Срок хранения отчётности в 2021 году

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Срок хранения отчётов ПФР и ФСС

ПФР

Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:

• бумажные — не менее 6 лет;
• электронные — не менее 7 лет.

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.

ФСС

Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

Исключения составляют:

• Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
• Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.

Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.

Вид документа	Срок хранения	Регулирующий нормативный акт
Счёт-фактура	5 лет	Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ об исчислении и уплате страхового взноса	6 лет	подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы	4 года с даты последней записи	Абз. 4 п. 24 прил. 4 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Книга продаж и дополнительные листы	4 года с даты последней записи	Абз. 4 п. 22 прил. 5 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Журнал учёта счёт-фактур	4 года с даты последней записи	П. 12 прил. 3 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Заверенная копия счёт-фактуры для комитента, принципала, инвестора	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Таможенная декларация, её заверенная копия, платёжно-расчётный документ на уплату НДС при импорте	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Заявление о ввозе товара и об уплате косвенного налога, его заверенная копия, платёжно-расчётный документ об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Заполненный бланк строгой отчётности и его копия, на приобретение услуги по найму жилых помещений и услуги по перевозке работников в период служебной командировки	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Документ на передачу имущества, НМА, имущественных прав, их нотариально заверенные копии с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК РФ	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Первичный документ на уменьшение стоимости приобретённого товара, работы, услуги, имущественного права в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Сводный документ по операциям за календарный месяц , который подлежит регистрации в книге продаж	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Налоговый регистр	5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года.	Стр. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ: об освобождении от уплаты налогов и сборов; о предоставлении льготы, отсрочки уплаты или отказ в ней	5 лет	Стр. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Декларации организации по всем видам налогов	5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет	Стр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Сведения о доходах физлиц	5 лет. Если нет лицевого счета: — 50 лет, если документ оформлен с 2003 года — 75 лет, если оформлен до 2003 года	Стр. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом	5 лет	Стр. 313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП	5 лет	Стр. 318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов	6 лет	П. 3 ст. 89.2 НК РФ

Срок хранения бухгалтерских документов

Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.

Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:

• учётную политику;
• стандарты;
• бухгалтерский учёт;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:

• для исчисления и уплаты налогов;
• бухгалтерского и налогового учёта;
• подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.

Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.

Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно правовой акт компании.

Срок хранения статистической отчётности

В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

Виды статистической отчётности и сроки хранения

Вид документа	Срок хранения	Примечания
Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов:		При отсутствии годового — постоянно При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
годовой и с большей периодичностью	постоянно
полугодовой	5 лет (1)
квартальный	5 лет (1)
месячный	1 год (2)
Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий:		При отсутствии годового — постоянно При отсутствии годового, квартального — постоянно
сводный годовой	постоянно
годовой	постоянно
квартальный	5 лет (1)
месячный	1 год (2)
Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образований	постоянно
Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним:		При отсутствии годового — постоянно При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
годовой и с большей периодичностью	постоянно
полугодовой	5 лет (1)
квартальный	5 лет (1)
месячный	1 год (2)
единовременный	постоянно
Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации	постоянно
Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему:
сводный годовой и с большей периодичностью	5 лет
годовой и с большей периодичностью	5 лет
полугодовой	5 лет
квартальный	3 года
месячный	1 год
единовременный	1 год
Документ о выполнении целевых программ	5 лет ЭПК
Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:
годовой	постоянно
квартальный	5 лет
отчёт о выполнении грантов	постоянно
Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений	5 лет
Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений	До минования надобности
Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации	5 лет (1)	При отсутствии годового, квартального отчёта о работе организации — постоянно
Индивидуальный отчёт работников	1 год
Журнал учёта передаваемых статистических данных	5 лет
Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности	1 год
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности	5 лет
Бланк формы статистической отчётности:
по месту разработки и утверждения	постоянно
в других организациях	До замены новыми

Срок хранения отчётности ИП

Срок хранения документов для ИП зависит от вида отчёта.

В соответствии с подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК, сохранность документов для исчисления и уплаты страховых взносов осуществляется в течение 6 лет.

В связи с изменениями от 17.02.2021 N 6-ФЗ документы для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов хранятся 5 лет.

Заключение

После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.

Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.

Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае организация выбирает более длительное хранение бухгалтерских документов.