ЮЗЭДО – юридически значимый электронный документооборот

ЮЗЭДО определяется через понятие «юридическая значимость», которая означает способность документа служить доказательством в деловых или правовых процессах. Чтобы он обладал ЮЗ, необходимо выполнение ряда условий, установленных законодательством. Например, документ может потребовать подписи или печати компетентного лица, соответствие определённому формату или структуре, а также соответствие конкретным требованиям, установленным в соответствующей юрисдикции.

Юридическая значимость позволяет организациям и частным лицам использовать электронный документооборот вместо традиционного бумажного, тем самым ускоряя процессы, а также повышая эффективность коммуникации и взаимодействия с юридической точки зрения.

ЮЗЭДО обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Согласно определению, которое дано в государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013, это свойство официальной документации вызывать последствия. В контексте электронного документооборота юридическая сила означает, что электронные документы, созданные и переданные с использованием соответствующих технологий и методов, имеют такой же статус, что и их бумажные аналоги.

С юридически значимой документацией работают кадровая служба, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие работники. ЮЗ нужна не только при работе с внешними контрагентами, но и между сотрудниками организации. Руководители могут давать оценку работе сотрудников, анализируя документы прямо в системе.

С помощью ЭДО:

• кадровая служба ведёт трудовые книжки, кадровый учёт, составляются поручения и приказы;
• менеджеры склада ведут инвентаризацию, составляют акты о приёмке материалов или товаров;
• директора и руководители ведут организационные и распорядительные документы;
• бухгалтеры ведут, оформляют и отсылают финансовую отчётность.

СЭД позволяют работать с юридически значимыми документами и вести ЭДО с контрагентами или госорганами.

Подбор СЭД определяется особенностями работы компании. ГК «Астрал» предлагает различные решения для организации юридически значимого ЭДО: 1С-ЭДО для пользователей программы «1С» и веб-платформу Доки. Оба решения позволяют осуществлять обмен юридически значимыми документами с партнёрами, независимо от выбранного оператора.