Юридически значимый ЭДО

Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.

В 2020 году увеличению интереса к ЭДО способствовали ввод ЭТК, новая форма отчёта — СЗВ-ТД, пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».

Компании переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.

Что такое ЮЗЭДО

Юридическая значимость (ЮЗ) — свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.

Все организации ведут документооборот, который делится на три вида:

• внешний,
• внутренний,
• и юридически значимый.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.

Юридически значимый электронный документооборот обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.

Критерии юридически значимого ЭДО

С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, получение, обработка и архивирование. Но электронный документ становится юридически значимым не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.

Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.

Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты.

Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Компании предоставляются системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.

Актуальность ЮЗЭДО

СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.

Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск и управление. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.

С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, а также ввести прозрачную систему работы. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.

Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, ЮЗЭДО обладает собственными преимуществами:

Выбор СЭД зависит от специфики деятельности предприятия. Группа Коампаний «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого ЭДО: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе 1С и веб-сервис «Астрал Онлайн». Обе системы предоставляют возможность ведения ЮЗЭДО с контрагентами.

Кто использует ЮЗЭДО

С юридически значимой документацией работают кадровая служба, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие работники. ЮЗ нужна не только при работе с внешними контрагентами, но и между сотрудниками организации.

С помощью ЮЗЭДО:

Каждый документ становится равнозначен бумажному и обладает соответствующей силой как внутри компании, так и при работе с внешними контрагентами. СЭД позволяют работать с ЮЗЭД, так как предоставляются официальными операторами электронного документооборота.