Отчётность по заработной плате в 2023 году

Работодатели регулярно передают в бюджет денежные средства: платят НДФЛ за сотрудников, делают взносы для пенсионного, социального и медицинского страхования. За все перечисления компания отчитывается перед ФНС и СФР. Кроме того, отправлять отчеты о зарплате необходимо и в службу статистики. Разберёмся в том, какую отчётность по заработной плате нужно сдать в 2023 году.

Изменения в отчётности по зарплате в 2023 году

С 2023 года вместо Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования действует объединённый Социальный фонд России (СФР). Компании обязаны отчитываться в СФР, используя новый документ — Единую форму сведений для персонифицированного учёта (ЕФС-1). ЕФС-1 заменяет четыре формы, которые было необходимо использовать ранее: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. С 2023 года сдавать эти отчёты не нужно.

С 2022 года работодатели обязаны сдавать форму «Сведения о застрахованном лице». В 2023 году нужно отправлять в СФР данные не только о тех сотрудниках, которые работают по трудовому договору, но и о тех, кто принят в компанию по договору ГПХ.

В налоговую службу с 2023 года необходимо отправлять новую форму «Персонифицированные сведения о физлицах», которая заменила отчёт СЗВ-М. Кроме того, ФНС изменила бланки для расчёта по 6-НДФЛ и расчёта по страховым взносам. Новая форма для 6-НДФЛ дана в приказе № ЕД-7-11/881@, для РСВ — в приказе № ЕД-7-11/878@.

Сроки сдачи отчётов по 6-НДФЛ и страховым взносам также изменились. С 2023 года почти все документы по заработной плате подаются до 25-го числа месяца, который следует за отчётным периодом. НДФЛ и страховые взносы теперь нужно предоставлять по новой схеме: с помощью Единого налогового платежа (ЕНП).

Наконец, в 2023 году отменили справку № 182н, которая обычно выдавалась работникам при увольнении. Эта форма содержала данные о зарплате сотрудника и была необходима для того, чтобы на его новом рабочем месте могли правильно рассчитать размер пособий и больничных. Теперь ФНС передаёт эти сведения напрямую в СФР.

Отчёты по зарплате для ФНС

Расчёт 6-НДФЛ

В декларацию 6-НДФЛ компания должна внести данные обо всех выплатах, которые она сделала за отчётный период, и о размере налога на доход физических лиц, который был удержан с этих средств. В первую очередь это касается зарплат для сотрудников, однако в отчёте нужно привести сведения и о других видах выплат физлицам: например, о материальной помощи и дивидендах.

В 2023 году порядок заполнения формы 6-НДФЛ изменили из-за введения Единого налогового счёта. Новые правила составления отчёта даны в приказе ФНС № ЕД-7-11/881@. Сдавать 6-НДФЛ нужно каждый квартал, до 25-го числа того месяца, который следует за отчётным периодом. Например, зарплатную отчётность по итогам первого полугодия нужно отправить до 25 июля 2023 года.

Расчёт по страховым взносам

РСВ — ещё один отчёт по заработной плате, который компании обязаны сдавать в налоговую службу ежеквартально. В случае если во время отчётного периода предприятие не отчисляло страховые взносы за сотрудников, бухгалтер всё равно должен заполнить обязательные разделы формы и отправить нулевой отчёт. РСВ придётся сдать, даже если у компании нет работников. Актуальные рекомендации по заполнению расчёта даны в приказе ФНС № ЕД-7-11/878@.

Персонифицированные сведения о физлицах

Форму «Персонифицированные сведения о физических лицах» (ПСВ) утвердили в 2022 году. Правила её заполнения изложены в приказе ФНС № ЕД-7-11/878@. Предоставлять форму нужно ежемесячно до 25-го числа того месяца, который следует за отчётным.

В ПСВ работодатель должен указать данные каждого застрахованного сотрудника и привести сумму выплат, которые были сделаны для него в течение отчётного периода. Если работник не получал выплаты в течение отчётного месяца, нужно внести в форму только его данные. Юридическим лицам необходимо указывать в ПСВ сведения о руководителе компании, даже если он не получает выплат.

Отчётность по заработной плате для СФР

В 2023 году правительство упразднило Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования. Теперь все организации и ИП должны отправлять отчёты по заработной плате в объединённый Фонд пенсионного и социального страхования или Социальный фонд России - СФР.

Вместо бланков СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, 4-ФСС и ДСВ-3 предприятия должны сдавать в Социальный фонд форму ЕФС-1, которая состоит из нескольких разделов. Бухгалтер компании должен заполнять и отправлять разные части ЕФС-1 отдельно друг от друга.

Сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности необходимо указать в подразделе 1.1 отчёта ЕФС-1. Эта форма заменила бланк СЗВ-ТД. Подавать отчёт нужно только в том случае, если в штате компании произошли изменения. Если предприниматель принял на работу нового сотрудника или уволил прежнего, а также если трудовой договор работника был приостановлен или возобновлён, отчёт нужно отправить не позднее рабочего дня, который следует за днём издания соответствующего приказа. Если сотрудник компании перешёл на другую постоянную работу или сменил бумажную трудовую книжку на электронную, отчётность потребуется сдать не позднее 25-го числа следующего месяца.

Сведения о стаже

Информацию о стаже застрахованных сотрудников указывают в подразделах 1.2 и 2 формы ЕФС-1. Эти отчёты используются вместо бланков СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Сведения о стаже нужно отправлять в СФР ежегодно до 25 января.

Сведения о взносах на травматизм

Данные о страховых взносах на травматизм бухгалтер указывает в разделе 2 ЕФС-1, который заменил отчёт 4-ФСС. В 2023 году эту форму должны отправлять в СФР все компании и ИП вне зависимости от того, сколько застрахованных работников состоит у них в штате. Отчёт нужно предоставлять ежеквартально.

Отчёты по зарплате для службы статистики

В службу статистики компании сдают документы, которые содержат информацию о размере штата, зарплатного фонда и рабочих условиях, созданных для сотрудников. В 2023 году осталось две формы, обязательные для всех: отчёты П-4 и П-4 (НЗ).

Отчёт П-4

В отчёте П-4 отражены сведения о численности и заработной плате сотрудников организации. Если в компании не более 15 сотрудников, сдавать форму нужно каждый квартал. Отправить документ необходимо до 15-го числа месяца, который следует за отчётным кварталом. Если день сдачи выпадает на праздник или выходной, форму отправляют на следующий рабочий день.

Сроки сдачи П-4 на 2023 год:

• за 2022 год — до 16 января 2023 года;
• за 1 квартал 2023 года — до 17 апреля 2023 года;
• за 2 квартал 2023 года — до 17 июля 2023 года;
• за 3 квартал 2023 года — до 16 октября 2023 года;
• за 2023 год — до 15 января 2024 года.

Если в компании больше 15 сотрудников, отчётность сдаётся ежемесячно. Срок сдачи: до 15-го числа месяца, который следует за отчётным.

Отчёт П-4 (НЗ)

В отчёте П-4 (НЗ) дана информация о неполной занятости и движении работников. Форму отправляют в Росстат по итогам каждого квартала.

Сроки сдачи П-4 (НЗ) в 2023 году:

• за 2022 год — до 10 января 2023 года;
• за 1 квартал 2023 года — до 10 апреля 2023 года;
• за 2 квартал 2023 года — до 10 июля 2023 года;
• за 3 квартал 2023 года — до 9 октября 2023 года;
• за 2023 год — до 10 января 2024 года.

Другая отчётность по заработной плате для Росстата

Росстат разработал несколько форм для отчётов по зарплате, но заполнять их должны не все респонденты. Это бланки 1-Т, 57-Т, 1-кадры, ЗП-наука, ЗП-соц и другие.

Сроки сдачи отчётов по зарплате в 2023 году