СФР не принял ЕФС-1: что делать

С 2023 года все компании и ИП обязаны отправлять отчётность в объединённый Социальный фонд России . Вместо форм 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ и других отчётов работодатели должны заполнять и сдавать разные разделы бланка ЕФС-1. Большинству предпринимателей нужно отправлять ЕФС-1 в электронном виде с помощью специальных сервисов для сдачи отчётности. Что делать, если из СФР пришёл отказ? Рассмотрим, как исправить ЕФС-1.

Почему ЕФС-1 не принимают в Социальном фонде

СФР может отклонить отчёт ЕФС-1 из-за разных причин. После того как бухгалтер оформит бланк, необходимо проверить, заполнил ли сотрудник все обязательные поля. В случае если какая-то из обязательных строк осталась пустой, документ не сможет пройти форматно-логический контроль (ФЛК). С помощью ФЛК Социальный фонд находит отчёты, которые заполнены неправильно или не соответствуют принятому формату, и отправляет их предпринимателю обратно для доработки.

Компании также необходимо следить за тем, чтобы у сотрудника, который сдаёт ЕФС-1 в СФР, была действующая электронная подпись. Для отправки электронных документов в контролирующие органы нужно выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на имя руководителя организации или ИП.

Как исправить ошибки при отправке ЕФС-1

Способ исправления ошибки зависит от её кода или названия. Если в СФР не принимают ЕФС-1, обратите внимание на сообщение, которое прислали из фонда.

«Документ не прошёл форматно-логический контроль». Другие названия ошибки: «Значение элемента не определено по совокупности поисковых элементов (код ошибки 0500200000)», «Версия формата не соответствует определённому в справочнике СППФД / СФНД (код ошибки 0500200001)». Обычно эта неполадка возникает в «1С» из-за проблем с полем ОКФС. Исправить ошибки можно двумя способами.

1. Удалить информацию из графы с кодом ОКФС. В «1С» откройте вкладку «Главное», найдите раздел «Настройки» и перейдите в «Организации». Выберите компанию, от лица которой вы отправляете отчёт. Откройте карточку редактирования реквизитов и перейдите на вкладку «Коды». Удалите данные в поле «ОКФС» и нажмите на кнопку «Записать и закрыть». Откройте отчёт, который не приняли в СФР, и перезаполните его.
2. Убедитесь в том, что вы пользуетесь последней версией «1С». При необходимости обновите программу. Установите официальный патч, который выпустили разработчики «1С» для исправления ошибки при отправке ЕФС-1. После перезаполните бланк, который не прошёл ФЛК.

«Нет сведений о праве подписи представителя страхователя, подписавшего документ» Чтобы исправить эту ошибку, отправьте в СФР уведомление о предоставлении полномочий представителю компании или ИП.

«ЭП проставлено сертификатом, на который нет заключённого соглашения ФИО». Эта проблема может возникнуть по одной из нескольких причин:

1. Бухгалтер сдал ЕФС-1 с неверным регистрационным номером. Проверьте и исправьте регистрационный номер в отчёте.
2. Сотрудник ошибся с номером отделения и отправил ЕФС-1 в чужую инспекцию. Подайте отчёт заново.
3. Отчёт отправили в первый раз после смены сертификата подписи. Исправлять ЕФС-1 не нужно. Свяжитесь с сотрудниками СФР и объясните им суть проблемы.

«Страхователь не подключён к ЭДО». Отправьте в СФР заявление на подключение страхователя к электронному документообороту.

«Сведения об операторе в описи содержимого пакета отличаются от сведений об операторе, к которому подключён страхователь». Повторно отправьте в фонд заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Используйте для подачи заявления ту же программу, с помощью которой вы отправляете ЕФС-1.

«Ранее учтено мероприятие с таким же GUID». ЕФС-1 с данными этого сотрудника уже была сдана. Проверьте статус отчёта, который вы уже отправили.

«Не найдены исходные сведения для отменяемого мероприятия». Эта ошибка возникает при попытке отправить отменяющее для уже сданной ЕФС-1. Проверьте данные в сданном и отменяющем отчёте: все поля должны совпадать.

Как заполнить уточнённую ЕФС-1

Если СФР принял отчёт, но бухгалтер сам нашёл в нём ошибки, некорректные данные нужно исправить. Предпринимателю потребуется составить корректировку — новую форму ЕФС-1 с уточнёнными сведениями. В «уточнёнку» нужно включить титульный лист ЕФС-1, сведения о сотруднике в подразделе 1 раздела 1 и те подразделы, в которые необходимо внести исправления.

В каждом из разделов ЕФС-1 корректировать данные нужно по-своему:

1. Сведения о трудовой деятельности (раздел 1, подраздел 1.1). Чтобы отменить запись о приёме, переводе или увольнении сотрудника, заполните таблицу так же, как в изначальном отчёте, и поставьте «Х» в поле «Признак отмены записи». Чтобы исправить запись о трудоустройства работника, сначала отмените её, а в следующей строке таблицы укажите правильные данные.
2. Сведения о страховом стаже (раздел 1, подразделы 1.2 и 2). В подразделе 1.2 в графе «Тип сведений» поставьте «Х» напротив слова «Корректирующая». В поле «Корректируемый (отменяемый) период» укажите год, за который вы уточняете данные. Если вам требуется исправить сведения из подраздела 2, заполните эти же поля и в нём.
3. Сведения о взносах на травматизм (раздел 2). Заполните графу «Номер корректировки»: впишите порядковый номер отчёта ЕФС-1 с исправленными сведениями, который вы подаёте в СФР. Например, если это первая корректировка, поставьте «001».