Какие отчёты по заработной плате нужно сдавать в 2025 году

Дарья Алексеева

Работодатели регулярно передают в бюджет денежные средства: платят НДФЛ за сотрудников, делают взносы для пенсионного, социального и медицинского страхования. За перечисления подобного рода компании отчитываются перед налоговой и Социальным фондом. А некоторые работодатели — ещё и в Росстат. Разберёмся, какую отчётность по заработной плате нужно сдавать в 2025 году.

Виды отчётности по заработной плате в 2025 году

Виды отчётности проще всего классифицировать по контролирующему госоргану.

Отчётность в ФНС

• Расчёт 6-НДФЛ. В этот документ работодатель вносит данные обо всех выплатах физлицам, которые были сделаны за отчётный период, а также о размере НДФЛ, удержанного с этих средств. В первую очередь это касается зарплат для сотрудников, однако отчёт предусмотрен и для других видов выплат физлицам: например, материальной помощи и дивидендов.
• Расчёт по страховым взносам. РСВ — ещё один отчёт по заработной плате, который компании обязаны сдавать в налоговую службу ежеквартально. В случае если во время отчётного периода предприятие не отчисляло страховые взносы за сотрудников, бухгалтер всё равно должен заполнить обязательные разделы формы и отправить нулевой отчёт. РСВ придётся сдать, даже если у компании нет работников.
• Персонифицированные сведения о физлицах. Форму «Персонифицированные сведения о физических лицах» была утверждена в 2022 году (Приказ ФНС № ЕД-7-11/878@). В перссведениях работодатель указывает данные каждого застрахованного сотрудника и фиксирует сумму выплат, которые были сделаны для него в течение отчётного периода. Если работник не получал выплаты в течение отчётного месяца, в форму вносятся только его данные. Юридическим лицам также необходимо указывать сведения о руководителе компании, даже если он не получает выплат.

Отчётность в СФР

После образования Социального фонда все кадровые отчёты слились в единую форму сведений — ЕФС-1. Этот отчёт состоит из нескольких разделов, которые оформляются и сдаются отдельно друг от друга.

• Подраздел 1.1. Здесь указываются сведения о трудовой деятельности. Эта форма заменила бланк СЗВ-ТД. Подавать отчёт нужно только в том случае, если в штате компании произошли изменения. Если предприниматель принял на работу нового сотрудника или уволил прежнего, а также если трудовой договор работника был приостановлен или возобновлён, отчёт нужно отправить не позднее рабочего дня, который следует за днём издания соответствующего приказа. Если сотрудник компании перешёл на другую постоянную работу или сменил бумажную трудовую книжку на электронную, отчётность потребуется сдать не позднее 25-го числа следующего месяца.
• Подраздел 1.2. Здесь сообщается информация о стаже застрахованных сотрудников. Этот отчёт используется вместо бланка СЗВ-СТАЖ. Сведения о стаже нужно отправлять в СФР ежегодно до 25 января.
• Раздел 2. В этом разделе отражаются данные о страховых взносах на травматизм (аналог формы 4-ФСС). В 2025 году эту форму должны отправлять в СФР все компании и ИП вне зависимости от того, сколько застрахованных работников состоит у них в штате. Отчёт нужно представлять ежеквартально.

Отчётность в Росстат

В службу статистики компании сдают документы, которые содержат информацию о размере штата, зарплатного фонда и рабочих условиях, созданных для сотрудников. Росстат разработал несколько форм для отчётов по зарплате, но заполнять их должны не все респонденты. Узнать, какие отчёты должна сдать ваша компания в 2025 году, можно на сайте Росстата с помощью ИНН или ОГРН.

Расскажем о двух важных формах статистического наблюдения, в которых респонденты сообщают о заработной плате своих работников.

• Отчёт П-4. Форма предназначена для отражения сведений о численности и заработной плате сотрудников организации. Периодичность сдачи П-4 определяют два фактора: среднесписочная численность персонала (с учётом совместителей и подрядчиков, работающих по договорам ГПХ) и её годовой оборот. Ежемесячно отчитываются организации, у которых средняя численность сотрудников в течение двух предыдущих лет больше 15 человек, а годовой оборот средств — более 800 млн рублей. Раз в квартал отчёт сдают организации со среднесписочной численностью сотрудников не больше 15 человек и годовым оборотом не более 800 млн рублей.
• Отчёт П-4 (НЗ). В этой форме отражается информация о движении и зарплате работников, находящихся на неполной занятости. Форму отправляют в Росстат по итогам каждого квартала.

Изменения в отчётности по заработной плате 2025 года

Приказом Росстата от 31 июля 2024 года № 338 были утверждены новые шаблоны отчётности для ряда форм статистического наблюдения, в частности для П-4 и П-4 (НЗ).

Респондентам следует обратить особое внимание на порядок расчёта списочной (СЧ) и среднесписочной численности работников (ССЧ), поскольку эти показатели используются, например:

• при оформлении РСВ;
• при определении способа сдачи отчётности (например, декларации сдаются в электронном виде, если ССЧ за предыдущий год превышает 100 человек);
• при распределении налога на прибыль (авансового платежа) в части регионального бюджета, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения;
• для освобождения от НДС предприятий из сферы общепита;
• и др.

Новые правила и формы действуют с 1 февраля 2025 года.

Порядок заполнения и сроки сдачи отчётности по зарплате

В 2025 году изменений по срокам сдачи отчётности не наблюдается. Большая часть документов сдаётся до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом (месяц, квартал или год). В таблице ниже представлены сроки представления отчётности по заработной плате и документы, утверждающие формы и правила заполнения отчётов.

Штрафы за несдачу отчётности по зарплате

Ответственность за отчётность, не сданную вовремя в ФНС, представлена в виде штрафа. Согласно пункту 1.2 статьи 126 НК РФ, за каждый полный и неполный месяц просрочки расчёта компании придётся заплатить по 1000 рублей. Должностному лицу могут дополнительно назначить штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Несвоевременная сдача формы ЕФС-1 по статье 15.33.2 КоАП карается штрафом от 300 до 500 рублей за каждый непредставленный отчёт.

Дарья Алексеева