Акт осмотра транспортного средства

Name: Акт осмотра транспортного средства
Brand: Астрал

Правильный акт осмотра транспортного средства для вашего предприятия. Скачайте и заполните документ без ошибок

Тарифы

Тарифы 1С-ЭПД

Подберите пакет услуг для ваших целей

1С-ЭПД 600 документов

3 600 ₽

Стоимость одного документа 6 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 1 000 документов

5 000 ₽

Стоимость одного документа 5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 5 000 документов

22 500 ₽

Стоимость одного документа 4,5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

Когда необходим осмотр транспортного средства

Акт осмотра транспортного средства — это официальный документ, который фиксирует фактическое техническое и внешнее состояние автомобиля в определенный момент времени. Он играет ключевую роль в юридических и бухгалтерских процессах, выступая доказательством отсутствия или наличия дефектов до начала эксплуатации или после ее завершения. Осмотр ТС с составлением этой бумаги требуется во всех ситуациях, когда право собственности или ответственность за сохранность автомобиля переходит от одного лица к другому, а также при изменении его юридического статуса. Перечислим ситуации, при которых проводится эта процедура:

Приемка-передача в аренду/лизинг. Документирование состояния перед началом и после окончания срока аренды для фиксации первоначальных и новых повреждений

Передача в ремонт или сервисное обслуживание. Фиксация дефектов, которые уже имелись, чтобы избежать претензий к СТО за новые повреждения

Ввод в эксплуатацию и постановка на учет. Осмотр нового или купленного автомобиля для подтверждения его состояния и комплектности

Списание и утилизация. Подтверждение технической непригодности или полного износа автомобиля

Страховые случаи. Осмотр автомобиля страховщиком или независимым экспертом для оценки ущерба

Внутренние перемещения: Передача транспорта от одного материально ответственного лица другому, например, при смене водителя или отдела

Значение акта осмотра транспортного средства

Он имеет высокую юридическую и финансовую значимость. Этот документ принимается как основное доказательство в спорах о повреждениях, полученных в период аренды, ремонта или эксплуатации. Помимо того, составленный документ служит основанием для бухгалтерского учета, например, для принятия решения о капитальном ремонте или списании.

Также он защищает стороны от необоснованных претензий. Арендодатель не может требовать компенсации за царапину, которая уже была зафиксирована в бланке до передачи ему транспортного средства.

Особенности оформления акта

Подобно многим первичным документам, бланк осмотра транспортного средства не имеет строго унифицированной формы. Компания может разработать собственный бланк, но он должен быть максимально подробным и содержать все обязательные реквизиты, которые содержатся в стандартном учетном документе, а также специфические сведения о транспортном средстве.

Ключевые особенности формы:

В документе должны быть не просто общие слова, а подробное описание состояния каждого элемента, то есть кузова, салона, шин, двигателя автомобиля

Приложение в виде фотографий или видеозаписей мест повреждений. Их наличие значительно увеличивает доказательную силу документа

Бланк должен фиксировать наличие всех комплектующих, таких как аптечка, огнетушитель, запаска, инструменты

Как составить акт осмотра транспортного средства

Документ формирует специальная комиссия, созданная на основании приказа руководителя. В комиссию должны входить представители обеих сторон, участвующих в передаче автомобиля, если это его аренда или ремонт. Составление документа – это несколько шагов

Назначение комиссии. Для заполнения бланка издается приказ руководителя о назначении комиссии обычно из 2–3 человек

Идентификация ТС. В бланке фиксируются полные данные автомобиля: марка, модель, госномер, VIN-номер, номер двигателя, пробег на момент осмотра

Визуальный осмотр. Осмотр проводится по частям. В ходе процесса фиксируются вмятины, царапины, сколы, следы коррозии, трещины с указанием конкретного элемента, например, «царапина 10 см на правой задней двери». Также оценивается салон, состояние обивки, сидений, наличие повреждений пластиковых элементов. Фиксируется степень износа и маркировки шин. Также в ходе процедуры проверяется наличие ПТС, СТС, страховки

Технический осмотр. Проверка работы осветительных приборов, стеклоочистителей, уровня жидкостей

Фиксация: Все обнаруженные дефекты и их степень детально описываются в табличной или текстовой части бланка

Образец акта осмотра транспортного средства

Скачать образец акта осмотра транспортного средства

Кто должен подписать акт

Для придания документу юридической силы необходимо, чтобы его подписали все участники процесса

Председатель и члены комиссии. В состав комиссии входят должностные лица, назначенные приказом руководителя, которые несут ответственность за объективность данных

Представитель передающей стороны. Лицо, которое сдает ТС, например, водитель или сотрудник, ответственный за автопарк

Представитель принимающей стороны. Лицо, которое принимает автомобиль и будет нести ответственность за его сохранность, например, новый водитель или арендатор

Подписание заполненного бланка обеими сторонами означает их согласие с зафиксированным состоянием автомобиля.

Правила регистрации и хранения акта

Этот документ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета первичных документов, например, в журнале регистрации актов приема-передачи с присвоением ему порядкового номера и даты.

Оригиналы составленного документа хранятся в бухгалтерии и/или в отделе логистики вместе с другими документами, касающимися описываемого автомобиля, такими как ПТС, договоры аренды, путевые листы. Срок хранения устанавливается внутренними правилами, но не менее пяти лет.

Копия документа обязательно передается принимающей стороне, например, материально ответственному лицу или арендатору.

Частые ошибки при оформлении и как их избежать

Ошибка	Как избежать
Отсутствие детализации	Четко указывайте: «вмятина на левом заднем крыле, диаметр 5 см»
Неполный состав комиссии	Всегда оформляйте приказ и обеспечивайте присутствие всех назначенных лиц
Отсутствие подписи принимающей стороны	Акт теряет смысл как двусторонний документ. Настаивайте на подписи материально ответственных лиц
Отсутствие фотофиксации	Делайте подробные фото всех дефектов на телефон с датой и временем и прикладывайте их как приложение
Пропуск данных о пробеге	Пробег — критически важный параметр, влияющий на амортизацию. Всегда фиксируйте его точно

Преимущества ЭДО

Использование электронного документооборота для актов осмотра ТС значительно упрощает процесс

Мобильность

Акт можно составить и подписать квалифицированной ЭП прямо на месте осмотра с помощью мобильного устройства

Приложение фото

Фотографии и даже видеозаписи могут быть прикреплены к электронному документу

Удобное хранение

Документ автоматически попадает в архив и становится доступен бухгалтерии и юристам сразу после подписания

Простой поиск

Найти заполненные бланки можно по VIN-номеру или госномеру ТС

Как начать обмен ЭПД

Заключите договор

Заключите договор с оператором ИС ЭПД и подключитесь к электронному документообороту перевозочными документами

Получите подпись

Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся

Подпишите соглашение с контрагентом

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Приобретите необходимое оборудование

Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО

Заключите договор

Получите подпись

Подпишите соглашение с контрагентом

Приобретите необходимое оборудование

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота