Как проверить отчётность перед сдачей

Александра Кадынцева

ФНС проверяет любую отчётность, которую сдают налогоплательщики. Налоговые проверки касаются всех предпринимателей и компаний, вне зависимости от масштабов бизнеса и отрасли.

Цель налоговой проверки — убедиться, что компания правильно исчислила и вовремя уплатила все налоги и сборы. Проверяющие выясняют, есть ли у компании задолженность перед государством, пытается ли она снизить налоги незаконным способом.

Из статьи вы узнаете о видах проверок, как подготовиться к проверке и исправить ошибки в отчётности, если они есть.

Зачем нужна проверка отчётности

Проверить отчётность нужно, чтобы:

• убедиться, что компания правильно ведёт отчётность;
• вовремя обнаружить и устранить ошибки в отчётной документации, чтобы избежать штрафов и других взысканий (пеней, блокировки расчётного счёта компании);
• получить полное представление о сделках и проводимых бизнес-операциях;
• убедиться в правильности заполнения всех данных.

Проверяться перед отправкой должен каждый отчётный документ, чтобы потом не пришлось исправлять ошибки или уплачивать штраф. В ряде случаев проверить бухгалтерскую отчётность организации нужно обязательно:

• при покупке или продаже бизнеса;
• при смене генерального директора или главного бухгалтера;
• при кредитовании или участии компании в государственных программах поддержки бизнеса;
• для потенциального инвестирования в развитие организации.

Виды проверок отчётности

Проверка форм отчётности бывает разных видов.

Логистический контроль — проверка, направленная на выявление отклонений данных внутри отчёта, связанных с фактическими и плановыми логистическими показателями.

Арифметический контроль — анализ расчётной части отчётной документации, то есть сверка правильности проведения всех расчётов и вычислений.

Форматно-логический контроль — сверка соответствия отчётных форм требования Федеральной налоговой службы.

Ещё один вид отчётности — камеральная проверка, подразумевающая проверку отчётности организации специалистами налоговой инспекции. Она проводится на основании налоговых деклараций. Данные из деклараций автоматически проверяются с помощью специальных программ.

В большинстве случаев камеральная проверка налоговой отчётности проходит для компаний незаметно. Со специальными электронными сервисами она занимает минимум времени на подготовку и подачу и также быстро проверяется специалистами налоговой службы. Готовые электронные формы отчёта исключают вероятность ошибки при заполнении, но вносить все данные для декларации всё равно нужно внимательно.

В личном кабинете налогоплательщика на официальном сайте ИФНС можно узнать о результатах камеральной проверки. Если в представленной декларации выявляются нарушения, то в течение 10 дней инспектор ИФНС составляет акт с их перечнем.

Как проверить отчёт по НДФЛ

Расчёт сумм налога на доходы физических лиц (НДФЛ), которые были удержаны или начислены организацией — один из обязательных отчётов в контролирующие службы.

Документ содержит данные обо всех суммах доходов, которые были выплачены и начислены, а также о размерах налогов, которые были начислены или удержаны организацией. В него вносятся и другие сведения, которые могут считаться основанием для расчёта размера начисляемого налога.

Проверка отчёта НДФЛ налоговой проводится ежеквартально, то есть за первый квартал, за полгода, за 9 месяцев и за год. Организации обязаны сдавать его не позже 25 числа того месяца, который идёт за отчётным периодом. Годовой отчёт подаётся в налоговую службу не позднее 25 февраля или первого рабочего дня, следующего за этой датой, если 25-число выпадает на выходные.

Форма предоставления отчёта закреплена в приказе ФНС №ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020.

НДФЛ удерживается и при выплате аванса, и при выплате суммы заработной платы за месяц. Фактической датой получения трудового дохода по-прежнему остаётся день, когда сотрудникам выдаётся заработная плата.

В 2025 году проверка отчёта НДФЛ в налоговой инспекции проводится в ходе камеральной проверки без ведома налогоплательщиков на основе сданной ими отчётности.

В сервисах электронного документооборота форма отчёта формируется на основе учётных данных. Перед отправкой готового отчёта в ИФНС нужно проверить его, чтобы убедиться, что в него включены все суммы вычетов и доходов, а также в том, что внесённые суммы совпадают с платёжными документами и ведомостями.

Проверить правильность заполнения можно с помощью функции форматно-логического контроля. На примере сервиса компании «Астрал-Софт» «1С:Отчётность» проверка отчёта НДФЛ выглядит так:

После запуска проверки сервис сверяет правильность заполнения полей документа с утверждённой формой налоговой отчётности.

Если всё заполнено верно, и программа не обнаружила ошибок, остаётся нажать кнопку «Отправить».

Как только отчёт будет благополучно передан в ИФНС (обычно это занимает несколько секунд) сервис уведомит вас служебным сообщением «Отчёт отправлен».

Как проверить другие формы отчётности

Организации сдают разные формы отчётов в разные ведомства. Кроме отчётности в ФНС, предприниматели сдают отчёты в СФР, Росстат, Росалкогольрегулирование и другие ведомства.

Контролирующие органы проверяют правильность расчётов в отчётности по контрольным соотношениям. Самое известное из них — актив и пассив бухгалтерского баланса.

Для каждого отчёта есть свои правила и контрольные соотношения, которые необходимо рассчитать и выверить, а также свои актуальные формы отчётных бланков, поэтому удобно воспользоваться готовым решением для проверки отчётности.

Бесплатный сервис ФЛК Астрал поможет проверить отчётность в ФНС, СФР и РАР на ошибки.

Чтобы проверить отчётность, нажмите на кнопку «Выбрать файлы». Загрузите один или несколько файлов отчётности в формате *.xml или *.txt. Файл отчётности будет автоматически проверен, после чего в сервисе отобразится результат проверки:

Посмотреть, какие ошибки обнаружил сервис, можно так же, как и в «1С:Отчётность» в протоколе форматно-логического контроля:

Автоматизация проверки отчётности с помощью сервиса «Астрал Отчёт 5.0»

Выше мы уже говорили о сервисах подготовки и проверки отчётной документации «1С:Отчётность» и приводили пример, как в нём проверяется отчёт по НДФЛ.

Заполнить отчёт без ошибок также можно в сервисе «Астрал Отчёт 5.0». Расскажем о нём подробнее. Этот умный редактор проверяет отчёты автоматически в процессе заполнения. При этом проводится форматно-логический контроль, то есть проверка полноты и корректности заполнения полей отчётной формы.

Количество ошибок отображается в шапке отчёта. Чтобы посмотреть подробную информацию, нужно кликнуть на счётчик. После этого отобразится список ошибок с подробным описанием, сгруппированных по разделам. Для перехода к неверно заполненному полю нужно кликнуть по ошибке.

Если в отчёте есть ошибка, то он не отправится. Помимо этого, сервис предупреждает о возможных ошибках и неточностях, которые не влияют на отправку, но на них следует обратить внимание.

Для проверяющих важно, чтобы данные в отчётности налогоплательщика и его контрагентов совпадали. В «Астрал Отчёте 5.0» можно провести сверку НДС: проверить соответствие информации в собственных книгах продаж и книгах покупок, подготовленных для представления в составе декларации по НДС, с информацией в книгах продаж и книгах покупок своих контрагентов.

Предварительная проверка отчёта ИФНС займёт минимум времени, зато поможет вам сдать все отчётные документы без ошибок и в срок, избежав выездных проверок налоговой, штрафов и других неприятностей.

Как исправить ошибки в отчётности

Если в отправленной отчётной документации выявлена ошибка, исправить её можно несколькими способами. Самый простой — сдача уточнённой отчётности, то есть повторная отправка декларации, но уже с верной информацией. Получив уточнёнку, налоговая принимает её вместо ранее отправленного организацией отчёта и внесёт верные данные.

Ещё один способ — внесение изменений в первичную документацию. Для бумажных отчётов он означает внесение корректировок в данные путём зачёркивания ошибочных сведений и вписывания верных. Для электронных отчётов — это составление новых электронных документов с верными данными и их повторная отправка. В таком документе указывается его порядковый номер, так как корректировок может быть несколько, и дата составления.

Если ошибки в отчётности обнаруживают специалисты ФНС, они обращаются к налогоплательщику за предоставлением пояснений. Дать ответ на запрос налоговой нужно в течение 5 рабочих дней, иначе организация может быть оштрафована.

Частые вопросы по теме отчётности

Заключение

Проверка отчётности перед сдачей — самый верный способ избежать штрафов, взысканий и камеральных проверок. Проверяйте каждый отчёт и сдавайте документы без ошибок, используя удобные сервисы для сдачи и проверки отчётности.

---

Владейте актуальной информацией о налогах и отчётности, подписавшись на телеграм-каналы

Александра Кадынцева