астрал» по внедрению ЭПД охватывают 43 региона России.

Внедрение ЭПД приводит к сокращению издержек, повышению эффективности труда, добавляет прозрачности и контроля на всех этапах перевозки. Некоторые компании отмечают, что ранняя подготовка и переход на ЭПД предоставляет им значительные конкурентные преимущества в отраслях, которые скоро обяжут использовать ЭПД: «Мы заберём заказы конкурентов, которые не готовы к обязательному переходу на ЭПД».

Как подготовиться к внедрению ЭПД

Надёжнее всего просто обратиться к специалистам. Но если хотите полностью сами, то надо учесть несколько основных моментов.

Команда проекта должна изучить нормативную базу.

1. Сформировать реестр сценариев перевозок: прямые, экспедиторские, агентские, самовывоз, мультимодальные и т.д.
2. Сделайте аудит вашего документооборота. Подробно опишите, как происходит формирование и подписание документов сейчас на бумаге в каждом сценарии.
3. Определите, какие документы подлежат переводу в электронный вид. Изучите законодательство, которое регламентирует ЭПД. Например, Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта…» и Постановление Правительства РФ от 18 июня 2021 г. N 931 «О государственной поддержке российских организаций…».
4. Проанализируйте цифровую зрелость компании. Оцените:
   • навыки работы с цифровыми инструментами участников документооборота (кладовщики,водители, механики и тд);
   • степень автоматизации процессов оформления документов;
   • способы сбора и обработки данных;
   • используемые системы автоматизации.
5. Масштабирование. Надо запланировать подключение контрагентов и привлекать к этому надо вашего поставщика ит-решения и отделы, работающие с контрагентами. Без масштабирования не получить эффект.

Отправная точка — это ответ на вопрос: в какой системе находится кнопка «на печать», иными словами, где составляется и печатается документ?

Очень часто ответ на этот вопрос: «у нас 1С». Но встречаются и другие решения, в том числе SaaS и On-Premise, поэтому очень вероятно, что это будет многосерийная статья.

Но начнём с самого популярного ответа по моему опыту общения с пользователями.

Для тех, у кого 1С, предусмотрен сервис 1С-ЭПД.

Что такое 1С-ЭПД

В общем, это целый набор инструментов для оформления перевозочных документов в электронном виде для типовых и нетиповых конфигураций, и включает в себя даже 1С-ЭПД API. И конечно же, им можно пользоваться в облаке 1С:Фреш и минималистичной конфигурации 1С:Клиент ЭДО.

Сервис 1С-ЭПД интегрирован в типовые конфигурации 1С в рамках сервиса 1С-ЭДО, доступен по отдельному тарифу и поддерживается в типовых конфигурациях, что упрощает его внедрение и использование. Решение подойдёт любым участникам электронного взаимодействия, участвующим в обмене перевозочными документами.

1С-ЭПД для типовых конфигураций

Отличное средство — бери и пользуйся, особенно если у вас достаточно простые бизнес-процессы и отсутствуют особенные требования и кастомизации конфигурации.

• Поддержка всех форматов ЭПД, установленных ФНС.
• Обеспечение подписания ЭПД всеми участниками перевозочного процесса: грузоотправителями, грузополучателями, грузоперевозчиками, медработниками, техниками и диспетчерами. Сервис также поддерживает работу с подписями исполнителей, кладовщиков, продавцов-кассиров и водителей.
• Визуализация всех типов документов.
• Мгновенное уведомление участников перевозки о деталях приёмки-передачи груза.
• Мобильное приложение для работы с цифровой документацией.

1С-ЭПД для нетиповых конфигураций

Для компаний с нетиповыми конфигурациями программ 1С (для искушённых ;)) предусмотрено Проектное решение, по сути это расширение, включающее собственные объекты, на базе управляемых форм, что и позволяет учесть особенности вашей необновляемой конфигурации с массой настроек. При этом можно поставить его как отдельно стоящий сервис и настроить обмен с внешними системами ( аля микросервисная архитектура) или накатить его на текущую конфигурацию. Мобильное приложение не потребует большого числа конкурентных лицензий (примерно 50 лицензий на 500-700 водителей), интегрируется напрямую в базу и может быть адаптировано индивидуально с учётом вашей специфики). Получить и установить расширение 1С-ЭПД и мобильное приложение для водителей и механиков можно у партнёров 1С или обратившись в ГК «Астрал». При этом учитываются индивидуальные потребности компании, которые не отражены в стандартных схемах работы с ЭТрН и ЭПЛ.

Преимущества проектного решения 1С-ЭПД

• Отдельные АРМы для каждого сотрудника.
• Тестовая среда для отладки процессов.
• Интеграция с мобильным приложением.
• Поддержка API для интеграции с другими системами.
• Адаптивность к любыми версиями 1С.
• Оптимизированные процессы и запросы к базе данных.

Преимущества мобильного приложения

Если у перевозчика нет доступа к 1С, он может подписывать ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через мобильное приложение на своём смартфоне или планшете. Эта функция доступна и удобна как водителей, так и для грузополучателей.

В мобильном приложении водитель может подписывать документы через Госключ и просматривать их без доступа к интернету. Перевозчик может подписать документ без доступа к 1С.

Также приложение позволяет собирать данные об остатках топлива и готовить отчёт о его расходах.

Заключение

Сервис 1С-ЭПД — это комплексное решение для цифровизации перевозочных документов, которое помогает компаниям оптимизировать процессы, сократить издержки и повысить эффективность работы. Благодаря интеграции с 1С, мобильным приложениям и возможностям роуминга, 1С-ЭПД представляет собой универсальный инструмент для бизнеса любого масштаба. Переход на ЭПД является стратегически важным шагом для любой компании, которая ведёт обмен перевозочными документами. Начните планирование уже сегодня, чтобы получить максимальную выгоду от цифровизации. Приглашаем всех участников перевозок подключаться к сервису 1С-ЭПД.