Отправка электронных документов

Электронные документы используются для взаимодействия с контрагентами, а также для передачи в контролирующие ведомства. Например, в налоговую службу или СФР. Рассказываем о том, какие особенности нужно учитывать при обмене электронными документами и как их отправлять в сервисе Астрал.Докс.
Определение электронного документа
Электронный документ — это информация, которая хранится в электронном виде и может быть просмотрена, редактирована и передана через электронные каналы связи. Это может быть текстовый документ, таблица, изображение, аудио- или видеофайл и т.д. Электронные документы применяются в различных областях деятельности и для решения различных задач. В бизнесе электронные документы используют для хранения информации о клиентах, заказах, продажах, а также для обмена с контрагентами и передачи в государственные органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Подлинность электронного документа определяется по его реквизитам. А с помощью электронной подписи (ЭП) подтверждается авторство и неизменность электронного документа.
Для подписания электронных документов можно использовать любую ЭП, однако полную юридическую значимость документа гарантирует лишь применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). К примеру, счёт-фактуру можно подписывать только такой подписью. Если подписывать юридические документы другими ЭП, то они будут равнозначны документам на бумаге только при заключении дополнительного соглашения.
Чаще всего в электронном виде оформляются:
- универсальные передаточные документы (УПД);
- универсальные корректировочные документы (УКД);
- товарные накладные;
- акты приёмки-сдачи работ или услуг;
- счета-фактуры.
Для этих документов налоговой разработаны и утверждены соответствующие форматы, а некоторые из них (например, УПД) должны передаваться исключительно в электронном виде.
Законодательные нормы об электронных документах
Счета-фактуры:
- порядок выставления прописан в ст. 169 НК РФ;
- порядок обмена определяет приказом Минфина РФ № 174н;
- формат описан в приказе ФНС РФ № ММВ-7-15/155@;
- формат корректировочного счёта-фактуры ― в приказе ФНС РФ № ММВ-7-15/189@.
Первичная документация регулируется ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, приказами ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
Электронный универсальный передаточный документ (УПД) описан в письме ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.
Форматы электронных документов для систем ЭДО
Приказ Минцифры РФ № 221 утверждает требования к удалённому документообороту органов исполнительной власти. Согласно этому акту, программы должны уметь обрабатывать и передавать файлы в форматах PDF, DOC, RTF и TIFF.
Согласно Приказу Минцифры РФ № 186 и Приказу ФСО № 258, электронные документы хранят в формате PDF/A-1 — форме PDF, из структуры которого исключены фрагменты, не подходящие для долговременного хранения. Электронный документ на архивном хранении должен быть полностью самодостаточным. То есть вся информация должна находиться в самом файле и быть неизменной. PDF/A-1 как раз подходит для этого — в формате невозможно использовать данные из внешних источников, коды на Java Script и шифрование.
Что нужно учитывать при обмене электронными документами
Для работы с юридически значимыми электронными документами, которые нужно отправить контрагенту или госоргану, требуется УКЭП. Чтобы использовать подпись, нужно установить корневой сертификат, содержащий данные удостоверяющего центра, который выдал УКЭП. Без него подписать документ не получится.
При документообороте в электронном виде также необходимо учитывать следующие факторы:
- счета-фактуры должны передаваться только через оператора ЭДО — такая обязанность для юрлиц и ИП установлена статьёй 169 НК РФ и приказом Минфина РФ от 5 февраля 2021 года № 14н;
- счета-фактуры необходимо оформлять в разработанном и утверждённом ФНС формате, иначе налоговая не примет документ.
- для оформления следующих документов в электронном виде рекомендованы утверждённые формы:
- УПД и УКД;
- акт о расхождении по форме ТОРГ-2;
- товарной накладнойпо форме ТОРГ-12 ;
- акт выполненных работ или оказанных услуг.
Если вы перевели делопроизводство в электронный формат, для обмена документами потребуется подготовка.
Во-первых, необходимо подключиться к системе ЭДО. Для этого заключается договор с оператором электронного документооборота, который затем предоставляет доступ к своей системе.
Электронные документы можно отправлять также через электронную почту или, например, мессенджеры, но это касается только обмена неформализованными документами. В остальных случаях необходимы услуги оператора ЭДО.
Во-вторых, необходимо разработать соответствующие локальные акты об ЭДО (положение о переходе на электронный документооборот и приказ о внедрении системы ЭДО), а также обучить сотрудников работе в системе.
В-третьих, об электронном документообороте нужно договориться с контрагентами. При этом необязательно, чтобы партнёр был подключён к тому же оператору, что и вы, если ваша система поддерживает роуминг. В Астрал.Докс для обмена электронными документами с контрагентом нужно найти его по ИНН, названию организации или идентификатору ЭДО и отправить приглашение. После того как запрос будет принят второй стороной, можно начинать обмен.
Передача электронных документов в налоговую инспекцию
Электронный документооборот в значительной степени упрощает процессы взаимодействия с госорганами. Чтобы ответить на запрос от налоговиков или подготовить отчётность, при ведении делопроизводства на бумаге приходится искать нужные документы в архиве, запрашивать у партнёров недостающую документацию или восстанавливать утраченную. На всё это уходит много времени. В свою очередь, система ЭДО позволяет:
- хранить документы в единой информационной системе;
- реализовать практически моментальный поиск в цифровом архиве;
- обеспечить сохранность электронных документов.
ИФНС принимает документы как в электронном виде, так и в виде печатной копии со штампом ЭП.
Передача электронных документов на государственную регистрацию
Зарегистрировать ИП, юридическое лицо и крестьянское фермерское хозяйство можно в режиме онлайн. Для этого нужно отправить электронные документы на регистрацию. Сделать это можно тремя способами:
- Через сервис ФНС «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде».
- Через портал Госуслуг.
- Через нотариуса.
Для этого необходимо заполнить специальное заявление, подготовить транспортный контейнер (документов и ЭП, которые объединены в один файл) и отправить его в налоговый орган.
Подача документов на регистрацию осуществляется с помощью специальной формы на сайте.
Нотариус заверяет документы с помощью электронной подписи и отправляет их в налоговую.
После подтверждения регистрации заявитель получает документы с соответствующей информацией на электронную почту, указанную в заявлении на регистрацию.
Передача электронных документов в суд
Если необходимо отправить документы в суд, это можно сделать через интернет. Арбитражный кодекс РФ разрешает подавать в электронном виде исковые заявления, жалобы и другие документы. Отправить можно как документы, изначально оформленные в электронном виде, так и отсканированные.
Подачу электронных документов в арбитражные суды регулируют правила, установленные в 2017 году. Так, согласно этим правилам, электронная подпись, которой заверяются подаваемые документы, должна быть отсоединённой. То есть, сформированной в отдельном файле с расширением sig или sgn.
Оператор ЭДО может выступать в судебных разбирательствах в качестве третьей, независимой стороны. В этом случае он представляет в суд различную документацию. Это может быть подтверждение провайдера отправки счетов-фактур или сертификат электронной подписи, а также другие документы.
Как отправить электронный документ в сервисе Астрал.ЭДО
В системе Астрал.ЭДО можно работать с формализованными и неформализованными документами.
Чтобы отправить электронный документ контрагенту, необходимо загрузить его в систему. Для этого нажмите Добавить документ.
В открывшемся окне нажмите Загрузить либо выделите файлы и перетащите их в область браузера (drag-and-drop).
В системе Астрал.ЭДО также доступна массовая загрузка документов. Чтобы загрузить одновременно несколько документов, перенесите в область браузера необходимые для загрузки файлы, либо нажмите кнопку Загрузить и выберите в окне проводника файлы, которые необходимо импортировать.
После загрузки документ будет автоматически перемещён на вкладку Черновики. Тип добавленного документа (формализованный или неформализованный) определится автоматически.
Перед отправкой документа требуется указать получателя. Для выбора получателя загруженного документа нажмите кнопку Добавить получателя справа от документа.
В открывшемся окне выберите требуемого получателя электронного документа из списка добавленных контрагентов.
Если для документа требуется запросить ответную подпись, активируйте переключатель Ответная подпись.
После выбора получателя нажмите кнопку Отправить.
После этого выбранный документ будет отправлен указанному контрагенту.
Сервис позволяет отслеживать статус документооборота. Для просмотра подробной информации о статусе документов нужно нажать кнопку Основные данные, затем раскрыть раздел История документооборота.
Откроется окно со статусами документооборота. В данном окне содержится следующая информация:
- Создан – дата создания и наименование документа;
- Отправлен – дата отправки и получатель документа;
- Служебные транзакции – статусы документооборота («Подтверждение даты получения», «Ожидается извещение о получении» и другие).
Только что отправленный документ будет иметь статус «Ожидается извещение о получении».
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Продукты по направлению
Сервис электронного документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов
Может быть интересно
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать?
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Роль электронного документооборота в сельском хозяйстве
Переход на ЭТрН: отвечаем на ваши вопросы
Как использовать ЭПД: отвечаем на популярные вопросы
Отметка о медицинском осмотре в электронном путевом листе
ГИС ЕБС: что такое Единая биометрическая система
Электронный бюджетный документооборот в 2023 году
Электронный акт выполненных работ
Электронный кадровый документооборот в 2023 году
Новые форматы ЭПД с 1 марта 2023 года
Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки
Как изменится электронный документооборот с 2023 года
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Заполнение электронной трудовой книжки
Переход на электронную трудовую книжку
Персональные данные с 1 марта 2023 года
Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года
Что делать, если потерян договор с контрагентом
Товаросопроводительные документы
Товарно-транспортная накладная: как заполнить ТТН
API для Юридически Значимого Электронного Документооборота
Кадровые документы для микропредприятия
Доверенность на получение груза
Мобилизация сотрудников: что делать работодателю
Электронная нотариальная доверенность
Бумажный документооборот или ЭДО?
Документы при приеме на работу
Обмен электронными перевозочными документами
Электронный документооборот в банковской сфере
Обязательные документы кадровой службы
Доверенность на подписание документов в ЭДО
График документооборота в бухгалтерии
Документооборот складского учёта
Составляем график документооборота в организации
Подлинность электронного документа
Как предоставить в электронном виде документы в ФНС
Электронный документооборот на производстве
Как аннулировать электронный документ
Электронный вариант согласования документов
Как поменять реквизиты организации в сервисе ЭДО
Новые форматы электронных документов в 2023 году
Прослеживаемость импортных товаров
Штрафы по прослеживаемости товаров
Роли ЭДО и ОФД в обороте маркированных товаров
Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)
EDI и ЭДО: разница и общие черты
Как подключить электронный документооборот с Озон
Мифы и правда об электронном документообороте
Экономическая выгода при переходе на ЭДО
Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот
Акт о расхождении: подробно о формах ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Акт сверки взаиморасчётов в электронном виде
Заключение договоров в электронном виде
МЧД – электронная доверенность в ЭДО
Продажа лекарственных препаратов дистанционно
Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО
Система прослеживаемости товаров
Правила выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ)
Как подписывать первичные документы в ЭДО
ЭДО в госзакупках: можно и нужно
Единые стандарты для электронных документов
Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы
Калуга Астрал: перспективы развития ЭДО 2021-2023
Казначейское обслуживание в 2021 году
Автоматизация систем делопроизводства на предприятии
Межведомственный электронный документооборот
Первичные документы в бухгалтерском учёте
Срок хранения документов в 2021 году
СЭД и электронный документооборот
Оптимизация электронного документооборота
Работа с электронными документами
Как организовать документооборот
Как «Мое дело» стало делом «Калуга Астрал»
Электронный документооборот в ПАО «Пермэнергосбыт».