Внутренний электронный документооборот

Содержание статьи

1. Что такое электронный документооборот внутри предприятия
2. Зачем использовать внутренний ЭДО
3. Кому нужна система внутреннего ЭДО

Внутренний ЭДО помогает сотрудникам предприятия быстрее обмениваться данными, контролировать поток документов и экономить рабочее время. Предприятия переходят на СЭД — системы электронного документооборота — для организации юридически значимого внутреннего документооборота.

Что такое электронный документооборот внутри предприятия

Весь документооборот предприятия называют общим. Он делится на два вида: внутренний и внешний.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. С помощью документации предприятие обрабатывает обращения клиентов, сотрудники общаются с партнёрами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы. К внешнему документообороту относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот организации обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. С его помощью руководители подготавливают нормативно-распорядительную документацию и контролируют исполнение поручений, а сотрудники взаимодействуют с внутренней документацией.

В законодательной базе представлены все официальные документы, которые регулируют ЭДО. Документооборот затрагивает всех сотрудников: менеджеров, исполнительных директоров, работников отдела кадров, технических специалистов.

К внутреннему документообороту относятся следующие виды и формы документов:

• приказы;
• уставы;
• заявления;
• протоколы совещаний;
• инструкции;
• технические документы;
• положения о структурных подразделениях;
• служебные записки.

Такая документация никогда не выходят за границы предприятия. Для работы с внутренним документооборотом может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Существует также и обеспечивающий документооборот. К нему относят делопроизводство и управление нормативно-справочной информацией.

Во многих предприятиях на смену традиционному бумажному пришёл электронный документооборот и использование систем ЭДО. С его помощью можно уменьшить время на подготовку документации, увеличить скорость их согласования и предоставить возможность сотрудникам коллективно работать с одними и теми же документами.

Вся документация хранится внутри системы электронного документооборота, поэтому поиск и управление файлами происходят значительно проще, чем в бумажном формате. Такая система уменьшает риск потери или порчи документации.

Зачем использовать внутренний ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота поможет предприятию упростить и ускорить рабочий процесс, связанный с документацией. Кроме экономии места в офисе и уменьшения затрат на канцелярские товары, предприятия, которые переходят на системы ЭДО, получают и другие преимущества:

Кому нужна система внутреннего ЭДО

С внутренней документацией работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.

С помощью системы ЭДО сотрудники работают с разными видами документов:

Система ЭДО помогает сотрудникам предприятий контактировать друг с другом и обмениваться информацией на расстоянии.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог