Как согласовывать документы в ЭДО

Разбираемся, как согласовывать документы в электронном виде, оповещать исполнителей и отправлять документы на доработку.

Как согласовывать документы в СЭД

Пользователи систем электронного документооборота (СЭД) могут оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. Система сохраняет хронологию изменений в документе — так можно отследить, как менялся документ.

Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. СЭД автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.

Внутренний ЭДО

• задания находятся в папке «Входящие»;
• входящую запись открывают и вносят правки;
• после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
• затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).

Новый статус документа видят все участники системы.

Внешний ЭДО

Порядок действий такой же, как и во внутреннем ЭДО — кроме последнего пункта.

После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». СЭД автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если система обнаружит ошибку, пользователь увидит сообщение. СЭД не отправит документ контрагенту, пока ошибку не исправят.

После того как стороны подпишут документ, данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.

Плюсы согласования в СЭД

• замечания вносят в сам текст;
• все комментарии и замечания сохраняются в истории изменений документа;
• автоматическая проверка ошибок не даёт отправить контрагенту неправильно составленный документ;
• документы подписываются электронной подписью, которую невозможно подделать.

Редактировать можно только внутренние документы — комментарии для документов внешнего ЭДО вносят в «Лист согласования», но не сам проект.

Как подписать документ из СЭД на бумаге

• распечатайте итоговый текст и лист согласования;
• попросите ответственных за документы сотрудников проверить информацию;
• подпишите итоговый текст и лист согласования;
• измените статус документа в СЭД.

Какие подписи можно использовать в СЭД

При внутреннем документообороте можно использовать простую, усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронные подписи. Квалифицированные электронные подписи (КЭП) — самые надёжные, и не требуют дополнительного соглашения об использовании ЭП между контрагентами.

Простые и неквалифицированные подписи подходят для внутреннего и внешнего документооборота, но требуют отдельного соглашения. Их используют в ЭДО с деловыми партнёрами, в арбитражном суде и при обмене документами с физическими лицами. Часть услуг портала «Госуслуги» можно получить с простой подписью, но этот вид ЭП не подходит для работы с контролирующими органами (ФНС,‎ ФСС, ПФР) и электронными торговыми площадками. Поэтому многие организации, работающие по ЭДО, заказывают КЭП для должностных лиц.

Совместная работа

Во всех СЭД и учётных программах доступна совместная работа с документами.

Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать файл перед подписанием.

Ход работы над документом отражается в разделе «Процессы». Когда все сотрудники рассмотрят предложение и выдадут своё решение, программа создаст задание — «Ознакомиться с результатами».

Согласование документов в «Астрал.Докс»‎

На главной странице пользователь видит 3 подраздела: основная информация, список ответственных лиц, подписи (организация, дата подписания, сертификат ЭП). Чтобы изменить статус, нажмите левой кнопкой мыши и выберите «Согласовать» или «Отказать в согласовании». В случае отказа, укажите причину.

После сохранения статуса система ЭДО отправит исполнителю уведомление. Чтобы узнать причину отказа, перейдите на вкладку «Ответственные», нажмите на статус «Отклонено» и посмотрите данные в колонке «Результат». После внесения правок отправьте запись на повторную проверку.

При утверждении, система автоматически подписывает документ и создаёт ответное сообщение для отправителя. Если файл предназначен для контрагента, то после согласования документ отправляется партнёру. При желании можно добавить дополнительные этапы движения документа — как внутри отделов компании, так и во внешнем ЭДО.

Вывод

• ЭДО оптимизирует внутренний и внешний документооборот, сокращает время обработки информации, позволяет работать удалённо.
• Сразу несколько пользователей могут работать над заданием.
• В ЭДО можно настроить схему движения документации.
• В ЭДО можно задавать разные параметры для группы проектов и пользователей, или для каждой записи в отдельности.
• Изменения документа отражаются в истории правок.
• Согласование занимает минимум времени — документы не нужно распечатывать, относить лично, отсылать по email или курьером.
• Об изменении данных или статуса узнают сразу все участники проекта.