СЗВ-ТД: когда и как сдавать

Сведения о трудовой деятельности подаются в ПФР по форме СЗВ-ТД. Обязанность предоставлять наложена на всех работодателей - как ЮЛ, так и ИП, вне зависимости от численности сотрудников. Отчет сдается даже в том случае, если принят всего один сотрудник.

Отчет подается в ПФР для формирования электронных трудовых книжек. Перед подачей отчетности по электронным трудовым необходимо пройти регистрацию в государственной информационной системе – АИС ПФР-2, для чего подается заявление о подключении к ЭДО с ПФР по форме ЗПЭД

Последние изменения в форме СЗВ-ТД произошли 1 августа 2021 года: появились новые коды и новые разделы. В нашей статье — образец заполнения СЗВ-ТД по утверждённой форме, бланк для скачивания, сроки сдачи и штрафы за нарушения.

Кто должен сдать СЗВ-ТД в 2022 году

Отчёт СЗВ-ТД в 2022 году необходимо сдать всем работодателям, за исключением тех случаев, если:

• за отчетный период не было кадровых перемещений;
• в штат не принимали новых сотрудников, никого не увольняли и не переводили на другую работу;
• сотрудники не получали новые профессии, не проходили курсы повышения квалификации;
• ни одного сотрудника не лишили права занимать должности по решению суда;
• подчиненные не подавали заявления о выборе способа ведения трудовых;
• название компании не менялось.

Сдача СЗВ-ТД обязательна, если в течение отчётного периода произошло хотя бы одно из указанных в таблице событий.

СЗВ-ТД: срок сдачи в 2022 году

По общему правилу форма СЗВ-ТД сдаётся до 15 числа месяца, который следует за отчётным. Но есть некоторые особенности:

• если сотрудника принимают на работу или увольняют, отправить отчёт необходимо не позднее рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа об оформлении или прекращении трудовых отношений;
• если сотрудника перевели на другую постоянную работу, СЗВ-ТД сдаётся не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были кадровые изменения;
• если сотрудник подал заявление о выборе формы трудовой книжки, форму также нужно сдать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

Сроки СЗВ-ТД в 2022 году

Куда и как сдать СЗВ-ТД

Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам можно сдавать в электронном и в бумажном виде. Но есть определённые требования.

Если у работодателя-страхователя 25 работников и больше, то он обязан сдать отчёт в электронном виде.

Если численность сотрудников менее 25 человек, можно представлять форму СЗВ-ТД на бумаге.

Электронную форму необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Такое требование содержится в Законе 63-ФЗ.

Важно: по новым требованиям УКЭП должна быть оформлена на имя того сотрудника, который отвечает за сдачу кадровой отчётности.

Как заполнять СЗВ-ТД в 2022 году

Код выполняемой функции

Теперь код состоит не из семи, как раньше, а из пяти цифр по формату ХХХХ.Х. Из них первые четыре знака — код наименования группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий. А пятый знак — контрольное число.

Заполнять эту графу необходимо, если:

• приняли новичка;
• оформили постоянный перевод;
• присвоили сотруднику вторую квалификацию;
• суд приговором запретил сотруднику занимать определенную должность.

Код трудовой функции определяется не только названием должности, но и задачами, которые выполняет сотрудник. Чтобы подобрать код, используйте профстандарт или Общероссийский классификатор занятий, утверждённый приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 года № 2020-ст.

Новая графа 4 — «Работа в районах Крайнего Севера»

В форме появилась новая графа. Полностью она называется «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера».

Также появились специальные коды для её заполнения:

• РКС — работа в районах Крайнего Севера (если работник трудится на территории, которая относится к районам Крайнего Севера);
• МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (если сотрудник работает на территории, которая приравнена к районам Крайнего Севера).

Эта информация нужна для того, чтобы работник мог выйти на пенсию досрочно.

Раздел «Отчётный период»

Раздел «Отчётный период» убрали из новой формы СЗВ-ТД. Если раньше работодатели отмечали, за какой период сдают отчёт, то теперь в бланке нет никакого указания на это. При этом отчётность по-прежнему нужно сдавать по итогам каждого месяца, если были кадровые события кроме увольнения и приёма. При увольнении и приёме отчёт сдают не позднее следующего дня после издания приказа.

Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь»

Дополнен раздел с данными о работодателе, который сдаёт отчет. Теперь в него можно внести сведения о бывшем работодателе сотрудника, который больше не стоит на учёте в ПФР из-за реорганизации. Если прошлый работодатель сотрудника допустил ошибку в отчёте, поправить её сможет нынешний.

Если компанию ликвидировали по инициативе руководства, а после работник обнаружил ошибку в справке СТД-ПФР, ему нужно обратиться с трудовой или другими документами с информацией, которую нужно исправить, в Пенсионный фонд. Если документов нет, придется обращаться за архивной справкой и потом идти в ПФР.

Скачать форму СЗВ-ТД

Пошаговая инструкция по заполнению новой формы СЗВ-ТД в 2022 году

Шаг 1. Заполните информацию о работодателе.

Укажите регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, а также ИНН и КПП. Регистрационный номер в ПФР состоит из 12 цифр, его вы можете уточнить у бухгалтера. ИНН можно уточнить в свидетельстве о постановке на учёт или из выписки ЕГРЮЛ, КПП — в свидетельстве о постановке на учёт. Наименование работодателя возьмите из устава. Название пишется полностью. Если форму СЗВ-ТД подаёт ИП, указывается его ФИО полностью без сокращений, так же, как в паспорте.

Шаг 2. При необходимости внесите данные в раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь».

Его заполняют только в том случае, если нужно скорректировать сведения по сотруднику, ошибку в которых допустил предыдущий работодатель, снятый с учёта в качестве страхователя в связи с реорганизацией.

Шаг 3. Внесите сведения о застрахованном лице.

Укажите ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника. ФИО указывается в именительном падеже полностью, без сокращений. В поле СНИЛС укажите страховой номер индивидуального лицевого счёт сотрудника, по которому предоставляете форму СЗВ-ТД.

Шаг 4. Укажите, определится ли сотрудник с форматом трудовой книжки.

Если в отчётном периоде сотрудник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» укажите дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если сотрудник подал заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном формате, то укажите дату подачи заявления в строке «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Шаг 5. Заполните сведения о трудовой деятельности работника.

В графе 1 укажите номера сотрудников по порядку, в графе 2 — дату кадрового мероприятия, в 3 — сведения о кадровом мероприятии.

Шаг 6. При необходимости добавьте территориальные коды в графу 4.

Заполните графу «Работа в районах Крайнего Севера/ Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». Укажите один из кодов:

• РКС — работа в районах Крайнего Севера;
• МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Если компания находится в одной из указанных местностей, а сотрудник работает на территории, которая к РКС или МКС не относится, графа не заполняется.

Шаг 7. Укажите трудовую функцию работника.

В графе 5 укажите наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации и наименование структурного подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор. Если сотрудник получил вторую или следующую профессию, специальность или иную квалификацию, то в графе 5 укажите разряды, классы или категории этой профессии, специальности или уровни квалификации.

Если сотрудник лишён права занимать должность или вести деятельность по решению суда, в графу 4 внесите запись о том, на каком основании и на какой срок его лишили права.

Шаг 8. Заполните «Код выполняемой функции».

Сначала найдите основную группу занятий в ОКЗ, а потом вид занятий с учётом специализации. Если не нашли конкретную специализацию, то в каждом разделе есть четырехзначный код, который можно взять в такой ситуации. Например, для руководителя сферы, которой нет в классификаторе, возьмите код 1439.

В СЗВ-ТД укажите код в формате ХХХХ.Х. Первые четыре цифры — это код деятельности, его возьмите из графы «Код» классификатора, после точки указано контрольное число, его возьмите из графы «КЧ» классификатора.

Шаг 9. Если увольняете сотрудника, укажите причину в графе 7.

Пропишите без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор с сотрудником. Укажите статью и пункт ТК, которые являются основанием для увольнения.

Шаг 10. Зафиксируйте основание для кадрового мероприятия в графах 8-10.

В графе 8 укажите документ, который является основанием для приёма, перевода или увольнения сотрудника, например, приказ. А в графах 9 и 10 — дату и номер этого документа. Дату указывают в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер приказа или иного документа — без знака «№».

Шаг 11. Если изменилось наименование компании, то запись об этом внесите в СЗВ-ТД отдельной строкой.

В графе 2 укажите дату, с которой изменилось наименование, а в графе 3 — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». Далее в графе 5 укажите, что «старое наименование» с конкретного числа изменено на «новое наименование». В графах 8-10 должны быть указаны реквизиты приказа или документа, который подтверждает изменение наименования

Шаг 12. Подпишите форму.

Заполненный бумажный отчёт СЗВ-ТД заверьте подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации, если используете её в работе. Электронную форму подпишите электронной подписью.

Штрафы за СЗВ-ТД в 2022 году

Ответственность за непредставление, нарушение сроков или ошибки в СЗВ-ТД установлена в КоАП РФ. Уполномоченного сотрудника накажут, если он:

• не сформирует сведения о трудовой деятельности работника и не направит их вовремя в ПФР;
• неоднократно представит в ПФР неполные или недостоверные сведения.

Штраф для должностного лица составит от 300 до 500 рублей, для юрлиц ответственности не предусмотрено. Штрафы выписывает трудовая инспекция.

Если ответственный за сдачу отчёта сотрудник в течение 10 рабочих дней со дня сдачи отчёта сам обнаружит ошибку и исправит её, штрафа не будет.

Ответы на частые вопросы

Можно ли сдать СЗВ-ТД раньше срока?

Закон не запрещает сдавать форму СЗВ-ТД раньше крайнего срока. Но с этим сопряжены определённые риски. Например, если сотрудник написал заявление об увольнении, и работодатель издал соответствующий приказ об увольнении раньше даты, указанной в заявлении. По закону подать форму отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам необходимо не позднее одного рабочего дня после издания приказа. Но так как он издан заранее, то работник может передумать увольняться. Тогда придётся подавать две формы — форма СЗВ-ТД об увольнении, а затем форма СЗВ-ТД с отменой увольнения.

Если сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, а до крайнего срока сдачи ещё много времени, можно также подать отчёт заранее. Но специалисты также рекомендуют не спешить — возможно, в отчётном периоде ещё кто-то подаст соответствующее заявление, тогда в конце месяца можно будет сдать отчёт по всем.

Когда нужно сдавать СЗВ-ТД при переводе?

Переводом на другую работу считается любое изменение трудовых функций, местоположения или структурного подразделения, которые меняют условия трудового договора и отражаются в нём. Если изменений в договоре нет, данные о переводе сотрудника в отчете в ПФР по трудовым включать не нужно.

При переводе сотрудника форма СЗВ-ТД заполняется так:

Когда сдавать СЗВ-ТД при увольнении сотрудника в 2022 году?

Отчитаться в ПФР об увольнении сотрудника необходимо не позднее рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений.

Когда сдавать СЗВ-ТД при приёме сотрудника на работу?

Работодатели сдают сведения о приёме работников не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего документа.

Нужно ли сдавать нулевой отчёт СЗВ-ТД в ПФР?

Нулевой бланк отчетности сдавать не нужно. Нулевой отчет СЗВ-ТД сдают только в том случае, если работник принимался на работу, переводился на другую постоянную работу, увольнялся или подавал работодателю соответствующее заявление.

Как сдать отчёт СЗВ-ТД в ПФР через Госуслуги?

Сначала нужно зарегистрироваться и подтвердить свою учётную запись на Госуслугах, после чего на сайте ПФР зайти в Кабинет страхователя.

Для заполнения интерактивной формы СЗВ-ТД в Кабинете страхователя, в списке сервисов необходимо выбрать сервис «Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)».