Машиночитаемая доверенность (МЧД) на директора

Машиночитаемая доверенность (МЧД) стала обязательной с 1 сентября 2023 года. Её используют уполномоченные лица для подписания электронных документов от лица руководителя организации или ИП. В этой статье ответим на вопрос, нужна ли МЧД директору.

Нужно ли составлять МЧД на имя директора

Сразу ответим на вопрос читателей, нужна ли МЧД директору. Ответ — нужна, но не каждому. Наличие машиночитаемой доверенности у директора зависит от его статуса в компании.

Если он является учредителем или директором юридического лица, то МЧД не требуется. Согласно 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, действовать без доверенности от имени общества вправе только единоличный исполнительный орган. Получается, что составлять МЧД на генерального директора не нужно.

Какому директору нужна МЧД

МЧД становится необходимой, если директор действует от имени другого юридического лица или является руководителем филиала или представительства. В этом случае машиночитаемая доверенность подтверждает его право действовать от имени компании в электронном документообороте.

Зачем нужна электронная доверенность на директора сторонней организации
Директор юрлица может предоставлять бухгалтерские услуги сторонней организации. В частности, в его обязанности будет входить сдача налоговой отчётности. Вместе с пакетом документов ему нужно будет прикладывать МЧД.

Зачем составлять МЧД на директора филиала
Филиалы и представительства не считаются отдельными компаниями и обладают имуществом, предоставленным им основной организацией. Они функционируют на основе положений, утверждённых юридическим лицом. Согласно ст. 55 ГК РФ, руководители филиалов и представительств назначаются основной организацией и работают на основании выданной ею доверенности.

Если в первом случае директору составляют МЧД «с нуля», то во втором — МЧД выдаётся на основе передоверия. Каждая машиночитаемая доверенность подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя.

Необходимость МЧД для директора зависит от его роли в организации и степени вовлечённости в электронный документооборот. Руководитель заглавной организации может передоверить МЧД не только директору. Он вправе оформить доверенность на любое уполномоченное лицо: сотрудника своей организации, ИП, юрлицо или физлицо, занимающееся аутсорсом.

Нужно ли заверять у нотариуса МЧД для директора

При оформлении МЧД заверять её у нотариуса не нужно. Если оформляется передоверие, то нотариального заверения не требуется при соблюдении двух условий:

1. Электронную доверенность оформляет глава компании, руководитель филиала или представительства юридического лица.
2. МЧД содержит полномочия из единого справочника от Минцифры.

В других случаях при передоверии МЧД нужно заверить у нотариуса.

Как директору организации оформить МЧД на руководителя филиала

Для передоверия МЧД необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выбрать формат МЧД. Большинство информационных систем поддерживает универсальный формат 003. Для сдачи налоговой используется 5.01, который не поддерживает передоверие. СФР использует собственный формат доверенности. Для контрагентов может подойти базовая форма — 002. Перед созданием нужно убедиться, с какой формой доверенности работает получатель.
Оформить машиночитаемую доверенность для различных информационных систем можно в рамках сервиса 1С-Отчётность. Этот программный продукт включён в реестр российских программ и позволяет создавать МЧД в одном месте.
2. Создать МЧД в формате XML. Заполнить форму можно на сайте ФНС или в специальных сервисах. Например, в 1С-Отчётность или Астрал Доверенность. В тексте доверенности обязательно указать данные доверителя, доверенного лица, перечень передаваемых полномочий, корневую и родительскую машиночитаемую доверенность.
3. Заверить машиночитаемую доверенность квалифицированной электронной подписью директора или нотариуса. КЭП должна быть откреплённая.
4. Загрузить или отправить МЧД в Распределённый реестр ФНС.
5. После проверки МЧД регистрируется в реестре и начинает действовать.

Передоверенная МЧД прекращает своё действие по окончании указанного в ней срока или когда корневая доверенность будет отменена. Передоверенная МЧД не может действовать дольше, чем первоначальная доверенность.

Может ли директор обособленного подразделения самостоятельно оформлять МЧД

Директор филиала может оформлять МЧД на других сотрудников, если головная организация ранее его наделила данными полномочиями, когда составляла доверенность на его имя.

Если корневая МЧД, подписанная КЭП руководителя главной организации, предусматривает возможность дальнейшего оформления новых МЧД, подписанных уже директором обособленного подразделения, то руководитель подразделения имеет право оформить МЧД. Однако если первоначальная доверенность не предоставляет руководителю подразделения таких полномочий, то оформлять МЧД он не имеет права. Такие же условия при передоверии, данная возможность должна быть указана в доверенности.

Руководитель филиала может оформить МЧД не только на своего сотрудника. Он вправе выпустить доверенность на работника головной организации, чтобы тот мог работать с документами обособленного подразделения.

Также директор бухгалтерского аутсорса может передоверить МЧД, оформленную организацией-клиентом, своему сотруднику. Оформленная на директора аутсорса МЧД должна содержать в себе возможность передоверия. В этом случае свои права по корневой доверенности руководитель может делегировать любому своему работнику.

Как оформить МЧД на обособленное подразделение, которое самостоятельно сдаёт налоговую отчётность

В этом случае машиночитаемую доверенность оформляет директор головной организации и подписывает МЧД своей КЭП. В реквизитах МЧД нужно указать:

• код причины постановки на учёт (КПП) обособленного подразделения;
• сведения о представляемом лице — реквизиты филиала, который будет отправлять отчётность в ФНС;
• данные доверителя — руководитель головной организации;
• сведения об уполномоченном представителе — реквизиты филиала;
• данные представителя — ответственный за сдачу отчётности работник обособленного подразделения.

Как оформить МЧД на стороннюю организацию, оказывающую бухгалтерские услуги

Если МЧД создаётся для аутсорсинговой компании, которая будет сдавать налоговую отчётность за организацию, то в реквизитах МЧД нужно указать:

• КПП организации, за которую будут сдавать отчётность, а не сторонней компании;
• сведения о представляемом лице — данные организации, за которую будут сдавать отчётность;
• данные доверителя — руководителя представляемой организации;
• сведения об уполномоченном представителе — информация об организации, которая предоставляет услуги по сдаче отчётности;
• сведения о работнике — информация о лице сторонней организации, ответственного за сдачу отчётности.

МЧД подписывается КЭП директора головной организации.

Как директору филиала оформить МЧД на сотрудника головной организации

При оформлении такой МЧД в реквизитах нужно указать:

• КПП обособленного подразделения;
• полномочия. Если директор передаёт все полномочия, то конкретизировать действия не нужно.

МЧД при смене директора

При смене директора организации отзывать электронные доверенности на сотрудников не нужно. Машиночитаемые доверенности оформляются от имени юридического лица, а не конкретного человека. Если юрлицо продолжает действовать, то и машиночитаемые доверенности от его имени будут иметь законную силу.

Если меняется директор обособленного подразделения, то его МЧД отзывается и все выданные им доверенности автоматически прекращают действие.