Корректирующий отчет по 6-НДФЛ

Свободный автор Астрал

Согласно статье 24 НК РФ работодатели, удерживающие налог на доходы физических лиц (НДФЛ), обязаны сдавать в ФНС специальную отчётность. Для этого используется форма 6-НДФЛ, в которой собираются сведения о выплатах работникам и величине удержанного подоходного налога.

О том, как правильно заполнить форму 6-НДФЛ в 2023 году, у нас есть отдельный материал. В этой статье расскажем, как скорректировать ошибки, допущенные при заполнении отчёта.

Когда и в каком виде подавать корректирующий отчёт 6-НДФЛ

Корректировка 6-НДФЛ необходима в том случае, если после заполнения и отправки отчётного документа налоговый агент обнаружил в нём ошибку. Предоставление недостоверных сведений в ФНС карается штрафом в размере 500 рублей за каждый документ (ст. 126.1 НК РФ). Но если уточнённый расчёт подать прежде, чем налоговый орган выявит ошибку, то штрафной санкции не будет.

Для исправления расчёта 6-НДФЛ нужно использовать ту форму, которая действовала в отчётном периоде. На 2023 год актуальной является та, что утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Бланки за предыдущие периоды представлены ниже в таблице:

При оформлении уточнённого расчёта 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» нужно проставить значение «001» (если корректировка проводится впервые), «002» (если отчёт исправляется повторно) и т.д. Далее в тех полях, где ранее были допущены ошибки, указываются верные значения, а остальное содержание отчёта просто дублируется.

Когда корректировку можно не подавать

В особых случаях налоговики разрешают не представлять уточнённый расчёт 6-НДФЛ.

• Корректировка не нужна, если работник подал заявление на имущественный вычет в начале года, а подтверждающие документы принёс с опозданием (например, в середине года). В таком случае пересчитанный НДФЛ нужно просто отразить в расчёте за период, в котором были получены документы.
• Если за последний отчётный квартал года налоговый статус работника изменился (с резидента на нерезидента или наоборот), то перерасчёт НДФЛ потребуется отразить только в годовом отчёте, а корректировка сведений за предыдущие периоды будет не нужна.

Как заполнить корректировку 6-НДФЛ, если была допущена ошибка в доходах

Если обнаружена ошибка в доходах, НДФЛ требуется пересчитать. Исправление таких ошибок зависит от того, когда их обнаружили.

В отчётном квартале

В таком случае подавать корректировку 6-НДФЛ не нужно. Следует просто заполнить первичный отчёт, руководствуясь следующими правилами:

• в полях 020–024 отображаются фактически удержанные суммы подоходного налога, то есть без уменьшения на возвращённый налог;
• поля 030–032 предназначены для учёта сумм возвращённого НДФЛ;
• в полях 110, 112 и 115 нужно указать «верную» сумму начисленного дохода с учётом исправлений (пересчёта);
• в полях 140, 142 — «верную» сумму исчисленного НДФЛ с учётом исправления ошибки;
• в поле 160 — фактически удержанный НДФЛ, без учёта излишне удержанных и возвращённых сумм налога;
• в поле 180 — сумма излишне удержанного НДФЛ, уменьшенная на возвращённый налог;
• в поле 190 — сумма НДФЛ, которую вернули с начала года.

В другом квартале

В таком случае следует составить уточнённые расчёты за все кварталы, по которым представлена отчётность до момента обнаружения ошибки. Например, ошибку допустили в марте 2023 года, а нашли её только в сентябре. Придётся подать корректировку 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и девять месяцев 2023 года.
Уточнённые расчёты заполняются так:

• в полях 020–024 — фактически удержанные суммы налога без учёта возвращённого налога;
• в полях 110, 112 и 115 — «верная» сумма начисленного дохода с учётом пересчёта;
• в полях 140, 142 — «верная» сумма исчисленного НДФЛ с учётом пересчёта;/li>
• в поле 160 — фактически удержанный НДФЛ с начала года, то есть без уменьшения на налог, который был излишне удержан (поле 180 текущего отчёта) или возвращён (поле 190 отчёта за период, в котором произошёл возврат);
• в поле 180 — сумма излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчётного периода.

Возврат НДФЛ отражают в полях 030–032 раздела 1 и поле 190 раздела 2 в том периоде, когда фактически произошёл возврат. Так как подоходный налог вернули, он перестаёт быть излишне удержанным. Поэтому поле 180 раздела 2 корректируют на сумму возвращённого налога.

Как сделать корректировку 6-НДФЛ, если в отчёте указаны неверные КПП или ОКТМО

Если обнаружена ошибка в КПП или ОКТМО, в налоговую нужно подать сразу две декларации: первичную и уточнённую.

В первичном расчёте необходимо проставить:

• номер корректировки «000»;
• правильные значения КПП и ОКТМО;
• показатели из первоначального расчёта (и приложение № 1, если расчёт за год).

В уточнённом расчёте нужно указать:

• номер корректировки «001»;
• КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчёте, то есть ошибочные значения;
• нулевые показатели во всех разделах расчёта (плюс аннулирующие справки, если расчёт годовой).

Как сделать корректировку 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения

Если в отчёте по закрытому обособленному подразделению выявлены ошибки, то исправления должна внести головная организация. Титульный лист корректировки заполняется следующим образом:

• в верхней части титульника — ИНН и КПП головной организации;
• в поле ОКТМО — код закрытого обособленного подразделения;
• в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» — код 9 «закрытие обособленного подразделения»;
• в поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН и КПП закрытого подразделения;
• период представления (код) — он должен совпадать с кодом из первичного отчёта.

При исправлении данных разделов расчёта уточнённый 6-НДФЛ представляют без справки о доходах к 6-НДФЛ. В случае уточнения сведений в справках о доходах и суммах налогов физлица подают весь расчёт с приложением №1. При подаче корректировки 6-НДФЛ за закрытое подразделение следует подготовить пояснительную записку, в которой отражены причины уточнения в произвольной форме.

Как исправить 6-НДФЛ при перерасчёте отпускных

Уточнённый расчёт должен быть представлен, если при перерасчёте отпускных их сумма уменьшается.

В разделе 2 уточнённого расчёта за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учётом уменьшенной суммы отпускных (строки 110, 112, 140). При этом сумма удержанного НДФЛ исправлению не подлежит (строка 160), что даёт основание для зачёта или возврата излишне удержанного налога.

Если отпускные доплачиваются, уточнёнка не подаётся. В разделе 2 расчёта того отчётного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учётом доплаты отпускных и дополнительно удержанного НДФЛ.

Как заполнить 6-НДФЛ при перерасчёте НДФЛ с материальной выгоды

Доход в виде материальной выгоды, полученный физлицом в 2021–2023 годах, не подлежит обложению НДФЛ в соответствии с п. 90 статьи 217 НК РФ. Поэтому работник вправе подать заявление о возврате налога, удержанного с материальной выгоды в 2023 году.

В таком случае все расчёты, поданные за этот год, нужно скорректировать. Исправлению подлежат строки 110 и 140 раздела 2 по ставке 35%. А в годовой уточнённый расчёт нужно включить корректирующие или аннулирующие (если других доходов не было) справки о доходах и суммах налога физических лиц (приложение № 1) в отношении только тех работников, данные которых уточняются.

Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ

«Справка о доходах и суммах налога физического лица» (2-НДФЛ) с 2021 года входит в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1 и подаётся не за квартал, а только за год. Если данные, приведённые в приложении, требуют исправления, то корректирующую информацию нужно оформить следующим образом:

• в поле «Номер справки» указать номер первичной справки, поданной ранее;
• в поле «Номер корректировки сведений» при предоставлении корректирующей справки взамен первичной нужно указать соответствующий номер корректировки («01», «02» и т.д.); если справка является аннулирующей, то в поле проставляется значение «99».

Свободный автор Астрал