Как оформить доверенность на сдачу отчетности
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Сдача отчётности по доверенности


вопросы

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи изменились. Сертификат выдают не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники должны подписывать документы компании личными подписями

Расскажем, что ждёт бизнес в 2023 году: какие обязанности появятся у сотрудников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять машиночитаемую доверенность (МЧД) при сдаче электронной отчётности.

Кто может сдавать отчётность компании или ИП

Сдавать электронную отчётность могут:

  • гендиректор, учредитель компании, сам ИП;
  • уполномоченный сотрудник — заместитель директора, главный бухгалтер;
  • уполномоченный представитель — сторонняя компания или ИП, оказывающие услуги по сдаче отчётности.

Отчётность относится к юридически значимому документообороту, поэтому каждый отчёт перед отправкой подписывают электронной подписью. Если директор компании или индивидуальный предприниматель сдаёт отчётность сам, то никаких дополнительных документов не нужно — он пользуется своей электронной подписью. Если же отчётность от лица компании или ИП сдаёт уполномоченный сотрудник или представитель, то ему необходима доверенность.

Бумажная и электронная доверенность

Форма доверенности зависит от того, в какой ситуации она составляется:

  • Отчётность подписывается ЭП, выданной на бухгалтера данной организации.
  • Отчётность ведётся сторонней организацией с указанием ответственного лица, уполномоченного представлять отчётность.
  • Отчётность индивидуального предпринимателя ведётся другим индивидуальным предпринимателем, причём доверенность заверена нотариально.

Такая доверенность содержит сведения:

  • адрес регистрации организации и дату составления бланка;
  • текст, указывающий на то, для какого контролирующего органа составлена доверенность;
  • информация о компании-доверителе:
    • наименование;
    • ФИО и должность руководителя или заместителя;
    • ФИО и должность уполномоченного сотрудника;
    • реквизиты документа, удостоверяющего личность уполномоченного сотрудника;
  • список функций, которые подлежат выполнению от имени компании;
  • срок действия доверенности;
  • подписи доверенного лица и доверителя.

Если срок действия не указан, то доверенность действует один год. Если обязанность сдавать отчётность возлагается на сотрудника организации или ИП, например, на штатного бухгалтера, то заверять доверенность у нотариуса не нужно. Если же полномочия передаются сторонней организации или ИП, то документ заверяют у нотариуса.

Такая доверенность обычно оформляется в бумажном виде. Для того чтобы сдавать электронную отчётность, нужна цифровая версия доверенности. Электронная доверенность содержит ту же информацию, что и бумажная. Её прилагают к отчёту в электронной форме, подписывают УКЭП доверителя и отправляют через ТКС.

Важно! Формат бумажной доверенности для сдачи отчётности в контролирующие органы в отдельных ведомствах будет упразднён. Например, Социальный фонд России будет принимать только МЧД после 31 августа 2023 года.

Ресурс «Доверенность» на базе ФНС

Для работы с доверенностями ФНС разработала специальную систему хранения данных. Информационный ресурс «Доверенность» — это электронная база документов, которая хранит в себе информацию об уполномоченных на предоставление деклараций представителей.

Доверенность составляют и передают в налоговую инспекцию. Документ создают на бумаге или в виде электронного файла, подписанного УКЭП доверителя. В тексте указывают обязательные реквизиты, утверждённые приложением 2 приказа ФНС от 23.04.2010 № ММВ-7-6/200.

Работник ведомства заносит доверенность в базу данных. Сданные сведения хранятся в налоговой три года. После этого уполномоченный сотрудник вместе с налоговой отчётностью отправляет информационное сообщение, в котором указаны представленные ранее реквизиты доверенности.

Поданную доверенность можно отозвать. Заявление составляют в произвольной форме. Передача сообщения об отзыве осуществляется теми же способами, что и подача документа на предоставление полномочий.

Если организация меняет своё название или руководителя, то отзывать доверенность не требуется.

Отчётность по доверенности в СФР

Сдавать отчётность в СФР за руководителя организации без доверенности нельзя. Документ нужно оформить в электронном виде. Инструкция по работе с машиночитаемыми доверенностями размещена на сайте СФР.

Доверенность наделяет представителя правом не только сдавать отчётность, но и получать различные документы: справки, запросы, заявления, сверки по платёжным поручениям, выплаты страховых взносов и т.п. Её может составить юрист или секретарь компании, а согласовать и подписать — только руководитель. Доверитель составляет документ, дающий право на действия представителя в СФР от имени организации, без ограничений или наделяет его частью полномочий. Создать МЧД для СФР можно через программу ведомства «СФР АРМ Доверенность» или специальные сервисы.

Такая возможность представлена в «1С-Отчётность» от «Калуга Астрал». Этот сервис позволяет создавать МЧД не только для СФР, но и для других контролирующих органов в одном месте.

Машиночитаемая доверенность

С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.

Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).

Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января 2023 года. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до 31 августа 2023 года.

Как сотруднику получить электронную подпись в 2023 году?

По-старому По-новому
В аккредитованном УЦ выдают подпись сотрудника организации. В сертификате такой подписи указаны два владельца — юрлицо и работник, который действует по обычной бумажной доверенности. В аккредитованном УЦ сотрудник получает подпись физического лица. В сертификате такой подписи он указан как единственный владелец. Чтобы подписывать документы от имени организации, ему понадобится машиночитаемая доверенность.

Действующий регламент позволяет выдавать сертификаты на сотрудника, с указанием его ИНН как физлица, а также ИНН организации, от имени которой он подписывает документы. Сегодня получать подпись по старой схеме нет смысла. КЭП сотрудника организации перестанет работать 31 августа 2023 года. Даже если сертификат этой подписи содержит в себе дату дольше этого срока, например, 1 сентября 2023 года, принимать КЭП сотрудника не будут. С этого дня понадобится КЭП физлица и электронная машиночитаемая доверенность.

Требования к формату машиночитаемой доверенности

Единые требования к МЧД содержатся в приказе Минцифры России от 18 августа 2021 года № 857:

  1. Формат — XML;
  2. Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
  3. В доверенности нужно обязательно указать:
  • название документа;
  • данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);
  • данные представителя: ФИО, дату рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
  • дату выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;
  • срок действия (если он установлен);
  • полномочия доверенного лица, кстати, здесь ещё придётся указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, а при его отсутствии внести описание просто текстом;
  • сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);
  • номер документа;
  • отметка о возможности передоверия;
  • УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя (ИП), который выдал доверенность.

Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия».

Учитывая, что к приёму новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовиться, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то её можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Продукты по направлению

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы

Астрал Отчет 4.5

Программа для отправки отчетности и организации документооборота с контрагентами

Астрал Доверенность

Создай машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты бесплатно!

Помощник подбора тарифов

Пройдите несколько шагов, чтобы определить нужный вам тариф

Оплачивайте только отправленные документы

* Стоимость за один комплект
на сумму

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на Ваши вопросы!

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
Подключите 1С-Отчетность бесплатно на 30 дней
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger