Внутренний ЭДО

Внутренний ЭДО помогает сотрудникам предприятия быстрее обмениваться данными, контролировать поток документов и экономить рабочее время. Предприятия переходят на СЭД — системы электронного документооборота — для организации юридически значимого внутреннего документооборота.

Что такое электронный документооборот внутри предприятия

Весь документооборот предприятия называют общим. Он делится на два вида: внутренний и внешний.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. С помощью документации предприятие обрабатывает обращения клиентов, сотрудники общаются с партнёрами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы. К внешнему документообороту относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот организации обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. С его помощью руководители подготавливают нормативно-распорядительную документацию и контролируют исполнение поручений, а сотрудники взаимодействуют с внутренней документацией.

В законодательной базе представлены все официальные документы, которые регулируют ЭДО. Документооборот затрагивает всех сотрудников: менеджеров, исполнительных директоров, работников отдела кадров, технических специалистов.

К внутреннему документообороту относятся следующие виды и формы документов:

• приказы;
• уставы;
• заявления;
• протоколы совещаний;
• инструкции;
• технические документы;
• положения о структурных подразделениях;
• служебные записки.

Такая документация никогда не выходят за границы предприятия. Для работы с внутренним документооборотом может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Существует также и обеспечивающий документооборот. К нему относят делопроизводство и управление нормативно-справочной информацией.

Во многих предприятиях на смену традиционному бумажному пришёл электронный документооборот и использование систем ЭДО. С его помощью можно уменьшить время на подготовку документации, увеличить скорость их согласования и предоставить возможность сотрудникам коллективно работать с одними и теми же документами.

Вся документация хранится внутри системы электронного документооборота, поэтому поиск и управление файлами происходят значительно проще, чем в бумажном формате. Такая система уменьшает риск потери или порчи документации.

Зачем использовать внутренний ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота поможет предприятию упростить и ускорить рабочий процесс, связанный с документацией. Кроме экономии места в офисе и уменьшения затрат на канцелярские товары, предприятия, которые переходят на системы ЭДО, получают и другие преимущества:

Кому нужна система внутреннего ЭДО

С внутренней документацией работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.

С помощью системы ЭДО сотрудники работают с разными видами документов:

Система ЭДО помогает сотрудникам предприятий контактировать друг с другом и обмениваться информацией на расстоянии.