Новые форматы электронных документов в 2023 году

В 2023 году изменились форматы ряда электронных документов. Расскажем о том, какие форматы кадровых документов, квитанций и ЭПД применяются в этом году и какие ещё документы планирует формализовать ФНС.

Новые форматы кадровых документов

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н о единых требованиях к электронным документам, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.

В приказе перечислены 123 кадровых документа, на которые распространяются новые требования, с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ. Документы в списке сгруппированы по ситуациям, например:

• приём на работу;
• оплата труда;
• материальная ответственность;
• персональные данные.

Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня. Он использует только те виды документов, которые сам выбрал для ведения в КЭДО.

По новым требованиям, кадровый электронный документ (КЭД) должен содержать следующие структурные элементы.

Обязательные:

• Основная часть — файл в формате PDF/A-1A.
• Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений.
• Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись.

Необязательные:

• Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
• Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).

Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге. XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В 2023 году действует версия v.1.0.

Новые форматы квитанций, участвующих в ЭДО

Речь идёт о форматах документов, связанных с выставлением и получением счетов-фактур по ТКС, утверждённых Приказом ФНС России от 30 января 2012 года № ММВ-7-6/36@. Для унификации документооборота эти форматы можно использовать при выставлении и получении первичных и иных документов хозяйствующих субъектов. Изменения в формате обусловлены внедрением МЧД (машиночитаемой доверенности).

ФНС обновила версию формата для следующих документов:

• извещение о получении электронного документа;
• подтверждение даты отправки документа;
• подтверждение даты получения документа;
• уведомление об уточнении электронного документа.

Формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами из Приказа исключили. Изменения внесены Приказом ФНС России от 21 февраля 2023 № ЕД-7-26/133@. Приказ вступил в силу 23 марта, но запрет на использование старых форматов квитанций начал действовать 23 мая.

Новые форматы ЭПД

1 марта 2023 года вступили в силу приказы ФНС России, которыми утверждены формы, правила заполнения и XML-форматы электронного договора фрахтования, электронного путевого листа, электронного заказа и заявки:

• Приказ ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@
• Приказ ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@
• Приказ ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@

Электронный путевой лист состоит из шести титулов.

Электронный договор фрахтования включает в себя два файла обмена: файл обмена информации фрахтователя и файл обмена информации фрахтовщика.

Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена, которые подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью должностного лица.

Применять новые форматы ЭПД можно с 11 марта 2023 года. Это пока необязательно, но если контрагенты обмениваются перечисленными документами в электронном неформализованном виде, то они должны перейти на утверждённые форматы ЭПД.

Какие ещё форматы документов планирует разработать ФНС в 2023 году

ФНС России утвердила план разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2023 год. В текущем году будут разработаны форматы четыре важных для электронного документооборота документов: акта приёма-передачи запасов (основных средств), накладной по учёту движения запасов, акта рекламации (претензии), спецификации.

Их использование позволит бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, а также ускорит взаимодействие с контрагентами. В перспективе доработка информационных систем сэкономит компаниям и предпринимателям деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы. Кроме того, документы, сформированные по утверждённым форматам, можно передать в ФНС в электронном виде при проведении контрольных мероприятий.

ФНС также принимает предложения от налогоплательщиков. Если в списке нет нужного формата документов, можно разработать его самостоятельно согласно методическим рекомендациям и отправить на рассмотрение.