Маршрутный лист

Маршрутный лист (МЛ) – это документ, который помогает планировать и контролировать движение транспортных средств в рамках определённого рейса. Он содержит следующую информацию:

Такие листы широко применяются там, где требуется организация доставки или перевозки грузов. Они упрощают планирование маршрутов, контроль за их выполнением и позволяют оптимизировать использование ресурсов.

Горюче-смазочные материалы – это различные виды топлива и смазочных материалов, которые используются в автомобильном транспорте, судоходстве и железнодорожном транспорте. К ним относятся: бензин, газ, дизельное топливо, мазут, моторные масла и машинные смазки.

Обычно информация о ГЗМ указывается в путевых листах, нежели в самом маршрутном листе. О разнице между этими двумя понятиями мы поговорим чуть ниже.

Чтобы подготовить отчёт о количестве расходуемого горючего, нужно использовать специальные формы, разработанные законодательством.

Например, в Постановлении Госкомстата № 78 существует форма путевых листов с отдельными графами. В них указывается следующая информация:

• Сколько материала было в баке.
• Количество влитого горючего в течение рейса.
• Сколько его осталось на конец маршрута.

В другой форме Приказа Минтранса № 390 отсутствует пункт замера ГСМ. Однако есть показания одометра – специального прибора, который измеряет обороты колеса. По этим показателям можно рассчитать количество выполненных километров и сколько именно горючего было потрачено.

Также можно воспользоваться распоряжением Минтранса № АМ-23-р – в нём указаны общепринятые нормы расхода топлива. С их помощью по специальным формулам можно рассчитать общее количество ГСМ.

Отчетность, бухучет и налоги

Как вести учёт ГСМ в организации

Дарья Алексеева

12.01.2024

124 589

Для признания расходов, понесённых сотрудником в командировке, необходимо правильно оформить маршрутный лист и приложить к нему подтверждающие документы:

• Приказ, подтверждающий цель командировки.
• Отчёт сотрудника о потраченных деньгах.
• Дополнительные документы, которые доказывают факт предоставления услуг.

Как только пакет документов собирается, бухгалтерия проверяет расходы, указанные в маршрутном листе. Затем МЛ отправляются руководителю на подпись. После этого бухгалтеры совершают все необходимые действия – например, возмещают расходы (если они были).

При работе по созданию новых маршрутных листов необходимо сформировать 2 экземпляра. Один пойдёт сотруднику, другой – в бухгалтерию. Ставить печать на лист не нужно. МЛ относится к внутреннему обороту документов, поэтому подписи водителя и бухгалтера будет достаточно.

Как мы говорили выше, унифицированного шаблона МЛ нет, поэтому его можно заполнять в произвольной форме. Однако есть некоторые правила, которые всё-таки нужно соблюдать:

Маршрутный лист необходимо распечатать, поставить подписи и отдать в бухгалтерию (образец заполнения маршрутного листа можно увидеть ниже). Более подробно о стандартах заполнения аналогичных бухгалтерских документов (ФСБУ 27/2021) можно узнать из нашей статьи.

Когда маршрутный лист правильно оформлен и утверждён, он становится важным документом для учёта расходов и налоговой отчётности. В случае проверки налоговыми органами МЛ будет привлекать внимание контролирующих структур.

Налоговики могут также потребовать представления других первичных документов, включая проездные билеты, чеки с заправок и электронные путевые листы. Кроме того, ведомства проверят соответствие между обязанностями сотрудников и их перемещениями.