Путевой лист для самозанятого водителя

Путевой лист самозанятого — это важный документ, который необходим для организации перевозки и соблюдения требований законодательства. Оформление листа позволяет заказчикам и самозанятым водителям контролировать перевозки: фиксировать особенности транспорта, пройденные расстояния, результаты медосмотров, время работы таксиста и многое другое.

В 2025 году требование по оформлению путевых листов распространяется на всех юридических и физических лиц, которые являются владельцами транспорта, используемого для перевозки пассажиров или грузов. Таким образом, физлица, работающие водителями в статусе самозанятого или ИП, обязаны оформлять путевые листы в соответствии с Приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390.

Главная цель оформления путевого листа при перевозке товаров или пассажиров — обеспечить прозрачность и контроль процесса перевозки. При возникновении спорных ситуаций этот документ может быть использован для защиты прав и интересов участников. Правильное формирование листа — это не только необходимость с точки зрения законодательства, но и забота о своем бизнесе и репутации. Корректно составленная документация подтверждает благонадежность и профессионализм самозанятого перед клиентами и партнерами, а также служит доказательством выполнения услуг и основой для расчета заработной платы.

Оформить путевой лист можно на бумаге или в электронном виде. Бумажную форму можно разработать самостоятельно, с учетом требований, установленных Приказом Минтранса № 390, и особенностей перевозок: вид транспортного средства, посменная или сдельная оплата труда и т.д. Также есть возможность использовать унифицированные бланки, которые приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78:

Если самозанятый сделает выбор в пользу электронного путевого листа, выбирать форму не потребуется. Цифровая версия документа имеет строго заданный формат и порядок заполнения, утвержденные налоговой (Приказ ФНС от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@). ЭПЛ является универсальным для всех видов перевозок. Для его использования потребуется квалифицированная электронная подпись и договор с оператором ЭДО, так как все электронные перевозочные документы должны передаваться в систему ГИС ЭПД через аккредитованных операторов.

При разработке собственного бланка путевого листа важно включить в него такие обязательные реквизиты, как:

• название и срок действия документа;
• личные данные транспортировщика (ФИО, СНИЛС, номер и дата выдачи удостоверения);
• информация о транспортном средстве (марка, регистрационный номер);
• тип перевозки;
• данные о времени выезда и возвращения с рейса;
• показатели одометра;
• информация о результатах медосмотра и техосмотра.

Для самозанятых граждан порядок оформления путевых листов такой же, как и для обычных индивидуальных предпринимателей. Нужно учесть несколько важных моментов.

• Документ должен быть сформирован до выхода транспорта на линию
• Допускается оформление одного листа на несколько поездок сразу, если все они совершаются на одном и том же ТС
• Важно указывать показания спидометра и одометра, так как с их помощью можно рассчитать и подтвердить затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ)
• Законодательство предъявляет единые требования к оформлению транспортной документации, независимо от формы бизнеса и системы налогообложения. Водитель, являющийся плательщиком НПД, обязан соблюдать все установленные правила во избежание проблем с контролирующими органами