Форма П-4: порядок заполнения и сдачи в Росстат

В январе 2023 года многие формы статистической отчётности были обновлены. Приказом от 29.07.2022 № 532 Росстат утвердил новые бланки для отражения информации по кадрам. Отчёт П-4 — один из них.

В статье расскажем, что представляет собой отчёт П-4, кто обязан с ним работать, какие сроки актуальны на 2023 год и каких правил стоит придерживаться при заполнении обновлённой формы.

Зачем нужен отчёт П-4

Главный ресурс любой организации — это люди, которые на неё работают. Поэтому Росстат систематически требует от респондентов предоставлять сведения о численности сотрудников и их персонифицированных данных, о времени, которое затрачено на работу и отдых, о выплатах заработной платы и отчислениях в социальные фонды. На основе полученной информации Росстат оценивает состояние рынка труда и уровень доходов в стране на текущий момент.

Форма П-4 как раз предназначена для отображения сведений о численности, зарплате и движении работников в организации. Начиная с января 2023 года необходимо использовать новый бланк в соответствии с Приказом Росстата от 29.07.2022 № 532.

Скачать актуальный бланк отчёта П-4 в формате xls.

Кто должен отчитываться по форме П-4

Сдавать форму П-4 обязаны все юридические лица, включая коммерческие и некоммерческие организации всех видов деятельности и форм собственности. Исключение составляют лишь общественные организации, кооперативы и политические партии.

Малые предприятия и ИП полностью освобождены от обязанности отчитываться в Росстат по форме П-4.

Сроки и периодичность сдачи отчётности по форме П-4

Периодичность сдачи отчёта П-4 зависит от того, в какую категорию попадает респондент, но вариантов все два – раз в месяц и раз в квартал. К числу тех, кто должен отчитываться ежемесячно относятся организации, перечисленные в Приложении 12 Приказа Росстата от 29.07.2022 № 532 (ред. от 10.03.2023):

• компании, в которых за последние два года средняя численность сотрудников превышала 15 человек, включая совместителей и тех, кто работает по договорам ГПХ;
• компании с годовым оборотом средств свыше 800 000 000 рублей;
• юридические лица, имеющие лицензию на добычу полезных ископаемых;
• компании, которые были зарегистрированы или реорганизованы в 2021 или в 2022 году, при этом количество сотрудников и объём годового оборота значения не имеет.

Все прочие респонденты сдают отчёт П-4 ежеквартально. Под этим подразумевается предоставление сведений за отчётный квартал, отсчитанный с начала года, то есть за 3 месяца, 6 месяцев, 9 месяцев и год.

Крайние сроки сдачи отчётности по форме П-4 за 2023 год представлены в таблице:

Порядок заполнения и сдачи отчёта П-4

В отчёте П-4 необходимо отразить информацию о средней численности работников, количестве отработанных человеко-часов, о заработной плате и социальных выплатах.

Подробные указания по заполнению формы П-4 содержатся в приложении 12 Приказа Росстата от 29.07.2022 № 532 и в Разделе 5 Приказа Росстата от 30.11.2022 № 872. Правила оформления одинаковы как для месячного, так и для квартального отчёта. Если П-4 предоставляется за месяц, то данные, фиксируемые в графах и строках, учитываются за один отчётный месяц. Если же форма сдаётся ежеквартально, то данные для заполнения учитываются за весь отчётный период с начала года, а в бланке в качестве периода указывается количество месяцев, включённых в квартальный отчёт.

Есть ряд важных моментов, касающихся заполнения бланка П-4:

• среднюю численность работников разрешается указывать с двумя десятичными знаками после запятой согласно новым правилам;
• данные в отчёте не могут быть отрицательными;
• если у организации изменилось место фактического осуществления деятельности в связи с переездом в другой регион, то показатели за отчётный квартал приводятся с момента начала работы в новом регионе;
• если в отчётном периоде нет сведений для заполнения формы П-4, то отчёт всё равно нужно отправить в Росстат, заполнив только титульный лист.

Заполнить форму П-4 несложно. Он состоит из трёх страниц: титульного листа и двух разделов с таблицами. Разберём подробно порядок заполнения.

Как заполнить титульный лист отчёта П-4

На первой странице формы нужно указать данные о респонденте и период, за который он отчитывается.

• Полное название отчитывающейся организации указывается в соответствующей строке, а сокращённое (при наличии) приписывается рядом в скобках;
• В ячейку «Почтовый адрес» вносится наименование субъекта РФ (регион) и юридический адрес, идентичный зарегистрированному в ЕГРЮЛ. Если фактический адрес не совпадает с юридическим, это нужно зафиксировать.
• Если в компании нет обособленных подразделений, то в графе ОКПО указывается код организации. При наличии подразделений, ставится идентификационный номер того, кто оформляет отчёт. Эти данные приводят на основании уведомления Росстата о присвоении кода ОКПО или индикационного номера, размещённого на сайте.
• Обязательно нужно указать отчётный период: конкретный месяц или количество месяцев, включённых в отчётный квартал.

Как заполнить вторую страницу отчёта П-4

Вторая страница отчёта посвящена данным о средней численности сотрудников (СЧ). Данная величина — это сумма средней численности списочного состава, внешних совместителей и тех, кто работает по договорам ГПХ. В первую очередь необходимо определить эти три величины, а потом уже их суммировать.

Кроме того, данные показатели нужно рассчитывать отдельно для каждой группы работников согласно видам экономической деятельности (строки с 02 по 11), и по организации в целом (строка 01). Определять вид деятельности нужно по ОКВЭД 2.

Шаг 1. Рассчитать среднюю численность списочного состава. Данную величину нередко называют среднесписочной численностью (ССЧ). Формула для расчёта за месяц выглядит так:

ССЧ = суммарное количество работников за каждый отдельный день месяца/ общее число календарных дней в месяце.

Тот же показатель, но за квартал, будет рассчитываться путём суммирования ССЧ работников за все месяцы, включённые в отчётный период.

Важно при расчёте ССЧ не учитывать:

• женщин, находящихся в декрете;
• работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком или в отпуске, связанном с усыновлением ребёнка;
• сотрудников, находящихся в отпуске за свой счёт.

Полученное количество списочного состава полагается зафиксировать в графе 2.

Шаг 2. Рассчитать среднюю численность внешних совместителей за месяц:

СЧ = количество отработанных за месяц часов/ общее количество рабочих часов в месяце

За квартал:
СЧ = сумма СЧ внешних совместителей за все месяцы, включённые в отчётный период

Результат зафиксировать в графе 3.

Шаг 3. Вычислить среднюю численность работников по договорам ГПХ. Формула та же, что в Шаге 1.

Результат – в графе 4.

Шаг 4. Определить среднюю численность всех работников путём суммирования показателей из 2, 3 и 4 графы. Внести полученное значение в графу 1.

Как заполнить третью страницу отчёта П-4

Для заполнения третьей страницы нужно определить количество отработанных человеко-часов — это общепринятая единица учёта трудового времени. Данный показатель высчитывается по формуле:

Чч = К *Т

Чч – это человеко-часы, К – количество работников, а Т – рабочие часы, рассчитанные на каждого работника. Из подсчёта следует исключать такие периоды, как:

• больничные;
• простои, независимо от причин;
• все виды отпусков;
• сокращённое время труда, которое устанавливается для отдельных категорий работников;
• перерывы на кормление ребёнка;
• периоды повышения квалификации;
• обучение с отрывом от производства;
• иные причины, по которым работник отсутствовал на рабочем месте.

Человеко-часы рассчитываются отдельно для списочного состава и отдельно для внешних совместителей. Результаты записываются в графы 5 и 6 соответственно.

Далее заполняется блок с информацией о заработной плате.

• Графа 8 – выплаты специалистам списочного состава.
• Графа 9 – выплаты внешним совместителям.
• Графа 10 – выплаты работникам по договору ГПХ и прочим работникам не списочного состава.
• Графа 7 – общее количество начисленной заработной платы (сумма граф 8,9 и 10).

В графе 11 отражаются выплаты социального характера. Сюда входят:

• выходные пособия;
• суммы, начисленные сотрудникам, которые были уволены в связи с ликвидацией предприятия или сокращением штата;
• расходы на оплату путёвок работникам;
• материальная помощь;
• оплата проезда к месту отдыха и обратно;
• компенсация расходов на лечение;
• прочие выплаты, перечисленные в п. 86 Указаний от 30.11.2022 № 872.

Внизу страницы нужно поставить подпись уполномоченного лица с указанием должности, ФИО и даты составления документа, и оставить актуальные контактные данные.

Ответственность за нарушение порядка сдачи отчёта П-4

Нарушением порядка считается просрочка отчётности, недостоверность предоставленных сведений или же полное уклонение от требований Росстата и несдача отчётности. Любое из вышеперечисленных нарушений может навлечь на респондента штраф по статье 13.19 КоАП РФ:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц от 20 000 до 70 000 рублей.

Повторное нарушение грозит увеличением штрафа вплоть до 50 000 рублей для должностных и 150 тысяч рублей для юридических лиц.

Кроме того, отчёты П-4, наравне с другими формами статистической отчётности, с 2023 сдаются только в электронном виде. Бумажный отчёт Росстат не примет, а респондент, как и в случае с просрочкой отчётности, получит штраф.