Как избежать штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Свободный автор Астрал

03 сентября 2021

28984

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам.

Отчёты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 объединились в сводной форме — ЕФС-1. А форма СЗВ-М была отменена. Последний раз сдать её нужно было за декабрь 2022 года.

Вместо СЗВ-М, с 1 января 2023 года нужно сдавать новый отчёт — персонифицированные сведения о физлицах. Его следует ежемесячно не позднее 25 числа представлять в ФНС. Затем налоговая передаст данные в СФР.

Форма, формат и порядок заполнения нового отчёта утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@.

Подробно о новом отчёте и о правилах его заполнения читайте в нашей статье «Персонифицированная отчётность».

Его заполняют все плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам. Сведения подают о каждом застрахованном лице, в том числе в пользу которого начисляли выплаты в рамках трудовых отношений, ГПД на выполнение работ, оказание услуг, ряда других договоров.

Сведения о самозанятых, с которыми заключён только договор ГПХ, включать в состав формы не нужно. Она подаётся по застрахованным лицам, а выплаты самозанятым по таким договорам взносами не облагаются.

Исключение составляют случаи, когда выплата самозанятому не признаётся объектом обложения НПД, например:

на отчётную дату от самозанятого не получен чек на оплату. При получении чека после сдачи формы нужно подать уточнённые сведения;
самозанятый был работником компании менее чем два года назад.

Новая форма персонифицированных сведений включает:

персональные данные физлиц;
суммы выплат или иных вознаграждений, начисленных в их пользу в месяце, предшествующем месяцу подачи сведений.

Отдельный штраф за непредставление или за несвоевременное представление Персонифицированных сведений о физлицах в НК не предусмотрен. Поэтому могут применяться общие штрафы:

Непредставление в установленный срок документов и иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах — штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов или иных сведений, необходимых для налогового контроля, представление неполных или ложных сведений — административный штраф на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).

Сдать отчётность в вовремя и без ошибок поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Форма СЗВ-М содержит только ФИО сотрудников, их ИНН и СНИЛС. Это очень простой отчёт, в котором, тем не менее, часто допускают ошибки или вообще забывают сдать. Как итог — штрафы, и чем больше штат, тем суммы этих штрафов внушительнее. Расскажем, как оспорить штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М.

Какие могут быть штрафы по форме СЗВ-М

Как избежать штрафа, если сдали СЗВ-М невовремя

Несвоевременная сдача СЗВ-М — весомый повод для штрафа, но его можно обжаловать, обратившись в ПФР или в суд. Добиться полной отмены штрафа возможно, если доказать, что вашей вины в опоздании со сдачей отчёта нет. Можно привести следующие аргументы:

ПФР не отправил уведомление об ошибках

При обнаружении ошибок в форме СЗВ-М Пенсионный фонд должен в течение 5 дней направить страхователю уведомление об устранении ошибок или отрицательный протокол. Если фонд составил акт об обнаружении правонарушения, суд может отменить штраф .

Пример решения в пользу страхователя: Постановление 19 ААС по делу № А48-108/2019.

Страхователь сам исправил ошибки

Если страхователь заметил ошибки в СЗВ-М раньше, чем ПФР, он может сам их исправить и подать отменяющую или дополняющую форму после установленного срока.

Пример решения в пользу страхователя: Постановление АС ПО от 11.12.2017 № Ф06-27663/2017.

Но если в отчёте не указан какой-то сотрудник, избежать штрафа будет непросто. Есть судебные решения в пользу страхователей: Постановление АС ПО от 25.04.2018 № Ф06-31604/2018.

Но есть решения, в которых суд признаёт такие сведения не дополняющими, а новыми, и оставляет штраф: Постановление АС ДВО от 28.02.2018 № Ф03-154/2018. Это решение основано на Инструкции по ведению персонализированного учёта.

В новой инструкции по персучету от ПФР появились изменения. Они касаются касающиеся забытого сотрудника в отчёт. Согласно инструкции, штраф за забытого сотрудника в СЗВ-М компания получит, даже если исправила ошибку самостоятельно. Единственное исключение — если отправить дополняющую форму до того, как наступил срок сдачи первоначального отчёта (абз. 4 п. 40 Инструкции).

Просрочили не по своей вине

Не зависящими от страхователя обстоятельствами считаются, например, отключение электричества и неисправность сетевого оборудования. Пример решения в пользу страхователя: Постановление АС ВВО по делу № А28-11249/2016.

Технические ошибки на стороне ПФР

Дата сдачи отчётности по ТКС — это дата, когда отчёт принят оператором. Поэтому если ПФР принял отчёт уже после установленного срока сдачи, а страхователь отправил его вовремя, штраф получится отменить. Доказательством послужит справка о приёме отчёта оператором электронной отчётности. Если штраф не отменят полностью, его могут снизить за счёт смягчающих обстоятельств.

Основания для смягчения штрафов за отчётность СЗВ-М

К смягчающим обстоятельствам могут отнести:

Небольшой период просрочки. Обычно это 1‒5 дней, но некоторые суды и двухнедельную просрочку не считают критичной.
Первое нарушение. Тем, кто прежде не допускал нарушений, на первый раз могут значительно снизить штраф.
Отсутствие задолженности по уплате страховых взносов. Если плательщик на хорошем счету, ему могут пойти навстречу и уменьшить сумму санкций.
Технические неполадки: отсутствие связи, электричества, сбои программного обеспечения и так далее. Зачастую штрафы полностью отменяют.
Тяжёлые жизненные обстоятельства лиц, от которых в силу должностных обязанностей зависит сдача СЗВ-М.

В таблице приведены обстоятельства, которые суд счёл смягчающими.

Судебное постановление	Смягчающие обстоятельства, учтённые судом	Штраф ПФР (в рублях)	Штраф по решению суда (в рублях)
постановление АС Центрального округа от 04.09.19 № А83-2432/2019	просрочка 1 день; нарушение совершено впервые;	23 500	2 350
постановление АС Западно-Сибирского округа от 21.05.21 № А70-18969/2020	просрочка 1 день; взносы заплачены своевременно в полном объёме	39 000	3 900
постановление АС Волго-Вятского округа от 28.03.19 № А43-18123/2018	просрочка 1 день; страхователь сам обнаружил и исправил нарушение	556 000	278 000
Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 06.09.17 № А78-15400/2016	просрочка 14 дней; нарушение совершено по неосторожности	208 000	1 000
постановление АС Волго-Вятского округа от 28.03.19 № А43-18123/2018	просрочка 1 день; нарушение совершено впервые; страховые взносы уплачены своевременно и в полном объёме	500 000	250 000
Постановление АС Уральского округа от 24.05.17 № А76-27244/2016	просрочка 16 дней; тяжёлые личные обстоятельства бухгалтера	54 500	5 450
Постановление АС Волго-Вятского округа от 17.07.17 № А28-11249/2016	отсутствие электроэнергии и неисправность сетевого оборудования	74 000	0

Как сдать СЗВ-М без штрафа

Для того чтобы не платить штраф, лучше не нарушать сроки и правила заполнения отчёта СЗВ-М. Это ежемесячный отчёт, его сдают до 15 числа месяца, следющего за отчётным. Если 15 число выпадает на выходной день, можно отчитаться в ближайший следующий рабочий день.

Отчёт лучше всего подготавливать и направлять в ПФР не в последний день срока сдачи, а хотя бы за 2-3 дня до этого. Это минимизирует риски опоздания, например, по причине технических сбоев.

При заполнении отчётности необходимо внимательно проверять данные о каждом сотруднике. Даже после того, как передача документации завершена. Если найти ошибку раньше, чем её заметит ПФР, и направить отменяющую или дополняющую форму, штраф отменят.

Если штрафа избежать не удалось, и его сумма существенна, можно обжаловать решение ПФР через суд. В обращении укажите смягчающие обстоятельства или аргументы, подтверждающие, что вашей вины в просрочке нет. Судебная практика подтверждает, что судьи часто снижают размер штрафных санкций при наличии логичных аргументов.

При сдаче отчётности по форме СЗВ-М и других отчётов наиболее комфортно чувствуют себя те работодатели, которые используют для подготовки и проверки отчётности сервисами от «Калуга Астрал». «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Все актуальные обновления устанавливаются без участия пользователя. Умный редактор отчётов предупредит об ошибках и подскажет, как их исправить.А своевременное напоминание о сроках сдачи отчётности избавит от необходимости подавать «уточненку», судиться или платить штрафы.

Заключение

СЗВ-М — простой отчёт, но не стоит недооценивать его значимость. За ошибки или несвоевременную сдачу отчёта грозит штраф, причём чем больше штат, тем больше его сумма.

Даже если ПФР назначил штраф, его можно оспорить, обратившись в сам фонд или в суд. Часто штраф отменяют или значительно снижают его сумму. Если же страхователь решает добровольно уплатить штраф, важно помнить о том, что платёжное поручение имеет ряд особенностей и нюансов в графах:

назначения платежа;
КБК (всегда проверяйте, что был указан именно КБК для штрафов, полученных от ПФР);
ОКТМО (ставите тот код, который определён для вашей компании Росстатом).

В остальных полях, кроме КБК и ОКТМО, проставьте по одному нулю. В графе «Назначение платежа» лучше указать максимум информации для идентификации платежки: номер регистрации компании в качестве страхователя и реквизиты документа о наложении штрафа на организацию или требования о его оплате.

Узнайте больше о сдаче отчетности в ПФР в нашей статье.

Свободный автор Астрал