Передача документов по ЭДО

Разбираемся, как передавать электронные документы (ЭД) в ЭДО на примере системы «Астрал. Отчёт» и продуктов «1С»

Законы об электронных документах

Счёта-фактуры:

• порядок выставления прописан в ст. 169 НК РФ;
• порядок обмена определяет приказом Минфина РФ № 174н;
• формат описан в приказе ФНС РФ № ММВ-7-15/155@;
• формат корректировочного счёта-фактуры ― в приказе ФНС РФ № ММВ-7-15/189@.

Первичная документация регулируется ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, приказами ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.

Электронный универсальный передаточный документ (УПД) описан в письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.

Как сформировать и отправить документ в «1С»

Чтобы создать электронный документ, выберете нужный раздел и учётную запись. Чтобы предварительно просмотреть форму или проверить данные, выберете меню «ЭДО» — «Просмотреть электронный документ». Если всё верно, нажмите «Подписать и отправить». После этого в списке документов статус файла сменится с «Не начат» на «Ожидается подтверждение отправки».

Есть три способа передать электронные документы:

• в таблице списка «Реализация (акты, накладные)» через верхнее меню «‎ЭДО» ― «Отправка электронного документа»;
• в карточке документа через кнопку «Подписать и отправить»;
• в списке «Текущие дела» кнопкой «Подписать и отправить».

Чтобы передать сразу несколько файлов, выделите нужные документы и нажмите «‎ЭДО» ― «Отправка электронного документа». Система уточнит, действительно ли вы собираетесь передать всю документацию и сообщит, что, если ЭД нет, он будет создан автоматически. Нажмите «Да».

Чтобы создать и передать сообщение из «Текущие дела ЭДО» перейдите в раздел «Входящие» ― «Создать» и выберите нужные записи. Нажмите кнопку верхнего меню «Создать, подписать и отправить». Отправленные ЭД переместятся в папку «Входящие» ― «На контроле». Перейдите в этот раздел и нажмите «Отправить и получить». После завершения документооборота все записи переместятся в архив.‎

Как передать документ государственным ведомствам через «1С-Отчётность»

• Перейдите из главного меню в раздел «Отчёты» ― «Регламентированные отчёты».
• Нажмите «Создать» и выберете нужную форму отчёта.
• Установите отчётный период и ещё раз нажмите кнопку «Создать».
• Заполните форму, сохраните введённые данные кнопкой «Записать».
• Передайте сообщение в нужное ведомство, нажав на кнопку «Отправить».

Передавая отчёт в Федеральную таможенную службу, помните, что при поступлении товаров из стран ЕврАзЭС, в «1С:Бухгалтерия» автоматически появляется «Заявление о ввозе товаров». Создать форму статистики можно из этой записи. Достаточно перейти по ссылке в правом верхнем углу «Сдать в ФТС». После того как отчёт будет передан, появится форма протокола отправления.

Проверить статус отчета можно на вкладке «Статусы отчётности». В этом разделе отображается движение документа в ФНС, ПФР и Росстат. Транзакции сортируются по контролирующим ведомствам. Здесь можно просмотреть статус документа и изучить данные об отправке, включая время получения ответа и истории операций.

Как передать документы через плагин «Документооборот» в системе «Астрал Отчёт»

Через плагин «Документооборот» можно обмениваться сообщениями со сторонними организациями в любом формате.

Прежде всего, отправьте контрагентам приглашение. Для этого в разделе «Реестры ЭДО» выберите плагин «Документооборот». В верхнем меню выберите «Создать» ― «Приглашение». В открывшейся форме введите ИНН контрагента. Если это юридическое лицо, появится новая строка для добавления КПП. Подтвердите кнопкой «Ок» и дождитесь сообщения об успешной отправке.

Передать сообщение контрагенту можно:

1. В разделе «Реестр ЭДО» через «Создать» ― «Сообщение».

2. В разделе «Адресная книга». Для этого выберите контрагента и нажмите кнопку «Написать сообщение» в нижнем правом углу.‎

Откроется окно для передачи данных. В нём заполните поля «От (кого)» и «Кому». Затем добавьте ЭД.

Можно добавить только один файл. Если документов несколько, заархивируйте их в ZIP, RAR, 7z или другом удобном формате. Общий объём архива не может превышать 15 Мбайт. ‎Если нужно отправить сразу много файлов, используйте массовый импорт.

Обратите внимание, что в форме передачи данных есть пункт «Требуется подпись». По умолчанию флажок проставлен. Если его не убрать, то контрагент может переподписать сообщение своей цифровой подписью. Когда сообщение будет готово, а файлы добавлены, нажмите кнопку «Ок». Созданная запись переместится в папку «Исходящие» в «Документы» — «Реестр ЭДО».

Виды PDF для систем электронного документооборота

Приказ Минкомсвязи РФ № 221 утверждает требования к удалённому документообороту органов исполнительной власти. Согласно этому акту, программы должны уметь обрабатывать и передавать файлы в форматах PDF, DOC, RTF и TIFF. По Приказу Минкомсвязи № 186 и Приказу ФСО № 258, электронные документы хранят в формате PDF/A-1 — форме PDF, из структуры которого исключены фрагменты, не подходящие для долговременного хранения. ЭД на архивном хранении должен быть на полностью самодостаточным — вся информация находится в самом файле и неизменна. PDF/A-1 как раз подходит для этого — в формате невозможно использовать данные из внешних источников, коды на Java Script и шифрование.

Чтобы подключиться к «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО» оставьте заявку на нашем сайте.