Юридически значимый ЭДО

Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.

Обмен юридически значимыми документами между организациями — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.

Что такое юридически значимый электронный документооборот

Юридическая сила — свойство, которое обеспечивает правовую значимость какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.

Все организации ведут обмен документами. Весь документооборот делится на три вида:

• внешний;
• внутренний;
• юридически значимый.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот обеспечивает обмен документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.

ЭДО юридически значимых документов обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.

Критерии юридически значимого ЭДО

С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, обмен, обработка и архивирование. Но электронный документ получает юридическую силу не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.

Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.

Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Это такие реквизиты, как тип файл, дата создания, название, автор и т.д.

Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Индивидуальные предприниматели и юридические лица используют системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.

Актуальность ЮЗЭДО

СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.

Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск, управление и обмен. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.

С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, ввести прозрачную систему работы и проводить оценку их деятельности. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.

Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, юридически значимый документооборот обладает собственными преимуществами:

Кто использует ЮЗЭДО

С юридически значимой документацией работают кадровая служба, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие работники. ЮЗ нужна не только при работе с внешними контрагентами, но и между сотрудниками организации. Руководители могут давать оценку работе сотрудников, анализируя документы прямо в системе.

С помощью ЮЗЭДО:

Каждый документ становится равнозначен бумажному и обладает соответствующей силой как внутри компании, так и при работе с внешними контрагентами. Обмен электронными документами удобней, чем бумажными. СЭД позволяют работать с ЮЗЭД, так как предоставляются официальными операторами электронного документооборота.