Отчёт 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ — это расчёт, с помощью которого работодатели информируют ФНС о том, какие выплаты получили работники компании и какой налог на доходы физических лиц был удержан с этих выплат. Форму 6-НДФЛ сдают каждый квартал. Разберёмся в том, как заполнить 6-НДФЛ в 2023 году и когда нужно сдать эту отчётность.

Кто должен сдавать 6-НДФЛ

Сдавать отчёт 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты — компании, которые перечисляют в бюджет РФ налоги вместо налогоплательщиков-физлиц. Налоговыми агентами считаются лица, которые выплачивают доход, например, выдают своим сотрудникам зарплату или выделяют им материальную помощь.
Таким образом, 6-НДФЛ должны сдавать:

• российские организации;
• обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;
• индивидуальные предприниматели;
• физические лица, которые занимаются частной практикой. Например, нотариусы и адвокаты, если у них есть подчинённые.

Если организация или ИП не имеют работников и, соответственно, не выплачивают доходы физическим лицам, то сдавать расчёт по форме 6-НДФЛ не нужно.

Изменения по 6-НДФЛ в 2023 году

Сроки отчётности и платежей. С 2023 года ИП и юрлица платят налоги и взносы по новым правилам. Все налоги, включая 6-НДФЛ, теперь входят в состав Единого налогового платежа (ЕНП). Компания должна перевести все средства одновременно на свой Единый налоговый счёт (ЕНС). Сделать это нужно не позднее 28-го числа каждого месяца. Отправить отчётность по 6-НДФЛ в ФНС необходимо не позднее 25-го числа того месяца, который следует за отчётным кварталом.

Дата получения дохода. Ранее датой получения дохода считали последнее число месяца, во время которого сотруднику перевели зарплату. В 2023 году этой датой стал именно тот день, когда компания начислила выплаты. Теперь предприниматель должен удерживать НДФЛ при каждой выплате средств сотруднику. Например, налог нужно учесть при начислении и аванса, и заработной платы.

Расчётный период. В 2023 году налог рассчитывают с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число настоящего месяца. Для двух месяцев установлены специальные сроки:

• январь: расчётный период с 1 по 22 число;
• декабрь: расчётный период с 23 по 31 число.

Форма отчёта. Изменения, которые налоговая внесла в форму для отчёта по 6-НДФЛ, указаны в приказе ФНС № ЕД-7-11/881@. Большинство правок коснулось раздела 1. Например, теперь в строке 020 нужно указывать налог, который подлежит перечислению за последние три месяца отчётного периода. В строках 021–024 потребуется распределить общую сумму НДФЛ по четырём срокам перечисления. Кроме того, в новой версии отчёта 6-НДФЛ изменились штрихкоды.

Форма 6-НДФЛ в 2023 году

Структура формы 6-НДФЛ

В 2023 году форма 6-НДФЛ по-прежнему состоит из трёх частей:

• Титульный лист: указывают наименование, ИНН и КПП организации, номер налоговой инспекции, отчётный период и календарный год.
• Раздел 1: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, суммы налога, которые были возвращены в последние три месяца отчётного периода..
• Раздел 2: обобщённая информация о доходах физлиц, сведения о суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев или год нарастающим итогом с начала года.

К отчёту 6-НДФЛ по итогам года нужно приложить справку о доходах и суммах налога по каждому физическому лицу.
Скачать форму 6-НДФЛ для 2023 года.

Общие правила заполнения формы

Юрлица и ИП имеют право сдать бумажную отчётность по 6-НДФЛ, если в компании получили выплаты не более 10 человек. Заполнять форму от руки нужно синими или фиолетовыми чернилами. Пользоваться корректирующими средствами («штрихами», «замазками») запрещено. Показатели нужно вписывать, начиная с первой ячейки слева, в незаполненных клетках ставить прочерки. После заполнения отчёта нужно пронумеровать страницы. Если бухгалтер решил заполнить бланк на компьютере и после распечатать его, чтобы подать в бумажном виде, необходимо использовать шрифт Courier New (16 или 18 пт).

Раздел 1 формы 6-НДФЛ: как заполнить

Строка 010: код бюджетной классификации (КБК) по налогу. Уточнить свой КБК можно на сайте ФНС. Для каждого КБК заполняется отдельный бланк с разделом 1.

Строка 020: общая сумма налога, которая подлежит перечислению за последние три месяца отчётного периода.

Строки 021–024: суммы налогов, распределённые по четырём срокам перечисления. Сумма значений строк 021-024 должна равняться значению графы 020. В 2023 году эти поля нужно заполнять, исходя из следующих сроков:

Строки 030–032: заполняются, если сотрудникам возвращали удержанный налог.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ: как заполнить

Строка 100: ставка НДФЛ (13% или 15%). Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельный бланк раздела 2.

Строка 105: КБК (такой же, как в строке 010 раздела 1).

Строка 110: сумма дохода, который был выплачен физлицам. Указывается нарастающим итогом с начала года.

Строки 111–115: уточнение показателя из строки 110 по видам доходов.

Строка 120: общее число физических лиц, которые получили выплаты в течение отчётного периода.

Строка 121: количество высококвалифицированных специалистов, которые получили выплаты.

Строка 130: общая сумма налоговых вычетов, которые получили физлица.

Строка 140: общая сумма НДФЛ.

Строки 140–142: суммы налога с дивидендов и с доходов высококвалифицированных специалистов.

Строка 150: заполняется, если в компании есть иностранный сотрудник, который работает по патенту и уплачивает фиксированный авансовый платёж. Эта сумма зачтётся в счёт НДФЛ.

Строка 155: заполняется компаниями, которые рассчитывают НДФЛ при выплате дивидендов.

Строки 160–190: суммы удержанного НДФЛ, налога, который не получилось удержать, излишне удержанного и возвращённого НДФЛ.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2023 году

Форму 6-НДФЛ нужно отправлять до 25-го числа того месяца, который следует за отчётным периодом. Исключение — годовой отчёт, который необходимо сдать до 25 февраля следующего года. В случае если крайний срок сдачи выпадает на выходной день, сдать документ можно на следующий рабочий день.

Куда нужно сдавать 6-НДФЛ

Юридические лица и ИП сдают отчётность по 6-НДФЛ в инспекцию ФНС по месту регистрации. Если у компании есть обособленные подразделения, они сдают бумаги отдельно, по своему месту учёта. Обратите внимание на то, что сотрудники такого филиала должны заключить трудовой договор или договор ГПХ именно с подразделением, а не с головной компанией.

Если обособленные подразделения и компания находятся в одном муниципальном образовании, организация может сдать всю отчётность в одну инспекцию. Предварительно нужно отправить в ФНС специальное заявление о выборе подразделения. Если же все филиалы находятся в разных муниципалитетах, сдавать формы 6-НДФЛ придётся по отдельности.

Нулевой отчёт 6-НДФЛ

Если в течение отчётного периода компания или ИП не выдавали сотрудникам зарплату или материальную помощь и не делали других выплат физлицам, работодателю не нужно отчислять в бюджет НДФЛ. «Нулевой» отчёт по 6-НДФЛ в этом случае сдавать не требуется.

Однако если работодатель платил сотрудникам в первых кварталах года, а потом выплат не было, отчёт 6-НДФЛ за последующие периоды также придётся сдать. Например, если в течение года компания выдавала зарплату только во втором квартале, заполнить и сдать форму 6-НДФЛ нужно за второй, третий и четвёртый кварталы. Так происходит из-за того, что данные в отчётах приводят нарастающим итогом.

Способы сдачи 6-НДФЛ

В 2023 году сдать отчётность по 6-НДФЛ можно в бумажном или электронном виде. Подавать 6-НДФЛ на бумаге имеют право только те компании, которые перечислили средства не более чем 10 физлицам (например, заплатили восьми сотрудникам). Эти предприниматели могут принести отчётность в налоговую лично или отправить документы по почте ценным письмом.

Отправить электронную отчётность можно через сайт налоговой службы или с помощью специального сервиса от оператора электронного документооборота. Руководителю компании или ИП потребуется заранее выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись, чтобы заверить документы.

Штраф за несдачу 6-НДФЛ

Если бухгалтер нарушит срок сдачи отчётности по 6-НДФЛ, организацию оштрафуют: здесь налагается штраф за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ. Согласно пункту 1.2 статьи 126 Налогового кодекса, за каждый месяц опоздания компании придётся платить по 1 тысяче рублей. Ответственному сотруднику могут назначить штраф за несдачу 6-НДФЛ в размере от 300 до 500 рублей.

Кроме того, компания будет оштрафована по статье 126.1 НК РФ, если отправленный расчёт 6-НДФЛ содержит недостоверные сведения. В этом случае штраф за 6-НДФЛ составит 500 рублей. Если же компания сдаст бумажный отчёт вместо электронного, она будет оштрафована по статье 119.1 НК РФ и заплатит 200 рублей.