Внутренний электронный документооборот
Существует три основных вида электронного документооборота. Один из них — внутренний электронный документооборот
Стоимость подключения
Цены на электронный документооборот
Содержание статьи
- Что такое электронный документооборот внутри предприятия
- Зачем использовать внутренний ЭДО
- Кому нужна система внутреннего ЭДО
Внутренний ЭДО помогает сотрудникам предприятия быстрее обмениваться данными, контролировать поток документов и экономить рабочее время. Предприятия переходят на СЭД — системы электронного документооборота — для организации юридически значимого внутреннего документооборота.
Что такое электронный документооборот внутри предприятия
Весь документооборот предприятия называют общим. Он делится на два вида: внутренний и внешний.
Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. С помощью документации предприятие обрабатывает обращения клиентов, сотрудники общаются с партнёрами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы. К внешнему документообороту относятся счета, декларации, отчёты и накладные.
Внутренний документооборот организации обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. С его помощью руководители подготавливают нормативно-распорядительную документацию и контролируют исполнение поручений, а сотрудники взаимодействуют с внутренней документацией.
В законодательной базе представлены все официальные документы, которые регулируют ЭДО. Документооборот затрагивает всех сотрудников: менеджеров, исполнительных директоров, работников отдела кадров, технических специалистов.
К внутреннему документообороту относятся следующие виды и формы документов:
- приказы;
- уставы;
- заявления;
- протоколы совещаний;
- инструкции;
- технические документы;
- положения о структурных подразделениях;
- служебные записки.
Такая документация никогда не выходят за границы предприятия. Для работы с внутренним документооборотом может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Существует также и обеспечивающий документооборот. К нему относят делопроизводство и управление нормативно-справочной информацией.
Во многих предприятиях на смену традиционному бумажному пришёл электронный документооборот и использование систем ЭДО. С его помощью можно уменьшить время на подготовку документации, увеличить скорость их согласования и предоставить возможность сотрудникам коллективно работать с одними и теми же документами.
Вся документация хранится внутри системы электронного документооборота, поэтому поиск и управление файлами происходят значительно проще, чем в бумажном формате. Такая система уменьшает риск потери или порчи документации.
Зачем использовать внутренний ЭДО
Внедрение системы электронного документооборота поможет предприятию упростить и ускорить рабочий процесс, связанный с документацией. Кроме экономии места в офисе и уменьшения затрат на канцелярские товары, предприятия, которые переходят на системы ЭДО, получают и другие преимущества:
Кому нужна система внутреннего ЭДО
С внутренней документацией работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.
С помощью системы ЭДО сотрудники работают с разными видами документов:
Система ЭДО помогает сотрудникам предприятий контактировать друг с другом и обмениваться информацией на расстоянии.
загляните в Каталог
Блог про ЭДО
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы