Отправка электронных документов

Электронные документы используются для взаимодействия с контрагентами, а также для передачи в контролирующие ведомства. Например, в налоговую службу или СФР. Рассказываем о том, какие особенности нужно учитывать при обмене электронными документами и как их отправлять в сервисе Астрал.Докс.

Определение электронного документа

Электронный документ — это информация, которая хранится в электронном виде и может быть просмотрена, редактирована и передана через электронные каналы связи. Это может быть текстовый документ, таблица, изображение, аудио- или видеофайл и т.д. Электронные документы применяются в различных областях деятельности и для решения различных задач. В бизнесе электронные документы используют для хранения информации о клиентах, заказах, продажах, а также для обмена с контрагентами и передачи в государственные органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Подлинность электронного документа определяется по его реквизитам. А с помощью электронной подписи (ЭП) подтверждается авторство и неизменность электронного документа.

Для подписания электронных документов можно использовать любую ЭП, однако полную юридическую значимость документа гарантирует лишь применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). К примеру, счёт-фактуру можно подписывать только такой подписью. Если подписывать юридические документы другими ЭП, то они будут равнозначны документам на бумаге только при заключении дополнительного соглашения.

Чаще всего в электронном виде оформляются:

• универсальные передаточные документы (УПД);
• универсальные корректировочные документы (УКД);
• товарные накладные;
• акты приёмки-сдачи работ или услуг;
• счета-фактуры.

Для этих документов налоговой разработаны и утверждены соответствующие форматы, а некоторые из них (например, УПД) должны передаваться исключительно в электронном виде.

Законодательные нормы об электронных документах

Счета-фактуры:

• порядок выставления прописан в ст. 169 НК РФ;
• порядок обмена определяет приказом Минфина РФ № 174н;
• формат описан в приказе ФНС РФ № ММВ-7-15/155@;
• формат корректировочного счёта-фактуры ― в приказе ФНС РФ № ММВ-7-15/189@.

Первичная документация регулируется ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, приказами ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.

Электронный универсальный передаточный документ (УПД) описан в письме ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.

Форматы электронных документов для систем ЭДО

Приказ Минцифры РФ № 221 утверждает требования к удалённому документообороту органов исполнительной власти. Согласно этому акту, программы должны уметь обрабатывать и передавать файлы в форматах PDF, DOC, RTF и TIFF.

Согласно Приказу Минцифры РФ № 186 и Приказу ФСО № 258, электронные документы хранят в формате PDF/A-1 — форме PDF, из структуры которого исключены фрагменты, не подходящие для долговременного хранения. Электронный документ на архивном хранении должен быть полностью самодостаточным. То есть вся информация должна находиться в самом файле и быть неизменной. PDF/A-1 как раз подходит для этого — в формате невозможно использовать данные из внешних источников, коды на Java Script и шифрование.

Что нужно учитывать при обмене электронными документами

Для работы с юридически значимыми электронными документами, которые нужно отправить контрагенту или госоргану, требуется УКЭП. Чтобы использовать подпись, нужно установить корневой сертификат, содержащий данные удостоверяющего центра, который выдал УКЭП. Без него подписать документ не получится.

При документообороте в электронном виде также необходимо учитывать следующие факторы:

• счета-фактуры должны передаваться только через оператора ЭДО — такая обязанность для юрлиц и ИП установлена статьёй 169 НК РФ и приказом Минфина РФ от 5 февраля 2021 года № 14н;
• счета-фактуры необходимо оформлять в разработанном и утверждённом ФНС формате, иначе налоговая не примет документ.
• для оформления следующих документов в электронном виде рекомендованы утверждённые формы:
• УПД и УКД;
• акт о расхождении по форме ТОРГ-2;
• товарной накладнойпо форме ТОРГ-12 ;
• акт выполненных работ или оказанных услуг.

Если вы перевели делопроизводство в электронный формат, для обмена документами потребуется подготовка.

Во-первых, необходимо подключиться к системе ЭДО. Для этого заключается договор с оператором электронного документооборота, который затем предоставляет доступ к своей системе.

Электронные документы можно отправлять также через электронную почту или, например, мессенджеры, но это касается только обмена неформализованными документами. В остальных случаях необходимы услуги оператора ЭДО.

Во-вторых, необходимо разработать соответствующие локальные акты об ЭДО (положение о переходе на электронный документооборот и приказ о внедрении системы ЭДО), а также обучить сотрудников работе в системе.

В-третьих, об электронном документообороте нужно договориться с контрагентами. При этом необязательно, чтобы партнёр был подключён к тому же оператору, что и вы, если ваша система поддерживает роуминг. В Астрал.Докс для обмена электронными документами с контрагентом нужно найти его по ИНН, названию организации или идентификатору ЭДО и отправить приглашение. После того как запрос будет принят второй стороной, можно начинать обмен.

Передача электронных документов в налоговую инспекцию

Электронный документооборот в значительной степени упрощает процессы взаимодействия с госорганами. Чтобы ответить на запрос от налоговиков или подготовить отчётность, при ведении делопроизводства на бумаге приходится искать нужные документы в архиве, запрашивать у партнёров недостающую документацию или восстанавливать утраченную. На всё это уходит много времени. В свою очередь, система ЭДО позволяет:

• хранить документы в единой информационной системе;
• реализовать практически моментальный поиск в цифровом архиве;
• обеспечить сохранность электронных документов.

ИФНС принимает документы как в электронном виде, так и в виде печатной копии со штампом ЭП.

Передача электронных документов на государственную регистрацию

Зарегистрировать ИП, юридическое лицо и крестьянское фермерское хозяйство можно в режиме онлайн. Для этого нужно отправить электронные документы на регистрацию. Сделать это можно тремя способами:

• Через сервис ФНС «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде».

Для этого необходимо заполнить специальное заявление, подготовить транспортный контейнер (документов и ЭП, которые объединены в один файл) и отправить его в налоговый орган.

• Через портал Госуслуг.

Подача документов на регистрацию осуществляется с помощью специальной формы на сайте.

• Через нотариуса.

Нотариус заверяет документы с помощью электронной подписи и отправляет их в налоговую.

После подтверждения регистрации заявитель получает документы с соответствующей информацией на электронную почту, указанную в заявлении на регистрацию.

Передача электронных документов в суд

Если необходимо отправить документы в суд, это можно сделать через интернет. Арбитражный кодекс РФ разрешает подавать в электронном виде исковые заявления, жалобы и другие документы. Отправить можно как документы, изначально оформленные в электронном виде, так и отсканированные.

Подачу электронных документов в арбитражные суды регулируют правила, установленные в 2017 году. Так, согласно этим правилам, электронная подпись, которой заверяются подаваемые документы, должна быть отсоединённой. То есть, сформированной в отдельном файле с расширением sig или sgn.

Оператор ЭДО может выступать в судебных разбирательствах в качестве третьей, независимой стороны. В этом случае он представляет в суд различную документацию. Это может быть подтверждение провайдера отправки счетов-фактур или сертификат электронной подписи, а также другие документы.

Как отправить электронный документ в сервисе Астрал.ЭДО

В системе Астрал.ЭДО можно работать с формализованными и неформализованными документами.

Чтобы отправить электронный документ контрагенту, необходимо загрузить его в систему. Для этого нажмите Добавить документ.

В открывшемся окне нажмите Загрузить либо выделите файлы и перетащите их в область браузера (drag-and-drop).

В системе Астрал.ЭДО также доступна массовая загрузка документов. Чтобы загрузить одновременно несколько документов, перенесите в область браузера необходимые для загрузки файлы, либо нажмите кнопку Загрузить и выберите в окне проводника файлы, которые необходимо импортировать.

После загрузки документ будет автоматически перемещён на вкладку Черновики. Тип добавленного документа (формализованный или неформализованный) определится автоматически.

Перед отправкой документа требуется указать получателя. Для выбора получателя загруженного документа нажмите кнопку Добавить получателя справа от документа.

В открывшемся окне выберите требуемого получателя электронного документа из списка добавленных контрагентов.

Если для документа требуется запросить ответную подпись, активируйте переключатель Ответная подпись.

После выбора получателя нажмите кнопку Отправить.

После этого выбранный документ будет отправлен указанному контрагенту.

Сервис позволяет отслеживать статус документооборота. Для просмотра подробной информации о статусе документов нужно нажать кнопку Основные данные, затем раскрыть раздел История документооборота.

Откроется окно со статусами документооборота. В данном окне содержится следующая информация:

• Создан – дата создания и наименование документа;
• Отправлен – дата отправки и получатель документа;
• Служебные транзакции – статусы документооборота («Подтверждение даты получения», «Ожидается извещение о получении» и другие).

Только что отправленный документ будет иметь статус «Ожидается извещение о получении».