Уведомление по НДФЛ: сроки подачи и порядок заполнения

Елена Янова

С 2023 года компании и ИП, которые работают на территории России, обязаны платить налоги и страховые взносы по новым правилам. Теперь ФНС сама списывает все средства с Единого налогового счёта (ЕНС). Разбираемся в новых требованиях к уплате налога и рассказываем, как правильно заполнить уведомление об исчисленном НДФЛ, чтобы избежать штрафа.

Зачем нужно уведомление по НДФЛ и кто должен его сдавать

Все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть сотрудники на трудовом договоре или исполнители, подписавшие договор ГПХ, должны платить с заработной платы этих работников налог на доходы физических лиц. В этом случае работодатель действует как налоговый агент: он удерживает НДФЛ с зарплат сотрудников и перечисляет налог в бюджет. Работнику не приходится взаимодействовать с ФНС самостоятельно.

Начиная с 2023 года ФНС сама снимает сумму для уплаты налога на доходы физических лиц и других налогов с Единого налогового счёта компании. Предпринимателю не нужно заводить счёт: для каждого налогоплательщика ЕНС уже открыли автоматически. Проверить свой ЕНС можно через Личный кабинет ИП или юрлица на сайте налоговой.

ФНС списывает большинство налогов и взносов с ЕНС в один день. Соответственно, до этого дня компания должна пополнить свой ЕНС, то есть совершить Единый налоговый платёж (ЕНП). А чтобы налоговая знала, какую сумму нужно списать с ЕНС, предпринимателю нужно заранее подать в ФНС отчётность — уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов и страховых взносов (КНД 1110355).

Как рассчитать НДФЛ в 2025 году

Подробная информация о том, как рассчитать НДФЛ в 2025 году, есть в другом нашем материале. Ниже рассмотрим главные особенности расчёта налога, которые влияют на то, как налоговые агенты должны сдавать уведомления об исчисленном НДФЛ.

Дата получения дохода. Датой получения дохода считают не последнее число месяца, а непосредственно тот день, когда компания переводит сотруднику зарплату. Поэтому работодатели должны удерживать НДФЛ с каждой выплаты: и с заработной платы, и с аванса.

Что делать, если компания переводит сотруднику выплаты других типов (например, отпускные)? В этом случае НДФЛ также нужно удержать в тот день, когда начисляются средства.

Расчётный период. С 2024 года все компании и ИП обязаны платить НДФЛ за работников два раза в месяц. Отправлять в инспекцию уведомление о суммах налога также необходимо дважды в месяц. Мы собрали все данные о новых сроках в таблицу:

В уведомление вносят информацию обо всех случаях удержания НДФЛ за конкретный период. Например, в одном и том же документе указывают сумму налога с зарплаты, начисленной 15 марта, и отпускных, которые сотруднику перевели 21 марта.

Суммы в документе указывают не нарастающим итогом. Если в течение отчётного периода компания не удерживала НДФЛ, отправлять в ФНС нулевое уведомление не требуется.

Как заполнить уведомление по НДФЛ: образец

Бланк уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов приведён в приказе ФНС № ЕД-7-8/1047@. Вы можете скачать форму уведомления на нашем сайте.

Уведомление состоит из титульного листа и раздела «Данные». На титульном листе нужно указать следующие сведения:

• ИНН компании или индивидуального предпринимателя;
• КПП компании;
• код налогового органа, в который будет подано уведомление;
• количество страниц в уведомлении;
• ф. и. о. директора компании или ИП. Если уведомление подаёт представитель налогоплательщика, нужно указать его ф. и. о. и реквизиты документа, который подтверждает его полномочия.

В разделе «Данные» можно указать сведения о нескольких налогах и взносах. Например, в уведомление по НДФЛ можно внести данные по НДС и страховым платежам. На каждом листе есть четыре одинаковых блока для этих сведений. При необходимости предприниматель может распечатать дополнительные страницы. Главное — не забыть пронумеровать их и указать общее количество страниц на титульном листе.

При заполнении уведомления по НДФЛ в разделе «Данные» нужно указать:

1. КПП из декларации 6-НДФЛ. Это поле заполняют только юрлица, ИП ставят здесь прочерки.
2. Код местности, на территории которой работает компания или ИП, по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО).
3. Код бюджетной классификации (КБК). Например, для НДФЛ с зарплат сотрудников это код 182 1 01 02010 01 1000 110.
4. Сумма исчисленного НДФЛ.
5. Налоговый период и номер месяца, за который компания уплачивает налог.
6. Отчётный год, за который платят налог.

Налоговый период и месяц нужно указать с помощью кодов. Вот коды для периода в уведомлении по НДФЛ:

• I квартал — «21»;
• полугодие — «31»;
• девять месяцев — «33»;
• год — «34».

После этого через дробь необходимо вписать номер месяца в квартале. В этом случае выбор кода в уведомлении по НДФЛ зависит от того, за какую часть месяца был удержан налог (с 1-го по 22-е число или с 23-го числа до конца месяца), и от того, каким по счёту идёт отчётный месяц в квартале (первым, вторым или третьим):

• при исчислении налога с 1-го по 22-е число впишите код «01», «02» или «03»;
• при исчислении налога с 23-го числа до конца месяца — код «11», «12» или «13».

Например, если вы платите НДФЛ за период с 23 апреля до 30 апреля, нужно указать период и месяц так: 31/11.

Обратите внимание на общие правила заполнения этого документа. Страницы нужно нумеровать в формате «001», «002», «003». Если вы заполняете уведомление от руки, пишите заглавными печатными буквами, используйте синие, чёрные или фиолетовые чернила и не исправляйте ошибки «замазкой». Не скрепляйте страницы между собой и не применяйте двустороннюю печать. В пустых полях формы поставьте прочерки.

Сроки сдачи уведомления по НДФЛ в 2025 году

Отправлять уведомление об исчисленном НДФЛ нужно дважды в месяц: до 3-го и до 25-го числа. Если крайний срок выпадает на выходной, то сдать уведомление можно на следующий рабочий день.

Все сроки сдачи уведомления по НДФЛ в 2025 году даны в таблице:

Как подать уведомление по НДФЛ в налоговую

Уведомление об исчисленных суммах налогов можно заполнить и сдать как на бумаге, так и в электронном виде. Компании и ИП имеют право подать бумажное уведомление только в том случае, если они одновременно соответствуют двум условиям:

• не относятся к крупнейшим налогоплательщикам;
• среднесписочная численность их сотрудников за прошлый год и в текущем году не превысила 100 человек.

Бумажное уведомление можно принести в отделение ФНС лично, передать через своего представителя или отправить почтой. Электронный документ можно подать через Личный кабинет налогоплательщика или с помощью специальной программы для сдачи отчётности.

Как сдать уведомление по НДФЛ от обособленного подразделения

В одном уведомлении по НДФЛ можно указать данные о суммах, которые удержали все подразделения компании. Для этого на титульном листе документа и в шапке раздела «Данные» нужно указать КПП головной организации, а в самом блоке с данными о налоге — КПП подразделения.

Почему ФНС не приняла уведомление об исчисленных налогах

Согласно абз. 6–7 п. 9 ст. 58 НК РФ, если уведомление заполнено некорректно, налоговая признает его не представленным полностью или частично.

1. Уведомление не представлено частично: в документе указаны сведения о нескольких налогах и сборах, в некоторых записях есть ошибки.
2. Уведомление не представлено полностью: во всех записях о налогах и сборах есть ошибки.

С 2025 года данные из документа сравнивают с контрольными соотношениями. Их перечень дан в приказе ФНС № ЕД-7-15/19@ от 16 января 2024 года.

После проверки ФНС отправит предпринимателю сообщение, в котором будет указан статус документа. Если компания отправляла в налоговую электронное уведомление, оповещение придёт на следующий рабочий день после его подачи. Если уведомление было сдано на бумаге и у налогоплательщика нет Личного кабинета на сайте ФНС, инспекция пришлёт заказное письмо в течение десяти дней.

Как исправить ошибку в уведомлении по НДФЛ

Если компания сдала в ФНС уведомление с ошибкой, ей нужно заполнить и отправить новый документ. Порядок исправления ошибки зависит от того, какие именно данные указаны неверно.

Штраф за несдачу уведомления по НДФЛ

Если компания или ИП не отправит уведомление об исчисленных налогах в установленный срок, ФНС накажет нарушителя по статье 126 Налогового кодекса РФ и потребует заплатить штраф в размере 200 рублей. Основной ущерб компания понесёт не из-за штрафа, а из-за того, что после несдачи одного уведомления её ждёт путаница с платежами.

Часто задаваемые вопросы

Елена Янова