Отчёт 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ — это расчёт, с помощью которого работодатели информируют ФНС о том, какие выплаты получили работники компании и какой налог на доходы физических лиц был удержан с этих выплат. Форму 6-НДФЛ сдают каждый квартал. Разберёмся в том, как заполнить 6-НДФЛ в 2023 году и когда нужно сдать эту отчётность.
Кто должен сдавать 6-НДФЛ
Сдавать отчёт 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты — компании, которые перечисляют в бюджет РФ налоги вместо налогоплательщиков-физлиц. Налоговыми агентами считаются лица, которые выплачивают доход, например, выдают своим сотрудникам зарплату или выделяют им материальную помощь.
Таким образом, 6-НДФЛ должны сдавать:
- российские организации;
- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;
- индивидуальные предприниматели;
- физические лица, которые занимаются частной практикой. Например, нотариусы и адвокаты, если у них есть подчинённые.
Если организация или ИП не имеют работников и, соответственно, не выплачивают доходы физическим лицам, то сдавать расчёт по форме 6-НДФЛ не нужно.
Изменения по 6-НДФЛ в 2023 году
Сроки отчётности и платежей. С 2023 года ИП и юрлица платят налоги и взносы по новым правилам. Все налоги, включая 6-НДФЛ, теперь входят в состав Единого налогового платежа (ЕНП). Компания должна перевести все средства одновременно на свой Единый налоговый счёт (ЕНС). Сделать это нужно не позднее 28-го числа каждого месяца. Отправить отчётность по 6-НДФЛ в ФНС необходимо не позднее 25-го числа того месяца, который следует за отчётным кварталом.
Дата получения дохода. Ранее датой получения дохода считали последнее число месяца, во время которого сотруднику перевели зарплату. В 2023 году этой датой стал именно тот день, когда компания начислила выплаты. Теперь предприниматель должен удерживать НДФЛ при каждой выплате средств сотруднику. Например, налог нужно учесть при начислении и аванса, и заработной платы.
Расчётный период. В 2023 году налог рассчитывают с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число настоящего месяца. Для двух месяцев установлены специальные сроки:
- январь: расчётный период с 1 по 22 число;
- декабрь: расчётный период с 23 по 31 число.
Форма отчёта. Изменения, которые налоговая внесла в форму для отчёта по 6-НДФЛ, указаны в приказе ФНС № ЕД-7-11/881@. Большинство правок коснулось раздела 1. Например, теперь в строке 020 нужно указывать налог, который подлежит перечислению за последние три месяца отчётного периода. В строках 021–024 потребуется распределить общую сумму НДФЛ по четырём срокам перечисления. Кроме того, в новой версии отчёта 6-НДФЛ изменились штрихкоды.
Форма 6-НДФЛ в 2023 году
Структура формы 6-НДФЛ
В 2023 году форма 6-НДФЛ по-прежнему состоит из трёх частей:
- Титульный лист: указывают наименование, ИНН и КПП организации, номер налоговой инспекции, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, суммы налога, которые были возвращены в последние три месяца отчётного периода..
- Раздел 2: обобщённая информация о доходах физлиц, сведения о суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев или год нарастающим итогом с начала года.
К отчёту 6-НДФЛ по итогам года нужно приложить справку о доходах и суммах налога по каждому физическому лицу.
Скачать форму 6-НДФЛ для 2023 года.
Общие правила заполнения формы
Юрлица и ИП имеют право сдать бумажную отчётность по 6-НДФЛ, если в компании получили выплаты не более 10 человек. Заполнять форму от руки нужно синими или фиолетовыми чернилами. Пользоваться корректирующими средствами («штрихами», «замазками») запрещено. Показатели нужно вписывать, начиная с первой ячейки слева, в незаполненных клетках ставить прочерки. После заполнения отчёта нужно пронумеровать страницы. Если бухгалтер решил заполнить бланк на компьютере и после распечатать его, чтобы подать в бумажном виде, необходимо использовать шрифт Courier New (16 или 18 пт).
Раздел 1 формы 6-НДФЛ: как заполнить
Строка 010: код бюджетной классификации (КБК) по налогу. Уточнить свой КБК можно на сайте ФНС. Для каждого КБК заполняется отдельный бланк с разделом 1.
Строка 020: общая сумма налога, которая подлежит перечислению за последние три месяца отчётного периода.
Строки 021–024: суммы налогов, распределённые по четырём срокам перечисления. Сумма значений строк 021-024 должна равняться значению графы 020. В 2023 году эти поля нужно заполнять, исходя из следующих сроков:
Отчётный период | Сроки перечисления налога | |||
---|---|---|---|---|
Строка 021 (первое перечисление) | Строка 022 (второе перечисление) | Строка 023 (третье перечисление) | Строка 024 (четвёртое перечисление) | |
I квартал | С 1 по 22 января | С 23 января по 22 февраля | С 23 февраля по 22 марта | – |
I полугодие | С 23 марта по 22 апреля | С 23 апреля по 22 мая | С 23 мая по 22 июня | – |
9 месяцев | С 23 июня по 22 июля | С 23 июля по 22 августа | С 23 августа по 22 сентября | – |
Год | С 23 Сентября по 22 октября | С 23 октября по 22 ноября | С 23 ноября по 22 декабря | С 22 по 31 декабря |
Строки 030–032: заполняются, если сотрудникам возвращали удержанный налог.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ: как заполнить
Строка 100: ставка НДФЛ (13% или 15%). Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельный бланк раздела 2.
Строка 105: КБК (такой же, как в строке 010 раздела 1).
Строка 110: сумма дохода, который был выплачен физлицам. Указывается нарастающим итогом с начала года.
Строки 111–115: уточнение показателя из строки 110 по видам доходов.
Строка 120: общее число физических лиц, которые получили выплаты в течение отчётного периода.
Строка 121: количество высококвалифицированных специалистов, которые получили выплаты.
Строка 130: общая сумма налоговых вычетов, которые получили физлица.
Строка 140: общая сумма НДФЛ.
Строки 140–142: суммы налога с дивидендов и с доходов высококвалифицированных специалистов.
Строка 150: заполняется, если в компании есть иностранный сотрудник, который работает по патенту и уплачивает фиксированный авансовый платёж. Эта сумма зачтётся в счёт НДФЛ.
Строка 155: заполняется компаниями, которые рассчитывают НДФЛ при выплате дивидендов.
Строки 160–190: суммы удержанного НДФЛ, налога, который не получилось удержать, излишне удержанного и возвращённого НДФЛ.
Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2023 году
Форму 6-НДФЛ нужно отправлять до 25-го числа того месяца, который следует за отчётным периодом. Исключение — годовой отчёт, который необходимо сдать до 25 февраля следующего года. В случае если крайний срок сдачи выпадает на выходной день, сдать документ можно на следующий рабочий день.
За какой период | Крайний срок сдачи |
---|---|
За I квартал 2023 года | 25 апреля 2023 года |
За I полугодие 2023 года | 25 июля 2023 года |
За 9 месяцев 2023 года | 25 октября 2023 года |
За 2023 год | 26 февраля 2024 года |
Куда нужно сдавать 6-НДФЛ
Юридические лица и ИП сдают отчётность по 6-НДФЛ в инспекцию ФНС по месту регистрации. Если у компании есть обособленные подразделения, они сдают бумаги отдельно, по своему месту учёта. Обратите внимание на то, что сотрудники такого филиала должны заключить трудовой договор или договор ГПХ именно с подразделением, а не с головной компанией.
Если обособленные подразделения и компания находятся в одном муниципальном образовании, организация может сдать всю отчётность в одну инспекцию. Предварительно нужно отправить в ФНС специальное заявление о выборе подразделения. Если же все филиалы находятся в разных муниципалитетах, сдавать формы 6-НДФЛ придётся по отдельности.
Нулевой отчёт 6-НДФЛ
Если в течение отчётного периода компания или ИП не выдавали сотрудникам зарплату или материальную помощь и не делали других выплат физлицам, работодателю не нужно отчислять в бюджет НДФЛ. «Нулевой» отчёт по 6-НДФЛ в этом случае сдавать не требуется.
Однако если работодатель платил сотрудникам в первых кварталах года, а потом выплат не было, отчёт 6-НДФЛ за последующие периоды также придётся сдать. Например, если в течение года компания выдавала зарплату только во втором квартале, заполнить и сдать форму 6-НДФЛ нужно за второй, третий и четвёртый кварталы. Так происходит из-за того, что данные в отчётах приводят нарастающим итогом.
Способы сдачи 6-НДФЛ
В 2023 году сдать отчётность по 6-НДФЛ можно в бумажном или электронном виде. Подавать 6-НДФЛ на бумаге имеют право только те компании, которые перечислили средства не более чем 10 физлицам (например, заплатили восьми сотрудникам). Эти предприниматели могут принести отчётность в налоговую лично или отправить документы по почте ценным письмом.
Отправить электронную отчётность можно через сайт налоговой службы или с помощью специального сервиса от оператора электронного документооборота. Руководителю компании или ИП потребуется заранее выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись, чтобы заверить документы.
Штраф за несдачу 6-НДФЛ
Если бухгалтер нарушит срок сдачи отчётности по 6-НДФЛ, организацию оштрафуют: здесь налагается штраф за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ. Согласно пункту 1.2 статьи 126 Налогового кодекса, за каждый месяц опоздания компании придётся платить по 1 тысяче рублей. Ответственному сотруднику могут назначить штраф за несдачу 6-НДФЛ в размере от 300 до 500 рублей.
Кроме того, компания будет оштрафована по статье 126.1 НК РФ, если отправленный расчёт 6-НДФЛ содержит недостоверные сведения. В этом случае штраф за 6-НДФЛ составит 500 рублей. Если же компания сдаст бумажный отчёт вместо электронного, она будет оштрафована по статье 119.1 НК РФ и заплатит 200 рублей.
Продукты по направлению
Сервис электронного документооборота с контрагентами
Сервис передачи отчетности в контролирующие органы из программ "1С:Предприятие"
Программа для отправки отчетности и организации документооборота с контрагентами
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы
