ЮЗЭДО — юридически значимый электронный документооборот

Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.

Обмен юридически значимыми документами между организациями в рамках ЮЗЭДО — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица переходят на ЭДО, чтобы организовать юридически значимый электронный документооборот.

Что такое юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)

Определение ЮЗЭДО связано с термином «юридическая значимость». Юридическая значимость документа — это свойство документации выступать в роли подтверждения деловой деятельности. Для того чтобы документ имел юридическую значимость, обычно требуется соблюдение определённых правовых требований. Например, документ может потребовать подписи или печати компетентного лица, соответствие определённому формату или структуре, а также соответствие конкретным правовым нормам и требованиям, установленным в соответствующей юрисдикции.

Юридическая значимость электронного документа позволяет организациям и частным лицам использовать электронный документооборот вместо традиционного бумажного, тем самым ускоряя процессы, а также повышая эффективность коммуникации и взаимодействия с юридической точки зрения.

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) обладает правовой силой благодаря законодательной базе.

Кроме того, к ЮЗЭДО непосредственное отношение имеет понятие «юридическая сила». Согласно определению, которое дано в государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013, это свойство официальной документации вызывать правовые последствия.

В контексте электронного документооборота юридическая сила означает, что электронные документы, созданные и переданные с использованием соответствующих технологий и методов, имеют такой же правовой статус, что и их бумажные аналоги.
В ЭДО юридическую силу документа обеспечивает электронная подпись.

Критерии юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО)

С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, обмен, обработка и архивирование. Но электронный документ получает юридическую силу не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.

Главное свойство электронных документов в рамках ЮЗЭДО — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.

Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты — тип файл, дату создания, название, автора и т.д.

Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Индивидуальные предприниматели и юридические лица используют системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.

Кто использует ЮЗЭДО

С юридически значимой документацией работают кадровая служба, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие работники. ЮЗ нужна не только при работе с внешними контрагентами, но и между сотрудниками организации. Руководители могут давать оценку работе сотрудников, анализируя документы прямо в системе.

С помощью ЮЗЭДО:

• кадровая служба ведёт трудовые книжки, кадровый учёт, составляют поручения и приказы;
• менеджеры склада ведут инвентаризацию, составляют акты о приёмке материалов или товаров;
• директора и руководители ведут организационные и распорядительные документы;
• бухгалтеры ведут, оформляют и отсылают финансовую отчётность.

Системы ЭДО позволяют работать с юридически значимыми документами и вести ЮЗЭДО с контрагентами или госорганами.

Актуальность ЮЗЭДО

Электронный документооборот превосходит бумажный по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.

Работа с электронными документами, в том числе в рамках ЮЗЭДО, минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск, управление и обмен.

С помощью систем электронного документооборота можно разграничить доступ к юридически значимым документам для разных категорий работников, ввести прозрачную систему работы и проводить оценку их деятельности.

Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) обладает собственными преимуществами:

• обеспечение юридической силы документов, равноценное бумажным;
• возможность быстро исправлять ошибки в заполнении;
• возможность участвовать в госзакупках и тендерах.