Электронный документооборот в органах государственной власти

Приём и обработка документов составляет значительную часть деятельности сотрудников государственных учреждений, поэтому для повышения эффективности их работы очень важно, чтобы этот процесс не занимал много времени. Электронный документооборот позволяет оптимизировать работу с документацией, а также автоматизировать связанные с этим процессы.

Плюсы перехода на ЭДО

Переход на электронный документооборот обладает рядом преимуществ.

Во-первых, перевод документов в электронную форму позволяет сократить расходы на их оформление: не нужно закупиться офисной бумагой и копировальными расходниками, тратить деньги на доставку писем с документами почтой или через курьера.

Во-вторых, внедрение системы электронного документооборота позволяет упростить создание и поиск документов, организовать одновременный доступ к ним для всех сотрудников, обеспечить их безопасность, а также возможность анализа исполнительской дисциплины.

В-третьих, за счёт создания электронного архива можно освободить помещение, выделенное под хранение документов. Кроме того, электронные документы в отличие бумажных не испортятся и не потеряются.

Последние несколько лет правительство прикладывает значительные усилия для повсеместного перехода на безбумажный документооборот. В конце 2020 года была утверждена Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, разработанная Федеральной налоговой службой РФ. В документе оценивается текущее состояние ЭДО и предлагаются ключевые направления его развития. Особое внимание в Концепции уделено переводу в электронный вид юридически значимого документооборота.

Какие системы ЭДО применяются в органах государственного управления

Органы государственного управления и коммерческие структуры оперируют примерно одинаковым набором документов: входящая и исходящая документация, приказы, распоряжения, согласования, пропуски, командировочные заявки, авансовые отчёты. Несмотря на то что системы электронного документооборота не делятся по отраслевой специфике, адаптировать систему под потребности конкретной организации можно путём расширения набора функций.

Именно с помощью таких, адаптированных систем ЭДО и осуществляется государственный электронный документооборот. Как правило, государственная система электронного документооборота разрабатывается на заказ. Так, например, Единая система электронного документооборота и делопроизводства, применяемая органами управления в Санкт-Петербурге, была разработана Консорциумом «Кодекс» на основе системы электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот». Для большинства субъектов РФ разработан свой вариант единой системы электронного документооборота государственных органов власти.

Какие задачи должна решать система электронного документооборота государственного управления

В системе электронного документооборота ведётся основная часть деятельности госучреждений. Наиболее важная функция государственной системы электронного документооборота — возможность проследить движение документа внутри организации и проконтролировать его обработку. Система электронного документооборота государственных органов делает этот процесс «прозрачным». То есть, с помощью СЭД всегда можно узнать статус документа на каждом этапе.

Существенную часть времени госучреждения уделяют работе с обращениями граждан. Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ установлены сроки, в течение которых необходимо дать ответ заявителю, поэтому большинство задач по обработке обращений и исполнению поручений решается в системе электронного документооборота. Функции СЭД позволяют контролировать выполнение установленных сроков.

Существует также перечень требований, которым должны удовлетворять системы электронного оборота государственных органов. Одно из таких требований регулирует постановление Минцифры РФ № 325, согласно ему системы ЭДО, относимые государством к офисному ПО, должны поддерживать работу с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА). Кроме того, государственные учреждения ограничены в выборе системы ЭДО. Программное обеспечение, которого нет в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, закупать не разрешается, кроме случаев, когда нет российского аналога.

Существуют также другие задачи, которые выполняют системы ЭДО в госсекторе, а также требования, которые к ним предъявлены. Они связаны с работой специальных систем документооборота, о которых нужно сказать отдельно.

Электронный документооборот в государственных органах: системы МЭДО и СМЭВ

В рамках реализации проекта «Электронное правительство» предусмотрено развитие каналов взаимодействия гражданин с государством. В качестве одного из таких каналов представлены онлайн-сервисы с возможностью поиска и получения всех услуг в «едином окне». Реализация таких служб стала возможной благодаря двум обязательным для госучреждений системам: СМЭВ и МЭДО.

Система межведомственного электронного взаимодействия(СМЭВ) — инфосистема, позволяющая органам государственной власти, а также внебюджетным фондам и кредитным организациям, обмениваться информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам.

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — инфосистема федерального значения, обеспечивающая взаимодействие внутри СЭД. Ответственным за разработку и поддержку МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации. К МЭДО подключаются как федеральные, так и региональные (областные, муниципальные) системы. При этом региональные СЭД в отличие от федеральных могут подключаться к системе в добровольном порядке.

СЭД в госучреждениях должны обеспечивать работу со СМЭВ и МЭДО. При этом интеграция со СМЭВ может быть реализована только через разработку отдельного решения, специфика которого зависит от того, в какой области работает госорганизация. Для МЭДО подойдёт стандартный модуль интеграции, который есть у большинства систем от крупных представителей рынка СЭД.

Заключение

Внедрение СЭД приносит практическую пользу любой организации, вне зависимости от форм собственности, однако для коммерческих предприятий она имеет более весомую важность, чем для государственных структур.